Best practices bij het opstellen van algemene voorwaarden voor onderaannemingscontracten van de Amerikaanse overheid
Subcontracten van de federale overheid zijn een hybride vorm tussen commerciële contracten die onder staatsrecht vallen (zoals voor de verkoop van goederen, de Uniform Commercial Code) en overheidscontracten die onder de Federal Acquisition Regulation (FAR) en aanvullende clausules van FAR-instanties vallen. Een "onderaannemingscontract" wordt in FAR 44.101 breed gedefinieerd als elk contract "dat door een onderaannemer wordt aangegaan om leveringen of diensten te verlenen voor de uitvoering van een hoofdcontract of onderaannemingscontract. Het omvat, maar is niet beperkt tot, inkooporders en wijzigingen en aanpassingen van inkooporders."
Als aannemer van een hoger niveau is het bij het opstellen van onderaannemingscontracten of inkoopvoorwaarden belangrijk om te begrijpen welke FAR- en FAR-aanvullende clausules moeten worden doorgegeven aan de onderaannemer en welke niet van toepassing zijn op basis van het type onderaannemingscontract dat wordt gegund of de omvang van het werk dat door de onderaannemer moet worden uitgevoerd. Sommige clausules moeten bijvoorbeeld wettelijk worden doorgegeven (bijv. FAR-clausule 52.222-26, "Gelijke kansen"), terwijl andere door een hogergeplaatste aannemer om zakelijke redenen in zijn onderaannemingscontracten moeten worden opgenomen om de belangen van de hogergeplaatste aannemer te beschermen (bijv. FAR-clausule 52.249-2, "Beëindiging om redenen van gemak voor de overheid (vaste prijs)"). Bovendien zijn sommige clausules alleen van toepassing op hoofdaannemers en mogen ze daarom niet in onderaannemingscontracten worden opgenomen (bijvoorbeeld FAR-clausule 52.233-1, "Geschillen"). Verder moet de hoger geplaatste aannemer ervoor zorgen dat de commerciële voorwaarden in de onderaannemingsovereenkomst met betrekking tot zaken als betaling, garantie, schadevergoeding, enz. in overeenstemming zijn met de vereisten die de hoger geplaatste aannemer heeft aanvaard in zijn contract met de Amerikaanse overheid of een andere klant.
Als onderaannemer is het belangrijk om te begrijpen welke clausules onderhandelbaar zijn en welke clausules de hoofdaannemer wettelijk verplicht is op te nemen in het onderaannemingscontract. De onderaannemer moet die clausules identificeren en uit het onderaannemingscontract onderhandelen die niet verplicht zijn, geen legitieme risico's van een hogergeplaatste aannemer dekken, te belastend zijn voor de onderaannemer of gewoonweg oneerlijk zijn. Daarnaast zijn er enkele clausules die een onderaannemer waarschijnlijk zal moeten accepteren om de legitieme bedrijfsrisico's van de hogergeplaatste aannemer te dekken, zoals clausules inzake beëindiging en stopzettingsbevelen. Merk op dat de onderaannemer de toepassing van dergelijke FAR-clausules kan beperken door erop aan te dringen dat de hoger geplaatste aannemer alleen eenzijdige maatregelen kan nemen om het contract om redenen van gemak te beëindigen of een stopzettingsbevel uit te vaardigen wanneer dergelijke maatregelen door de overheid worden opgelegd. Anders moeten dergelijke maatregelen in onderling overleg tussen de partijen worden overeengekomen.
Op 1 oktober 2014 organiseert Foley & Lardner LLP in Livonia, Michigan, een gratis presentatie waarin de beste praktijken worden besproken voor het opstellen van voorwaarden voor onderaannemingscontracten met de federale overheid, om zo de risico's en mogelijke aansprakelijkheid te beperken vanuit het perspectief van zowel de hoofdaannemer als de onderaannemer. De presentatie zal zich richten op belangrijke concepten zoals wijzigingen, beëindiging, vrijwaring en garantieclausules, en innovatieve technieken voor aannemers voorstellen om aansprakelijkheid te beperken en potentiële verliezen bij het zakendoen met de federale overheid te beperken. Bezoek onze websitevoor meer informatie over dit gratis seminar en om u in te schrijven.