Endgültige Vorschriften der IRS zur gemeinsamen Verantwortung von Arbeitgebern: Was bedeutet es, Versicherungsschutz „anzubieten“?

Anfang dieses Jahres hat die US-Steuerbehörde IRS endgültige Vorschriften erlassen, die zusätzliche Leitlinien zu den Regeln zur geteilten Verantwortung der Arbeitgeber (auch als „Pay-or-Play“-Regeln bezeichnet) enthalten, die ab 2015 gemäß dem Patient Protection and Affordable Care Act von 2010 (d. h. dem ACA oder ObamaCare) generell für die Gruppen-Krankenversicherungen von Arbeitgebern gelten werden. Gemäß dem ACA kann ein großer Arbeitgeber, der unter diese Regelung fällt, zur Zahlung einer Strafe für die geteilte Verantwortung des Arbeitgebers verpflichtet werden, wenn er nicht allen seinen Vollzeitbeschäftigten und deren Angehörigen eine erschwingliche Krankenversicherung mit Mindestleistungen anbietet. Entscheidend für diese Strafbestimmungen ist die Festlegung, was unter „Anbieten” einer Versicherung zu verstehen ist. In diesem Newsletter wird beschrieben, was es für einen großen Arbeitgeber, der unter diese Regelung fällt, bedeutet, seinen berechtigten Vollzeitbeschäftigten eine konforme Versicherung „anzubieten”. Weitere Informationen zu anderen Aspekten dieser endgültigen Vorschriften, einschließlich Details zu den möglichen Strafen, finden Sie in unseren entsprechenden Newslettern zu den „Pay or Play-Vorschriften”.

Wem muss Versicherungsschutz angeboten werden?

Die endgültigen Regeln zur geteilten Verantwortung der Arbeitgeber stellen klar, dass große Arbeitgeber ihren Vollzeitbeschäftigten, die nach dem Gewohnheitsrecht beschäftigt sind, eine Versicherung „anbieten” müssen (wie unten beschrieben), da ihnen sonst Strafen drohen. Da sich die Regeln auf Arbeitnehmer nach dem Gewohnheitsrecht konzentrieren, müssen Arbeitgeber Leiharbeitnehmern, Einzelunternehmern, Partnern in Personengesellschaften, 2-Prozent-Aktionären von S-Corporations oder bestimmten begrenzten Kategorien von Arbeitnehmern gemäß Code Section 3508 keine Versicherung anbieten. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber auch den Angehörigen, jedoch nicht den Ehepartnern seiner Vollzeitbeschäftigten eine Versicherung anbieten.

Definition von „Unterhaltsberechtigten“. Die endgültigen Vorschriften definieren einen „Unterhaltsberechtigten“ als leibliches oder adoptiertes Kind eines Arbeitnehmers unter 26 Jahren. Stiefkinder und Pflegekinder sind ausdrücklich ausgeschlossen. (Gemäß den endgültigen Vorschriften liegt dies daran, dass diese Kinder wahrscheinlich entweder über die Krankenversicherung ihrer leiblichen Eltern oder über das staatliche Pflegekindersystem krankenversichert sind. Dementsprechend hat die IRS entschieden, dass ein zusätzliches Versicherungsangebot durch den Arbeitgeber eines Stiefelternteils nicht erforderlich ist.) Die endgültigen Vorschriften schließen auch Kinder, die keine Staatsbürger oder Staatsangehörige der Vereinigten Staaten sind, generell aus der Definition von „Unterhaltsberechtigten“ aus. (Für unterhaltsberechtigte Kinder, die in Kanada oder Mexiko wohnen, sowie für bestimmte adoptierte Kinder gelten jedoch Sonderregelungen.)

Es überrascht nicht, dass die endgültigen Vorschriften festlegen, dass ein unterhaltsberechtigtes Kind mit Vollendung seines 26. Lebensjahres das Alter von 26 Jahren erreicht. Sie sehen jedoch auch vor, dass ein Arbeitgeber, um beide Strafen zu vermeiden, ein Kind für den gesamten Kalendermonat, in dem es seinen 26. Geburtstag feiert, als „unterhaltsberechtigt” behandeln muss. Infolgedessen könnte ein Arbeitgeber mit einer Strafe belegt werden, wenn er die Versicherung eines unterhaltsberechtigten Kindes unmittelbar nach dessen 26. Geburtstag kündigt. Sofern ein Arbeitgeber keine gegenteiligen Informationen hat, kann er sich auf die Angaben eines Arbeitnehmers zur Anzahl und zum Alter seiner Kinder verlassen.

Übergangsregelungen. Viele, wenn nicht sogar die meisten betroffenen großen Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern wahrscheinlich bereits eine Art Krankenversicherung für deren Angehörige an. Dennoch enthalten die endgültigen Vorschriften Übergangsrichtlinien, die jedem Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern bisher keine konforme Versicherung für deren Angehörige angeboten hat, Zeit geben, seinen Plan entsprechend zu erweitern. Gemäß diesen Übergangsrichtlinien unterliegt der Arbeitgeber keiner Strafe für das Nichtanbieten einer Versicherung, wenn er im Planjahr 2015 Maßnahmen ergreift, um Angehörigen eine Versicherung anzubieten.

Was bedeutet es, Versicherungsschutz „anzubieten“?

Gemäß den endgültigen „Pay or Play“-Regeln bietet ein großer Arbeitgeber „im Wesentlichen allen“ seinen Vollzeitbeschäftigten und deren Angehörigen Versicherungsschutz, wenn er mindestens 95 Prozent (70 Prozent für das Planjahr 2015) seiner Vollzeitbeschäftigten (oder, falls diese Zahl größer ist, 5 seiner Vollzeitbeschäftigten) Versicherungsschutz anbietet. Die Versicherung muss allen Vollzeitbeschäftigten angeboten werden, auch denen, die bereits über eine Versicherung aus anderen Quellen (wie Medicare, Medicaid oder die Krankenversicherung des Ehepartners) verfügen.
Die Vorschriften scheinen nicht zu verlangen, dass der Arbeitgeber den Angehörigen eines Mitarbeiters separat eine konforme Versicherung anbietet. Es reicht aus, diese Versicherung dem Mitarbeiter anzubieten (der dann die Versicherung für seine Angehörigen wählen kann), um Strafen zu vermeiden.

Wirksame Möglichkeit zur Anmeldung oder zum Austritt. Ein Versicherungsangebot wird gemacht, wenn Vollzeitbeschäftigte mindestens einmal pro Planjahr eine wirksame Möglichkeit haben, sich für die Versicherung anzumelden (oder aus ihr auszutreten). Arbeitgeber sollten diese Anforderung berücksichtigen, wenn sie festlegen, wer als Vollzeitbeschäftigter gilt. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise einen Rückblickzeitraum (weitere Informationen finden Sie in unserem Newsletter mit dem Titel „Wer ist ein Vollzeitbeschäftigter?“) wählt, der sich über zwei Planjahre erstreckt, muss er berechtigten Vollzeitbeschäftigten zwei Möglichkeiten bieten, sich für die Versicherung anzumelden (oder davon zurückzutreten) – einmal für jedes der beiden Planjahre.

Die „Pay or Play“-Regeln behandeln „Evergreen“-Wahlen, die automatisch von einem Planjahr zum nächsten fortgesetzt werden, sofern der Arbeitnehmer nicht ausdrücklich davon zurücktritt, als Angebot einer Versicherungsdeckung. Darüber hinaus wird ein Arbeitgeber, der seine Vollzeitbeschäftigten automatisch in die obligatorische Krankenversicherung einbezieht, so behandelt, als würde er seinen Arbeitnehmern eine Versicherungsdeckung anbieten, sofern er den Arbeitnehmern mindestens einmal pro Planjahr eine wirksame Möglichkeit bietet, von der Versicherungsdeckung zurückzutreten. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitern jedoch keine Möglichkeit zum Austritt bieten, wenn (i) die Versicherung einen Mindestwert (gemäß Definition des ACA) bietet und (ii) der vom Mitarbeiter zu leistende monatliche Beitrag für die Versicherung (falls vorhanden) nicht mehr als 9,5 Prozent der vom Bund festgelegten Armutsgrenze für eine einzelne Person für das jeweilige Kalenderjahr, geteilt durch 12, beträgt. (Arbeitgeber müssen für diese Feststellung die für die 48 kontinentalen Bundesstaaten und den District of Columbia geltende Armutsgrenze verwenden.)

Besondere zeitliche Regelungen. Im Allgemeinen gilt: Wenn ein Arbeitgeber einem anspruchsberechtigten Arbeitnehmer für einen Tag eines Kalendermonats keine Versicherung anbietet, wird davon ausgegangen, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für diesen Monat keine Versicherung angeboten hat. Da Arbeitgeber auch mitten im Monat Arbeitnehmer einstellen (oder entlassen) können, enthalten die endgültigen „Pay or Play”-Vorschriften besondere Regelungen für das Angebot einer Teilmonatsversicherung.

Beispielsweise wird ein Arbeitgeber nicht mit einer Strafe belegt, wenn er für den Monat, in dem ein neuer Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, keine Versicherung anbietet, sofern der Arbeitsbeginn des Mitarbeiters nicht auf den ersten Tag des Monats fällt. Ebenso wird der Arbeitgeber nicht mit einer Strafe belegt, wenn das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters mitten im Monat endet, sofern diesem Mitarbeiter für den gesamten Monat eine Versicherung angeboten worden wäre, wenn er weiterbeschäftigt worden wäre.

Feststellung der Tatsachen und Umstände. Ob einem Arbeitnehmer eine wirksame Möglichkeit zur Teilnahme an der Versicherung (oder zum Austritt) gegeben wurde, hängt von allen relevanten Tatsachen und Umständen ab, darunter (aber nicht ausschließlich): die Angemessenheit einer Mitteilung, in der die Verfügbarkeit der Versicherung beschrieben wird; der Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer das Versicherungsangebot annehmen kann; und alle anderen Bedingungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die Annahme des Versicherungsangebots auferlegt. Ein Arbeitgeber wird jedoch nicht als nicht versicherungsbereit angesehen, wenn die Versicherung eines Arbeitnehmers gekündigt wird, weil der Arbeitnehmer seinen Anteil an den erforderlichen Prämien nicht bezahlt hat (vorbehaltlich einer 30-tägigen Nachfrist).
Ein Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer wahrscheinlich bestimmte Bedingungen für die Wahl (oder Ablehnung) einer Versicherung auferlegen, sofern diese Bedingungen angemessen sind und den Arbeitnehmer nicht übermäßig belasten. Beispielsweise könnte ein Arbeitgeber von einem Arbeitnehmer verlangen, einen kurzen, allgemeinen Gesundheitsfragebogen auszufüllen oder sich einer begrenzten biometrischen Untersuchung zu unterziehen, um sich in den Gesundheitsplan des Arbeitgebers einzuschreiben. Wenn die Anforderungen des Arbeitgebers jedoch zu restriktiv sind (z. B. die Ausfüllung eines detaillierten, 100-seitigen medizinischen Fragebogens), könnte davon ausgegangen werden, dass die Arbeitnehmer keine wirksame Möglichkeit haben, sich für die Versicherung anzumelden.

Versicherungsangebote im Namen anderer Unternehmen

Kontrollierte Gruppen. Ein Versicherungsangebot eines Mitglieds einer kontrollierten Gruppe eines großen Arbeitgebers wird als Versicherungsangebot aller anderen Mitglieder dieser Gruppe behandelt. Wenn beispielsweise eine Muttergesellschaft die Gruppenversicherung für ihre Tochtergesellschaften unterhält, wird jede Tochtergesellschaft so behandelt, als würde sie eine Versicherung im Rahmen des Plans der Muttergesellschaft anbieten.

Andere Vereinbarungen mehrerer Arbeitgeber. Versicherungsangebote für Arbeitnehmer, die an Taft-Hartley-Plänen mehrerer Arbeitgeber oder eines einzelnen Arbeitgebers (d. h. Gewerkschaftsplänen) oder an Sozialvereinbarungen mehrerer Arbeitgeber (MEWAs) teilnehmen, werden so behandelt, als ob sie von den Arbeitgebern gemacht worden wären, die im Namen ihrer Arbeitnehmer Beiträge zu diesen Plänen leisten.

Personalvermittlungsagenturen. Besondere Regeln gelten auch für Kunden von Personalvermittlungsagenturen, darunter sowohl traditionelle Zeitarbeitsfirmen als auch professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs). Zeitarbeitsfirmen vermitteln ihren Kunden in der Regel Zeitarbeitskräfte, die bestimmte spezifische Aufgaben übernehmen, freie Stellen besetzen, als vorübergehende Ersatzkräfte fungieren usw. PEOs hingegen können ihren Kunden auch umfangreichere Dienstleistungen anbieten – beispielsweise können sie einem Kunden umfassende Personal- oder IT-Dienstleistungen bereitstellen und damit praktisch als Personal- oder IT-Abteilung des Kunden fungieren. Ob eine Personalvermittlungsagentur oder ihr Kunde als Arbeitgeber eines Arbeitnehmers (oder einer Gruppe von Arbeitnehmern) nach dem Gewohnheitsrecht behandelt wird, hängt davon ab, inwieweit der Kunde Kontrolle über den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmer ausübt.

Wenn die Personalvermittlungsagentur als Arbeitgeber des Arbeitnehmers nach Gewohnheitsrecht behandelt wird, ist sie dafür verantwortlich, dem Arbeitnehmer eine konforme Versicherung anzubieten, um Strafen zu vermeiden. Wenn hingegen der Kunde als Arbeitgeber des Arbeitnehmers nach Gewohnheitsrecht angesehen wird (was bei PEO-Vereinbarungen wahrscheinlicher ist) und der Arbeitnehmer für die Zwecke der „Pay-or-Play”-Regeln als „Vollzeitbeschäftigter” behandelt wird, ist der Kunde verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Versicherung anzubieten. Zweifellos würde der Kunde diese Situation lieber vermeiden – zumal er die Personalvermittlungsagentur wahrscheinlich gerade deshalb beauftragt hat, um keine eigenen Mitarbeiter einstellen zu müssen.

Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, wird in den endgültigen „Pay or Play”-Regeln das Angebot einer Personalvermittlungsagentur, einem Arbeitnehmer Versicherungsschutz im Rahmen des Gruppenversicherungsplans der Personalvermittlungsagentur zu gewähren, als Angebot des Kunden behandelt, sofern die Gebühr, die der Kunde an die Personalvermittlungsagentur für einen Arbeitnehmer zahlt, der im Gesundheitsplan der Personalvermittlungsagentur versichert ist, höher ist als die Gebühr, die der Kunde zahlen würde, wenn der Arbeitnehmer nicht in diesem Plan versichert wäre. Diese Regelung soll den Kunden von Personalvermittlungsagenturen eine gewisse Sicherheit hinsichtlich ihrer Verpflichtung geben, den von der Personalvermittlungsagentur vermittelten Arbeitnehmern eine konforme Versicherung anzubieten. Der Arbeitgeber sollte jedoch die Personalvermittlungsagentur um Unterstützung bitten, um die Differenz bei den Arbeitnehmerkosten klar zu dokumentieren.

Die Vorschriften der US-Steuerbehörde Internal Revenue Service verlangen im Allgemeinen, dass ein Steuerzahler zur Vermeidung von Strafen im Rahmen der US-Bundessteuer nur auf formelle schriftliche Stellungnahmen zurückgreifen darf, die bestimmte in diesen Vorschriften beschriebene Anforderungen erfüllen. Dieser Newsletter erfüllt diese Anforderungen nicht. Soweit dieser Newsletter schriftliche Informationen zu Fragen des US-Bundessteuerrechts enthält, sind diese Informationen nicht dazu bestimmt oder verfasst worden, um zur Vermeidung von Strafen im Zusammenhang mit US-Bundessteuern verwendet zu werden, und ein Steuerzahler darf sie nicht zu diesem Zweck verwenden. Sie wurden auch nicht verfasst, um die Werbung oder Vermarktung von Transaktionen oder Angelegenheiten zu unterstützen, die in diesem Newsletter behandelt werden.

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