Die Bedeutung der Kenntnis und Einhaltung der Kündigungsbestimmungen Ihres Vertrags

Wenn die Zeiten gut sind und die Projekte reibungslos verlaufen, sind alle zufrieden, aber bei Bauprojekten kann sich die Situation schnell ändern. Anweisungen des Eigentümers, Terminänderungen, Wetterprobleme, Lieferantenprobleme und unvorhergesehene Baustellenbedingungen können schnell zu Problemen führen, die erhebliche Verzögerungen und erhöhte Kosten verursachen. Zu wissen, wie man mit diesen Problemen umgeht, einschließlich wann und welche Mitteilungen Ihr Vertrag erfordert, kann entscheidend sein, um später vertragliche Ansprüche geltend zu machen. Sie sollten sich jedoch rechtzeitig mit den spezifischen Mitteilungspflichten Ihres Vertrags vertraut machen, bevor Sie von einem dieser Probleme auf Ihrer Baustelle betroffen sind. Es ist wichtig, die Anforderungen der Mitteilungsbestimmungen Ihres Vertrags zu verstehen, bevor Probleme auftreten, um Ihre Rechte bei unvorhergesehenen Ereignissen, die Ihre Arbeit beeinträchtigen können, zu wahren.

Auch wenn es einfach erscheinen mag, halten sich viele Auftragnehmer nicht an die vertraglichen Mitteilungspflichten oder versäumen es, potenzielle Ansprüche anzumelden, sobald diese entstehen, wodurch die Durchsetzung berechtigter Ansprüche gefährdet wird. Dieser Artikel gibt einen Überblick über wichtige Fragen im Zusammenhang mit vertraglichen Mitteilungspflichten, beschreibt, wie unterschiedlich Gerichte manchmal über Streitigkeiten im Zusammenhang mit Mitteilungspflichten entscheiden, und enthält Vorschläge für bewährte Verfahren im Umgang mit vertraglichen Mitteilungspflichten.

Wichtige Fragen im Zusammenhang mit den Bestimmungen zur Benachrichtigung

Vertragsklauseln bezüglich der Benachrichtigung sind wichtige Bestandteile von Bauverträgen, die in der Regel eine Benachrichtigung des Auftragnehmers an den Eigentümer oder den übergeordneten Auftragnehmer vorschreiben, wenn der untergeordnete Auftragnehmer der Ansicht ist, dass ein Anspruch auf eine Änderungsanordnung, zusätzliche Kosten oder eine Fristverlängerung besteht. Verträge können jedoch unterschiedliche Formen der Benachrichtigung vorschreiben und unterschiedliche Fristen für die Benachrichtigung zu verschiedenen Themen enthalten. Kündigungsbestimmungen und deren Einhaltung sind häufig Anlass für Streitigkeiten. Daher sollte den Kündigungsbestimmungen in Bezug auf Änderungen der Arbeiten, potenzielle Ansprüche und Entschädigungen für Verzögerungen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Die Einhaltung der Kündigungsfristen ist oft eine Grundvoraussetzung, die erfüllt sein muss, um potenziell berechtigte Ansprüche zu wahren.

Im Allgemeinen gilt: Je mehr gewonnen oder verloren werden kann, desto strenger sind die vertraglichen Anforderungen hinsichtlich der Kündigungsfrist (
). Die strengsten Kündigungsfristen beziehen sich oft auf mögliche Ansprüche auf zusätzliche Zeit, zusätzliche Gelder oder andere Vertragsanpassungen. Die Kündigungsbestimmungen variieren von Vertrag zu Vertrag, und es ist wichtig, sowohl Standardverträge als auch individuell angepasste Verträge auf die folgenden Details zu überprüfen:

• Fristen für die Einreichung der Mitteilung. Die Frist, innerhalb derer die Mitteilung eingereicht werden muss, kann variieren, aber in der Regel verlangen Verträge eine Mitteilung innerhalb von sieben bis 21 Tagen, manchmal sogar innerhalb von 30 Tagen oder nur innerhalb von 48 Stunden. Es ist wichtig, die Fristen für die Einreichung der Mitteilung für jedes Projekt zu kennen. Oft kommt es zu Streitigkeiten darüber, wann ein Auftragnehmer von einem potenziellen Anspruch Kenntnis erlangt hat und wann die Frist für die Einreichung der Mitteilung zu laufen begonnen hat.
• Einzelheiten zur Form und zum erforderlichen Inhalt der Mitteilung. Verträge können sich hinsichtlich des für einen Anspruch erforderlichen Detaillierungsgrads und der Frage, ob die Mitteilung ein einstufiger oder mehrstufiger Prozess ist, unterscheiden. Einige Mitteilungsbestimmungen verlangen zunächst nur eine knappe Mitteilung, wobei Details und Belege innerhalb einer bestimmten Frist nach der ursprünglichen Mitteilung nachzureichen sind. Andere Verträge können viel spezifischere Informationen in der ersten Mitteilung verlangen. Einzelheiten darüber, welche Belege wann erforderlich sind, können für die spätere Feststellung, ob die vertraglichen Anforderungen erfüllt wurden, von entscheidender Bedeutung sein. Auch wenn dies aufwändig sein mag, ist es wichtig, bereits vor dem Auftreten eines Problems zu wissen, dass detaillierte Informationen innerhalb kurzer Zeit zusammengestellt und vorgelegt werden müssen, damit der Auftragnehmer auf die Erfüllung der Anforderungen vorbereitet ist (z. B. durch verbesserte Prozesse zur Aufbewahrung von Unterlagen).
• An wen die Mitteilung zu senden ist. In Bauverträgen ist es üblich, dass eine bestimmte Person oder ein Vertreter als Empfänger für alle im Vertrag vorgeschriebenen formellen Mitteilungen benannt wird. Informieren Sie sich, wer diese Person ist und wie Sie den benannten Empfänger ändern können.
• Wie die Mitteilung versandt werden kann oder muss (per Einschreiben, Kurier, Fax, E-Mail oder persönliche Zustellung). Im Allgemeinen verlangen die meisten Verträge, dass die Mitteilung schriftlich erfolgt; jedoch sind Streitigkeiten darüber entstanden, wie „schriftlich” zu definieren ist. Es wurde – teilweise erfolgreich – argumentiert, dass die Projektdokumentation (wie Sitzungsprotokolle und Aktualisierungen des Projektzeitplans) als schriftliche Mitteilung einer Forderung ausreichend sei, im Gegensatz zu einem eher typischen formellen Forderungsschreiben. Darüber hinaus ist es in Zeiten der elektronischen Kommunikation wie E-Mails und Textnachrichten wichtig, Streitigkeiten darüber zu vermeiden, was „schriftlich” bedeutet und ob die Mitteilung elektronisch, per Post oder beides erfolgen kann. Um beispielsweise den Auswirkungen der elektronischen Korrespondenz zwischen den modernen Akteuren im Bauwesen Rechnung zu tragen, hat das American Institute of Architects kürzlich viele seiner Mustervertragsdokumente aktualisiert, sodass bestimmte Mitteilungen elektronisch versandt werden können, wenn die Parteien dies bei Vertragsabschluss vereinbaren. So wurden beispielsweise in Abschnitt 14.4 des Formulars A401 – Standardformular für Vereinbarungen zwischen Auftragnehmern und Subunternehmern – diese Änderungen aufgenommen, wobei jedoch die Anforderung beibehalten wurde, dass eine „Forderungsmitteilung” nur dann wirksam ist, wenn sie per Einschreiben oder per Kurier mit Zustellungsnachweis versandt wird.

Unterschiede zwischen den Gerichtsbarkeiten bei Streitigkeiten über Zustellungen

Für Auftragnehmer, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, ist es nicht sicher anzunehmen, dass die Art und Weise, wie die Bestimmungen zur Benachrichtigung von den Gerichten eines Bundesstaates angewendet werden, mit der in anderen Gerichtsbarkeiten (oder manchmal auch anderen Gerichten desselben Bundesstaates) übereinstimmt. Entscheidungen über die Einhaltung von Benachrichtigungsbestimmungen sind oft faktenabhängig, und einige Bundesstaaten sind strenger als andere, wenn es um die Durchsetzung vertraglicher Anforderungen geht.

Gerichte in Florida, New York, Washington, Ohio, Massachusetts und New Jersey haben in einigen Fällen entschieden, dass Auftragnehmer vollständig von der Rückforderung ausgeschlossen werden können, wenn sie nicht alle Anforderungen der Bestimmung zur funktionsfähigen Mitteilung genauestens erfüllt haben. In dem jüngsten Fall Endicott Constructors Corp. gegen E. Amanti & Sons, Inc.¹ in Massachusetts beispielsweise konnte Endicott keinen Nachweis^dafür erbringen^{, dass} es die im Vertrag für einen Anspruch auf Fristverlängerung geforderte ordnungsgemäße Mitteilung innerhalb von sieben Tagen gemacht hatte ,^und das Gericht bestätigte, dass die Nichteinhaltung der Mitteilungsvorschrift generell alle im Rahmen des Anspruchs geltend gemachten Entschädigungen ausschließt. Infolgedessen erließ das Gericht ein Urteil gegen Endicott und lehnte den Anspruch auf Fristverlängerung ab. Wenn Sie in Bundesstaaten arbeiten, die diesen strengen Ansatz zur Einhaltung von Vorschriften verfolgen, sollten Sie besonders darauf achten, ein ähnlich hartes Ergebnis zu vermeiden.

Andererseits verfolgen Gerichte in Bundesstaaten wie Kalifornien, Alaska, Pennsylvania, Rhode Island, Virginia und Connecticut oft einen differenzierteren Ansatz und wenden Standards an, die auf Vorurteilen, Fairness und Gerechtigkeit basieren. In diesen Bundesstaaten reicht die weitgehende Einhaltung der Benachrichtigungsvorschriften durch einen Auftragnehmer oft aus, um eine Klageabweisung zu vermeiden, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass die andere Partei nicht benachteiligt wurde und tatsächlich oder konstruktiv über die Klage und die ihr zugrunde liegenden Tatsachen informiert war. Allerdings kann selbst in diesen Bundesstaaten eine vollständige Unterlassung der Benachrichtigung fatale Folgen haben.

Bewährte Verfahren und wichtige Erkenntnisse

Aufgrund der schwerwiegenden Folgen, die sich aus der Nichteinhaltung der Kündigungsbestimmungen Ihres Vertrags ergeben können, ist es sehr wichtig, dass diese Bestimmungen vor Vertragsunterzeichnung überprüft werden. Viele vertragliche Kündigungsbestimmungen sind komplex, verwirrend und schlecht formuliert. Spätere Streitigkeiten können vermieden werden, wenn sich die Parteien bei Vertragsabschluss auf angemessene und klare Kündigungsbestimmungen einigen.

Darüber hinaus sollten Verfahren eingeführt werden, um die rechtzeitige Einhaltung der Meldepflichten sicherzustellen. Bei Auftragnehmern, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, muss das für die Verfolgung und Meldung potenzieller Ansprüche zuständige Projektpersonal die Meldepflichten für jedes einzelne Projekt kennen und darf nicht einfach davon ausgehen, dass die Meldepflichten für alle Projekte oder Verträge gleich sind. Wenn Ihr Vertrag keinen konkreten Zeitplan für die Mitteilung von Ansprüchen enthält, ist es am besten, die Mitteilung zu machen, sobald der Anspruch oder die Auswirkung erkannt wird. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass die andere Seite später argumentiert, dass eine verspätete Mitteilung ihr in irgendeiner Weise geschadet und die Fähigkeit beeinträchtigt hat, ein Problem in Echtzeit zu lösen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Vorfall einen Anspruch begründet oder eine gültige Änderung auslöst, die einer Mitteilung bedarf, ist es am besten, die potenziellen Auswirkungen mitzuteilen. Man sollte zwar nicht übermäßig aggressiv vorgehen und ständig Mitteilungen machen, aber wenn sich herausstellt, dass die Grundlage für einen Anspruch oder eine Änderung falsch ist, kann die Mitteilung zurückgezogen werden. Wenn jedoch keine Mitteilung gemacht wurde und das Problem bedeutend wird, besteht die reale Gefahr, dass ein gültiger Anspruch wegen unterlassener Mitteilung abgelehnt wird.

Die Mitteilung sollte schriftlich erfolgen, wobei eine elektronische Mitteilung ausreichend sein kann, wenn dies zwischen den Parteien vereinbart wurde. Wenn Sie eine bestimmte Form und Methode für die Zustellung der Kündigung bevorzugen, sollten Sie sicherstellen, dass diese in Ihrem Vertrag festgehalten wird. Es ist viel einfacher, später bei der Geltendmachung eines Anspruchs die Gültigkeit einer formellen Kündigung geltend zu machen, als sich auf andere Projektunterlagen (Sitzungsprotokolle, Tagesberichte, Informationsanfragen) zu stützen, um nachzuweisen, dass die andere Partei über Ihren Anspruch informiert war. Eine formelle, gut dokumentierte und zeitnahe Papierdokumentation erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich später durchsetzen können.

Wenn alle anderen Maßnahmen fehlschlagen und es zu einer erheblichen Streitigkeit mit ausreichendem Streitwert kommt, kann die Konsultation eines erfahrenen Baurechtsanwalts dabei helfen, eine Klage, die eine Streitigkeit über die Angemessenheit der Kündigung beinhaltet, zu einer erfolgreicheren Lösung zu führen.

Referenzen

1. Endicott Constructors Corp. gegen E. Amanti & Sons, Inc., Nr.
1:14-CV-12807-LTS, 2017 WL 3028877 (D. Mass. 14. Juli 2017).