Dokumentenprüfung: Die Reihenfolge der gebündelten Materialien ist wichtig
Von Nicholas Cole
Die Reihenfolge, in der Dokumente geprüft werden, spielt eine wichtige Rolle dabei, wie schnell ein Prüfer Dokumente prüfen kann und wie hoch die Gesamtkosten für den Kunden sind. Tatsächlich ist dies möglicherweise der wichtigste Faktor, der zu Beginn einer Vertragsprüfung berücksichtigt werden muss. Wenn Dokumente nach Themen gruppiert werden, erhöht sich in der Regel die Geschwindigkeit der Dokumentenprüfung, wodurch die Kosten für den Kunden sinken. Im Folgenden finden Sie eine Anekdote aus meiner Erfahrung, die diese Theorie untermauert.
Bei einer kürzlich durchgeführten Dokumentenprüfung mit extrem knappen Fristen wurde ein Team von Vertragsprüfern beauftragt, die erste Prüfung durchzuführen und eine erste Auswahl hinsichtlich der Relevanz der Dokumente zu treffen. Der Projektmanager für Prozessunterstützung („PM“) wurde damit beauftragt, die Dokumente für die Vertragsprüfer zu sortieren. Das Rechtsteam beschloss, die Dokumente den Prüfern in chronologisch geordneten Stapeln zu übergeben. Dies ist die gängigste Methode, um Dokumente für die Dokumentenprüfung zu sortieren. Rechtsteams bevorzugen diese Reihenfolge, da sie leicht verständlich ist und den Prüfern einen Zeitrahmen und Kontext bietet, um die Fakten eines Falles besser zu verstehen. Während der Prüfung begann der PM, dem Rechtsteam einige alarmierende Statistiken zu den Prüfern zu melden. Die Prüfungsraten der einzelnen Prüfer lagen unter 30 Dokumenten pro Stunde und damit unter dem angestrebten Branchenstandard von 50 bis 60 Dokumenten pro Stunde. Bei der anfänglichen Geschwindigkeit lag das voraussichtliche Fertigstellungsdatum für die erste Überprüfungsstufe weit über unserer Frist, und allein das Budget für die Vertragsüberprüfung würde das Budget für die gesamte Angelegenheit aufbrauchen. Die Prüfer mussten schneller arbeiten. Dies führte zu einer detaillierten Untersuchung, bei der die Qualität der Prüfer und die Arten der zu prüfenden Dokumente gemessen und mögliche Lösungen zur Beschleunigung der Überprüfungsrate entwickelt wurden.
Zunächst analysierte der Projektmanager die Arten von Dokumenten, die zur Überprüfung zusammengestellt worden waren, um festzustellen, ob große, komplexe Dokumente die Ursache für die langsamere Überprüfungsrate waren. Die Dokumentensammlung enthielt tatsächlich eine ungewöhnlich große Anzahl komplexer, umfangreicher Dokumente, und leider gibt es keine Möglichkeit, die Arten von Dokumenten zu ändern, die für Offenlegungsanfragen relevant sein könnten. Durch das Verständnis der Zusammensetzung unserer Dokumentensammlung konnten wir jedoch den Fortschritt unserer Prüfer effektiv analysieren. Der Projektmanager verglich die Qualität der Prüfer, um festzustellen, ob es Unterschiede in ihren Überprüfungsraten gab. Die ersten Ergebnisse zeigten, dass einige Prüfer viel schneller arbeiteten als andere. Berücksichtigt man jedoch die Dokumenttypen und -größen, verschwanden die Unterschiede in den Überprüfungsraten praktisch. Es gab Prüfer, die als „langsam” eingestuft worden waren, obwohl sie in Wirklichkeit nur komplexere Dokumente in ihren Stapeln zu prüfen hatten. Die Einstellung neuer Prüfer und/oder Nachschulungen würden unser Prüfungstempo nicht verbessern, was die ursprüngliche Absicht des Teams war, um die Fristen einzuhalten.
Tatsächlich verlangsamten neue Prüfer unsere Arbeit eher. Neue Prüfer brauchten Zeit, um sich mit den Dokumenttypen und Fallproblemen vertraut zu machen. Da wir die Zusammensetzung unserer Dokumente nicht ändern konnten und keine „schlechten” Prüfer zu ersetzen hatten, versuchten wir, Schlüsselbegriffe in unserer Dokumentensammlung hervorzuheben, um die Prüfer auf wichtige Teile unserer Dokumente zu konzentrieren und so die Dokumentenprüfungsraten zu verbessern. Leider beschleunigte auch das Hervorheben von Schlüsselbegriffen die Prüfungsraten nicht. Die Überprüfung lief seit etwas mehr als zwei Wochen, die Fristen rückten näher und das Team brauchte dringend eine Lösung.
Zweitens überzeugte der Projektmanager nach einer langen Besprechung mit dem Rechtsteam dieses davon, ein Experiment durchzuführen und eine vorgegebene konzeptionelle „Sortierreihenfolge“ auf die Dokumente anzuwenden, um festzustellen, wie sich dies auf die Überprüfungsraten auswirken würde. Der Projektmanager erstellte überarbeitete Dokumentenüberprüfungsstapel, die nach E-Mail-Threads/Ketten sortiert waren, und gruppierte die Ketten dann konzeptionell. Die Hälfte der Prüfer wurde mit der Bearbeitung der neu geordneten Stapel beauftragt, während die übrigen Prüfer die ursprünglichen Stapel mit chronologisch geordneten Dokumenten weiterbearbeiteten. Nach zwei Tagen wurde ein Vergleich der Geschwindigkeiten zwischen den beiden Prüfergruppen durchgeführt. Die Vertragsprüfer, die die chronologisch geordneten Stapel bearbeiteten, erreichten weiterhin eine Überprüfungsgeschwindigkeit von etwa 30 Dokumenten pro Stunde. Die Prüfer, die die konzeptionell geordneten Stapel bearbeiteten, erreichten eine Überprüfungsrate von über 60 Dokumenten pro Stunde. Durch die Anwendung der konzeptionellen Sortierreihenfolge auf die Überprüfungsstapel konnte die Effizienz der Prüfer verdoppelt werden. Die Prüfer lasen tatsächlich schneller und trafen schnellere Codierungsentscheidungen, da sie Dokumente zu einem einzigen Thema überprüften. Sie mussten nicht innehalten und darüber nachdenken, wie jedes Thema mit den Fragen des Falles zusammenhängt, und nicht zwischen den verschiedenen Codierungsformularen hin- und herspringen.
Die Prüfer selbst bestätigten ebenfalls, dass konzeptionell geordnete Stapel die Effizienz steigerten. Bei der Befragung der Prüfer der konzeptionell geordneten Stapel gaben diese an, dass sie schneller prüfen konnten, da sie sich nur mit einem Thema gleichzeitig befassen mussten und nicht mit allen Themen, die mit der Angelegenheit zusammenhingen. Sie mussten nicht mehr im Kodierungs-/Hintergrundhandbuch nachschlagen, um ihr Gedächtnis zu einem bestimmten Thema oder einer bestimmten Kodierungsnuance aufzufrischen. Durch die überarbeitete Sortierreihenfolge konnte das Team unsere Fristen und Budgetvorgaben wieder einhalten. Dem Kunden wurden die Vertragsprüfer auf Stundenbasis in Rechnung gestellt, und durch die Umstellung der Reihenfolge, in der die Dokumente geprüft wurden, konnten die Kosten pro Dokument effektiv halbiert werden. Darüber hinaus war die Anzahl der Ablehnungen in der zweiten Prüfungsstufe nicht gestiegen, was darauf hindeutete, dass die überarbeitete Sortierreihenfolge die Fehlerquote der Prüfer in der ersten Stufe nicht negativ beeinflusst hatte. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das überwachende Team zu Beginn einer Vertragsprüfung mehrere Aspekte berücksichtigen sollte. Erstens hat das Hervorheben von Begriffen nur geringe Auswirkungen auf die Überprüfungsraten. Unabhängig davon, ob entschieden wurde, auf das Hervorheben von Schlüsselbegriffen zu verzichten oder zahlreiche Begriffe zum Hervorheben festzulegen, hatte keine der Änderungen einen messbaren Einfluss auf die Überprüfungsraten im oben genannten Fall. Zweitens sollten Sie die Arten von Dokumenten kennen, aus denen sich Ihre Dokumentensammlung zusammensetzt, damit Sie die Qualität Ihrer Prüfer genau einschätzen und realistische Erwartungen an die Dokumentenüberprüfungsraten haben können. Wenn die Dokumente in Ihrer Sammlung aus E-Mails und nicht aus eigenständigen Dokumenten bestehen, liefert die Überprüfung von E-Mail-Strings den Kontext, den eine chronologische Überprüfung leisten soll, beschleunigt jedoch die Überprüfungsraten erheblich. Arbeiten Sie schließlich mit dem Personal für die Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten zusammen, um die Arten von Dokumenten in Ihrer Sammlung zu bestimmen und festzustellen, welche Tools für Rechtsstreitigkeiten zur Verfügung stehen, um den Überprüfungsprozess zu beschleunigen, oder in einigen Fällen, ob eine traditionelle, lineare Überprüfung überhaupt notwendig ist.