OSHA-Aktualisierung – Endgültige Regelung zur Meldung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten
Am 11. Mai 2016 gab die Arbeitsschutzbehörde (Occupational Safety and Health Administration, „OSHA“) bekannt, dass sie eine neue Vorschrift zur Aufzeichnung und Meldung von Arbeitsunfällen für bestimmte Arbeitgeber verabschiedet hat. Im Kern läuft die neue Vorschrift darauf hinaus, was viele Arbeitgeber sicherlich als Versuch der OSHA ansehen werden, sie öffentlich zu blamieren. Das heißt, die neue Vorschrift verpflichtet die betroffenen Arbeitgeber, Informationen aus ihren OSHA-Formularen 300, 300A und/oder 301 (je nach Größe des Arbeitgebers) einzureichen, die die Behörde dann auf ihrer öffentlichen Website veröffentlicht.
Die OSHA gibt an, dass die neue Regelung voraussichtlich am 10. August 2016 in Kraft treten wird, die neuen Datenübermittlungs- und Offenlegungspflichten jedoch erst 2017 schrittweise eingeführt werden. Die neue Regelung ändert nichts an den Pflichten der Arbeitgeber hinsichtlich der Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen. Arbeitgeber, die unter die Aufzeichnungspflichten fallen und 250 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, müssen jedoch ihre Formulare 300A bis zum 1. Juli 2017 und ihre Formulare 300, 300A und 301 bis zum 1. Juli 2018 elektronisch bei der OSHA einreichen. Arbeitgeber in bestimmten Branchen mit 20 bis 249 Mitarbeitern müssen ihre Formulare 300A erst am 1. Juli 2017 bzw. am 1. Juli 2018 bei der OSHA einreichen. Im Jahr 2019 wird der Stichtag vom 1. Juli auf den 2. März vorverlegt.
Zusätzlich zu diesen Anforderungen verpflichtet die neue OSHA-Vorschrift Arbeitgeber dazu, ihre Mitarbeiter über ihr Recht zu informieren, Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten ohne Vergeltungsmaßnahmen zu melden. Darüber hinaus müssen die Richtlinien der Arbeitgeber „angemessen” sein und dürfen Mitarbeiter nicht davon abhalten, Vorfälle zu melden. Arbeitgeber sollten daher ihre schriftlichen Richtlinien und Mitteilungen an Mitarbeiter sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit der neuen Vorschrift konform sind, oder sich zu diesem Zweck rechtlich beraten lassen.
Die OSHA ist der Ansicht, dass die „Verhaltenswissenschaft“ die Vorstellung stützt, dass diese neuen Maßnahmen Arbeitgeber dazu „anregen“ werden, die Sicherheit der Arbeitnehmer zu fördern. Die OSHA vergleicht die neue Regelung mit den Anforderungen in der Gastronomie und erklärt, dass „genauso wie die öffentliche Bekanntgabe der hygienischen Bedingungen in ihrer Küche Restaurantbesitzer dazu anregt, die Lebensmittelsicherheit zu verbessern, die OSHA erwartet, dass die öffentliche Bekanntgabe von Daten zu Arbeitsunfällen“ einen ähnlichen Effekt auf die Sicherheit der Arbeitnehmer haben wird. Die OSHA geht davon aus, dass Arbeitssuchende, Kunden und Investoren von nachweislich „sicheren und gut geführten Einrichtungen“ profitieren werden.
Arbeitgeber sehen das anders. Die neuen Maßnahmen der OSHA können als Versuch interpretiert werden, sie öffentlich zu blamieren, anstatt sichere Arbeitsplätze zu fördern. Arbeitgeber werden und sollten besorgt sein, dass die öffentliche Bekanntgabe dieser Informationen ihre Rechte oder Ansprüche auf den Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen verletzt. Tatsächlich kann die Offenlegung solcher Informationen sogar zu Problemen hinsichtlich der Vertraulichkeit führen, wenn ein gemeldeter Vorfall Gegenstand einer laufenden Untersuchung ist. Dies könnte sich in späteren Rechtsstreitigkeiten negativ auf Arbeitgeber auswirken, wenn die gegnerische Partei versucht, die offengelegten Informationen zum Nachteil des Arbeitgebers zu verwenden. Arbeitgeber, die in den kommenden Jahren in Rechtsstreitigkeiten verwickelt sind, sollten angesichts dieser Bedenken einen Rechtsbeistand hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften konsultieren.
Die endgültige Regelung ist hier verfügbar.