Manchmal ist es wichtig, sich auf das Wesentliche zu besinnen und unser Verständnis von Themen aufzufrischen, die Personalfachleuten bereits gut bekannt sind. In dieser Zeit der Verwirrung, insbesondere hinsichtlich der immer wieder aufkommenden Frage der Gehaltsprüfung gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA), lohnt es sich, die Zeiterfassungsunterlagen zu überprüfen, die Arbeitgeber in Bezug auf nicht freigestellte Mitarbeiter führen müssen. Trotz klarer Vorgaben des US-Arbeitsministeriums (DOL) machen Arbeitgeber Fehler.
Das DOL verlangt von Arbeitgebern, die folgenden Informationen aufzubewahren:
- Vollständiger Name und Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters
- Adresse, einschließlich Postleitzahl
- Geburtsdatum, wenn jünger als 19 Jahre
- Geschlecht und Beruf
- Uhrzeit und Wochentag, an dem die Arbeitswoche des Mitarbeiters beginnt
- Täglich geleistete Arbeitsstunden
- Gesamtzahl der pro Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden
- Grundlage für die Bezahlung des Lohns eines Arbeitnehmers (z. B. „9 Dollar pro Stunde“, „440 Dollar pro Woche“, „Akkordarbeit“)
- Regulärer Stundenlohn
- Gesamtverdienst pro Tag oder Woche bei normaler Arbeitszeit
- Gesamtüberstundenvergütung für die Arbeitswoche
- Alle Zu- oder Abzüge vom Lohn des Arbeitnehmers
- Gesamtlohn, der pro Zahlungsperiode gezahlt wird
- Zahlungsdatum und der von der Zahlung abgedeckte Zahlungszeitraum
Das DOL hat eine Ausnahme zu Punkt 7 (Aufzeichnung der Gesamtarbeitszeit) für Arbeitnehmer mit festen Arbeitszeiten geschaffen. Gemäß der geltenden Verordnung muss ein Arbeitnehmer mit festen Arbeitszeiten schriftlich bestätigen, dass er sich strikt an den Arbeitsplan gehalten hat, um die Anforderungen der Ausnahme zu erfüllen. Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer in Wochen, in denen er mehr oder weniger als die geplanten Stunden arbeitet, die genaue Anzahl der täglich und wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden notieren. Die Inanspruchnahme dieser Ausnahme ist jedoch mit Risiken verbunden. Oft weicht die tatsächliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers von der Norm ab, und der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber übersieht oder ist sich der Notwendigkeit, die Abweichung zu dokumentieren, nicht bewusst. Außerdem halten sich nicht alle Bundesstaaten an diese Ausnahme.
Arbeitgeber dürfen die geleisteten Arbeitsstunden auf jede Weise erfassen, die vollständig und genau ist. So ist es beispielsweise zulässig, eine Stechuhr zu verwenden, die Beobachtung eines Zeitnehmers, beispielsweise eines Vorgesetzten, oder die vom Arbeitnehmer eingereichten Stundenzettel.
Besondere Sorgfalt ist erforderlich, um die Arbeitszeit von oft übersehenen Positionen, wie z. B. Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, genau zu erfassen.
Warum ist es wichtig, genaue Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, die in jeder Hinsicht den Vorschriften entsprechen? Die Antwort ist einfach: Neben Strafen durch das Arbeitsministerium erhöhen unzulässige Aufzeichnungen das Risiko von Klagen wegen Lohn- und Arbeitszeitverstößen und der Haftung für die Nichtzahlung von verdienten Löhnen. Arbeitgeber sind für die Führung vollständiger und genauer Arbeitszeitaufzeichnungen verantwortlich. Die Nichtbeachtung dieser Vorschrift begünstigt die Ansprüche der Arbeitnehmer auf nicht gezahlte Löhne.
