Neues Jahr, neue Meldepflicht: Die Meldepflichten für bezahlten Familienurlaub in Washington, D.C. treten am 1. Januar 2020 in Kraft.

Wie wir bereits berichtet, haben Gesetze zum bezahlten Familienurlaub im ganzen Land. Während Arbeitnehmer gemäß dem Universal Paid Leave Amendment Act (UPLA) des District of Columbia erst ab dem 1. Juli 2020 Anspruch auf bezahlten Familienurlaub (PFL) haben , müssen Arbeitgeber bereits ab dem 1. Januar 2020 die gesetzlichen Informationspflichten erfüllen. Das Gesetz enthält mehrere Informationspflichten für Arbeitgeber, deren Nichteinhaltung zu erheblichen Strafen führen kann.

Mitteilungspflichten, gültig ab 1. Januar 2020

Ab dem 1. Januar 2020 sind Arbeitgeber in Washington D.C. verpflichtet, folgende Personen über PFL zu informieren:

(1) alle neuen Mitarbeiter innerhalb von dreißig (30) Tagen nach ihrer Einstellung (entweder in Papierform oder elektronischer Form);

(2) alle Mitarbeiter jederzeit (durch Aushang an einem gut sichtbaren Ort an jedem Arbeitsplatz);

(3) alle Mitarbeiter jährlich (entweder in Papierform oder elektronischer Form); und

(4) jedem versicherten Arbeitnehmer zu dem Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber erfährt, dass PFL erforderlich sein könnte (entweder in Papierform oder elektronischer Form). 

Das physische Poster, das diese Woche auf der PFL-Website veröffentlicht werden soll, muss an jedem Arbeitsplatz, an dem üblicherweise Arbeitsmitteilungen ausgehängt werden, an einer gut sichtbaren Stelle angebracht werden. Betroffene Arbeitnehmer, die remote oder hauptsächlich im Homeoffice arbeiten, müssen das Poster in elektronischer Form erhalten, damit sie es an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz aufhängen können.

Gemäß dem PFL-Gesetz ist ein Arbeitsplatz jeder Ort, an dem Geschäfte getätigt oder Dienstleistungen oder Tätigkeiten erbracht werden, was bedeutet, dass einige Arbeitgeber möglicherweise mehrere Aushänge im selben Gebäude anbringen müssen (z. B. in jedem Pausenraum, wenn ein Unternehmen über separate Pausenräume verfügt und es unwahrscheinlich ist, dass die Mitarbeiter einen Aushang im Pausenraum einer anderen Etage oder Abteilung sehen). Es wird eine Strafe von 100 $ pro Tag Strafe für das Versäumnis, den physischen Hinweis für die Mitarbeiter auszuhängen.

Arbeitgeber müssen außerdem jedem neuen versicherten Arbeitnehmer innerhalb von dreißig (30) Tagen nach seiner Einstellung dieselbe PFL-Mitteilung zukommen lassen und allen versicherten Arbeitnehmern jährlich eine Mitteilung zukommen lassen, wobei beide Mitteilungen elektronisch versandt werden können. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, nachzuweisen, dass sie alle Mitteilungspflichten erfüllt haben. Für die individuellen und jährlichen Mitteilungen kann die Einhaltung der Vorschriften durch die Aufbewahrung von E-Mail-Empfangsbestätigungen oder unterschriebenen Bestätigungen der versicherten Arbeitnehmer, die den Erhalt der Mitteilung bestätigen, nachgewiesen werden. Pro Arbeitnehmer fallen 100 pro Mitarbeiter .

Schließlich müssen Arbeitgeber jedes Mal, wenn sie Kenntnis davon erhalten, dass ein versicherter Arbeitnehmer möglicherweise PFL in Anspruch nehmen muss, die PFL-Mitteilung vorlegen. Arbeitnehmer müssen PFL nicht formell beantragen und müssen sich nicht einmal ihrer Berechtigung für PFL bewusst sein oder wissen, ob sie tatsächlich eine Auszeit von der Arbeit nehmen werden, wenn sie ihren Arbeitgebern eine Mitteilung vorlegen.  Arbeitnehmer müssen lediglich direkt über den Grund für die Freistellung informieren. Diese Mitteilung kann auch von einem Familienmitglied, einem Kollegen oder einer anderen Person erfolgen, wenn der betreffende Arbeitnehmer aufgrund eines Notfalls nicht in der Lage ist, die Mitteilung selbst zu machen. Eine Benachrichtigung des Vorgesetzten kann ausreichen, um nachzuweisen, dass der „Arbeitgeber” über die Notwendigkeit der Freistellung informiert wurde. 

Ein Arbeitgeber, der die individuellen Benachrichtigungsanforderungen nicht erfüllt, muss mit einer Strafe von 100 Dollar pro Mitarbeiter strafbar.

Maßnahmen:

• Bestimmen Sie alle Arbeitsstätten, an denen bis zum 1. Januar 2020 ein Aushang erforderlich ist, und bringen Sie den erforderlichen Aushang vor Beginn des neuen Jahres an jeder Arbeitsstätte an. Stellen Sie den Aushang Mitarbeitern, die remote oder hauptsächlich im Homeoffice arbeiten, in elektronischer Form zur Verfügung.
• Nehmen Sie den Hinweis in die Unterlagen für neue Mitarbeiter oder in die Einarbeitungsprozesse für neue Mitarbeiter auf.
• Erstellen Sie ein System zum Empfangen, Verfolgen und Verwalten von Empfangsbestätigungsformularen oder E-Mail-Lesebestätigungen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.
• Schulen Sie Führungskräfte darin, wie sie erkennen können, wann Mitarbeiter Anspruch auf PFL haben, und wie sie den potenziellen Urlaubsbedarf innerhalb des Unternehmens ordnungsgemäß melden, damit eine entsprechende Mitteilung erfolgen kann.

Wenn PFL-Leistungen verfügbar werden, haben versicherte Arbeitnehmer Anspruch auf folgende Leistungen:

• Bis zu sechs (6) Wochen Urlaub innerhalb eines Zeitraums von 52 Wochen, um ein Familienmitglied aufgrund der Diagnose oder des Auftretens einer „schwerwiegenden Erkrankung” zu pflegen.
• Bis zu zwei (2) Wochen Urlaub innerhalb eines Zeitraums von 52 Wochen nach der Diagnose oder dem Auftreten einer schweren Erkrankung des Mitarbeiters.
• Bis zu acht (8) Wochen Urlaub innerhalb eines Zeitraums von 52 Wochen, um eine Bindung zu einem Neugeborenen oder einem Kind aufzubauen, das zur Adoption, Pflege oder in loco parentis aufgenommen wurde.

Zur Erinnerung: Als versicherte Arbeitnehmer im Sinne der PFL-Leistungen gelten:

• Arbeitnehmer, die mehr als 50 % ihrer Arbeitszeit für einen Arbeitgeber in DC arbeiten; oder
  
  
• Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis in DC begründet ist und:
  • Die regelmäßig ihre Arbeitszeit für den versicherten Arbeitgeber in DC verbringen und nicht mehr als 50 % ihrer Arbeitszeit in einem anderen Zuständigkeitsbereich.
  • Wessen Arbeitszeit an einem anderen Arbeitsort außerhalb von DC nur gelegentlich, vorübergehend oder vorübergehend ist oder aus vereinzelten Transaktionen besteht.

Das DC Department of Employment Services (DOES) wird die Anträge auf Leistungen bearbeiten und über die Anspruchsberechtigung entscheiden.  Versicherte Arbeitnehmer erhalten Leistungen auf einer gleitenden Skala, die sich nach ihrem Einkommen richtet, bis zu 90 % ihres durchschnittlichen Wochenlohns und maximal 1.000 USD pro Woche Urlaub. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Differenz zwischen der PFL-Leistung und dem normalen Lohn eines Arbeitnehmers zu zahlen, können jedoch ihre bezahlten Urlaubsregelungen mit der PFL koordinieren, um ihren Mitarbeitern zu helfen, den vollen Lohnersatz zu erhalten.  Arbeitgeber, die bereits bezahlten Urlaub oder andere Leistungen wie kurzfristige Erwerbsunfähigkeit für die von der PFL abgedeckten Lebensereignisse anbieten, sollten ihre Richtlinien vor dem 1. Juli 2020 überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit dem PFL-Gesetz und den Leistungen übereinstimmen und, falls gewünscht, mit diesen abgestimmt sind.