Sichere Häfen für das Angebot von Krankenversicherungsschutz über eine individuelle Krankenversicherungsrückerstattungsvereinbarung

Hintergrundinformationen

Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service („IRS“) hat endgültige Vorschriften ( hier verfügbar) veröffentlicht, die es Arbeitgebern erlauben, vorsteuerliche Mittel in Gesundheitsrückerstattungsvereinbarungen („HRAs“) einzuzahlen, die von Arbeitnehmern zur Zahlung von Prämien und anderen Auslagen im Zusammenhang mit dem Abschluss individueller Krankenversicherungen (bekannt als „individuelle HRAs“ oder „ICHRAs”) verwenden können, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind (diese Vorschriften und die erforderlichen Bedingungen werden hier erläutert).  Während diese endgültigen Vorschriften vorsahen, dass das Angebot eines Arbeitgebers für eine ICHRA die Anforderung erfüllen könnte, eine Krankenversicherung im Sinne des Arbeitgebermandats des Patient Protection and Affordable Care Act („ACA“) anzubieten, wurde in diesen endgültigen Vorschriften nicht geklärt, wie ein Arbeitgeber sicherstellen kann, dass sein ICHRA-Angebot die Anforderungen an „Erschwinglichkeit“ und „Mindestwert“ gemäß Internal Revenue Code („Code“) Abschnitt 4980H(b) des Internal Revenue Code („Code”) erfüllt.

Die US-Steuerbehörde IRS hat nun vorgeschlagene Vorschriften ( hier verfügbar) mit Safe-Harbor-Regelungen herausgegeben, anhand derer festgestellt werden kann, ob ein Angebot einer ICHRA-Versicherung die Anforderungen an „Erschwinglichkeit“ und „Mindestwert“ gemäß Code Section 4980H(b) erfüllt, wodurch der Arbeitgeber von der Haftung für eine Strafe gemäß dieser Bestimmung befreit wird.

Arbeitgeber können sich auf diese vorgeschlagenen Vorschriften verlassen, die am 1. Januar 2020 in Kraft treten (und können sich weiterhin auf sie für jedes Planjahr verlassen, das vor dem Datum beginnt, das sechs Monate nach der Veröffentlichung der endgültigen Vorschriften liegt).

Vermeidung der Strafe für das Anbieten einer Versicherung, die nicht erschwinglich ist oder nicht den Mindestwert bietet

Gemäß der Arbeitgeberpflicht des ACA müssen betroffene große Arbeitgeber (Arbeitgeber mit durchschnittlich 50 oder mehr Vollzeitbeschäftigten, einschließlich Vollzeitäquivalenten, im Vorjahr) Folgendes tun:

(1) mindestens 95 % ihrer Vollzeitbeschäftigten (und deren Angehörigen) eine Mindestgrundversorgung im Gesundheitswesen anbieten, um die Strafe gemäß Code Section 4980H(a) zu vermeiden; und

(2) Eine solche Versicherung muss „erschwinglich“ sein und einen „Mindestwert“ bieten, um die Strafe gemäß Code Section 4980H(b) zu vermeiden.

Beide Strafen können verhängt werden, wenn ein Arbeitnehmer eine Versicherung über die Börse abschließt und für diese Börsenversicherung eine Prämiensteuergutschrift erhält.

Wie oben erwähnt, wurde in den endgültigen Vorschriften bereits bestätigt, dass das Angebot einer ICHRA-Versicherung durch den Arbeitgeber die Anforderung erfüllen kann, Vollzeitbeschäftigten eine Krankenversicherung im Sinne der Strafbestimmung gemäß Code Section 4980H(a) anzubieten. Die vorgeschlagenen Vorschriften sehen Safe Harbors vor, die zur Erfüllung der Anforderungen an die „Erschwinglichkeit” und den „Mindestwert” im Sinne der Strafbestimmung gemäß Code Section 4980H(b) herangezogen werden können.

Ein Angebot für eine ICHRA-Versicherung gilt als „erschwinglich“, wenn der monatliche „erforderliche Beitrag“ des Arbeitnehmers 1/12 des Produkts aus dem Jahreseinkommen des Haushalts des Arbeitnehmers und dem erforderlichen Beitragssatz (9,78 % für Planjahre ab 2020) nicht übersteigt.  Der „erforderliche Beitrag” ist der Betrag, den der Arbeitnehmer aus eigener Tasche für die monatliche Prämie für den günstigsten Silber-Tarif für Einzelpersonen zahlen müsste, der über die Börse für das Bewertungsgebiet, in dem der Arbeitnehmer wohnt, angeboten wird (unter Berücksichtigung des monatlichen ICHRA-Beitrags des Arbeitgebers für Einzelpersonen).

Standort und Rückblickmonat Safe Harbors: Die vorgeschlagenen Vorschriften legen Safe Harbors fest, die ein großer Arbeitgeber nutzen kann, um zu bestimmen, ob sein Angebot einer ICHRA-Versicherung „erschwinglich” ist, um die Strafe gemäß Code Section 4980H(b) zu vermeiden, selbst wenn das Angebot ansonsten nicht die Erschwinglichkeitsanforderungen für einen bestimmten Arbeitnehmer erfüllen würde und dieser Arbeitnehmer letztendlich eine Prämiensteuergutschrift erhält:

• Standort Safe Harbor: Die vorgeschlagenen Vorschriften sehen vor, dass ein Arbeitgeber die monatliche Prämie für den kostengünstigsten Silber-Tarif für Einzelpersonen, der über die Börse für den Bewertungsbereich des Hauptarbeitsortes des Arbeitnehmers angeboten wird, zur Beurteilung der Erschwinglichkeit heranziehen kann (anstelle des Wohnortes des Arbeitnehmers).Für die Zwecke dieses Safe Harbor ist der Hauptarbeitsort des Arbeitnehmers der Ort, an dem der Arbeitgeber vernünftigerweise davon ausgeht, dass der Arbeitnehmer am ersten Tag des Versicherungsjahres seine Dienste erbringt (beachten Sie jedoch, dass der Hauptarbeitsort aktualisiert werden muss, wenn sich der tatsächliche Arbeitsort des Arbeitnehmers ändert und der Arbeitgeber davon ausgeht, dass die Änderung dauerhaft oder auf unbestimmte Zeit ist).Bei Remote-Mitarbeitern sollte der Arbeitgeber den Ort, an dem der Mitarbeiter sich meldet, als Hauptarbeitsort des Mitarbeiters verwenden (wenn es keinen Meldeort gibt, muss der Arbeitgeber den Wohnort des Mitarbeiters als Hauptarbeitsort verwenden). Wenn es in verschiedenen Teilen eines Bewertungsgebiets unterschiedliche kostengünstigste Silber-Tarife gibt, kann der Arbeitgeber bei der Anwendung der Standort-Safe-Harbor-Regelung den kostengünstigsten Silber-Tarif verwenden, der am Hauptarbeitsort des Arbeitnehmers angeboten wird.
• Rückblickender Safe Harbor für einen Monat: Die Erschwinglichkeit der ICHRA-Versicherung für einen Monat wird auf der Grundlage der Prämie für den kostengünstigsten Silber-Tarif für Einzelpersonen ermittelt, der über die Börse für das Bewertungsgebiet angeboten wird, in dem der Arbeitnehmer wohnt (oder am Hauptarbeitsort des Arbeitnehmers, wenn auch der Standort-Safe Harbor gilt) für diesen bestimmten Monat.Die IRS hat jedoch anerkannt, dass Arbeitgeber in der Regel die Gesundheitsleistungen, die sie für ein bestimmtes Jahr anbieten, weit vor Beginn des Planjahres festlegen.Daher sehen die vorgeschlagenen Vorschriften vor, dass Arbeitgeber für eine ICHRA mit einem Kalenderjahr als Planjahr die monatliche Prämie für den günstigsten Silber-Tarif aus dem Januar des vorangegangenen Kalenderjahres zur Bestimmung der Erschwinglichkeit heranziehen können (ICHRA-Tarife mit einem anderen Planjahr als dem Kalenderjahr können die monatliche Prämie für den günstigsten Silber-Tarif aus dem Januar des laufenden Kalenderjahres heranziehen).Beachten Sie, dass Arbeitgeber weiterhin das Alter der Mitarbeiter im aktuellen Planjahr anwenden müssen, auch wenn sie die Prämien des Vorjahres verwenden.

Sichere Häfen für Haushaltseinkommen:  Die vorgeschlagenen Vorschriften sehen ferner vor, dass ein Arbeitgeber auch die aktuellen ACA-Sichere-Hafen-Regelungen für Haushaltseinkommen (vorbehaltlich der bestehenden Anforderungen für die Anwendung dieser Regelungen) als Ersatz für das tatsächliche Haushaltseinkommen eines Arbeitnehmers (d. h. die W-2-Lohn-Sichere-Hafen-Regelung, die Bundesarmutsgrenze-Sichere-Hafen-Regelung und die Lohnsatz-Sichere-Hafen-Regelung) verwenden kann, um zu bestimmen, ob das Angebot einer ICHRA-Versicherung für die Zwecke der ACA-Arbeitgeberpflicht erschwinglich ist.

Altersbezogene Fragen:Die vorgeschlagenen Vorschriften klären auch, wie das Alter eines Mitarbeiters zu bestimmen ist, um die Prämie für den günstigsten Silber-Tarif zu ermitteln, der über die Börse für das Bewertungsgebiet angeboten wird, in dem der Mitarbeiter wohnt (oder den Hauptarbeitsort des Mitarbeiters, wenn die Standort-Safe-Harbor-Regelung angewendet wird): Das Alter eines Mitarbeiters für das gesamte ICHRA-Planjahr entspricht dem Alter des Mitarbeiters am ersten Tag des Planjahres (und für Mitarbeiter, die während des ICHRA-Planjahres anspruchsberechtigt werden, dem Datum, an dem ihre ICHRA-Versicherung in Kraft tritt).  Die vorgeschlagenen Vorschriften sehen ferner vor, dass in Gebieten, in denen der kostengünstigste Silber-Tarif je nach Alter variiert, der Arbeitgeber den kostengünstigsten Silber-Tarif für die niedrigste Altersgruppe am Standort des Mitarbeiters verwenden kann (der entweder durch den Wohnort oder durch Anwendung des Standort-Safe-Harbor-Prinzips unter Verwendung des Hauptarbeitsortes bestimmt werden kann).

KonsistenzAnforderung: Die Nutzung der vorgeschlagenen ICHRA-Safe-Harbor-Regelungen ist optional, und ein großer Arbeitgeber kann sich dafür entscheiden, unterschiedliche ICHRA-Safe-Harbor-Regelungen auf verschiedene Mitarbeitergruppen anzuwenden, sofern dies für alle Mitarbeiter derselben Gruppe einheitlich und konsistent geschieht.

Mindestwert: Die vorgeschlagenen Vorschriften besagen, dass eine ICHRA-Versicherung, die als „erschwinglich“ gilt (einschließlich einer Versicherung, die nach Anwendung der oben genannten ICHRA-Safe-Harbor-Regelungen als erschwinglich gilt), im Sinne von Code Section 4980H(b) als Mindestwert angesehen wird.

Schlussfolgerung

Die vorgeschlagenen Vorschriften bieten willkommene Safe Harbors und Leitlinien, anhand derer Arbeitgeber bestätigen können, dass ein ICHRA-Angebot ausreicht, um eine Strafe für Arbeitgeber zu vermeiden. Arbeitgeber sollten jedoch beachten, dass diese Vorschriften derzeit nur als Vorschlag vorliegen, und sollten sich über zukünftige Entwicklungen auf dem Laufenden halten.

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