Arbeitgeberfinanzierte Stiftung für Coronavirus-Katastrophenhilfe und Auswirkungen auf die Steuerplanung

„Man darf nicht selbstgefällig sein. Man muss immer einen Schritt voraus sein.“ Dr. Anthony Fauci, M.D., Direktor des Nationalen Instituts für Allergien und Infektionskrankheiten.

Angesichts der anhaltenden COVID-19-Pandemie könnten Unternehmen in Erwägung ziehen, ihre verbundenen Unternehmensstiftungen mit der Unterstützung betroffener Mitarbeiter und deren Familien zu beauftragen. Dies ist zulässig, jedoch müssen Unternehmen bestimmte Vorschriften einhalten, um die Leistungen steuerlich begünstigt gewähren zu können. 

Viele private Stiftungen und Unternehmensstiftungen glauben möglicherweise, dass diese Art der direkten Unterstützung für Einzelpersonen nicht zulässig ist, dass Zuschüsse nicht an Einzelpersonen oder Einrichtungen außerhalb der gemeinnützigen Organisationen gemäß 501(c)(3) vergeben werden dürfen oder dass dies nur mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand beim IRS möglich ist. In vielen Fällen trifft dies auch zu.

Die US-Steuerbehörde IRS hat jedoch spezifische Leitlinien (IRS-Veröffentlichung 3833) herausgegeben, die es privaten Stiftungen unter bestimmten Umständen erlauben, direkte Spenden an Mitarbeiter eines verbundenen Arbeitgebers zu leisten.  Eine wichtige Voraussetzung ist, dass die Spenden im Zusammenhang mit einer „qualifizierten Katastrophe” im Sinne von Code Section 139 stehen müssen. Eine qualifizierte Katastrophe ist eine Katastrophe, die i) durch terroristische oder militärische Aktionen verursacht wurde, ii) gemäß dem Stafford Act von der Bundesregierung als Katastrophe erklärt wurde, iii) durch einen Unfall mit einem öffentlichen Verkehrsmittel verursacht wurde oder iv) vom Finanzminister als katastrophales Ereignis eingestuft wurde.  Präsident Trump erklärte die Coronavirus-Pandemie am 13. März zu einem Notfall gemäß dem Stafford Act, wodurch sie zu einer qualifizierten Katastrophe gemäß Code Section 139 wurde (obwohl Unklarheit darüber besteht, ob eine Notstandserklärung eine qualifizierte Katastrophe darstellt, gehen wir davon aus, dass dieser Punkt in Kürze geklärt wird).  Andere Fälle von Mitarbeiterunterstützung, wie z. B. Notfallhilfe (Unterstützung, die gewährt wird, wenn ein Mitarbeiter sich in einer persönlichen oder familiären Notlage befindet), fallen nicht unbedingt unter diese Ausnahmeregelung, können jedoch in einigen Fällen akzeptabel sein.

Die Anforderungen der US-Steuerbehörde IRS sollen sicherstellen, dass die von der Unternehmensstiftung geleistete Unterstützung tatsächlich den gemeinnützigen Zwecken gemäß Abschnitt 501(c)(3) dient, nämlich der Unterstützung von Mitarbeitern mit echten finanziellen und gesundheitlichen Bedürfnissen, und nicht als verstecktes Mitarbeitervergünstigungsprogramm oder Ausgleichsmaßnahme für besser verdienende Personen genutzt wird.

Eine Unternehmensstiftung kann den Mitarbeitern des angeschlossenen Unternehmens Unterstützung gewähren, wenn:

• Das Mitarbeiterhilfsprogramm der Stiftung dient einer ausreichend großen gemeinnützigen Gruppe. Im Allgemeinen gilt die große Belegschaft eines Arbeitgebers als geeignete gemeinnützige Gruppe, wenn das Mitarbeiterhilfsprogramm der Stiftung alle Mitarbeiter, die von der COVID-19-Pandemie betroffen sind (jetzt oder in Zukunft), förderfähig macht.
• Das Mitarbeiterhilfsprogramm der Stiftung muss die Empfänger der Wohltätigkeit auf der Grundlage einer objektiven Feststellung des wohltätigen Bedarfs auswählen, der mit finanzieller oder anderer Hilfe gedeckt werden kann. 
• In der Regel geschieht dies mithilfe eines Antragsformulars, in dem der Mitarbeiter seine Bedürfnisse sowie seine verfügbaren finanziellen Mittel angibt. Die Stiftung sollte eine schriftliche Richtlinie für das Mitarbeiterhilfsprogramm verabschieden. Diese kann kurz sein, sollte jedoch festgelegte Kriterien für die Gewährung von Hilfe enthalten.
• Eine Stiftung, die kurzfristige Soforthilfe leistet, kann sich auf Bedürfnisse konzentrieren, die nicht ausschließlich finanzieller Natur sind, wie beispielsweise Unterkunft, Lebensmittel und Medikamente. 
• Eine Stiftung, die längerfristige Unterstützung leistet, kann die finanzielle Bedürftigkeit in die objektive Bewertung der Organisation einbeziehen.
• Ein wichtiger Punkt ist, dass die Kriterien der Stiftung für die Gewährung von Unterstützung sich auf den objektiven Bedarf eines Antragstellers konzentrieren sollten und nicht die Position, Leistung oder den Beitrag des Mitarbeiters zum Unternehmen berücksichtigen sollten. Konkret bedeutet dies, dass langjährige Mitarbeiter genauso behandelt werden sollten wie Mitarbeiter, die erst kürzlich eingestellt wurden.
• Um jeglichen Verdacht auf Selbstbereicherung zu vermeiden, können die Bedingungen der Richtlinie Führungskräfte, Anteilseigner-Mitarbeiter und hochbezahlte Mitarbeiter vom Erhalt von Zahlungen im Rahmen des Plans ausschließen. Führungskräfte und Direktoren der Unternehmensstiftung sollten keine Zahlungen erhalten.
• Die Entscheidungen über Geschenke an die Mitarbeiter sollten von einem unabhängigen Auswahlkomitee getroffen werden.
• Die US-Steuerbehörde IRS hat diese Regel eingeführt, um sicherzustellen, dass die Geschenke wirklich gemeinnütziger Natur sind und nicht etwa eine versteckte Vergütung oder Vergünstigung darstellen.
• Die IRS sieht vor, dass das Auswahlkomitee ausreichend unabhängig ist, wenn die Mehrheit der Mitglieder Personen sind, die keinen wesentlichen Einfluss auf die Angelegenheiten des Arbeitgebers ausüben können (z. B. Führungskräfte). 
• Eine Unternehmensstiftung muss Aufzeichnungen über das Auswahlverfahren des Ausschusses führen. Im Allgemeinen sollten die Unterlagen eine Beschreibung der geleisteten Hilfe, die mit der Hilfe verbundenen Kosten, den Zweck der Hilfe, die Identität des Begünstigten und dessen Beziehung zum Arbeitgeber sowie das Verfahren enthalten, nach dem der Ausschuss seine schriftlichen Richtlinien angewandt und seine Auswahl getroffen hat.  In seinen Leitlinien erkennt der IRS an, dass die Dokumentation für kurzfristige Hilfe (wie die Verteilung von Decken, warmen Mahlzeiten oder Oberbekleidung) weniger detailliert sein kann als die für langfristige Hilfe erforderlichen Unterlagen. 

Wenn diese IRS-Kriterien erfüllt sind, wird davon ausgegangen, dass die Zahlungen der vom Arbeitgeber finanzierten Stiftung als Reaktion auf die qualifizierte Katastrophe für wohltätige Zwecke geleistet wurden. Darüber hinaus sind die Zahlungen der Unternehmensstiftung an den Arbeitnehmer durch die Erfüllung der IRS-Anforderungen von der steuerpflichtigen Vergütung des Arbeitnehmers ausgenommen und unterliegen keinen Lohnsteuern wie Sozialversicherung und Medicare sowie der Einbehaltung der Bundessteuer.  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass arbeitgeberfinanzierte Stiftungen die Möglichkeit haben, steuerbegünstigte Katastrophenhilfe zu leisten, um die negativen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie abzumildern. Für weitere Informationen zu den empfohlenen Schritten wenden Sie sich bitte an Ihren Foley-Ansprechpartner oder an die unten aufgeführten Foley-Mitarbeiter. Weitere webbasierte Ressourcen, die Ihnen bei der weltweiten Beobachtung der Ausbreitung des Coronavirus helfen können, finden Sie auf den Websites der CDC und der Weltgesundheitsorganisationbesuchen. 

Foley hat ein multidisziplinäres und länderübergreifendes Team zur Bekämpfung von COVID-19 gebildet, das eine Fülle von aktuellen Kundenressourcen vorbereitet hat und bereit ist, unseren Kunden dabei zu helfen, die rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen, die der Ausbruch des Coronavirus für Stakeholder in einer Vielzahl von Branchen mit sich bringt.

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