Die Auswirkungen von Beurlaubungen durch Arbeitgeber aufgrund des Coronavirus verstehen und Leitlinien für den Umgang damit
Was ist eine Beurlaubung?
Für die Zwecke dieses Artikels definieren wir eine Beurlaubung als eine vom Arbeitgeber verhängte obligatorische Freistellung von der Arbeit, in der Regel ohne Bezahlung – ähnlich wie eine vorübergehende Entlassung oder eine genehmigte unbezahlte Freistellung. Beachten Sie, dass in diesem Fall für freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeiter unterschiedliche arbeitsrechtliche Vorschriften gelten. Einzelheiten zu den arbeitsrechtlichen Auswirkungen einer Beurlaubung und anderen COVID-19-bezogenen Fragen finden Sie in den Fragen und Antworten unseres Teams für Arbeitsrecht. Beachten Sie auch, dass sich der Status einer Beurlaubung ändern kann, wenn zusätzliche Leitlinien herausgegeben werden. Bleiben Sie daher auf dem Laufenden, um aktuelle Informationen zu erhalten.
Gesundheitspläne
Gibt es neue Gesetze, die ich beachten sollte?
Ja, das vom Präsidenten am 19. März 2020 unterzeichnete Gesetz „Families First Coronavirus Response Act” (das „Gesetz”) verpflichtet Gruppenversicherungen und Krankenversicherer, die Gruppen- oder Einzelversicherungen anbieten, COVID-19-Tests ohne Kostenbeteiligung (d. h. Selbstbehalte, Zuzahlungen, Mitversicherung) und ohne vorherige Genehmigung (oder andere medizinische Verwaltungsauflagen) zu übernehmen. Dies umfasst Arztbesuche, Telemedizin, Notfallbehandlungen oder Besuche in der Notaufnahme, die zur Anordnung oder Durchführung des Tests führen, jedoch nur insoweit, als die Leistungen/Dienstleistungen mit dem Test oder der Untersuchung des Patienten zum Zwecke der Feststellung der Notwendigkeit des Tests in Zusammenhang stehen. Diese Anforderung gilt für Leistungen/Dienstleistungen, die während des Notstands am oder nach dem Datum des Inkrafttretens des Gesetzes erbracht werden. Dieses Gesetz erlegt ähnlichen Anforderungen auf Bundesprogramme wie Medicare, Medicaid, Tricare usw. auf.
Das Gesetz gilt für alle vom Arbeitgeber finanzierten Krankenversicherungen, einschließlich voll versicherter, selbst finanzierter und Bestandsschutz genießender Versicherungen. Arbeitgeber sollten sich an Versicherer und externe Verwaltungsgesellschaften wenden, um zu klären, ob ihre Krankenversicherungen geändert werden müssen, um diesem neuen Gesetz zu entsprechen. Einige Krankenversicherungen bieten möglicherweise bereits eine kostenlose Abdeckung für COVID-19-Tests für ihre Versicherten an. Für vollständig versicherte Krankenversicherungen haben einige Bundesstaaten (z. B. Kalifornien, New York und Washington) vorgeschrieben, dass Krankenversicherer COVID-19-Tests abdecken und auf alle damit verbundenen Kostenbeteiligungsanforderungen (z. B. Selbstbehalt, Zuzahlung, Mitversicherung) verzichten. Einige Krankenkassen haben sich freiwillig dazu entschlossen, dies auch in Bundesstaaten zu tun, in denen sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind. Darüber hinaus hat die US-Steuerbehörde IRS kürzlich eine Richtlinie herausgegeben, die es Krankenversicherungen mit hoher Selbstbeteiligung (High Deductible Health Plans, HDHPs), sowohl voll versicherten als auch selbstfinanzierten, erlaubt, Selbstbeteiligungen zu erlassen, die sonst für COVID-19-Tests und -Behandlungen gelten würden, ohne dass dies Auswirkungen auf den HDHP-Status hat. Das bedeutet, dass HDHP-Mitglieder trotz dieser Leistung vor der Selbstbeteiligung weiterhin Beiträge zu einem Gesundheitssparkonto (Health Savings Account, HSA) erhalten und einzahlen können (siehe Foley-Artikel zu diesem Themahier ).
Wenn ein vom Arbeitgeber bereitgestellter Gesundheitsplan derzeit keine kostenlosen COVID-19-Tests für die Mitglieder des Plans abdeckt, sollte der Arbeitgeber umgehend mit seinem Versicherer/Verwalter zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass dies geschieht. Arbeitgeber müssen auch prüfen, ob Planänderungen und Zusammenfassungen wesentlicher Änderungen an die Teilnehmer des Plans gesendet werden müssen, um diese über die Möglichkeit zu informieren, im Rahmen des Plans kostenlose COVID-19-Untersuchungen in Anspruch zu nehmen.
Führt eine Beurlaubung zum Verlust der Krankenversicherung?
Das hängt von den Bedingungen Ihres Tarifs ab.
Eine Beurlaubung an sich ist kein COBRA-qualifizierendes Ereignis. Wenn die Beurlaubung jedoch zu einer Arbeitszeitverkürzung führt, die einen Verlust des Versicherungsschutzes zur Folge hat, löst dies COBRA aus.
Die meisten Krankenversicherungen (aber nicht alle) sehen vor, dass nur reguläre, aktive Mitarbeiter, die mehr als 30 Stunden pro Woche arbeiten, versichert werden können. Wenn sich ihre Position so ändert, dass sie unter die 30-Stunden-Schwelle fallen (d. h. Teilzeit) oder entlassen/beurlaubt werden, führt dies in der Regel zum Verlust des Versicherungsschutzes im Rahmen der Krankenversicherung und zur Auslösung von COBRA (wenn der Arbeitgeber mindestens 20 Mitarbeiter beschäftigt; andernfalls könnte ein staatliches Mini-COBRA-Gesetz ausgelöst werden).
Wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine Versicherung auf der Grundlage der in einem früheren Zeitraum, z. B. dem Bemessungszeitraum 2019, geleisteten Arbeitszeit gewähren, hat eine Verringerung der Arbeitszeit aufgrund einer Beurlaubung im Jahr 2020 möglicherweise keinen Einfluss auf die derzeitige Versicherungsberechtigung. Beachten Sie jedoch, dass sich die Reduzierung der Arbeitsstunden im Jahr 2020 darauf auswirken kann, ob diese Mitarbeiter im Jahr 2021 versicherungsberechtigt sind. Arbeitgeber können ihre Pläne ändern, um die Arbeitsstunden während der Beurlaubungszeit anzurechnen, vorbehaltlich der Zustimmung des Versicherers und der Tarifverhandlungen, wenn sie dieses Ergebnis vermeiden möchten.
Können wir die Versicherung für beurlaubte Mitarbeiter, die ihren Versicherungsschutz verlieren, fortsetzen?
Ja, aber Sie müssen möglicherweise einige Änderungen an Ihrem Plan vornehmen.
Um negative Auswirkungen auf die Arbeitnehmer zu vermeiden, können Arbeitgeber:
- Ändern Sie Ihre Pläne, um die aktive Mitarbeiterversicherung auf Teilzeitbeschäftigte und/oder Mitarbeiter auszuweiten, die für einen bestimmten Zeitraum entlassen oder beurlaubt sind. Wenn es sich um eine vollversicherte Versicherung handelt, ist hierfür die Zustimmung der Versicherungsgesellschaft erforderlich. Wenn es sich um eine selbstfinanzierte Versicherung handelt, muss das Versicherungsdokument geändert werden, und wenn der Arbeitgeber eine Stop-Loss-Versicherung hat, muss der Stop-Loss-Versicherer der Änderung zustimmen.
- Subventionierung der COBRA-Prämien für einen bestimmten Zeitraum. Bei diesem Ansatz sollten die normalen COBRA-Verfahren befolgt werden, aber die Kosten für den Versicherungsschutz würden reduziert. Die Arbeitgeberzuschüsse würden nicht als steuerpflichtiges Einkommen behandelt, es sei denn, der Gesundheitsplan ist selbstfinanziert und die Zuschüsse begünstigen hochbezahlte Mitarbeiter.
Jede Änderung würde gegebenenfalls auch der Zustimmung im Rahmen von Tarifverhandlungen unterliegen.
Wir haben einen selbstfinanzierten Gruppen-Krankenversicherungsplan oder einen vollständig versicherten Plan, der der HIPAA unterliegt. Verhindert die HIPAA, dass wir offenlegen, dass ein Mitarbeiter positiv auf COVID-19 getestet wurde?
Im Allgemeinen nein. HIPAA verhindert nur die Offenlegung geschützter Gesundheitsdaten durch den Versicherungsplan selbst. Wenn der Arbeitgeber kein Gesundheitsdienstleister ist (und daher als Unternehmen nicht der HIPAA unterliegt), unterliegt er in der Regel nicht der HIPAA in Bezug auf diese Art der Offenlegung, es sei denn, der Arbeitgeber hat seine Informationen vom Krankenversicherungsplan erhalten (was wahrscheinlich nicht der Fall ist, da der Krankenversicherungsplan wahrscheinlich nur Aufzeichnungen darüber hat, dass ein COVID-19-Test durchgeführt wurde, aber nicht über das Ergebnis des Tests). Beachten Sie jedoch, dass die Schutzbestimmungen des Americans with Disabilities Act, des Genetic Information Nondiscrimination Act und anderer Gesetze gelten.
Sonstige Sozialleistungen
Was passiert mit flexiblen Ausgabenkonten – flexiblen Ausgabenkonten für medizinische Zwecke und flexiblen Ausgabenkonten für die Betreuung von Angehörigen – während einer Beurlaubung?
Wenn Arbeitnehmer keine aktuelle Vergütung erhalten, werden ihre Beiträge zu flexiblen Ausgabenkonten nicht fortgesetzt. Diese Beträge – der volle Betrag aller medizinischen flexiblen Ausgabenkonten und bisher geleistete Beiträge zu flexiblen Ausgabenkonten für die Betreuung von Angehörigen – sollten jedoch weiterhin zur Verfügung stehen. Beachten Sie, dass bei flexiblen Ausgabenkonten für die Betreuung von Angehörigen nur Ausgaben erstattet werden können, die es dem Arbeitnehmer ermöglichen, zu arbeiten oder Arbeit zu suchen. Per Definition entstehen einem beurlaubten Mitarbeiter während seiner Beurlaubung also in der Regel keine erstattungsfähigen Betreuungskosten für unterhaltsberechtigte Personen. Es gibt jedoch eine Ausnahme, die die Erstattung von Betreuungskosten für unterhaltsberechtigte Personen während kurzfristiger, vorübergehender Abwesenheiten ermöglicht. Die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service hat erklärt, dass die Frage, ob eine Abwesenheit kurzfristig und vorübergehend ist, von den jeweiligen Fakten und Umständen abhängt, aber anerkannt, dass ein Zeitraum von zwei Wochen als kurzfristig und vorübergehend angesehen werden kann. Bis zur Veröffentlichung weiterer Leitlinien gelten weiterhin die Nichtdiskriminierungs- und Deckungsprüfungen.
Müssen Arbeitnehmer ihren Krankenstand vollständig aufbrauchen, bevor sie Leistungen bei kurzfristiger Arbeitsunfähigkeit erhalten?
Auch wenn es sich wie eine kaputte Schallplatte anhört: Das hängt alles von den Bedingungen des Plans ab. Im Allgemeinen gilt: Nein, Mitarbeiter müssen nicht ihren gesamten Krankenstand aufbrauchen, bevor sie Anspruch auf STD haben. Wenn der Plan eine Warte-/Ausschlussfrist vor Beginn der STD-Deckung vorsieht, werden die meisten Mitarbeiter diesen Ansatz wählen, aber die beiden Leistungen sind in der Regel nicht miteinander verbunden.
Können wir unseren STD-Plan ändern, um die Warte-/Ausschlussfrist aufzuheben?
Ja, das ist völlig in Ordnung, wenn es sich um eine Selbstfinanzierung handelt (was meistens der Fall ist). Vergewissern Sie sich jedoch, dass der Arbeitgeber keine Meldepflichten gegenüber Dritten hat, z. B. gegenüber dem LTD-Träger.
Wenn es sich um eine Vollversicherung handelt, benötigen Sie für diese Änderung die Zustimmung des Versicherers, was mit ziemlicher Sicherheit zu einer Erhöhung der Prämien führen wird.
Was passiert mit der Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherung, wenn Mitarbeiter beurlaubt werden?
Das hängt von den Versicherungsbedingungen ab. Wenn die Anspruchsberechtigung an die Anzahl der gearbeiteten Stunden oder die „aktive Gehaltsabrechnung“ geknüpft ist, kann eine Beurlaubung zum Verlust des Versicherungsschutzes führen. Wenn die Anspruchsberechtigung nur vom Beschäftigungsstatus abhängt, führt die Beurlaubung möglicherweise nicht zum Verlust des Versicherungsschutzes. Wir empfehlen Arbeitgebern, die Bedingungen ihrer Police genau zu prüfen, um festzustellen, ob der Versicherungsschutz verloren geht und/oder ob sie besondere Regeln für Entlassungen/befristete Freistellungen enthält. Versicherer sind möglicherweise bereit, eine gewisse Flexibilität zu bieten, um den Verlust des Versicherungsschutzes zu vermeiden. Wenn der Versicherungsschutz verloren geht, sollte die Police auch daraufhin überprüft werden, ob Umwandlungsrechte bestehen und, wenn ja, ob der Arbeitgeber verpflichtet ist, diese Umwandlungsrechte anzukündigen oder anderweitig administrative Unterstützung für diese Rechte zu leisten.
Allgemeine Fragen zum Altersvorsorgeplan
Hat eine Beurlaubung Auswirkungen auf die Unverfallbarkeitsfrist?
Das hängt davon ab, wie die Unverfallbarkeitsfrist definiert und gemessen wird. Wenn der Plan die Unverfallbarkeitsfrist mit 1.000 Arbeitsstunden definiert, kann eine Beurlaubung die Unverfallbarkeit beeinträchtigen. Wenn der Plan die verstrichene Zeit zugrunde legt, hat eine Beurlaubung möglicherweise keine Auswirkungen auf die Unverfallbarkeit, da sie im Sinne des Pensionsplans nicht als Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt und jede Beurlaubung von weniger als 12 Monaten weiterhin als unverfallbare Dienstzeit angerechnet wird.
Wenn die Beurlaubung langfristig ist, muss der Arbeitgeber feststellen, ob eine „teilweise Beendigung” des Plans vorliegt. Gemäß Abschnitt 411(d) des Internal Revenue Code („Code”) gilt ein Plan als teilweise beendet, wenn eine wesentliche Änderung des Plans oder ein wesentliches Unternehmensereignis vorliegt, das die Rechte der Mitarbeiter auf die Unverfallbarkeit ihrer Planleistungen beeinträchtigt. Die IRS prüft bei ihrer Entscheidung die Fakten und Umstände jedes Einzelfalls, geht dabei jedoch von einer Fluktuationsrate von 20 % aus. Obwohl eine Beurlaubung keine Beendigung des Arbeitsverhältnisses darstellt, könnte die IRS zu dem Schluss kommen, dass eine teilweise Beendigung des Plans vorliegt, wenn mehr als 20 % der Belegschaft im Zusammenhang mit COVID-19 langfristig beurlaubt sind. Wenn eine teilweise Planbeendigung eintritt, muss der Plan-Sponsor den „betroffenen Teilnehmern” 100 % der Leistungen zusichern. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, die während der Beurlaubung geleistete Zeit anzurechnen, sodass Sie davon ausgehen können, dass die Beurlaubung die Ansprüche der Teilnehmer auf ihre Planleistungen nicht beeinträchtigt hat.
Natürlich können Arbeitgeber beschließen, die Unverfallbarkeit für einige oder alle Beiträge zu beschleunigen – aus beliebigen Gründen und zu jedem Zeitpunkt, solange die Beschleunigung nicht diskriminierend ist. Durch die Beschleunigung der Unverfallbarkeit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern bei Bedarf sofortigen Zugriff auf mehr Geld aus ihren Plänen ermöglichen.
Gibt es Erleichterungen hinsichtlich der Beitragszahlungs-, Prüfungs- oder Einreichungsfristen?
Nein, derzeit gelten weiterhin alle Fristen, einschließlich der Fristen für die Leistung und Überweisung von Beiträgen an den Plan (einschließlich der vierteljährlichen Mindestfinanzierungsbeiträge an einen leistungsorientierten Pensionsplan), der Einreichung des Formulars 5500 und aller Anforderungen hinsichtlich der Abdeckung und Nichtdiskriminierungsprüfung.
Kann ich aufgrund der „Social Distancing“-Richtlinien auf die Anforderung verzichten, dass die Zustimmung des Ehepartners notariell beglaubigt und/oder von einem Vertreter des Plans bezeugt werden muss?
Nein, es wurde keine Entlastung gewährt, daher gilt diese Anforderung für qualifizierte Pläne weiterhin.
Probleme mit beitragsorientierten Pensionsplänen (401(k))
Werden die Arbeitnehmerbeiträge eingestellt?
Ja, wenn Mitarbeiter während einer Beurlaubung kein Gehalt erhalten, werden ihre Beiträge zum 401(k)-Plan eingestellt – weil sie keine Vergütung mehr erhalten, aus der Beiträge gezahlt werden können, und/oder weil sie nicht mehr als berechtigte Mitarbeiter gelten, da sie nicht mehr auf der Gehaltsliste stehen. Wenn Mitarbeiter bezahlt werden, werden ihre Beiträge fortgesetzt; sie sollten jedoch je nach ihren persönlichen Umständen eine Anpassung ihrer Wahlmöglichkeiten nach oben oder unten in Betracht ziehen.
Was ist mit den Arbeitgeberbeiträgen?
Das hängt davon ab. Die Arbeitgeberzuschüsse werden eingestellt, wenn die Arbeitnehmerbeiträge eingestellt werden. Nicht wählbare Beiträge können jedoch je nach Ausgestaltung des Plans weitergezahlt werden.
Können meine Mitarbeiter aufgrund dieser nationalen Notlage Härtefallentnahmen vornehmen?
Zwar erlaubt die US-Steuerbehörde IRS Auszahlungen aufgrund von Härtefällen im Zusammenhang mit einer von der FEMA erklärten Katastrophe, doch trifft dies derzeit nicht zu. Die FEMA hat das Coronavirus zwar zu einer nationalen Notlage erklärt, doch ist dies nicht gleichbedeutend mit einer von der Bundesregierung erklärten Katastrophe. Um diese Auszahlungen zu ermöglichen, müssen die Plan-Sponsoren daher bereit sein, von der vom IRS vorgeschriebenen Liste der zulässigen Härtefälle abzuweichen.
Wenn ein Plan-Sponsor ein Nicht-Safe-Harbor-Recht auf Entnahme aufgrund finanzieller Notlage im Zusammenhang mit COVID-19 und/oder Beurlaubungen und Entlassungen hinzufügen möchte, ist wahrscheinlich eine Planänderung erforderlich. Wir empfehlen außerdem, sich mit dem Planverwalter in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass dieser über die Kapazitäten und Fähigkeiten verfügt, um diese möglicherweise zahlreichen Anfragen zu bearbeiten.
Beachten Sie auch, dass die Ausschüttungen alle anderen vom IRS vorgeschriebenen Anforderungen erfüllen müssen, einschließlich
- Begrenzung der Auszahlung auf einen Betrag, der den Bedarf nicht übersteigt, zuzüglich Steuern auf die Auszahlung.
- Bestätigung, dass der Arbeitnehmer alle anderen im Rahmen des Plans verfügbaren Auszahlungen erhalten hat und schriftlich erklärt hat, dass er nicht über ausreichende Barmittel oder andere liquide Mittel verfügt, um den Bedarf zu decken. Die Planverwalter sind berechtigt, sich auf diese Erklärung zu verlassen, sofern sie keine gegenteiligen Kenntnisse haben. Dies erfordert, dass das Unternehmen über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden bleibt. Beispielsweise verpflichtet der kürzlich vom Repräsentantenhaus verabschiedete Gesetzentwurf private Arbeitgeber mit weniger als 500 Mitarbeitern, für bestimmte berechtigte Abwesenheiten eine bezahlte Freistellung von bis zu 80 Stunden zu gewähren. Wenn also ein Mitarbeiter eine Härtefallentnahme aufgrund des Verlusts des Gehalts seines Ehepartners beantragt und der Planverwalter weiß, dass der Ehepartner für einen kleinen Arbeitgeber arbeitet, empfehlen wir, die Genehmigung der Entnahme zu verzögern, bis der Ehepartner zwei Wochen lang von der Arbeit ferngeblieben ist.
Wie sieht es mit Darlehen aus dem 401(k)-Plan aus – wie funktioniert das?
Hier gibt es im Allgemeinen zwei Fragen: Ob Arbeitnehmer während der Beurlaubung Kredite aufnehmen dürfen und ob die Kreditrückzahlungen während einer Beurlaubung ausgesetzt werden können. Wie bei den meisten dieser Antworten hängt dies von den Bedingungen des Plans/der Kreditrichtlinie ab.
Wenn die Berechtigung zur Aufnahme von Darlehen auf dem Beschäftigungsstatus oder dem Status als Teilnehmer (d. h. einem Arbeitnehmer mit einem Plan-Guthaben) basiert, können Arbeitnehmer während ihrer Beurlaubung weiterhin Darlehen aufnehmen. Wenn die Berechtigung an den Status als berechtigter Arbeitnehmer geknüpft ist, sind die Arbeitnehmer möglicherweise nicht mehr berechtigt. Wenn der Plan mehr als einen Kredit vorsieht, könnten Arbeitnehmer, die nicht die maximale Anzahl an Krediten aufgenommen haben, in Betracht ziehen, einen neuen Kredit zur „Refinanzierung” ihrer bestehenden Kredite zu nutzen, vorbehaltlich der im Gesetz festgelegten Obergrenze für Teilnehmerkredite (in der Regel 50.000 USD oder die Hälfte des Kontoguthabens des Teilnehmers, je nachdem, welcher Betrag geringer ist).
Die meisten Darlehensrichtlinien erlauben es Mitarbeitern, während einer Entlassung, Beurlaubung oder genehmigten Freistellung weiterhin Zahlungen zu leisten, da keine Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorliegt. Beachten Sie jedoch, dass die Rückzahlung schwieriger wird, da die Zahlungen nicht mehr aus dem Gehalt stammen. Daher sollten Plan-Sponsoren, die Mitarbeitern die Fortsetzung der Zahlungen außerhalb des Gehalts ermöglichen möchten, mit dem Verwalter des Plans und den Teilnehmern zusammenarbeiten, um alternative Vereinbarungen zu treffen und gegebenenfalls ihren Plan/ihre Darlehensrichtlinie zu ändern.
Arbeitgeber können auch in Betracht ziehen, ihren Mitarbeitern zu gestatten, die Rückzahlung von Darlehen während einer Beurlaubung für bis zu einem Jahr auszusetzen. Obwohl Abschnitt 72(p) des Steuergesetzes die maximale Laufzeit für die Rückzahlung eines Teilnehmerdarlehens generell auf fünf Jahre begrenzt (mit einer Ausnahme für Darlehen für den Hauptwohnsitz) und mindestens vierteljährliche Tilgungs- und Zinszahlungen auf der Grundlage einer gleichmäßigen Tilgung über die Laufzeit des Darlehens vorschreibt, sieht das Steuergesetz eine Ausnahme von der Regel der gleichmäßigen Tilgung vor, wenn ein Arbeitnehmer sich in einem echten Urlaub befindet. Nach dieser Regelung gilt die gleichbleibende Tilgungsregelung für einen Zeitraum von höchstens einem Jahr nicht, wenn ein Teilnehmer sich in einer echten Beurlaubung befindet, entweder ohne Bezahlung durch den Arbeitgeber oder mit einem Gehalt (nach Abzug der geltenden Lohnsteuer), das unter dem Betrag der gemäß den Darlehensbedingungen erforderlichen Ratenzahlungen liegt. Das Darlehen (einschließlich der während der Beurlaubung anfallenden Zinsen) muss jedoch spätestens zum zulässigen Ablauf der Darlehenslaufzeit zurückgezahlt werden, und die Höhe der nach Beendigung der Beurlaubung fälligen Raten darf nicht unter dem Betrag liegen, der gemäß den Bedingungen des ursprünglichen Darlehens erforderlich ist. Wenn diese Option nicht bereits in den Bedingungen des Plans oder der Darlehensrichtlinie vorgesehen ist, ist eine Änderung des Plans oder der Darlehensrichtlinie erforderlich.
Wenn ein Mitarbeiter während der Beurlaubung eine erforderliche Darlehenszahlung versäumt, kann die Zahlung natürlich nachgeholt werden, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden, sofern dies gemäß den Darlehensrichtlinien und den Vorgaben der US-Steuerbehörde IRS zulässig ist. Die Nachfrist für eine Darlehenszahlung erstreckt sich in der Regel bis zum Ende des Kalenderquartals, das auf das Kalenderquartal folgt, in dem die Darlehenszahlung fällig war. Es kann jedoch sein, dass ein Plan eine kürzere Nachfrist gewählt hat, sodass die Planunterlagen und die Darlehensrichtlinien konsultiert werden sollten, um das tatsächliche Ausfalldatum für ein Darlehen zu bestätigen.
Haben meine Mitarbeiter noch andere Möglichkeiten, Geld aus ihren 401(k)-Konten abzuheben?
Ja, alle anderen Auszahlungsrechte während der Laufzeit stehen zur Verfügung, sofern die Teilnehmer die Voraussetzungen dafür erfüllen. Dazu können die Auszahlung von Beiträgen nach Steuern oder Rollover-Beiträgen, Auszahlungen ab einem Alter von 59 ½ Jahren und die Auszahlung von Arbeitgeberzuschüssen gehören.
Da eine Beurlaubung für die Zwecke der Altersvorsorge nicht als Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis gilt, haben Arbeitnehmer erst nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses Anspruch auf eine Auszahlung aus ihrem Konto.
Leistungsorientierte (Pensions-)Pläne
Werden die Leistungen während einer Beurlaubung weiterhin gewährt?
Dies hängt von der Gestaltung des Plans ab. Wenn die Leistung auf der Vergütung basiert, werden keine weiteren Leistungen angesammelt, wenn keine anspruchsberechtigte Vergütung gezahlt wird. Die Beurlaubung kann sich auch auf die Berechnung des endgültigen Durchschnittsverdienstes auswirken.
Darüber hinaus werden während der Beurlaubungszeit keine Dienststunden mehr angerechnet, da die Mitarbeiter während dieser Zeit kein Gehalt erhalten, es sei denn, ein bestimmter Plan sieht die Anrechnung von Dienststunden während dieser Beurlaubungszeit vor. Dies hat beispielsweise Auswirkungen auf die Möglichkeit der Mitarbeiter, zusätzliche Leistungen anzusammeln und/oder sich für eine vorzeitige Pensionierung zu qualifizieren. Die Plan-Sponsoren können den Plan ändern, um Dienstzeiten während einer Beurlaubung anzurechnen, vorbehaltlich etwaiger Tarifverhandlungen, falls zutreffend.
Gibt es weitere Auswirkungen auf die Rentenleistungen?
Für Mitarbeiter, die das normale Rentenalter überschritten haben, sehen die meisten Pensionspläne eine „Aussetzung der Leistungen“ vor. Diese Regeln sehen in der Regel vor, dass einem Mitarbeiter, der nach Erreichen des Rentenalters weniger als 40 Stunden pro Monat (oder 8 Tage pro Monat) arbeitet, für diesen Monat eine Pensionsleistung zusteht. Manchmal wird die Leistung aktuell ausgezahlt (während oder kurz nach dem betreffenden Monat), manchmal sieht der Plan vor, dass der Wert dieser Leistung zu den Leistungen hinzugerechnet wird, die bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses endgültig ausgezahlt werden. Plan-Sponsoren sollten die Regeln ihrer Pläne überprüfen, um festzustellen, ob älteren Mitarbeitern, die beurlaubt sind, Rentenleistungen zustehen, auch wenn sie noch nicht aus dem Arbeitsverhältnis ausgeschieden sind.
Gibt es angesichts des Marktes und der sinkenden Zinsen irgendwelche Finanzierungserleichterungen?
Nein, derzeit nicht.
Kann ich die Pauschalauszahlung in meinem Pensionsplan aussetzen?
Nein, Sie können die Auszahlung von Pauschalbeträgen nicht einfach aussetzen, ohne eine Disqualifizierung des Plans und einen Verstoß gegen die Treuhänderpflicht zu riskieren, da der Pauschalbetrag ein geschütztes Recht gemäß Code Section 411(d)(6) ist. Eine Aussetzung der Auszahlung eines Pauschalbetrags ist nur dann zulässig, wenn der Finanzierungsprozentsatz des Plans unter 80 % (nur teilweise Pauschalbeträge zulässig) oder 60 % (im Allgemeinen keine Pauschalbeträge zulässig) fällt.
Nicht qualifiziert – Code Section 409A – Pläne
Können Mitarbeiter ihre Aufschubentscheidungen ändern?
Im Allgemeinen nein.
Außer im Falle eines unvorhersehbaren Notfalls sind aufgeschobene Wahlen für das Jahr (oder in Bezug auf den jeweiligen Vergütungsbestandteil, für den sie gelten) unwiderruflich und können nicht geändert oder storniert werden. Da jedoch Mitarbeiter, die beurlaubt oder freigestellt sind, derzeit keine Vergütung erhalten, werden während der Freistellungszeit keine zusätzlichen Beträge aufgeschoben.
Für Mitarbeiter, die während dieses Zeitraums möglicherweise noch eine Vergütung erhalten, können Pläne entwickelt werden, die es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Entscheidung zur Aufschiebung im Falle eines „unvorhersehbaren Notfalls“ zu widerrufen. Beachten Sie jedoch, dass
- Die Teilnehmer müssen ausreichende Nachweise für einen unvorhersehbaren Notfall (wie unten definiert) vorlegen.
- Dies ist eine echte Stornierung – sobald ein Mitarbeiter eine Wahl aus diesem Grund storniert, kann er später im Jahr nicht wieder teilnehmen und unterliegt nicht den Bestimmungen für unbefristete Wahlen. Das Beste, was er tun kann, ist, eine neue Wahlaufschiebung für ein nachfolgendes Jahr zu beantragen.
Gemäß Code Section 409A wird ein unvorhersehbarer Notfall definiert als eine schwere finanzielle Notlage, die sich aus (a) einer Krankheit oder einem Unfall eines Teilnehmers oder des Ehepartners, Begünstigten oder Unterhaltsberechtigten des Teilnehmers, (b) dem Verlust des Eigentums des Teilnehmers aufgrund eines Unglücks oder (c) anderen ähnlichen außergewöhnlichen und unvorhersehbaren Umständen ergibt, die sich aus Ereignissen ergeben, die außerhalb der Kontrolle des Teilnehmers liegen. Ein Teilnehmer kann sich nicht auf einen unvorhersehbaren Notfall berufen, wenn dieser Notfall durch Erstattung oder Entschädigung aus einer Versicherung oder auf andere Weise, durch Veräußerung des Vermögens des Arbeitnehmers (sofern diese Veräußerung selbst keine schwerwiegende finanzielle Notlage verursacht) oder durch Einstellung der Planaufschübe behoben werden kann oder könnte. Beispiele für unvorhersehbare Notfälle in den Vorschriften sind unter anderem Zwangsräumung/Zwangsvollstreckung, nicht erstattete Krankheitskosten oder Bestattungskosten.
Können Arbeitnehmer eine Auszahlung aus einem Entgeltumwandlungsplan vornehmen?
Gemäß den Bestimmungen des Code Section 409A ist es einem Arbeitnehmer nicht gestattet, jederzeit eine Auszahlung aus dem Plan vorzunehmen. Die einzige Ausnahme besteht, wenn die Auszahlung für einen unvorhersehbaren Notfall bestimmt ist, wie oben erläutert. Jede Zahlung von seinem Konto darf den Betrag nicht überschreiten, der zur Deckung des Notfalls angemessen erforderlich ist, wobei die steuerlichen Auswirkungen und das Ausmaß, in dem der Teilnehmer die Möglichkeit zur Aufnahme von Darlehen im Rahmen steuerlich begünstigter Altersvorsorgepläne ausgeschöpft hat, sowie jede zusätzliche Entschädigung, die verfügbar wäre, wenn der Teilnehmer seine Aufschubentscheidungen wie oben beschrieben stornieren könnte, zu berücksichtigen sind. Obwohl die aktuelle Situation vom IRS nicht ausdrücklich berücksichtigt wird, halten wir es für angemessen, eine Auszahlung zur Begleichung angemessener Ausgaben zu tätigen, die aufgrund der unvorhersehbaren Umstände im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie entstanden sind, sofern alle anderen Voraussetzungen für eine Auszahlung aufgrund eines unvorhersehbaren Notfalls erfüllt sind.
Können Mitarbeiter versäumte Beiträge „nachholen“?
Nein, es besteht keine Möglichkeit, die verlorenen Aufschübe für den Rest des Jahres nachzuholen. Gemäß Code Section 409A sind Aufschubentscheidungen unwiderruflich, sodass eine erhöhte Entscheidung nach der Rückkehr aus der Beurlaubung nicht zulässig wäre.
Gilt eine Beurlaubung als „Ausscheiden aus dem Dienst“?
Nein, nicht per se. Eine Trennung vom Dienst tritt erst ein, wenn eine Person sechs Monate lang beurlaubt war, aber diese Regel gilt nur, wenn davon ausgegangen wird, dass die Person nach der Beurlaubung zurückkehrt. Wir sind der Ansicht, dass in dieser Situation davon ausgegangen wird, dass beurlaubte Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, sodass Sie sich auf diese Regel berufen und die Trennung vom Dienst um sechs Monate hinauszögern können. Sobald jemand sechs Monate beurlaubt war, gilt die Regel, dass er zu diesem Zeitpunkt aus dem Dienst ausscheidet, es sei denn, er hat aufgrund gesetzlicher oder vertraglicher Bestimmungen ein Recht auf Wiederbeschäftigung. Derzeit gibt es unseres Wissens kein gesetzliches Recht auf Wiederbeschäftigung, das sich über einen Urlaubszeitraum von sechs Monaten erstreckt. Es könnte jedoch vertragliche Rechte auf Wiederbeschäftigung geben, beispielsweise im Rahmen eines Arbeitsvertrags oder eines Tarifvertrags. In diesem Fall würde die Beendigung des Arbeitsverhältnisses eintreten, wenn das vertragliche Recht auf Wiederbeschäftigung ausläuft.
Wenn Mitarbeiter nicht vollständig beurlaubt, sondern nur auf reduzierte Arbeitszeiten gesetzt werden, kommt es zu einer Trennung vom Dienst, wenn eine vernünftigerweise zu erwartende dauerhafte Verringerung des Leistungsumfangs des Mitarbeiters auf weniger als 50 Prozent des durchschnittlichen Leistungsumfangs des Mitarbeiters während der unmittelbar vorangegangenen 36 Monate vorliegt.
Zukunftsorientierung
Wir erwarten in den kommenden Tagen oder Wochen Leitlinien der US-Steuerbehörde IRS. Die Artikel hier und hier der American Retirement Association (der Dachverband der ASPPA, des Plan Sponsor Council of America und anderer ähnlicher Verbände) beschreiben einige der Erleichterungen, die vom Kongress gefordert werden. Das Team für Arbeitnehmerleistungen und Vergütung von Führungskräften bei Foley wird die Entwicklungen weiterhin beobachten und die Kunden bei Bedarf auf dem Laufenden halten.
Für weitere Informationen zu den empfohlenen Maßnahmen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Foley oder einen der unten aufgeführten Anwälte. Weitere Online-Ressourcen, die Ihnen bei der weltweiten Beobachtung der Ausbreitung des Coronavirus helfen können, finden Sie auf den Websites der CDC und der Weltgesundheitsorganisation.
Foley hat ein multidisziplinäres und länderübergreifendes Team zusammengestellt, das eine Fülle von aktuellen Kundenressourcen vorbereitet hat und bereit ist, unseren Kunden dabei zu helfen, die rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen, die der Ausbruch des Coronavirus für Stakeholder in einer Vielzahl von Branchen mit sich bringt. Klicken Sie hier, um zum Coronavirus-Ressourcenzentrum von Foley zu gelangen und sich über relevante Entwicklungen, Erkenntnisse und Ressourcen zu informieren, die Ihr Unternehmen in dieser schwierigen Zeit unterstützen. Um diese Inhalte direkt in Ihren Posteingang zu erhalten, klicken Sie hier und senden Sie das Formular ab.
