Reduzierung oder Aussetzung von Altersvorsorgeleistungen in Zeiten von COVID-19 – Fragen, die Arbeitgeber stellen sollten

Selbst wenn die Gouverneure in mehr als der Hälfte der Bundesstaaten „Stay-at-Home”- oder „Shelter-in-Place”-Verordnungen, gibt es kaum Anzeichen dafür, dass sich die Ausbreitung von COVID-19 verlangsamt. Im ganzen Land wägen Arbeitgeber Optionen ab, um die finanziellen Auswirkungen der Pandemie auf ihre Unternehmen zu bewältigen. 

Einige Arbeitgeber haben als Mittel zur Kostensenkung Entlassungen oder Beurlaubungen vorgenommen. Andere erwägen, die Arbeitgeberbeiträge zur Altersvorsorge zu reduzieren oder auszusetzen, um ihre finanziellen Sorgen zu verringern. Dieser Artikel liefert Antworten auf einige der Fragen , die sich diese Arbeitgeber stellen sollten.

Leistungsorientierte (Pensions-)Pläne

Wir sponsern einen Pensionsplan – welche Möglichkeiten zur Kostensenkung haben wir?

Arbeitgeber, die Pensionspläne für einzelne Arbeitgeber sponsern, können die Leistungs- oder Zuteilungsformeln ihrer Pläne ( für die Zukunft) ändern. Durch die Reduzierung dieser Formel senkt ein Arbeitgeber den Satz der künftigen Leistungsansprüche, was sich auf die an die Teilnehmer zu zahlenden Leistungen auswirkt. Wenn eine Änderung die künftigen Leistungsansprüche erheblich reduziert , muss der Planverwalter den Planteilnehmern und Begünstigten (und gegebenenfalls den Gewerkschaften, die diese Personen vertreten) im Allgemeinen eine Vorankündigung der Änderung zukommen lassen (eine„204(h)-Mitteilung“).¹

Welche Informationen sollte die Mitteilung gemäß 204(h) enthalten und wann sollte sie bereitgestellt werden? 

Die Mitteilung gemäß 204(h) muss so verfasst sein, dass sie für durchschnittliche Planteilnehmer verständlich ist, und muss ausreichende Informationen über die geplante Änderung enthalten, damit die Teilnehmer und Begünstigten nachvollziehen können, wie sich ihre Leistungen verringern werden. Außerdem muss sie beschreiben, wie die Leistungs- oder Zuteilungsformel vor und nach der Änderung angewendet wird, und kann Beispiele enthalten, die die Änderung veranschaulichen.

Die Mitteilung gemäß 204(h) sollte den Teilnehmern und Begünstigten in der Regel mindestens 45 Tage vor Inkrafttreten der Änderung zugestellt werden.

Gibt es weitere Erleichterungen für Träger von Pensionsplänen?

Das kürzlich verabschiedete Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (das „CARES-Gesetz“) bietet einige begrenzte Erleichterungen für Pensionspläne einzelner Arbeitgeber. Diese Änderungen werden in unserem Artikel , in dem die Leistungsbestimmungen des CARES Act erörtert werden. 

Beitragsorientierte Pläne (Code §§401(k), 403(b))

Wir sponsern einen „Safe Harbor“-Plan gemäß Code §401(k).² – Können wir die Arbeitgeberbeiträge reduzieren oder aussetzen?

Ja, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Ein Safe-Harbor-§401(k)-Plan gilt als den Anforderungen der Nichtdiskriminierungsprüfung entsprechend, wenn sein Sponsor bestimmte Beitrags und Teilnehmerbenachrichtigungsanforderungen . Um die Beitragsanforderungen zu erfüllen, können Arbeitgeber, die Safe-Harbor-Pläne sponsern, den Teilnehmern entweder berechtigte Matching-Beiträge oder nicht wählbare Beiträge anbieten.

Safe-Harbor-Matching-Pläne. Wenn ein Plan den Mitarbeitern „Safe Harbor”-Matching-Beiträge anbietet, kann der Arbeitgeber diese Beiträge während des Jahres reduzieren/aussetzen, wenn:

• It is “operating at an economic loss” during the plan year (as described in Code §412(c)(2)(A)<span>); or

• Wenn die Safe-Harbor-Mitteilung des Plans aus irgendeinem Grund eine Erklärung enthält, die es dem Arbeitgeber erlaubt, die Safe-Harbor-Matching-Beiträge während des Jahres zu reduzieren/auszusetzen.

Wenn der Arbeitgeber eine dieser Anforderungen erfüllt, kann er die Safe-Harbor-Matching-Beiträge des Plans reduzieren/aussetzen, indem er:  

• Verabschiedung einer Planänderung, mit der die Safe-Harbor-Matching-Beiträge des Plans reduziert/ausgesetzt werden. Die Änderung kann frühestens 30 Tage nach Erhalt einer ergänzenden Mitteilung des Arbeitgebers an die berechtigten Mitarbeiter, in der die Reduzierung/Aussetzung beschrieben wird (siehe unten), in Kraft treten.

Wenn der Plan ein vorab genehmigtes Planformat verwendet, sollte der Arbeitgeber seinen Anbieter kontaktieren, um die erforderliche Änderung vorzubereiten. Der Arbeitgeber sollte das Datum des Inkrafttretens der Änderung mit dem Anbieter abstimmen und dabei den Zeitpunkt für die Bereitstellung der ergänzenden Mitteilung an die Planteilnehmer berücksichtigen. Der Anbieter kann den Arbeitgeber wahrscheinlich bei der Vorbereitung und Verteilung der ergänzenden Mitteilung unterstützen.

• Bereitstellung einer ergänzenden Mitteilung für alle berechtigten Mitarbeiter (nicht nur für aktuelle Planteilnehmer), in der die Bedingungen der Änderung und das geplante Datum des Inkrafttretens erläutert werden. In der ergänzenden Mitteilung sollte auch beschrieben werden, wie die Teilnehmer ihre Aufschubentscheidungen als Reaktion auf die Planänderung ändern können.
• Den Teilnehmern nach Erhalt der ergänzenden Mitteilung, aber vor Inkrafttreten der Änderung, eine angemessene Frist einzuräumen, um ihre Aufschubentscheidungen zu ändern;
• Änderung des Plans, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Nichtdiskriminierungstests (ADP, ACP und Top Heavy) unter Verwendung der Testmethode des laufenden Jahres durchgeführt werden. Der Arbeitgeber sollte mit seinen Anbietern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass diese Tests durchgeführt werden.
• Sicherstellung, dass der Plan die Safe-Harbor-Anforderungen in Bezug auf die Beträge erfüllt, die die Planteilnehmer vor Inkrafttreten der Änderung zurückgestellt haben, wobei die jährliche Vergütungsgrenze gemäß Code §401(a)(17) gegebenenfalls anteilig berechnet wird. 

Safe Harbor-Pläne ohne Wahlmöglichkeit. Vor der Verabschiedung des Gesetzes zur Verbesserung der Altersvorsorge in allen Gemeinden („SECURE“)im Jahr 2019 in Kraft trat, folgten Arbeitgeber, die Safe-Harbor-Pläne ohne Wahlmöglichkeit die oben beschriebenen Verfahren, um Beiträge ohne Wahlmöglichkeit während des Jahres zu reduzieren/auszusetzen. Mit dem SECURE Act wurde jedoch die Verpflichtung abgeschafft, dass solche Pläne den Teilnehmern jährlich Safe-Harbor-Mitteilungen zukommen lassen müssen. 

Daher ist unklar, ob Arbeitgeber ihren Mitarbeitern eine „ergänzende“ Safe-Harbor-Mitteilung zukommen lassen müssen, um Safe-Harbor-Beiträge ohne Wahlmöglichkeit zu reduzieren/auszusetzen. Bis die IRS weitere Leitlinien herausgibt, sollten Arbeitgeber in Betracht ziehen, berechtigten Mitarbeitern eine Mitteilung zukommen zu lassen, in der die geplante Änderung und die Möglichkeit der Mitarbeiter, ihre Aufschubentscheidungen zu ändern, beschrieben werden.

Wir leisten entsprechende Beiträge, aber unser Plan ist kein Safe-Harbor-Plan. Wie können wir unseren Plan ändern?

Das hängt von den Bedingungen des Plans ab. 

Diskretionäre Zuzahlung. Wenn der Plan dem Arbeitgeber die Entscheidung überlässt, ob jedes Jahr Matching-Beiträge geleistet werden, ist keine Planänderung erforderlich – der Arbeitgeber kann die Matching-Beiträge einfach ausgesetzt werden. 

Da keine Planänderung erforderlich ist, muss der Arbeitgeber die Pl anteil nehmer nicht über die Reduzierung/Einstellung der Zuzahlung informieren . Einige Experten empfehlen, dass Arbeitgeber offen mit ihren Mitarbeitern über die finanziellen Schwierigkeiten kommunizieren, mit denen sie derzeit konfrontiert sind. Eine frühzeitige Benachrichtigung der Mitarbeiter über die bevorstehende Reduzierung/Aussetzung der Arbeitgeberzuschüsse kann ihnen helfen, die Gründe des Arbeitgebers für diese Änderung zu verstehen, und ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre freiwilligen Einzahlungen nach Bedarf anzupassen.

Fester Matching-Satz. Wenn in den Planunterlagen der Satz für die Arbeitgeberzuschüsse festgelegt ist, ist für jede Änderung eine Planänderung erforderlich. Darüber hinaus sollte der Arbeitgeber je nach Berechnungsweise der Arbeitgeberzuschüsse prüfen, ob einige Teilnehmer einen „Ausgleichszuschuss” für freiwillige Einzahlungen erhalten sollten, die sie vor der Planänderung geleistet haben. 

Auch in diesem Fall ist keine Vorankündigung der Änderung erforderlich, aber der Arbeitgeber muss den Planteilnehmern eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen („SMM“) zur Verfügung stellen , in der die Änderungen am Plan beschrieben werden. Die Teilnehmer müssen die SMM innerhalb von 210 Tagen nach Ablauf des Planjahres, in dem die Änderung in Kraft tritt, erhalten. Angesichts der aktuellen Umstände könnten Arbeitgeber es jedoch vorziehen, den Teilnehmern die SMM eher früher als später zur Verfügung zu stellen.  

(Obwohl Träger von Pensionsplänen und Safe-Harbor-Plänen ihren Mitarbeitern vor der Kürzung oder Aussetzung von Planleistungen jeweils 204(h)-Mitteilungen und ergänzende Safe-Harbor-Mitteilungen zukommen lassen müssen, ist zu beachten, dass sie den Planteilnehmern dennoch SMMs zur Verfügung stellen müssen.)

Gewerkschaftlich organisierte Arbeitnehmer

Unsere Mitarbeiter werden von einer Gewerkschaft vertreten – wird sich dadurch der Änderungsprozess ändern?

Der Tarifvertrag, der die Beziehung eines Arbeitgebers zu seinen gewerkschaftlich organisierten Mitarbeitern regelt, beschreibt wahrscheinlich die Leistungen, die diese im Rahmen der Altersvorsorgepläne des Arbeitgebers erhalten müssen. Daher unterliegt eine Änderung der Leistungen, die den Teilnehmern im Rahmen dieser Pläne gewährt werden, wahrscheinlich Verhandlungen mit der Gewerkschaft.