Da in fast allen Bundesstaaten des Landes Ausgangssperren verhängt wurden, sind Videokonferenzen mittlerweile die Norm für die Abwicklung des täglichen Geschäftsverkehrs. In den letzten Wochen haben die Anwälte von Foley eine Reihe von virtuellen Mediationen durchgeführt und waren beeindruckt – und etwas überrascht – von der Wirksamkeit der virtuellen Mediation. Entgegen der weit verbreiteten Auffassung, dass alle Parteien am selben Ort sein müssen, damit sie durch stundenlanges Sitzen in einem Konferenzraum „ermüdet” werden können, zeigt unsere Erfahrung, dass Mediationen über Videoplattformen erfolgreich sein können.
Hier sind fünf Tipps und No-Gos für eine effektive virtuelle Mediation.
1. WählenSieeinen Mediator, der mit der Technologie vertraut ist.
Die Wahl eines Mediationsunternehmens, das mit der von Ihnen verwendeten virtuellen Plattform vertraut ist, ist unerlässlich. Dies ist entscheidend – Sie möchten keinen Mediator, der keine Erfahrung mit der Technologie hat oder sich nicht damit auskennt. Fragen Sie Ihren Mediator, ob er oder sie bereits einen „Probelauf” mit der gewählten Plattform durchgeführt hat, um sicherzustellen, dass er oder sie mit der Einrichtung der einzelnen virtuellen Räume – ob gemeinsam oder getrennt – vertraut ist und weiß, wie die Teilnehmer zwischen diesen Räumen wechseln können.
2. WahrenSieVertraulichkeit und Privilegien.
Zunächst sollten Sie sich bewusst sein, dass die Nutzung von Videokonferenztechnologie mit Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken verbunden ist. In letzter Zeit gab es viele viel beachtete Vorfälle im Zusammenhang mit der Sicherheit bestimmter Videokonferenzplattformen. Anwälte sollten für Besprechungen, in denen vertrauliche oder sensible Informationen diskutiert werden, Unternehmenslösungen (z. B. Skype, Teams oder WebEx) in Betracht ziehen. Generell sollten Sie vor der Durchführung einer Videomediation die damit verbundenen Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken bewerten.
Virtuelle Konferenzplattformen ermöglichen es jeder Seite, einen separaten Raum zu nutzen, wie es bei persönlichen Mediationen üblich ist. Bei den meisten Plattformen können die Nutzer eine Liste aller Personen anzeigen, die sich im Raum befinden. So können Sie sicherstellen, dass alle, die teilnehmen sollten, auch anwesend sind und niemand versehentlich im falschen Raum gelandet ist.
Beachten Sie, dass einige Plattformen eine Chat-Funktion innerhalb jedes Raums anbieten, aber das gesamte Chat-Protokoll wird oft am Ende der Sitzung dem Mediator zur Verfügung gestellt, sodass vertrauliche Gespräche nicht über die Chat-Funktion geführt werden sollten. Als bewährte Vorgehensweise sollten sensible Gespräche über E-Mail, Text oder Audio auf einem separaten Gerät geführt werden und nicht über die Videokonferenzplattform.
Beachten Sie auch, dass Ihr Mediator als „Gastgeber“ ohne Vorwarnung in Ihrem Raum erscheinen kann. Die meisten Plattformen verfügen über eine „Hilfe“-Schaltfläche, mit der Sie den Mediator in Ihren Raum zurückrufen können, wenn Sie bereit sind. Nach unserer Erfahrung warten die meisten Mediatoren auf Anfrage lieber darauf, zurückgerufen zu werden, anstatt unangekündigt zu erscheinen. Wir empfehlen Ihnen, zu Beginn mit Ihrem Mediator ein Verfahren zu besprechen und zu vereinbaren.
3. Erwarten Sienichtviel Ausfallzeit.
Die virtuelle Mediation ähnelt überraschend stark der persönlichen Mediation, wobei der Mediator zwischen den Breakout-Räumen hin- und herpendelt und möglicherweise alle Parteien zu gemeinsamen Sitzungen zusammenbringt. Oft besteht der Vorteil der persönlichen Mediation darin, dass der lange Tag und die Zeit, die mit der Bearbeitung der wichtigsten Fragen verbracht wird, während die Parteien voneinander getrennt sind, eine Dynamik erzeugt, die zur Herbeiführung einer Einigung beiträgt. Nach unserer Erfahrung kann die virtuelle Mediation ebenfalls diesen Effekt erzielen. Da Mediation jedoch oft unvorhersehbar ist, ist es immer ratsam, sich im Voraus auf die Länge der Pausen für Mittag- und/oder Abendessen zu einigen.
4. Machen Sie sich vor der Mediation mit der Plattform vertraut.
Als bewährte Vorgehensweise sollten alle, die an der Mediation teilnehmen möchten, 15 bis 30 Minuten vor Beginn der Mediation die Plattform starten, gegebenenfalls ein Konto erstellen und sich mit den grundlegenden Funktionen und Merkmalen vertraut machen. Auf diese Weise bleibt der Fokus während der Mediation auf den zu vermittelnden Themen und nicht auf Fragen der Konnektivität, der Aufhebung der Stummschaltung oder der Rückruf des Mediators in Ihren Raum. Wie bei allem anderen ist auch hier die Vorbereitung entscheidend, und man sollte nicht erst während der Sitzung lernen, wie alles funktioniert.
5. VermeidenSietechnologische Fallstricke.
- Überprüfen Sie vor der Mediation die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung mithilfe einer „Geschwindigkeitstest“-Website, die Sie im Internet finden können. Für eine gute Verbindung benötigen Sie eine Geschwindigkeit von mindestens 40 Mbit/s. Wenn Sie nicht über eine ausreichende Bandbreite verfügen, können Sie sich statt über die Internet-Audiooption auch über ein Mobiltelefon oder Festnetz einwählen. Beachten Sie jedoch, dass Sie während der gesamten Dauer der Mediation in dieser Verbindung bleiben müssen.
- Um eine Verschlechterung des Audiosignals zu vermeiden und Hintergrundgeräusche zu reduzieren, bitten Sie Teilnehmer, die nicht sprechen, ihre Leitungen stummzuschalten.
- Um die beste Audioqualität zu erzielen und sicherzustellen, dass andere Teilnehmer Sie gut hören können, verwenden Sie bitte Kopfhörer anstelle des Mikrofons Ihres Laptops, Tablets oder Smartphones.
- Verwenden Sie nach Möglichkeit einen separaten Laptop oder ein Tablet, um sich mit der Plattform zu verbinden, damit Ihr primärer Arbeitslaptop während der Mediation frei verfügbar ist und seine volle Rechenleistung zur Verfügung steht.
- Wenn Sie während der Mediation lieber kein Live-Video von sich selbst zeigen möchten, können Sie stattdessen ein professionelles Porträtfoto als Avatar hochladen. Alternativ können Sie auf einigen Plattformen einen virtuellen Hintergrund für Ihren Video-Feed auswählen, sodass der Raum hinter Ihnen für die anderen Teilnehmer nicht sichtbar ist.
Weitere Informationen zu diesen Leitlinien erhalten Sie von Ihrem Ansprechpartner bei Foley. Weitere Online-Ressourcen, die Ihnen bei der weltweiten Beobachtung der Ausbreitung des Coronavirus helfen können, finden Sie auf den Websites der CDCund derWeltgesundheitsorganisation.
Foley hat ein multidisziplinäres und multijurisdiktionales Team zusammengestellt, das eine Fülle von aktuellen Kundenressourcen vorbereitet hat und bereit ist, unseren Kunden dabei zu helfen, die rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen, die der Ausbruch des Coronavirus für Stakeholder in einer Vielzahl von Branchen mit sich bringt. Klicken Sie hier,um zum Coronavirus-Ressourcenzentrum von Foley zu gelangen und sich über relevante Entwicklungen, Erkenntnisse und Ressourcen zu informieren, die Ihr Unternehmen in dieser schwierigen Zeit unterstützen. Um diese Inhalte direkt in Ihren Posteingang zu erhalten,klicken Sie hierund senden Sie das Formular ab.
