IRS veröffentlicht Leitlinien zu Steuergutschriften für bezahlten Urlaub gemäß FFCRA – Aktualisiert am 24. April 2020

Die US-Steuerbehörde IRS hat am 31. März 2020 Leitlinien zu den Steuergutschriften für bezahlten Urlaub gemäß dem Families First Coronavirus Response Act („FFCRA“) herausgegeben. Die Steuergutschriften für bezahlten Urlaub gemäß FFCRA sind vollständig erstattungsfähige Steuergutschriften, die den betroffenen Arbeitgebern Dollar-für-Dollar-Erstattungen Erstattungen für die Kosten der Gewährung von bezahltem Urlaub für betroffene Arbeitnehmer gemäß dem Emergency Paid Sick Leave Act („EPLSA”) und dem Emergency Family and Medical Leave Expansion Act („Expanded FMLA”) des FFCRA. Die FAQs der IRS zu den Steuergutschriften für bezahlten Urlaub gemäß FFCRA finden Sie hier.

Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen aus diesen FAQs:

Versicherte Arbeitgeber

Die FFCRA-Steuergutschrift für bezahlten Urlaub erstattet den betroffenen Arbeitgebern die Löhne, die für den gemäß EPLSA und Expanded FMLA vorgeschriebenen Urlaub gezahlt wurden (zusammenfassend als „qualifizierte Urlaubslöhne” bezeichnet). Betroffene Arbeitgeber sind solche mit weniger als 500 Mitarbeitern oder Selbstständige, die ein Gewerbe oder Unternehmen im Sinne von Abschnitt 1402 des Internal Revenue Code („Code”) betreiben.  Die Schwelle von 500 Mitarbeitern umfasst Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte in allen Bundesstaaten der USA, im District of Columbia oder in allen Territorien oder Besitzungen der USA. Die vorübergehenden FFCRA-Vorschriften des US-Arbeitsministeriums sehen vor, dass gemeinsame oder integrierte Arbeitgeber den integrierten Arbeitgebertest anwenden sollten, um zu bestimmen, wann sie für die Zwecke der Gesamtzahl der Mitarbeiter als ein einziger Arbeitgeber zusammengefasst werden sollten.  Ein steuerbefreiter Arbeitgeber, der qualifizierte Urlaubsgehälter zahlt, kann die Steuergutschriften geltend machen.

Anspruch auf Gutschriften und Betrag

Sobald qualifizierte Urlaubsgehälter gemäß EPLSA oder Expanded FMLA gezahlt wurden, hat der betroffene Arbeitgeber Anspruch auf die Steuergutschrift. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern Beträge über den unten aufgeführten Tages- und Gesamtgrenzwerten zahlen, haben keinen Anspruch auf Steuergutschriften, auch nicht über vom Arbeitgeber gewährten Krankheitsurlaub.  Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern gestatten, die Differenz auszugleichen, um für bestimmte Arten von Urlaub ihr volles Gehalt zu erhalten, haben keinen Anspruch auf eine Gutschrift für Beträge, die über den qualifizierten Urlaubslohn hinausgehen.

Insbesondere sind die EPLSA-Urlaubszahlungen auf (1) 511 USD pro Tag (insgesamt 5.110 USD) begrenzt, die zum regulären Lohnsatz des Arbeitnehmers gezahlt werden, und zwar für einen Arbeitnehmer (der nicht arbeiten oder Telearbeit leisten kann, dessen Arbeitgeber jedoch nicht geschlossen ist) „Symptome von COVID-19 aufweist und eine medizinische Diagnose einholt“ oder einer Quarantäne- oder Isolationsanordnung der Regierung oder der Empfehlung eines Gesundheitsdienstleisters zur Selbstquarantäne unterliegt; und (2) 200 USD pro Tag (insgesamt 2.000 USD), gezahlt zu 2/3 des regulären Lohnsatzes des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitnehmer seinen minderjährigen Sohn oder seine minderjährige Tochter betreut, deren Schule oder Betreuungseinrichtung aufgrund von COVID-19 geschlossen ist (oder deren Kinderbetreuungsanbieter nicht verfügbar ist), eine Person betreut, die einer behördlichen Quarantäne- oder Isolationsanordnung oder der Empfehlung eines Gesundheitsdienstleisters zur Selbstquarantäne unterliegt, oder unter einer „im Wesentlichen ähnlichen, vom Minister für Gesundheit und Soziales festgelegten Erkrankung“ leidet.

Erweiterte FMLA-Urlaubszahlungen, die zu 2/3 des regulären Lohns des Mitarbeiters gezahlt werden, sind auf 200 USD pro Tag (insgesamt 10.000 USD) begrenzt und werden nur gewährt, wenn der Arbeitnehmer seinen minderjährigen Sohn oder seine minderjährige Tochter betreut, deren Schule oder Betreuungseinrichtung aufgrund von COVID-19 geschlossen ist (oder deren Kinderbetreuungsanbieter nicht verfügbar ist), der Arbeitnehmer nicht arbeiten oder Telearbeit leisten kann und das Unternehmen des Arbeitgebers nicht geschlossen ist. Dies wäre somit der maximale Betrag an Gutschriften, der pro Arbeitnehmer verfügbar ist.

Berechnung der Credits

Der Kreditbetrag setzt sich aus drei Komponenten zusammen. Erstens aus der Summe aller erforderlichen qualifizierten Urlaubsvergütungen, wobei zusätzliche Zahlungen, die vom Arbeitgeber geleistet oder genehmigt wurden, nicht berücksichtigt werden.  Zweitens die zuordenbaren Kosten für die Aufrechterhaltung und Bereitstellung einer Gruppenversicherung während der Urlaubszeit („qualifizierte Krankenversicherungskosten“, siehe unten). Drittens der Arbeitgeberanteil an der Medicare-Steuer (derzeit 1,45 % des Lohns) im Zusammenhang mit dem qualifizierten Urlaubslohn. Beachten Sie, dass die Medicare-Steuer nicht für Arbeitgeber gilt, die dem Railroad Retirement Tax Act unterliegen, sodass dieser Betrag für solche Arbeitgeber entsprechend null ist.

Der Lohnbetrag kann nicht doppelt für die Berechnung anderer Gutschriften herangezogen werden. Daher sind im Rahmen des FFCRA gezahlte Beträge nicht für die Steuergutschrift gemäß Abschnitt 45S des Gesetzes oder die Mitarbeiterbindungsgutschrift gemäß dem CARES-Gesetz berechtigt. Über die erforderlichen Beträge hinausgehende Zahlungen können jedoch im Rahmen dieser Bestimmungen berechtigt sein.

Qualifizierte Krankenversicherungskosten

Bei qualifizierten Gesundheitsplanausgaben umfassen die Gutschriften die vom Arbeitgeber gezahlten oder getragenen Beträge für die Bereitstellung und Aufrechterhaltung eines Gruppen-Gesundheitsplans gemäß Definition in Abschnitt 5000(b)(1) des Code sowie die Beträge des Arbeitnehmeranteils an den Kosten, die mit Beiträgen aus der Gehaltsreduzierung vor Steuern gezahlt wurden.  Beiträge des Arbeitnehmersnach Steuern sind nicht enthalten. Wenn ein versicherter Arbeitgeber mehr als einen Plan anbietet, werden die qualifizierten Krankenversicherungsausgaben separat ermittelt und den Arbeitnehmern zugewiesen, die an jedem Plan teilnehmen; die Beträge für Arbeitnehmer, die an mehr als einem Plan teilgenommen haben, werden zusammengefasst. Beiträge des Arbeitnehmers zu einem HSA- oder Archer-MSA-Konto sind nicht enthalten, aber Arbeitgeberbeiträge zu einem HRA- oder Gesundheits-FSA-Konto können enthalten sein (jedoch nicht zu einem QSEHRA-Konto).

Arbeitgeber, die einen vollständig versicherten oder selbstversicherten Gruppen-Krankenversicherungsplan anbieten, sollten eine „angemessene Methode” zur Ermittlung und Zuweisung der qualifizierten Krankenversicherungskosten anwenden. Dies könnte die geltende COBRA-Prämie sein, die in der Regel vom Versicherer oder Verwalter bereitgestellt wird. Die FAQs enthalten weitere Überlegungen und Beispiele zu solchen nuancierten Fragen.

Gutschriften beanspruchen

Betroffene Arbeitgeber können die Gutschrift auf alle im Zusammenhang mit der Lohnzahlung fälligen Bundeslohnsteuern anrechnen. Das heißt, der Arbeitgeber kann den Betrag der Gutschrift von den ansonsten fälligen Bundessteuern einbehalten (anstatt ihn einzuzahlen).  Die Bundeslohnsteuern, auf die die Gutschrift angerechnet werden kann, umfassen den Arbeitgeberanteil an den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, den Arbeitnehmeranteil an den einbehaltenen FICA- und Medicare-Steuern sowie die einbehaltene Bundeslohnsteuer auf die an Arbeitnehmer gezahlten Löhne. In jedem Fall umfassen diese Beträge alle Zahlungen an alle Arbeitnehmer.  Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamten qualifizierten Urlaubsgehälter und die damit verbundenen Gutschriften in ihrer Bundeslohnsteuererklärung, in der Regel Formular 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return), anzugeben. Das Formular 941 enthält zusätzliche Anweisungen dazu, wie die reduzierten Verbindlichkeiten für das Quartal in Bezug auf den Einzahlungsplan anzugeben sind.

Soweit der Betrag der Gutschrift den Betrag der fälligen Bundessteuern im Zusammenhang mit der Beschäftigung übersteigt, kann der Arbeitgeber die überschüssige Gutschrift auf zukünftige Perioden übertragen oder einen Vorschuss beim IRS beantragen, indem er das neu geschaffene Formular 7200 (Vorauszahlung von Arbeitgebergutschriften aufgrund von COVID-19) einreicht. Der IRS hat angegeben, dass solche Vorschüsse ähnlich wie die Einreichung sogenannter „Schnellrückerstattungen” von Nettobetriebsverlusten behandelt werden.  In der Vergangenheit hat die IRS solche Erklärungen mit minimaler Überprüfung bearbeitet, bevor sie Rückerstattungen versandte, und stattdessen nachträgliche Prüfungen durchgeführt. Die IRS hat die Vorschriften gelockert, wonach zu diesem Zweck unterschriebene Originale der Steuerformulare erforderlich sind, und erlaubt (und empfiehlt) die Einreichung des Formulars 7200 per Fax (855-248-0552), um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten.

Die US-Steuerbehörde IRS hat dieses nützliche Beispiel bereitgestellt: Ein berechtigter Arbeitgeber zahlt im zweiten Quartal 2020 10.000 US-Dollar an qualifizierten Krankengeld- und Familienurlaubslohn. Er schuldet keinen Arbeitgeberanteil an Sozialversicherungsabgaben auf die 10.000 US-Dollar, aber er schuldet 145 US-Dollar für den Arbeitgeberanteil an der Medicare-Steuer. Seine Gutschriften belaufen sich auf 10.145 US-Dollar, die 10.000 Dollar an qualifizierten Urlaubsgehältern plus 145 Dollar für den berechtigten Arbeitgeberanteil an der Medicare-Steuer (dieses Beispiel enthält keine qualifizierten Krankenversicherungsausgaben, die den qualifizierten Urlaubslohn zuzuordnen sind). Dieser Betrag kann mit allen Bundesbeschäftigungssteuern verrechnet werden, die der berechtigte Arbeitgeber für alle im zweiten Quartal 2020 gezahlten Löhne schuldet. Jeder Überschuss über die Bundesbeschäftigungssteuerverbindlichkeiten wird gemäß den üblichen Verfahren zurückerstattet. Der berechtigte Arbeitgeber muss weiterhin den Arbeitnehmeranteil Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern auf die gezahlten qualifizierten Urlaubsgehälter einbehalten. (Hervorhebung hinzugefügt).

Steuergutschriften werden für qualifizierte Urlaubsvergütungen gewährt, die für Urlaubszeiten zwischen dem 1. April 2020 und dem 31. Dezember 2020 gezahlt wurden, können jedoch auch dann geltend gemacht werden, wenn die Zahlung tatsächlich nach dem 31. Dezember 2020 erfolgt ist.

Die US-Steuerbehörde IRS erklärt, dass Arbeitgeber keine Strafen für eine korrekte Reduzierung der Steuervorauszahlung in Erwartung der Gutschrift für qualifizierte Urlaubslohnzahlungen zu befürchten haben; Arbeitgeber sollten sich jedoch der Möglichkeit einer Unterzahlung von Steuern unter diesen Umständen bewusst sein. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Mitteilung 2020-22.

Dokumentation und Nachweis von Gutschriften

Arbeitgeber sollten geeignete Unterlagen aufbewahren, um die Steuergutschriften zu dokumentieren (Formulare 941 und 7200 oder andere zutreffende Unterlagen), sowie Unterlagen darüber, wie die Höhe der qualifizierten Urlaubsvergütung und der qualifizierten Krankenversicherungskosten ermittelt wurde. Diese Unterlagen sollten mindestens vier Jahre nach dem späteren der beiden folgenden Zeitpunkte aufbewahrt werden: dem Datum, an dem die Steuern fällig sind, oder dem Datum, an dem sie gezahlt wurden.

Grundsätzlich sollte der Arbeitgeber auch schriftliche Urlaubsanträge von den Mitarbeitern einholen, die den Namen des Mitarbeiters, die Daten, für die der Urlaub beantragt wird, eine Begründung für den Urlaub und eine Erklärung enthalten, dass der Mitarbeiter aus diesem Grund nicht arbeiten oder Telearbeit leisten kann. Für den Fall, dass der Urlaub aufgrund einer Quarantäne- oder Isolationsanordnung erforderlich ist, sollte in dem schriftlichen Antrag der Name der Behörde oder des Gesundheitsdienstleisters angegeben werden, die bzw. der die Anordnung erlassen hat.  Wenn der Urlaubsbedarf mit der Betreuung eines Kindes zusammenhängt, dessen Schule geschlossen ist oder dessen Kinderbetreuung nicht verfügbar ist, sollte der schriftliche Antrag den Namen und das Alter des Kindes/der Kinder, den Namen der Schule und eine Erklärung enthalten, dass keine andere Person die Betreuung übernehmen kann. Wenn das Kind über vierzehn Jahre alt ist, sollte der Antrag auch eine Erklärung enthalten, dass besondere Umstände vorliegen, die den Arbeitnehmer zur Betreuung verpflichten.

Drittzahler

Soweit ein Drittzahler für die Meldung und Zahlung von Bundesbeschäftigungssteuern eingesetzt wird, hat dieser Drittzahler in der Regel keinen Anspruch auf die Gutschrift. Stattdessen hat der Arbeitgeber nach dem Gewohnheitsrecht Anspruch auf die Gutschrift, auch wenn der Drittzahler für andere Zwecke gemäß dem Gesetzbuch technisch als „Arbeitgeber” gilt. Je nach Vereinbarung mit dem Drittzahler gelten verschiedene Antrags-/Meldeverfahren.

Mehrere Möglichkeiten, um Steuergutschriften und staatliche Unterstützung zu beantragen

Arbeitgeber können sowohl die FFCRA-Steuergutschrift für bezahlten Urlaub als auch die CARES-Act-Steuergutschrift für die Mitarbeiterbindung erhalten, jedoch nicht beide Gutschriften für dieselben Zahlungen. Eine Zusammenfassung der CARES-Act-Steuergutschriften für die Mitarbeiterbindung der IRS finden Sie in Foleys CARES Act – Zusammenfassung der Steuerbestimmungen(siehe Abschnitt 2301 des CARES Act).  Arbeitgeber können auch die FFCRA-Steuergutschrift für bezahlten Urlaub und das Darlehen für kleine Unternehmen im Rahmen des CARES Act erhalten. Beachten Sie jedoch, dass betroffene Arbeitgeber keine doppelte Leistung im Rahmen des FFCRA, der Steuergutschrift für die Beibehaltung von Arbeitsplätzen und Abschnitt 45S des Code beanspruchen können.

Arbeitgeberbesteuerung von Gutschriften und qualifizierten Lohnzahlungen

Der Arbeitgeber gibt den Betrag der erhaltenen Gutschriften als Bruttoeinkommen an. Im Allgemeinen sind Beträge, die an die Arbeitnehmer gezahlt werden (oder zur Deckung qualifizierter Krankenversicherungskosten), abzugsfähig, wenn diese Beträge ohne die Zahlung der Gutschriften generell abzugsfähig wären.

Die qualifizierten Lohnzahlungen unterliegen nicht dem Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (6,2 %), sondern der Medicare-Steuer (1,45 %), sofern diese ansonsten anwendbar ist. Beachten Sie, dass der Betrag der Gutschrift die Medicare-Steuer enthält, sodass dem Arbeitgeber aus praktischer Sicht keine Netto-Sozialversicherungs- oder Medicare-Steuern auf die Zahlungen anfallen.

Besteuerung qualifizierter Lohnzahlungen von Arbeitnehmern

Das FFCRA sieht keine ausdrückliche Befreiung für qualifizierte Lohnzahlungen vor. Dementsprechend sind solche Beträge in der Regel steuerpflichtiges Einkommen für den Arbeitnehmer, sofern keine andere Ausnahme oder Befreiung gilt.  Beachten Sie, dass die COVID-19-Pandemie zwar als Katastrophe auf Bundesebene deklariert wurde, solche Zahlungen jedoch nicht für eine Ausnahme gemäß Abschnitt 139 des Gesetzes in Frage kommen, der für qualifizierte Katastrophenhilfszahlungen gilt. Qualifizierte Katastrophenhilfszahlungen umfassen keine Einkommensersatzleistungen wie Krankengeld oder andere bezahlte Freistellungen, die vom Arbeitgeber gezahlt werden. Es gelten die normalen Einkommensteuerabzugsregeln, und die gezahlten Beträge unterliegen der Einbehaltung und Zahlung von Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern.

Es gelten die allgemeinen Regeln für arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherungen, 401(k)-Beiträge und andere Leistungen. Die FFCRA enthält keine Bestimmung, die solche Abzüge ausdrücklich verbietet. Dementsprechend gelten die entsprechenden Bestimmungen des jeweiligen Plans.

Die FAQs enthalten auch verschiedene Informationen darüber, wie Selbstständige die Steuergutschrift berechnen und geltend machen können und wie Drittzahler zu berücksichtigen sind.