Datenschutz und Verfahrensfragen bei Rechtsstreitigkeiten in Zeiten des Coronavirus

In Zeiten des Coronavirus bemüht sich die Geschäftswelt, Schritt zu halten. Angesichts des CARES-Gesetzes, der Lohnunterstützung, der Schließung von Büros, Gesundheits- und Sicherheitsplänen und vielem mehr suchen Führungskräfte aus der Wirtschaft nach Antworten. Auch Prozessanwälte haben Schwierigkeiten, ihre Mandanten darüber zu beraten, wann und ob laufende Rechtsstreitigkeiten vor Gericht weiterverfolgt werden und ob die Einleitung eines Rechtsstreits in dieser unsicheren Zeit zusätzliche Bedenken mit sich bringt. Beispielsweise sind einige Gerichte in Kalifornien vollständig geschlossen, sodass Prozessanwälte kreative Lösungen finden müssen, um dringende Probleme zu lösen, bei denen traditionelle Lösungen wie einstweilige Verfügungen und andere Unterlassungsansprüche nicht zur Verfügung stehen. 

Erschwerend kommt hinzu, dass es keine einheitliche Vorgehensweise gibt. Einige Gerichtsbarkeiten führen Anhörungen über Zoom oder Telefonkonferenzen durch, während andere die operativen Entscheidungen den einzelnen Richtern überlassen. Inmitten dieses Chaos stellen sich Fragen zur Sicherheit der technischen Ressourcen, die für die Durchführung von Anhörungen, Zeugenaussagen, Mandantengesprächen und anderen Angelegenheiten, die routinemäßig persönlich abgewickelt werden, zur Verfügung stehen, sowie zu den damit verbundenen Risiken. Vor diesem Hintergrund hier einige praktische Tipps:

• Machen Sie sich mit den gängigen Videokonferenzplattformen vertraut. COVID-19 hat die Einführung von Meeting-Software beschleunigt, aber kein Programm hat eine marktbeherrschende Stellung erreicht. Die folgenden Plattformen werden landesweit für Anhörungen, Zeugenaussagen, Mediationen und andere Angelegenheiten verwendet: Zoom, Cisco WebEx, Skype und Microsoft Teams. Weitere verfügbare Plattformen sind: GoToMeeting, join.me und sogar FaceTime von Apple. Während Zoom über hervorragende Funktionen für die Zusammenarbeit verfügt und bei Gerichten schnell an Beliebtheit gewonnen hat (die für die Öffentlichkeit zugänglich sind und daher möglicherweise weniger auf das Potenzial für öffentliche Eingriffe in solche Konferenzen achten), werden bei anderen Arten von nicht-öffentlichen Verfahren zweifellos Sicherheitsbedenken eine größere Rolle bei der Entscheidung über die zu verwendende Plattform spielen.

• Informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbeschränkungen und Sicherheitsmaßnahmen.Sicherheits- und Datenschutzbedenken entwickeln sich weiter, da neue Schwachstellen entdeckt werden und Videokonferenzplattformen sich beeilen, ihre Software zu aktualisieren. Denken Sie über die Art der zu übermittelnden Informationen nach. Unter bestimmten Umständen, beispielsweise beim Umgang mit Geschäftsgeheimnissen oder sensiblen Gesundheitsdaten, kann das Risiko von Datenverstößen und potenziellen Verstößen gegen das HIPAA-Gesetz die Notwendigkeit einer virtuellen Besprechung überwiegen. Auch wenn bestimmte Plattformen behaupten, HIPAA-konform zu sein, gibt es keine Gewissheit hinsichtlich der Konformität, da das Ausmaß der Sicherheitsrisiken auf vielen Plattformen unbekannt bleibt. Wenn eine Besprechung erforderlich ist, gibt es zumindest einige Maßnahmen, die auf den meisten Plattformen ergriffen werden können, um bestimmte Sicherheits- und Datenschutzprobleme zu beheben:
  
  
  • Implementieren Sie strenge Host-Kontrollen, z. B. indem Sie verlangen, dass der Host vor Beginn der Videokonferenz beitreten muss.
  • Verlangen Sie ein Passwort für die Teilnahme an der Videokonferenz und legen Sie ein eindeutiges Passwort fest.
  • Kontrollieren Sie sorgfältig die Funktionen zur Bildschirmfreigabe.
  • Nutzen Sie die Optionen für den Warteraum, sofern verfügbar. Dort nehmen die Teilnehmer zunächst an einem separaten Anruf teil und müssen warten, bis der Gastgeber sie authentifiziert hat, bevor sie der Besprechung beitreten können.
  • Wenden Sie sich vorab an das IT-Personal.

• Verstehen Sie die Verfahrensschritte vor Gericht, um Probleme mit der Zulässigkeit zu vermeiden. Zu Beginn jeder Video-Zeugenaussage sollte der Anwalt die Zulässigkeit der Aussage zu Protokoll geben. Beispielsweise sollte der Anwalt in Betracht ziehen, Folgendes festzuhalten: (1) die Aufnahme der Aussage per Video aufgrund von Abstandsregeln, (2) die Ordnungsmäßigkeit des Eides des Zeugen und (3) dass der Anwalt keine Einwände gegen die Zulässigkeit der Aussage aufgrund der Tatsache erheben wird, dass der Eid aus der Ferne oder in diesem Fernvideoformat abgelegt wurde.

• Machen Sie sich mit den Verfahren zur Vorlage von Beweisstücken in Ihrem Gericht und auf Ihrer Videokonferenzplattform vertraut. Im Zuge der Umstellung auf virtuelle Verhandlungen geben viele Gerichte Verfahren für die Vorlage von Beweisstücken während Videokonferenzen heraus, und einige ändern ihre Einreichungsverfahren. So haben beispielsweise die Gerichte von Dallas County kürzlich eine Verordnung zu diesem Thema veröffentlicht. Lernen Sie gleichzeitig, wie Sie Beweisstücke mithilfe Ihrer speziellen Videokonferenzplattform effektiv vorlegen können, wozu wahrscheinlich die Verwendung der Bildschirmfreigabefunktion gehört. Sprechen Sie sich nach Möglichkeit im Voraus mit dem Gerichtsschreiber ab, um einen Probelauf durchzuführen. Schließen Sie alle Programme außer den Beweisstücken, damit während der Präsentation eines Beweisstücks keine Benachrichtigungen angezeigt werden. Dies gilt insbesondere für E-Mails. Bei der Bildschirmfreigabe könnte ein E-Mail-Popup zur unbeabsichtigten Offenlegung vertraulicher Kommunikation oder Arbeitsergebnisse führen. Nehmen Sie sich Zeit und geraten Sie nicht in Panik, wenn technische Probleme auftreten. Bei Zeugenaussagen sollten Sie die Beweisstücke vor Beginn der Aussage dem Gerichtsschreiber und dem gegnerischen Anwalt zur Verfügung stellen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es für Unternehmen und ihre Anwälte wichtig ist, sich jetzt mit den besten Praktiken zum Schutz ihrer Privatsphäre und Sicherheit vertraut zu machen, um das Risiko negativer Auswirkungen durch das Coronavirus zu mindern. Weitere Informationen zu den empfohlenen Maßnahmen erhalten Sie von Ihrem Ansprechpartner bei Foley. Weitere webbasierte Ressourcen, die Ihnen bei der weltweiten Beobachtung der Ausbreitung des Coronavirus helfen können, finden Sie auf den Websitesder CDCund derWeltgesundheitsorganisation. 

Foley hat ein multidisziplinäres und länderübergreifendes Team zusammengestellt, das eine Fülle von aktuellen Kundenressourcen vorbereitet hat und bereit ist, unseren Kunden dabei zu helfen, die rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen, die der Ausbruch des Coronavirus für Stakeholder in einer Vielzahl von Branchen mit sich bringt.Klicken Sie hier,um zum Coronavirus-Ressourcenzentrum von Foley zu gelangen und sich über relevante Entwicklungen, Erkenntnisse und Ressourcen zu informieren, die Ihr Unternehmen in dieser schwierigen Zeit unterstützen. Um diese Inhalte direkt in Ihren Posteingang zu erhalten,klicken Sie hierund senden Sie das Formular ab.