Maßnahmen und Vorsichtsmaßnahmen für gewerbliche Vermieter zur Wiedereröffnung nach COVID-19

Da viele Unternehmen wieder öffnen, kehren die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz in den Büroräumen ihrer Unternehmen zurück, und Vermieter von Gewerbeimmobilien stehen vor praktischen Fragen, wie sie ihre Bürogebäude am besten wieder öffnen können. Dieser Artikel enthält einige Verhaltensweisen und Vorsichtsmaßnahmen, die Vermieter von Gewerbeimmobilien berücksichtigen sollten, wenn Mieter ins Büro zurückkehren oder ihren Betrieb fortsetzen.

1. Executive Orders

• Überprüfen und bestätigen Sie die Einhaltung aller geltenden Durchführungsverordnungen und Vorschriften (einschließlich der Regeln zum Abstandhalten und der Anforderungen hinsichtlich Masken und Handschuhen). Klicken Sie hier, um einen Link zu Foleys 50-State Emergency Order Tracker zu erhalten.

2. Vorsichtsmaßnahmen bei der Reinigung

• Reinigen Sie gemeinsam genutzte und stark frequentierte Bereiche, darunter Lobbys, Sicherheitsschalter, Concierge-Schalter, Aufzüge, Rolltreppengeländer, Türgriffe, Drehkreuze, Toiletten, Trinkbrunnen und Nachfüllstationen, Posträume usw.
  
  
• Berücksichtigen Sie den Zeitpunkt und die Häufigkeit der laufenden Reinigung solcher stark frequentierten Bereiche (viele Vermieter beauftragen ein spezielles Reinigungsteam, das diese stark frequentierten Bereiche während des gesamten Arbeitstages kontinuierlich reinigt).
  
  
• Beauftragen Sie einen externen Dienstleister mit der Bewertung und Sicherstellung der ordnungsgemäßen Funktion und des ordnungsgemäßen Betriebs von HLK-Anlagen, um eine angemessene Raumluftqualität zu gewährleisten.

3. Verringerung vonKontakten und Berührungspunkten

• Installieren Sie eine Technologie, die ein berührungsloses oder automatisches Öffnen der Eingangstüren während der Geschäftszeiten ermöglicht.
  
  
• Installieren Sie berührungslose Technologie für Toiletten und Abfallbehälter. Stellen Sie Papierhandtücher in Toiletten bereit, die derzeit nur mit Lufttrocknern ausgestattet sind.  
  
  
• Installieren Sie Handdesinfektionsmittel (mit Sensoren oder anderer berührungsloser Technologie) an Sicherheitsschaltern, Aufzügen und anderen ähnlichen Orten.
  
  
• Installieren Sie Plexiglas-/Hustenschutzvorrichtungen an den Rezeptionen/Sicherheitsschaltern/Concierge-Schaltern.
  
  
• Entwerfen Sie Einbahnstraßen-Verkehrsflussmuster in Bereichen mit hohem Verkehrsaufkommen (einschließlich der Festlegung bestimmter Eingangstüren als reine Ein- bzw. Ausgangstüren).
  
  
• Entfernen Sie Sitzbereiche (insbesondere große Sitzbereiche) aus Lobbys, um Menschenansammlungen zu vermeiden. 
  
  
• Verabschieden Sie einen Plan zur Bewältigung von Menschenansammlungen in Aufzugsgruppen, Lobbys, Cafeterias, Toiletten (einschließlich Belegungsbeschränkungen für gemeinsam genutzte Toiletten auf Etagen mit mehreren Mietern) und anderen gemeinsam genutzten Einrichtungen und Gewerbeflächen.
  
  
• Kennzeichnen Sie mit Klebeband markierte Bereiche an der Rezeption/am Sicherheits- und Concierge-Schalter, um Besuchern, die in der Schlange warten, die Einhaltung der Abstandsregeln zu signalisieren und sicherzustellen.
  
  
• In Bezug auf Aufzüge:
  
  
  • Legen Sie Zeit- und Kapazitätsbeschränkungen fest, um Staus zu vermeiden, einschließlich maximaler Belegungsgrenzen und gestaffelter Startzeiten für Mieter.
    
    
  • Richten Sie in Aufzugsgruppen ausgewiesene/abgeklebte Bereiche ein, um auf die Einhaltung der Abstandsregeln hinzuweisen und diese sicherzustellen, während die Fahrgäste auf den Aufzug warten.
    
    
  • Bei größeren Aufzügen sollten mit Klebeband markierte „Boxbereiche“ für Personen eingerichtet werden (d. h. zwei mit Klebeband markierte Boxbereiche in einem Aufzug mit einer Box auf jeder Seite des Aufzugs oder vier mit Klebeband markierte Boxbereiche in einem Aufzug mit einer Box in jeder Ecke).
    
    
  • Für kleinere Aufzüge sollte eine Regel für einzelne Fahrgäste erstellt werden.
    
    
  • Berücksichtigen Sie bei Aufzugsgruppen die Logistik „nach oben“ im Vergleich zur Logistik „nach unten“.
    
    
  • Entscheiden Sie, ob die Nutzung von Treppenhäusern möglich ist, und treffen Sie Vorkehrungen zur Einhaltung der Abstandsregeln bei der Nutzung der Treppenhäuser.

• Beachten Sie die Anwendung der oben genannten Vorschläge in Bezug auf alle Parkhäuser, die sich im Besitz des Vermieters befinden (z. B. berührungslose Schranken).

4. Gebäudevorschriftenund öffentliche Bekanntmachungen

• Bekanntmachungen/Materialien zu folgenden Themen veröffentlichen:

1.  In Gebäudefoyers und anderen Gemeinschaftsbereichen visuelle Beschreibungen des sicheren (möglicherweise einseitigen) Verkehrsflusses.
   
   
2.  In jeder Toilette Materialien zum richtigen Händewaschen.
   
   
3.  In öffentlichen Bereichen und an Aufzugsgruppen Materialien, die die richtige Handhygiene, Hustenetikette und soziale Distanzierung beschreiben.
   
   
4.  An der Rezeption/am Sicherheitspult und/oder am Concierge-Schalter in der Lobby liegen Materialien zur Selbstkontrolle und zur Erkennung möglicher Symptome aus.

• Überprüfen und überarbeiten Sie die Richtlinien für die Gebäudebereitstellung und legen Sie fest, wie diese am besten umgesetzt und den Mietern vermittelt werden können.
  
  
• Verabschieden Sie Richtlinien bezüglich der Masken- und Handschuhpflicht in öffentlichen Bereichen (sofern dies nicht bereits durch geltende Verordnungen vorgeschrieben ist). Verpflichten Sie Mieter, Masken/Handschuhe für ihre Mitarbeiter/Gäste bereitzustellen (d. h. verlangen Sie von Mietern, Masken/Handschuhe für alle Mitarbeiter/Gäste, die ihre eigenen vergessen haben, in Lobbys/Gemeinschaftsbereichen bereitzustellen).
  
  
• Verabschieden Sie Richtlinien für Mitarbeiter des Vermieters, die sich krank fühlen, Fieber haben oder kürzlich mit jemandem in Kontakt gekommen sind, bei dem COVID-19 diagnostiziert wurde, sowie Richtlinien für den Umgang mit Meldungen von Mietern über positive Diagnosen in Bezug auf Mitarbeiter und Gäste der Mieter. Führen Sie Richtlinien und Verfahren ein, die Mieter dazu verpflichten, alle wichtigen Reisen ihrer Mitarbeiter zu melden.  Klicken Sie hier, um einen Artikel zu lesen, in dem unter anderem erläutert wird, was zu tun ist, wenn bei einem Mitarbeiter COVID-19 diagnostiziert wird (sowie Überlegungen zur HIPAA). 
  
  
• Überprüfen Sie die bestehenden Notfall-Evakuierungsverfahren und überlegen Sie, ob Anpassungen erforderlich/möglich sind, um die Abstandsregeln einzuhalten. Beauftragen Sie Mitarbeiter mit der Verantwortung für die Leitung einer Evakuierung.
  
  
• Entwickeln Sie Richtlinien/Verfahren für die teilweise oder vollständige Schließung des Gebäudes für den Fall, dass die Wiedereröffnung scheitert oder ein erneutes Auftreten des Virus neue Schließungen erforderlich macht.
  
  
• Planen und budgetieren Sie zusätzliche Anschaffungen und Ausgaben für Schutzausrüstung für die Mitarbeiter des Vermieters, zusätzliche Reinigungsmittel, Handdesinfektionsmittel usw. 

5. Kommunikation mit Mietern

• Informieren Sie die Mieter regelmäßig über Vorsichtsmaßnahmen und Maßnahmen zur Reinigung und Desinfektion des Gebäudes und sorgen Sie für eine sichere Arbeitsumgebung.  
  
  
• Beauftragen Sie einen geschulten Mitarbeiter als Hauptansprechpartner für Mieter, der sich um Meldungen und Anliegen im Zusammenhang mit COVID-19 kümmert.
  
  
• Arbeiten Sie mit den Mietern zusammen, um notwendige Anpassungen der Gebäudevorschriften (z. B. Liefer- oder Gäste-Check-in-Richtlinien) umzusetzen. 
  
  
• Bitten Sie die Mieter um ihre Meinung zu den vom Vermieter getroffenen Maßnahmen (dadurch erhalten Sie nicht nur wertvolle Ideen, sondern erschweren es den Mietern auch, später zu beanstanden, dass solche Maßnahmen gegen ihren Mietvertrag verstoßen).
  
  
• Stellen Sie Links zu Ressourcen über mögliche Richtlinien für Mieter zur Verwaltung ihrer vermieteten Flächen bereit. 

6. Besucheranforderungen

• Führen Sie zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen für Besucher ein, wie z. B. die Verpflichtung zum Einchecken, das Führen eines Besucherprotokolls und die Bestätigung, dass die Besucher keinen Kontakt zu Personen hatten, bei denen COVID-19 bestätigt wurde, keine Symptome aufweisen und nicht kürzlich in Hochrisikoländer gereist sind.  
  
  
• Führen Sie ein Screening-Programm ein, um Besucher an der Rezeption/am Sicherheitsschalter mit einem berührungslosen Thermometer auf Fieber zu untersuchen. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zur Einführung eines solchen Screening-Programms zu erhalten.

Die oben genannten Praktiken und Vorsichtsmaßnahmen sind nur allgemeine Empfehlungen und möglicherweise nicht auf alle Gebäude anwendbar. Vermieter von gewerblichen Bürogebäuden sollten jedoch die oben genannten Überlegungen prüfen, ihre Anwendbarkeit/Durchführbarkeit bewerten und aufmerksam bleiben und sich an die Branchenstandards anpassen, die sich in den kommenden Wochen und Monaten weiterentwickeln werden. Ungeachtet des Vorstehenden sollten Vermieter vor der Umsetzung dieser Überlegungen ihre Mietverträge überprüfen, um sicherzustellen, dass die getroffenen Maßnahmen nicht im Widerspruch zu den Bedingungen dieser Mietverträge stehen. Für weitere Informationen zu den empfohlenen Maßnahmen und zur Überprüfung von Mietverträgen wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Foley.

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