Bewertung der Auswirkungen von COVID-19 auf die Einhaltung von Umweltvorschriften

Infolge von COVID-19 mussten viele Unternehmen mit Schließungen von Einrichtungen, Betriebsbeschränkungen, Beurlaubungen von Mitarbeitern und geänderten Arbeitszeiten fertig werden. Dies kann zusätzlich zu Dienstleistungsunterbrechungen durch Drittanbieter wie Analyselabore und Abfallentsorgungsanlagen Auswirkungen auf das Facility Management hinsichtlich der täglichen Verpflichtungen zur Einhaltung von Umweltvorschriften haben.

Hier sind einige einfache Schritte, die Unternehmen berücksichtigen sollten, um die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften in einem schwierigen Umfeld sicherzustellen und die bisherige Erfüllung von Umweltverpflichtungen zu bewerten:

1. Vergewissern Sie sich, dass es für jede Compliance-Verpflichtung einen aktuellen Verantwortlichen gibt. Umweltanforderungen sind komplex und weitreichend und können die Überwachung des Betriebs, die Führung von Aufzeichnungen, die Entnahme und Analyse von Proben, Inspektionen, Grenzwerte für die Lagerung von Abfällen, Schulungen, die Erneuerung von Genehmigungen und Berichtspflichten umfassen. Viele davon werden von Mitarbeitern im Anlagenbetrieb verwaltet, nicht nur vom EH&S-Personal. Aufgrund von Unterbrechungen im Dienst- und Arbeitsplan sind Mitarbeiter, die zuvor für diese Verpflichtungen zuständig waren, möglicherweise nicht mehr in der Anlage oder stehen nicht mehr zur Verfügung, um die erforderlichen Aufgaben zu erfüllen. Bestätigen Sie mit jedem Mitarbeiter die Verpflichtungen, für die er verantwortlich ist, und benennen Sie gegebenenfalls neue Verantwortliche, um Lücken zu schließen. Wenn eine Neuzuweisung erforderlich ist, stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter über die erforderliche Schulung verfügt und die Anforderungen für diese Verpflichtung vollständig versteht und dass sein Vorgesetzter ebenfalls über seine neuen Aufgaben informiert ist. 

2. Überprüfen Sie den Status der derzeitigen Drittanbieter. Dazu gehören Berater, die Proben entnehmen, Labore, die Analysen durchführen, und Abfallentsorgungsanlagen. Vergewissern Sie sich, dass diese die erforderlichen Fristen, Durchlaufzeiten oder Abholtermine einhalten können, oder suchen Sie nach Alternativen und Ersatzanbietern. 

3. Führen Sie eine Konformitätsbewertung der ausstehenden und vergangenen Umweltverpflichtungen durch. Überprüfen Sie Genehmigungen, Vorschriften und Ihren Konformitätskalender, um versäumte Anforderungen sowie bevorstehende Verpflichtungen zu identifizieren, die Sie nicht erfüllen können. Behandeln Sie diejenigen, für die eine Melde- oder Benachrichtigungspflicht besteht (z. B. jährliche Konformitätsbescheinigung gemäß Titel V, CERCLA-Freigabemeldung), und identifizieren Sie diejenigen, für die eine Verlängerung in Betracht kommen könnte (z. B. Genehmigungsverlängerung, Einreichung von Berichten).  

4. Informieren Sie sich darüber, welche Möglichkeiten zur Erleichterung der Durchsetzung bestehen und ob diese in Anspruch genommen werden sollten. Verschiedene Richtlinien der US-Umweltschutzbehörde EPA und der Bundesstaaten befassen sich mit Verstößen aufgrund von COVID-19 und legen die Schutzmaßnahmen und die dafür erforderlichen Schritte fest. Beispielsweise gewährt die im März 2020 angekündigte Richtlinie der EPA weitreichende Erleichterungen für eine Reihe allgemeiner Compliance-Verpflichtungen, sofern die Einrichtung die Nichteinhaltung dokumentiert, COVID-19 als Ursache identifiziert und diese Informationen auf Anfrage der EPA zur Verfügung stellt. Was die Richtlinien der Bundesstaaten betrifft, so haben einige die Richtlinie der EPA übernommen, während andere restriktiver sind und die Meldung der Nichteinhaltung oder die Einholung von Compliance-Unterstützung durch den Bundesstaat vorschreiben. Bestimmte Bundesstaaten haben verlängerte Compliance-Fristen und -Termine gewährt, und eine kleine Handvoll Bundesstaaten äußern sich nicht zu diesem Thema.  

Darüber hinaus bieten die EPA und eine Reihe von Bundesstaaten freiwillige Offenlegungsschutzmaßnahmen, die bei Verstößen, die bestimmte Kriterien erfüllen (Art der Aufdeckung, Zeitpunkt der Offenlegung usw.), eine vollständige oder teilweise Befreiung von den auf der Schwere des Verstoßes basierenden Strafen ermöglichen^können1. Auch diese sollten berücksichtigt werden, um zu entscheiden, ob diese Schutzmaßnahmen Anwendung finden können und ob sie in Anspruch genommen werden sollten. 

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¹ Die Offenlegungsschutzbestimmungen auf Bundes- und Landesebene variieren stark. Einige Bundesstaaten gewähren nur dann Erleichterungen, wenn die Nichteinhaltung durch eine „Prüfung” festgestellt wurde und die Prüfung dem Bundesstaat im Voraus angekündigt wurde. Prüfen Sie die Anforderungen vor der Durchführung einer Bewertung, um festzustellen, ob Sie Ihre Überprüfung gemäß dieser Richtlinie durchführen werden, und um sicherzustellen, dass Sie die Voraussetzungen für den Versicherungsschutz erfüllen.