Bewältigung der rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen aufgrund der COVID-19-Pandemie

Praktisch jedes konsumentenorientierte Unternehmen ist von Ausgangssperren, Problemen in der Lieferkette oder neuen Verwendungszwecken für Produkte in einer Gesellschaft mit sozialen Distanzierungsmaßnahmen betroffen. Viele machen Fortschritte bei der Anpassung an die „neue Normalität“, da die Lockdowns aufgehoben werden, die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren und die Einrichtungen nach und nach wieder für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Angesichts dieser schwierigen Umstände ist es wichtig, dass Unternehmen einen analytischen, schrittweisen Ansatz verfolgen und diese Schritte sorgfältig umsetzen, auch wenn die Forderungen nach einer schnellen Lösung immer lauter werden. Ein gut vorbereitetes Unternehmen kann schnell reagieren, ohne sich unnötigen Risiken auszusetzen.

Hier stellen wir Leitlinien für den Umgang mit potenziellen Haftungsrisiken in diesen unsicheren Zeiten vor und untersuchen eine Reihe branchenspezifischer Überlegungen.

Allgemeine Grundsätze

1. Dokumentieren Sie die Stimmung im Unternehmen

Es ist wichtig, dass Ihr Unternehmen seine Bemühungen zur Bewältigung der durch die COVID-19-Pandemie verursachten Probleme kontinuierlich dokumentiert, damit die aktuelle Lage des Unternehmens als Begründung für bestimmte Entscheidungen herangezogen werden kann. Verschiedene Immunitätsgesetze wie der Public Readiness and Emergency Preparedness (PREP) Act verwenden einen Standard der „vernünftigen Annahme der Einhaltung”, der durch zeitnahe Aufzeichnungen der Überlegungen des Unternehmens zum Zeitpunkt seiner Handlungen nachgewiesen werden kann. Auch wenn es derzeit schwer vorstellbar ist, werden Menschen, darunter Richter, Aufsichtsbehörden und Geschworene, vergessen, wie verzweifelt diese Zeiten waren. Es wäre daher unklug, sich in den ruhigen Tagen, die lange nach dem Abklingen der Krise kommen, auf die Erinnerungen der Menschen an die Dringlichkeit dieser Umstände zu verlassen. Führen Sie geeignete Echtzeitaufzeichnungen, um wichtige Mitarbeiter an die Gründe für wichtige Entscheidungen zu erinnern und Ihre Entscheidungsfindung in diesem schwierigen Kontext zu untermauern.

2. Seien Sie sich der bevorstehenden Änderungen der Ausgangsbeschränkungen bewusst

Viele Bundesstaaten und Kommunen prüfen derzeit schrittweise Ansätze für die Wiedereröffnung von Unternehmen, die zuvor geschlossen werden mussten. Halten Sie sich über neue Entwicklungen auf dem Laufenden, die Einfluss darauf haben, ob (und auf welche Weise) Sie, Ihre Lieferanten, Einzelhändler und/oder Wettbewerber Ihre Geschäftstätigkeit wieder aufnehmen können. Wenn Sie diesen Entwicklungen durch die Zusammenarbeit mit sachkundigen Beratern einen Schritt voraus sind, können Sie sich einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen und Rechtsstreitigkeiten vermeiden. Weitere Informationen finden Sie in unserem 50 State Emergency Order Tracker.

3. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie verbraucherorientierte Richtlinien ändern

Bevor Sie Änderungen an verbraucherorientierten Richtlinien und/oder Verfahren vornehmen (z. B. Rückerstattungen und Umtausch von Waren, Verschiebungen von Veranstaltungen, Änderungen von Dienstleistungen usw.), sollten Sie sich mit Rechtsanwälten beraten, um das Risiko unnötiger Risiken zu minimieren. Veranstaltungsplaner, Ticketverkäufer, professionelle Sportteams und andere sind Ziel von Sammelklagen im Zusammenhang mit abgesagten Veranstaltungen geworden. Die Anwälte der Kläger sind auf der Suche nach weiteren Zielen. Weitere Informationen finden Sie in unserem aktuellen Artikel über Sammelklagen aufgrund der COVID-19-Pandemie.

4. Seien Sie proaktiv bei der Aufbewahrung von Dokumenten

Wenn Ihr Unternehmen von einem Rechtsstreit betroffen ist, ist es wichtig, dass Sie über Protokolle verfügen, die sicherstellen, dass alle potenziell relevanten Dokumente und elektronischen Dateien aufbewahrt werden. Die Umsetzung eines gründlichen und effektiven Programms zur Aufbewahrung von Dokumenten (und gegebenenfalls eines vertretbaren Protokolls zur Aufbewahrung von Dokumenten im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten) kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere wenn Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und dabei manchmal ihre eigenen Computer, Smartphones und andere Geräte verwenden. Ebenso müssen bestimmte Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten (z. B. die Archivierung oder Löschung von E-Mails nach einer bestimmten Anzahl von Monaten), die weitgehend automatisch umgesetzt werden, möglicherweise angepasst werden, um der Remote-Nutzung persönlicher Geräte Rechnung zu tragen.

Besondere zu berücksichtigende Aspekte

Zwar ist und bleibt jedes Unternehmen von dieser Pandemie betroffen, doch variiert die Art der Auswirkungen von Branche zu Branche und von Unternehmen zu Unternehmen. Die folgenden Abschnitte enthalten weitere Hinweise zu bestimmten Problemen, mit denen Unternehmen in den Bereichen Fertigung und Konsumentenkredite sowie im weiteren Kontext von Arbeit und Beschäftigung konfrontiert sind.

Herstellung

Weiterhin wichtige Handelsverträge prüfen– Die Pandemie hat bei einer Vielzahl von Unternehmen zu erheblichen Störungen der Lieferkette geführt. Insbesondere Hersteller sollten wichtige Verträge überprüfen, um ihre vertraglichen Verpflichtungen und Rechte unter diesen Umständen zu verstehen. Konzentrieren Sie sich auf wichtige Bestimmungen, darunter unter anderem: (1) Klauseln über höhere Gewalt, die Ihr Unternehmen (oder die Lieferanten oder Kunden Ihres Unternehmens) von der Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen befreien könnten; (2) Mindestabnahme- oder Mindestverkaufsmengen, Alleinbezugs- oder andere Exklusivitätsverpflichtungen und andere Bestimmungen, die ein erhöhtes Risiko einer Vertragsverletzung darstellen können; und (3) Bestimmungen, die dazu verwendet werden könnten, gestiegene Arbeits-, Rohstoff-, Versand- oder Lagerkosten an Vertragspartner weiterzugeben. Rechtswahlklauseln können die neuen Gesetze eines Staates betreffen, der Notfallgesetze erlassen hat oder unter einer Durchführungsverordnung operiert, die sich auf die Vertragserfüllung oder die Haftung für Vertragsverletzungen auswirkt.

Entwickeln und implementieren Sie Protokolle zur Überprüfung neuer Lieferanten, Kunden und Produkte– Ein deutlicher Rückgang der Verbraucherausgaben sowie massive Störungen in der Belegschaft und verschiedene andere Faktoren haben dazu geführt, dass viele Unternehmen ihren Betrieb eingeschränkt oder eingestellt haben. Diese Unternehmen können Ihre Lieferanten oder Ihr direktester Weg zum Verbraucher sein. Bevor Sie neue Vereinbarungen abschließen, sollten Sie die Vertragspartner gründlich überprüfen. In Zeiten wie diesen ist es entscheidend, vor Abschluss eines Vertrags zu wissen, mit wem Sie zusammenarbeiten. Erwägen Sie die Einrichtung von Verfahren zur Identifizierung und Steuerung von Risiken in Bezug auf finanziell angeschlagene Lieferanten und/oder Kunden. Alternative Lieferketten sollten sorgfältig geprüft werden, bevor neu beschaffte Produkte zum Einsatz kommen, da diese Änderungen Auswirkungen auf die Fertigungsabläufe und die Qualität des Endprodukts haben können. Stellen Sie sicher, dass neue Lieferanten die Einhaltung aller geltenden bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Vorschriften und Normen (z. B. ASTM, ANSI, EPA, TSCA, CPSC, FDA usw.) bestätigen und dass sie in der Lage sind, die strengen Einfuhrbestimmungen der weiterhin aktiven US-Zoll- und Grenzschutzbehörde einzuhalten. Die Consumer Product Safety Commission, die Aufsichtsbehörde für die Sicherheit von Verbraucherprodukten, ist auch während der Pandemie aktiv und hat ein Auge auf gefälschte Produkte, Spielzeug und andere Produkte, die nicht den Sicherheitsstandards entsprechen. So hat sie beispielsweise in diesem Jahr bisher Dutzende von Rückrufaktionen auf ihrem Twitter-Account veröffentlicht.

Identifizieren Sie potenzielle Probleme im Zusammenhang mit Sammelklagen von Verbrauchern– Die Pandemie hat zu einer erheblichen Anzahl mutmaßlicher Sammelklagen geführt, in denen Preiswucher, unzulässige Produktkennzeichnung, unterlassene Warnungen, Verstöße gegen die Datensicherheit, Gesundheitsversorgung und andere Ansprüche geltend gemacht werden. Einem aktuellen Bericht zufolge wurden bis heute landesweit mehr als 1.000 Klagen im Zusammenhang mit COVID-19 eingereicht, darunter viele mutmaßliche Sammelklagen. Entscheidend ist hier, ein Gleichgewicht zwischen Transparenz für Verbraucher und Vertragspartner zu finden, während Ihr Unternehmen seine hohen Qualitätsstandards aus der Zeit vor der Krise beibehält und seine Aussagen zur Wirksamkeit seiner Verbraucherprodukte einhält.

Konsumentenkredite

Gewährleistung des Datenschutzes für außerhalb des Unternehmens aufgerufene Daten– Verbraucherdaten unterliegen strengen Schutzbestimmungen gemäß Bundes- und Landesgesetzen und -vorschriften, darunter dem Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), dem Fair Credit Reporting Act (FCRA) und der FTC-Vorschrift zum Schutz von Verbraucherfinanzdaten. Finanzinstitute, Verbraucherauskunfteien und andere im Bereich der Verbraucherfinanzierung tätige Unternehmen sollten zusätzliche Vorkehrungen treffen, um die Vertraulichkeit von Verbraucherdaten zu gewährleisten, auf die Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens zugreifen. Zwar verfügen viele Unternehmen über Protokolle für den kurzfristigen Fernzugriff, doch aufgrund der verlängerten Homeoffice-Phase und der damit verbundenen Maßnahmen zur sozialen Distanzierung benötigen Führungskräfte und Mitarbeiter dieser Institutionen stabile, längerfristige Lösungen. Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen der Ermöglichung eines verantwortungsvollen Zugriffs auf sensible Daten (und damit der Aufrechterhaltung eines hohen Serviceniveaus für Kunden) und der Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften.

Erwarten Sie einen Anstieg der Verbraucherstreitigkeiten– Die weitreichenden finanziellen Auswirkungen der Pandemie werden dazu führen, dass viele Privatpersonen und Unternehmen ihre Hypotheken-, Miet-, Versorgungs-, Kreditkarten- und Autokreditraten nicht mehr bezahlen können. Die Meldung negativer Informationen zu diesen Handelsbeziehungen, die strengen gesetzlichen Anforderungen unterliegt, wird wahrscheinlich zu einer Zunahme von Verbraucherstreitigkeiten führen. Gehen Sie proaktiv vor, indem Sie Mitarbeiter einstellen und schulen, die sich mit Verbraucherstreitigkeiten und Nachuntersuchungen befassen, überwachen Sie die Maßnahmen zur Entlastung von Schulden und Zahlungen durch Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden und arbeiten Sie fleißig daran, die strengen gesetzlichen Fristen einzuhalten.

Arbeit und Beschäftigung

Überprüfen Sie Ihre Gerichtsbarkeit– Arbeits- und Beschäftigungsgesetze unterscheiden sich erheblich von Bundesstaat zu Bundesstaat, und die Bewertung und Anwendung dieser Gesetze hängt von den besonderen Bedingungen in der jeweiligen Gerichtsbarkeit ab, einschließlich derjenigen, die sich auf Personalabbau oder Entschädigungen beziehen. Wenn Sie ein landesweit oder in mehreren Bundesstaaten tätiges Unternehmen betreiben, kann das Verständnis dieser Unterschiede den Unterschied zwischen reibungslosem Ablauf und einer Sammelklage ausmachen.

Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Wiedereröffnung von Einrichtungen– Eine vorausschauende Planung ist bei der Wiedereröffnung von Einrichtungen von entscheidender Bedeutung. Dazu sollten konkrete Pläne für die Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung und Schulungen zu deren Verwendung sowie zu den Abstandsregeln gehören. Weitere Informationen finden Sie in dem aktuellen Artikel unserer Arbeitsrechtsgruppe mit dem Titel „Best Practices bei der Umsetzung eines Programms zur Temperaturmessung bei Mitarbeitern während der COVID-19-Pandemie ”.

Protokolle für betroffene Mitarbeiter einbeziehen– Es gibt Regeln und Richtlinien für den Umgang mit Mitarbeitern, die COVID-19-Symptome aufweisen oder behaupten, daran zu leiden. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter, die gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA) und entsprechenden staatlichen Gesetzen betroffene Familienangehörige pflegen müssen. Erwägen Sie maßgeschneiderte Schulungen zu diesen Themen für Mitarbeiter der Personalabteilung und des Facility Managements.

Entwickeln Sie ein Verständnis für PPP-Kredite und deren Verwendung– Das von der US-Behörde für Kleinunternehmen (Small Business Administration) verwaltete Paycheck Protection Program (PPP) kann für Unternehmen, die während der COVID-19-Krise ihre Belegschaft weiterbeschäftigen möchten, von großem Nutzen sein. Die Beantragung und Nutzung von PPP-Krediten kann jedoch kompliziert sein, insbesondere angesichts der jüngsten Meldungen, dass PPP-Kreditanträge geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie nur an Unternehmen vergeben werden, die diese Mittel zur Aufrechterhaltung ihres Betriebs benötigen. Unternehmen müssen schnell, aber angemessen handeln, um Finanzmittel zu erhalten und die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Daher ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Rechtsberater unerlässlich.

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