DOL veröffentlicht neue FMLA-Formulare und bittet um Stellungnahmen zu künftigen Änderungen der FMLA-Vorschriften
Am 16. Juli 2020 hat das US-Arbeitsministerium (DOL) neue optionale Formulare herausgegeben, die Arbeitgeber zur Koordinierung von Urlaubsansprüchen ihrer Mitarbeiter gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA) verwenden können. Wie bei den zuvor vom DOL zur Verfügung gestellten Formularen ist die Verwendung dieser Formulare völlig optional, und Arbeitgeber können auch ihre eigenen Vorlagen zur Verwaltung von Urlaubsansprüchen gemäß dem FMLA verwenden.
Die Verwendung der vom DOL bereitgestellten Formulare ist zwar optional, jedoch empfohlen, da sie alle erforderlichen Informationen enthalten, um FMLA-Urlaubsanträge von Mitarbeitern zu validieren und zu genehmigen. Darüber hinaus sollte die Verwendung der DOL-Formulare die Untersuchungen des DOL im Zusammenhang mit FMLA-Beschwerden erleichtern. Während der Untersuchungen überprüfen die Ermittler des DOL beispielsweise in der Regel die FMLA-Formulare des Arbeitgebers, um festzustellen, ob der Arbeitgeber die Informationen korrekt eingeholt, den Mitarbeiter benachrichtigt und den Urlaub korrekt als FMLA-Urlaub genehmigt hat. Da die Ermittler mit den vom DOL genehmigten Formularen vertraut sind, können sie leichter beurteilen, ob der Arbeitgeber die in den FMLA-Vorschriften des DOL festgelegten technischen Anforderungen erfüllt hat. Die neuen DOL-Formulare finden Sie hier: https://www.dol.gov/agencies/whd/fmla/forms.
Die neuen Formulare ändern den Inhalt der Fragen in den alten Formularen nicht wesentlich, bieten jedoch mehr Auswahlmöglichkeiten für Gesundheitsdienstleister und beschränken den Platz, der Ärzten zur Beschreibung der medizinischen Fakten im Zusammenhang mit der Erkrankung, für die der Arbeitnehmer FMLA beantragt, zur Verfügung steht. Die neuen, optimierten Formulare sind einfacher und benutzerfreundlicher, und die Benutzer können durch Ankreuzen eines Antwortfeldes und eine elektronische Unterschrift antworten, um den Kontakt zu reduzieren. Eine wesentliche Änderung besteht darin, dass die neuen Formulare ein Feld für ein bestimmtes Datum enthalten, bis zu dem die Formulare vom Arbeitnehmer ausgefüllt und zurückgeschickt werden müssen. Außerdem enthalten sie kurze Beschreibungen schwerwiegender Gesundheitszustände, die für einen FMLA-Antrag in Frage kommen könnten (z. B. chronische Erkrankungen, dauerhafte oder langfristige Erkrankungen und Erkrankungen, die mehrere Behandlungen erfordern), was einem Gesundheitsdienstleister helfen könnte, den medizinischen Zustand, für den der Urlaub beantragt wird, besser zu bestimmen. Das DOL geht davon aus, dass die Änderungen den Zeitaufwand für die Bereitstellung von Informationen reduzieren, die Kommunikation zwischen Antragstellern und Verwaltungsmitarbeitern verbessern und die Wahrscheinlichkeit von Verstößen verringern werden.
Außerdem veröffentlichte das DOL am 17. Juli im Federal Register eine Informationsanfrage (RFI) mit einer 60-tägigen Kommentierungsfrist, in der um Rückmeldungen zu konkreten Herausforderungen oder bewährten Verfahren bei der Nutzung und Verwaltung von FMLA-Urlaub gebeten wird. In der RFI schlägt das DOL allgemeine Fragen für Kommentare vor, die sich auf die Definition einer schweren Erkrankung, die Inanspruchnahme von intermittierendem FMLA-Urlaub, die Benachrichtigung des Arbeitgebers bei Beantragung von FMLA-Urlaub und die vom Arbeitgeber geforderte Bescheinigung einer schweren Erkrankung des Arbeitnehmers beziehen, um die Antworten zu strukturieren. Beispielsweise bittet das DOL die Arbeitgeber um Beantwortung folgender Fragen:
„Was würden Arbeitgeber gerne an den FMLA-Bestimmungen geändert sehen, um die Rechte und Pflichten gemäß FMLA besser umzusetzen?“
„Welche besonderen Herausforderungen oder Auswirkungen ergeben sich für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wenn ein Arbeitnehmer FMLA-Urlaub in Form von Unterbrechungen oder einer reduzierten Arbeitszeit in Anspruch nimmt?“
„Welche Herausforderungen, wenn überhaupt, haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Anwendung der gesetzlichen Definition einer schwerwiegenden Erkrankung erlebt?“
Das DOL bittet außerdem um Stellungnahmen zu zuvor veröffentlichten Stellungnahmen zu verschiedenen FMLA-Themen, um zu entscheiden, ob es zusätzliche Leitlinien zu den in zuvor veröffentlichten Leitlinien enthaltenen Auslegungen bereitstellen sollte.
Arbeitgeber, die Kommentare einreichen möchten, können dies bis zum 15. September 2020 tun. Dies bietet eine hervorragende Gelegenheit, um auf spezifische Herausforderungen hinzuweisen, denen Arbeitgeber bei der Verwaltung von FMLA-Urlauben begegnet sind. Auf Grundlage dieser Kommentare ist es wahrscheinlich, dass es in Zukunft zu regulatorischen Änderungen in Bezug auf Themen wie die Definition von „schwerwiegender Gesundheitszustand“, Fragen zu intermittierenden Urlauben und Benachrichtigungsanforderungen kommen wird.
Mit den neuen Formularen und dem Antrag auf Informationen sollten Arbeitgeber ihre FMLA-Richtlinien und -Formulare überprüfen und feststellen, ob Aktualisierungen erforderlich sind. Außerdem bietet dieses Zeitfenster Arbeitgebern die Möglichkeit, dem DOL Vorschläge zur Verbesserung der Wirksamkeit der aktuellen Vorschriften zu unterbreiten und das DOL bei der Verwaltung der FMLA zu unterstützen.
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Jeffrey Kopp, [email protected], oder Ihren Foley-Anwalt.
