In den letzten Wochen hat die Food and Drug Administration eine Notfallzulassung (Emergency Use Authorization, EUA) für bestimmte Impfstoffe erteilt, um die Ausbreitung von COVID-19 zu verhindern. Obwohl dies als wichtiger Schritt zur Eindämmung der globalen Pandemie anerkannt ist, bietet der Impfstoff Arbeitgebern sowohl eine Chance als auch ein Dilemma. Wir haben bereits zuvor geprüft, ob Arbeitgeber in Bundesstaaten, die eine solche Anforderung zulassen, von ihren Mitarbeitern verlangen können und sollten, sich impfen zu lassen.
Unabhängig davon, ob ein Unternehmen letztendlich beschließt, Impfungen vorzuschreiben oder die Entscheidung den Mitarbeitern zu überlassen, ist die Vorbereitung auf die Umsetzung des Prozesses der erste Schritt zu einer erfolgreichen Durchführung.
Identifizierung der Impfstoffempfänger
Es kann eine Reihe von Gründen geben, warum Arbeitgeber wissen möchten oder müssen, welche Mitarbeiter geimpft sind. Wenn beispielsweise ein Kunde eines Unternehmens verlangt, dass nur geimpftes Personal vor Ort zugelassen wird, muss das Unternehmen wissen, wer für einen Einsatz an diesem Standort in Frage kommt. Arbeitgeber dürfen ihre Mitarbeiter fragen, ob sie geimpft sind (und ob sie die beiden erforderlichen Dosen der derzeit verfügbaren Impfstoffe erhalten haben), und sie um entsprechende Nachweise bitten. Die meisten Impfstoffanbieter stellen Unterlagen zur Impfung zur Verfügung, die den Mitarbeitern ohne Weiteres zugänglich sein sollten. Ein Punkt ist jedoch zu beachten: Arbeitgeber sollten es vermeiden, zu tief in andere Gesundheitsfragen einzudringen, um nicht gegen andere Arbeitsgesetze in Bezug auf Diskriminierung und Behinderung zu verstoßen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise angibt, dass sein Arzt ihm von einer Impfung abgeraten hat, sollte die Geschäftsleitung nicht nachfragen, warum der Mitarbeiter die Impfung nicht erhalten kann, oder Fragen zum Gesundheitszustand des Mitarbeiters stellen. Ebenso sollte der Arbeitgeber die Mitarbeiter daran erinnern, keine Impfdokumente vorzulegen, die persönliche medizinische Informationen des Impfempfängers enthalten. Sobald der Mitarbeiter die Unterlagen vorgelegt hat, muss die Geschäftsleitung diese an einem sicheren Ort aufbewahren, getrennt und unabhängig von der Personalakte, ähnlich wie andere medizinische Unterlagen.
Verfolgung der Geimpften
Die derzeit in den Vereinigten Staaten zugelassenen Impfstoffe erfordern zwei Dosen, die im Abstand von einigen Wochen verabreicht werden. Für jedes Unternehmen mit mehr als nur wenigen Mitarbeitern kann die Nachverfolgung dieser Impfungen zu einem administrativen Aufwand werden. Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, diese Informationen zu verwalten, aber unabhängig davon, für welche Methode sich ein Unternehmen entscheidet, ist es am besten, im Voraus zu planen und von Anfang an mit der Dokumentation zu beginnen – denn Nachholbedarf macht die Sache nicht nur schwieriger, teurer und zeitaufwändiger, sondern schafft auch mehr Raum für Fehler.
Eine Möglichkeit besteht darin, eine einfache Tabelle zu erstellen, die regelmäßig aktualisiert wird. Diese sollte den Namen des Mitarbeiters, den Arbeitsort oder die Abteilung, das Datum der Impfung(en) und gegebenenfalls die Angabe enthalten, ob der Mitarbeiter von einer obligatorischen Impfpflicht befreit ist. Arbeitgeber sollten den Grund für die Befreiung nicht in der Tabelle vermerken oder dokumentieren – dies sollte separat durch die Personalabteilung verwaltet werden. Diese Informationen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, zu dem nur Personen mit einem entsprechenden Berechtigungsbedarf Zugang haben. Das Unternehmen sollte im Voraus festlegen, welche Mitarbeiter die Daten erfassen und eingeben, und diese sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt eingegeben wurden.
Es gibt immer mehr Online-Tools, die Arbeitgebern dabei helfen, Impfungen zu verfolgen. Elektronische Lösungen für die Verwaltung von Unterlagen können den Prozess vereinfachen und sind besonders in größeren Unternehmen hilfreich. Einige Dokumentenmanagement-Dienste bieten zusätzliche Funktionen, wie Erinnerungen für Folgeimpfungen und die Möglichkeit für Mitarbeiter, selbst Berichte zu erstellen und Unterlagen hochzuladen, was den Verwaltungsaufwand verringert. Auch wenn diese „intelligenten” Funktionen hilfreich sein können, bleibt es dennoch die Pflicht des Arbeitgebers, sicherzustellen, dass die ausgewählte Software ausreichend sicher ist und dass die Informationen für das Unternehmen zugänglich bleiben.
Außerdem müssen die ausgewählten Systeme alle geltenden Datenschutzgesetze einhalten. Darüber hinaus muss der Zugriff auf das System auf befugtes Personal beschränkt sein. Mit der großen Macht, Informationen einfach zu verfolgen, geht auch eine große Verantwortung einher, und die elektronischen Tracking-Tools sollten sorgfältig und in konformer Weise ausgewählt und gewartet werden.
Weitere Informationen zu diesen Themen erhalten Sie von den Autorinnen des Artikels, Jessica Glatzer Mason und Jacqueline A. Hayduk.
