Die neuen Leitlinien des DOL für vermisste Teilnehmer: Tipps für die Anwendung in der Praxis

Mittlerweile haben Sie wahrscheinlich schon von den neuen Leitlinien des Arbeitsministeriums gelesen. neuen Leitlinien des Arbeitsministeriums zur Suche nach vermissten Teilnehmern an Altersvorsorgeplänen gelesen. Und wie Sie wahrscheinlich bereits wissen, können vermisste Teilnehmer (und Begünstigte)¹für Plan-Sponsoren zu einem echten Problem werden, da sie sowohl die Zahlung der erforderlichen Ausschüttungen (Zahlungen zum normalen Rentenalter, Auszahlungen kleiner Guthaben, erforderliche Mindestausschüttungen usw.) als auch die Verteilung der erforderlichen Planinformationen (zusammenfassende Jahresberichte, Zusammenfassungen wesentlicher Änderungen usw.) verzögern.

Die am 12. Januar 2021 veröffentlichten Leitlinien des DOL enthalten eine Reihe von bewährte Verfahren (die „bewährten Verfahren”), die Plan-Sponsoren und andere Treuhänder anwenden können, um vermisste oder nicht reagierende Teilnehmer ausfindig zu machen. Leider ist nicht jedes bewährte Verfahren für jeden Plan geeignet. In diesem Artikel helfen wir Ihnen, die bewährten Verfahren zu sortieren, um festzustellen, welche für Ihren Plan am besten geeignet sind.

Zuerst mal zugeben, dass du ein Problem hast, ist der erste Schritt, um es zu lösen.

Plan-Sponsoren können ein Problem nicht beheben, von dem sie nichts wissen. In Anbetracht dessen werden in den Leitlinien des DOL bestimmte „Warnsignale“ beschrieben, die einen Plan-Sponsor auf fehlende oder nicht reagierende Teilnehmer aufmerksam machen können. Dazu gehören:

• Mehr als nur einige wenige: (i) vermisste oder nicht reagierende Teilnehmer oder (ii) ausgeschiedene, unverfallbare Teilnehmer, die das normale Rentenalter erreicht haben, aber keine Leistungen beantragt oder begonnen haben, diese zu beziehen ;
• Fehlende, ungenaue oder unvollständige Kontaktdaten, Volkszählungsdaten oder beides – dazu können falsche/veraltete Postanschriften, E-Mail-Adressen oder andere Kontaktdaten gehören; unvollständige Sozialversicherungsnummern; fehlende Geburtsdaten; fehlende Angaben zum Ehepartner usw.; und
• Fehlen angemessener Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit zurückgesandter/unzustellbarer Post oder nicht eingelösten Schecks (außerdem sind zurückgesandte Post und nicht eingelöste Schecks selbst ein Anzeichen für Probleme).

Wenn einer dieser Warnhinweise auf Ihren Plan zutrifft, haben Sie möglicherweise ein Problem mit fehlenden Teilnehmern. 

Helfen Sie uns, DOL, Sie sind unsere einzige Hoffnung.

Sobald Sie feststellen, dass Sie ein Problem mit fehlenden Teilnehmern haben, könnte Ihre erste Reaktion sein, es zu ignorieren und zu hoffen, dass sich die fehlenden Teilnehmer auf magische Weise melden, wenn es an der Zeit ist , ihre Leistungen auszuzahlen. Leider ist dies unwahrscheinlich – und könnte gegen Ihre treuhänderischen Pflichten gegenüber dem Plan verstoßen. Der bessere Ansatz besteht darin, einige (oder alle) der bewährten Verfahren in Betracht zu ziehen, um das Problem zu lösen.

Die Best Practices lassen sich in zwei Kategorien unterteilen:

1. Maßnahmen, die Plan-Sponsoren ergreifen können, um das Problem fehlender/nicht reagierender Teilnehmer von vornherein zu vermeiden (d. h. Pflege genauer Daten und Umsetzung effektiver Kommunikationsstrategien); und
2. Maßnahmen, die Sponsoren ergreifen können, um das Problem zu beheben, falls es auftritt (d. h. Methoden zur Suche nach vermissten Teilnehmern).

Verhindern, dass Teilnehmer verschwinden (oder „Wie können wir dich vermissen, wenn wir wissen, wo du bist?“)

Eine Größe passt nicht allen (aber vielleicht einigen). Da es einfacher ist, das Problem fehlender Teilnehmer zu vermeiden, indem man sie von Anfang an im Auge behält, als sie später aufzuspüren, enthalten die Best Practices Vorschläge für die Führung genauer Teilnehmerlisten. Ob diese Verfahren für Sie geeignet sind, hängt von der Größe Ihres Plans, der Größe Ihrer Personalabteilung, der Plattform, die Sie für die Kontaktaufnahme mit den Teilnehmern verwenden (online/elektronisch vs. papierbasierte Kommunikation) usw. ab.

Beispielsweise empfehlen die Best Practices, dass die Treuhänder der Pläne regelmäßig Kontakt zu den Planteilnehmern (sowohl aktiven als auch pensionierten) aufnehmen, um deren Kontaktdaten zu bestätigen oder zu aktualisieren. Zu diesen Daten können Privat- und Geschäftsadressen, Festnetz- und Mobiltelefonnummern, Kontaktdaten in sozialen Medien und Notfallkontakte gehören. Dies ist ein guter Ratschlag, der jedoch für Pläne mit einer großen Anzahl aktiver und ehemaliger Teilnehmer oder mit wenig Personal in der Personalabteilung schwierig umzusetzen sein kann. Ebenso dürfte diese Praxis für Pläne, die ihre Teilnehmer elektronisch kontaktieren, weniger schwierig sein als für Pläne, die über schriftliche Mitteilungen kommunizieren.

Sprechen Sie mit mir – ständig.  Alle Plan-Sponsoren müssen jedoch kommunizieren mit ihren Teilnehmern kommunizieren. Die Aufnahme entsprechender Hinweise in erforderliche Mitteilungen, Offenlegungen und andere Kommunikationen kann eine effiziente Möglichkeit sein, die Empfänger daran zu erinnern, ihre aktuellen Kontaktdaten anzugeben. Träger, die Online-Plattformen nutzen, könnten einen ähnlichen Hinweis auf der Startseite ihrer Website einfügen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer ihn bei jedem Besuch sehen. Plan-Träger sollten Verfahren einrichten, um alle aktualisierten Kontaktdaten, die sie über diese Methoden erhalten, an die entsprechenden internen Abteilungen (Personalwesen, Sozialleistungen, Lohnbuchhaltung) und Datenverwalter weiterzugeben.

Die Botschaft des Sponsors sollte für die Teilnehmer leicht verständlich sein, eine einfache Sprache verwenden und schnell klar machen, worum es geht. Wenn Änderungen in der Eigentümerschaft des Sponsors (z. B. Fusionen und Übernahmen) zu Änderungen des Namens des Sponsors und/oder des Plans geführt haben, sollten sowohl der neue als auch der alte Name angegeben werden. Nicht-englische Unterstützung sollte immer angeboten werden, wenn dies angemessen ist.

Darüber hinaus sollte der Prozess zur Aktualisierung ihrer Daten für die Teilnehmer einfach zu handhaben sein. Beispielsweise kann die Angabe einer gebührenfreien Telefonnummer und/oder der E-Mail-Adresse der Personalabteilung den Prozess vereinfachen. Ebenso sollte es den Teilnehmern gestattet sein, ihre Kontaktdaten auf der Website des Plans zu aktualisieren.

Plan-Sponsoren könnten sogar auf die „alte Schule“ zurückgreifen und die Teilnehmer per „Post“ kontaktieren, um sie um die Angabe etwaiger Änderungen ihrer Kontaktdaten zu bitten. Wenn ein Plan-Sponsor diesen Ansatz wählt, sollte er den Brief „ansprechend“ gestalten und vielleicht schon auf dem Umschlag den Grund für das Schreiben angeben. Sponsoren könnten sogar in Betracht ziehen, den Teilnehmern voradressierte und frankierte Umschläge zur Verfügung zu stellen , um die Rücksendung etwaiger Änderungen der Kontaktdaten zu erleichtern.

(Bitte nicht) an den Absender zurücksenden. Die Best Practices betonen, wie wichtig es ist, nicht eingelöste Schecks oder nicht zugestellte Post für weitere Nachverfolgung zu kennzeichnen. Die Einrichtung von Verfahren zur umgehenden Untersuchung solcher Probleme (einschließlich der Koordination mit den Verwaltern des Plans) kann dem Plan-Sponsor dabei helfen, einen Teilnehmer ausfindig zu machen, bevor er oder sie offiziell als vermisst gilt.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.  Einige Plan-Sponsoren übertragen die Verantwortung für die Beschaffung (und Pflege) aktueller Kontaktdaten der Teilnehmer möglicherweise an ihren Datenverwalter. Wenn Sie dies tun, sollten Sie die Leistung des Datenverwalters unbedingt überwachen. Denken Sie daran, dass Sie letztendlich für die Verteilung der Leistungen an die Planteilnehmer verantwortlich sind und sicherstellen müssen, dass Sie über die richtigen Kontaktdaten verfügen, um dies zu tun.   

Vermisste Teilnehmer ausfindig machen (oder „Kommt ihr nicht nach Hause, Plan-Teilnehmer, kommt ihr nicht nach Hause?“)

Die Best Practices wiederholen viele der Suchstrategien, die das DOL in der Vergangenheit vorgeschlagen hat, wie z. B. die Verwendung kostenloser Online-Suchmaschinen, öffentlicher Register und kommerzieller Datenbanken, Todesanzeigen und des Social Security Death Index, um vermisste Teilnehmer ausfindig zu machen. Plan-Sponsoren können vermisste Teilnehmer auch in öffentlichen und privaten Rentenregistern registrieren (sofern diese Register über Datenschutz- und Cybersicherheitsvorkehrungen verfügen).

Darüber hinaus empfehlen die Best Practices die Überprüfung der Plan- und Arbeitgeberunterlagen und die Kontaktaufnahme mit den benannten Begünstigten (Ehepartner/Kinder) und nächsten Angehörigen/Notfallkontakten, um die aktuellen Kontaktdaten der vermissten Teilnehmer zu erhalten. Bei Datenschutzbedenken empfehlen die Best Practices, den Begünstigten/Kontakt zu bitten, einen Brief an den Teilnehmer weiterzuleiten. In diesem Fall sollten die Plan-Sponsoren darauf achten , in der Mitteilung nicht zu viele persönliche Informationen/mögliche Leistungen des Teilnehmers preiszugeben, um zu vermeiden, dass „hilfsbereite” Begünstigte/Kontaktpersonen versuchen, eine falsche Identität anzulegen und die Leistungen für sich selbst zu beanspruchen.

Diese bewährten Methoden sollten für die meisten Pläne funktionieren, auch wenn ihre Benutzerfreundlichkeit mit zunehmender Anzahl fehlender Teilnehmer abnehmen kann. Allerdings umfassen die Best Practices auch Methoden zur Suche nach fehlenden Teilnehmern , die für einige Plan-Sponsoren Bedenken aufwerfen könnten.

Eine Liste erstellen und zweimal überprüfen. Die Best Practices empfehlen Plan-Sponsoren, ehemalige Kollegen der vermissten Teilnehmer zu kontaktieren, um diese ausfindig zu machen. Ein Sponsor könnte beispielsweise Mitarbeiter kontaktieren, die im selben Büro wie der vermisste Teilnehmer gearbeitet haben, um einen Hinweis auf dessen Aufenthaltsort zu erhalten.

Der Sponsor, der Hinweis zu bewährten Verfahren, könnte auch eine Liste der fehlenden Teilnehmer im Intranet des Sponsors veröffentlichen, die Liste per E-Mail an aktive Mitarbeiter senden oder sie in Mitteilungen an Rentner bereitstellen, die bereits Leistungen aus dem Plan erhalten. Diese Maßnahme könnte funktionieren, wenn die Liste eine relativ kleine Anzahl fehlender Teilnehmer enthält, sodass Mitarbeiter und Rentner nicht mit einer Flut von Anfragen nach Adressen oder anderen Kontaktinformationen für fehlende Teilnehmer überschwemmt werden.

Auch wenn eine Liste der vermissten Teilnehmer dabei helfen könnte, diese ausfindig zu machen, könnten einige Plan-Sponsoren Vorbehalte gegenüber diesem Ansatz haben. Je nach den in den Listen enthaltenen Informationen könnte dieser Ansatz das Risiko von Identitätsdiebstahl erhöhen. Ebenso könnte er Teilnehmer gefährden, die aus Gründen der persönlichen Sicherheit verschwunden sind oder andere Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben. Aufgrund dieser Risiken sollte ein Plan-Sponsor, der sich für die Anwendung dieser Best Practice entscheidet, vorsichtig mit den Teilnehmerinformationen umgehen, die er in die Liste aufnimmt, und sich vielleicht eher für eine zu knappe Angabe entscheiden, auch wenn dies die Suche nach dem vermissten Teilnehmer erschweren könnte.

Soziale (Medien-)Schmetterlinge. Die Best Practices empfehlen die Suche in sozialen Medien (z. B. Facebook, LinkedIn, Twitter und Snapchat, um nur einige zu nennen), um vermisste Teilnehmer aufzuspüren. Die Effizienz solcher Suchen hängt davon ab, wie viele vermisste Teilnehmer der Plan umfasst und wie viele Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um im Internet nach ihnen zu suchen. Es kann sich als mühsam und zeitaufwändig erweisen, herauszufinden, welche „Mary Smith” aus Chicago die gesuchte vermisste Teilnehmerin ist. 

Die Best Practices gehen jedoch über die reine Suche in sozialen Medien hinaus und empfehlen den Plan-Sponsoren, fehlende Teilnehmer über soziale Medien zu kontaktieren. Dies wirft jedoch einige Bedenken auf, da nicht sichergestellt werden kann, dass die Nachricht des Sponsors auch tatsächlich den gewünschten fehlenden Teilnehmer erreicht. 

Erstens könnte der Plan-Sponsor versehentlich eine Person kontaktieren, die denselben oder einen ähnlichen Namen wie der vermisste Teilnehmer hat (Mary Smith aus Chicago sagt „Hallo“). Das könnte den Kontakt mit dem tatsächlichen Teilnehmer verzögern. Noch beunruhigender ist jedoch, dass der versehentliche Empfänger ein Betrüger sein könnte, der versucht, die Leistungen des Teilnehmers für sich selbst zu kassieren. Außerdem besteht immer die Gefahr, dass die sozialen Medien eines Teilnehmers gehackt werden und die Nachricht von einem anderen Betrüger (die gibt es leider überall) abgefangen wird, der auf schnelles Geld aus ist.

Selbst wenn Sie den richtigen vermissten Teilnehmer erreichen, glaubt dieser möglicherweise nicht, dass Sie ihn im Namen des Plans kontaktieren, sondern hält die ganze Sache für eine Art Betrug . Wir haben Geschichten von vermissten Teilnehmern gehört, die sich weigern zu glauben, dass die Anrufe und Briefe, die sie vom Plan-Sponsor erhalten haben, echt sind. Es ist also nicht verwunderlich, dass Teilnehmer zögern, mit Personen zu interagieren, die ihnen private Nachrichten auf Facebook über ihre Rentenleistungen senden. 

Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren

Das DOL weist darauf hin, dass die Best Practices am besten funktionieren, wenn sie Teil einer kontinuierlichen Kultur der treuhänderischen Compliance des Plan-Sponsors sind und nicht nur eine einmalige Lösung für das Problem fehlender Teilnehmer darstellen. Die Überwachung potenzieller Probleme (nicht zugestellte Post, nicht eingelöste Schecks, Lücken in der Volkszählung) und die Sicherstellung, dass die laufende Kommunikation mit den Planteilnehmern ihnen hilft, die Bedeutung der Aktualisierung ihrer Kontaktdaten zu verstehen (d. h. um ihre hart erarbeiteten Altersversorgungsleistungen zu erhalten), sind für die Einhaltung der Treuhandpflichten ebenso wichtig wie die Methoden des Trägers zur Suche nach fehlenden Teilnehmern. Da nicht jede bewährte Methode für jeden Plan geeignet ist, sollten Träger überlegen, welche bewährten Methoden für ihre jeweiligen Teilnehmergruppen die kostengünstigsten Ergebnisse erzielen.

Plan-Sponsoren sollten außerdem sicherstellen, dass sie die Verfahren und Prozesse dokumentieren , die sie zur Pflege genauer Daten und zur Kommunikation mit den Teilnehmern (um zu verhindern, dass diese zu vermissten Teilnehmern werden) verwenden, sowie die Suchmethoden, mit denen sie Teilnehmer ausfindig machen, die aus dem Blickfeld des Sponsors geraten sind. Die Dokumentation trägt dazu bei, dass die Verfahren des Plans sowohl vom Plan-Sponsor als auch von seinen Verwaltern einheitlich umgesetzt werden. Sie dient auch als Nachweis dafür, dass der Plan-Sponsor seine Verpflichtung, vermisste Teilnehmer ausfindig zu machen, ernst genommen hat, falls das Arbeitsministerium jemals anklopfen sollte.

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