Übersicht über die neuen DOL-Leitlinien für die COBRA-Subventionspflicht – einschließlich hilfreicher Tabellen, die die neuen Mitteilungspflichten zusammenfassen

Wichtige Information.  Das US-Arbeitsministerium (Department of Labor, „DOL“) hat kürzlich Musterbekanntmachungen und -formulare herausgegeben, die zur Einhaltung der neuen subventionierten COBRA-Anforderungen gemäß dem American Rescue Plan Act von 2021 („ARPA“ oder „ARP“) verwendet werden können. Plan-Sponsoren sollten umgehend mit ihrem internen Leistungsteam, COBRA-Dienstleistern und Versicherern (falls zutreffend) zusammenarbeiten, um die Verteilung dieser Bekanntmachungen zu besprechen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Hintergrund.  Am 7. April 2021 veröffentlichte das DOL FAQs, Musterbekanntmachungen und Musterformulare für die Umsetzung der in ARPA festgelegten COBRA-Subventionsanforderungen. Wie in unserem vorherigen Beitrag ausführlicher erläutert, verlangt ARPA von Gruppen-Krankenversicherungen, dass sie von 1. April 2021 bis 30. September 2021 (dem „Subventionszeitraum“) vollständig subventionierte COBRA-Versicherungen für anspruchsberechtigte Personen („AEIs“) anbieten. Im Allgemeinen ist eine AEI eine Person, die aufgrund einer unfreiwilligen Kündigung oder einer Arbeitszeitverkürzung COBRA-berechtigt wird (oder in den letzten 18 Monaten generell COBRA-berechtigt war).

Erläuterungen aus den neuen Leitlinien. Obwohl einige wichtige Fragen weiterhin unbeantwortet bleiben (siehe Abschnitt unten), beantwortet die neue DOL-Leitlinie einige dringende Fragen, darunter die unten aufgeführten Beispiele.

• Reduzierung der Arbeitszeit. ARPA legt eindeutig fest, dass eine Person, deren Arbeitsverhältnis beendet wird, unfreiwillig entlassen worden sein muss, um als AEI zu gelten. Aus dem Gesetzestext ging jedoch nicht eindeutig hervor, ob diese Anforderung der „Unfreiwilligkeit” auch für Personen gilt, deren Arbeitszeit reduziert wird. Die neuen Leitlinien des DOL stellen klar, dass eine Arbeitszeitreduzierung gemäß ARPA sowohl freiwillig als auch unfreiwillig sein kann.
  
  
  • Eine Arbeitszeitverkürzung umfasst beispielsweise eine Verkürzung der Arbeitszeit aufgrund einer Änderung der Betriebszeiten eines Unternehmens, einen Wechsel von Vollzeit- zu Teilzeitbeschäftigung, die Inanspruchnahme einer Freistellung oder die Teilnahme einer Person an einem rechtmäßigen Streik, solange die Person weiterhin als Arbeitnehmer beschäftigt ist.
    
    
• Fristverlängerungen im Zusammenhang mit COVIDWie in einem vorheriger BeitragAufgrund der Pandemie gewährten die Aufsichtsbehörden sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern bestimmte Fristverlängerungen im Rahmen des COBRA-Gesetzes. Die neuen Leitlinien des DOL stellen klar, dass diese Fristverlängerungen nicht bei ARPA beantragen.
  
  
  • Beispielsweise sieht ARPA vor, dass ein AEI innerhalb von 60 Tagen nach Erhalt einer Mitteilung des Arbeitgebers einen Antrag auf subventionierte COBRA stellen muss (siehe weiter unten). Diese Frist wird durch die pandemiebedingten Erleichterungen nicht verlängert. Ein weiteres Beispiel: Die Frist des Arbeitgebers für die Versendung einer Mitteilung bis zum 31. Mai (siehe unten) wird nicht verlängert.

     

• Nichtanspruchsberechtigung auf Zuschüsse – Versicherungsplan des Ehepartners. Die neuen Leitlinien bestätigen, dass das Recht eines AEI auf subventionierten COBRA-Versicherungsschutz endet, sobald er Anspruch auf Medicare oder eine andere Gruppenversicherung (mit Ausnahme von Gesundheits-FSAs, QSEHRAs oder ausgenommenen Leistungen wie Zahn- und Augenversicherungen) hat, einschließlich einer Gruppenversicherung für schwere Erkrankungen, die vom Arbeitgeber des Ehepartners angeboten wird.

Einige unbeantwortete Fragen. Die neuen Leitlinien des DOL sind zwar hilfreich, behandeln jedoch nicht alle offenen Fragen. Nachstehend finden Sie eine Liste mit einigen Beispielen für unbeantwortete Fragen.   

• Anwendbarer Versicherungsschutz. ARPA und die neuen DOL-Leitlinien legen fest, dass die Anforderungen für den subventionierten COBRA-Versicherungsschutz für „Gruppen-Krankenversicherungen“ gelten. Die Leitlinien bestätigen nicht ausdrücklich, ob dies nur die Krankenversicherung für größere medizinische Leistungen oder auch andere Arten von Versicherungen umfasst, die Gesundheitsleistungen wie Zahn-, Augen- und Gesundheitsrückerstattungskonten anbieten (ARPA schließt Gesundheits-FSAs gemäß dem Gesetzestext eindeutig aus). Die neuen Leitlinien scheinen darauf hinzudeuten, dass sie für alle Gruppen-Krankenversicherungen (außer Gesundheits-FSAs) gelten, einschließlich medizinischer, zahnmedizinischer, augenärztlicher und Gesundheitsrückerstattungskonten, aber eine Bestätigung wäre wünschenswert.
  
  
• AbfindungsvereinbarungenEs ist durchaus üblich, dass einige Arbeitgeber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses für einen bestimmten Zeitraum eine subventionierte COBRA-Versicherung anbieten, die in der Regel in einer Abfindungsvereinbarung oder einem Abfindungsplan festgehalten wird. Weder ARPA noch die neuen Leitlinien geben Aufschluss darüber, ob Beträge, die im Rahmen einer solchen Vereinbarung während des Subventionszeitraums gezahlt werden, für eine Erstattung durch die Regierung über die Lohnsteuergutschrift in Frage kommen. Solche Beträge könnten als optionale, vom Arbeitgeber gewährte Subvention (unabhängig von ARPA) angesehen werden und daher keinen Anspruch auf eine Lohnsteuergutschrift begründen, aber dies geht aus den aktuellen Leitlinien nicht eindeutig hervor.
  
  
  • Analoge Leitlinien. Die US-Steuerbehörde IRS hat zu diesem Thema Leitlinien zu den COBRA-Subventionen für die Jahre 2009 und 2010 herausgegeben, die sich aus dem American Recovery and Reinvestment Act („2009 COBRA Subsidy Rules“) ergeben. Diese Leitlinien besagten, dass ein Arbeitgeber keine Lohnsteuergutschrift für einen Betrag geltend machen kann, den er vertraglich zu subventionieren vereinbart hat. Es erscheint durchaus vernünftig anzunehmen, dass die IRS bei ARPA denselben Ansatz verfolgen wird, aber zum jetzigen Zeitpunkt ist dies reine Spekulation.
    
    
• Definition von „unfreiwillig“. Die Leitlinien enthalten keine weitere Definition des Begriffs „unfreiwillige“ Kündigung. Interessanterweise enthalten die Musterformulare eine Bescheinigung, in der die AEI bestätigen muss, dass die COBRA-Versicherung aufgrund einer unfreiwilligen Kündigung (oder einer Arbeitszeitverkürzung) abgeschlossen wurde. Es ist unklar, ob sich ein Arbeitgeber auf diese Bescheinigung stützen kann, um die „unfreiwillige“ Kündigung festzustellen. Die COBRA-Subventionsregeln von 2009 legten nahe, dass der Arbeitgeber eine unabhängige Entscheidung treffen musste, sodass dies möglicherweise auch bei ARPA der Fall ist. Wir müssen auf eine Bestätigung warten.

Tabellen mit einer Zusammenfassung der Mitteilungen und Formulare. Die folgenden Tabellen enthalten eine Zusammenfassung der neuen Mustermitteilungen und -formulare, die an COBRA-berechtigte Begünstigte („QBs“) je nach Datum des COBRA-berechtigten Ereignisses („QE“) verteilt werden und auch zur Bestätigung des AEI-Status dienen. Es gibt eine Tabelle für „große Arbeitgeber“ (in der Regel Arbeitgeber mit mindestens 20 Mitarbeitern), die den COBRA-Bestimmungen des Bundes unterliegen, und eine für „kleine Arbeitgeber“ (in der Regel Arbeitgeber mit weniger als 20 Mitarbeitern), die vergleichbaren staatlichen Gesetzen zur Fortsetzung der Versicherungsdeckung unterliegen. Wenn Sie COBRA selbst verwalten, ist es wichtig zu beachten, dass diese Formulare vor der Verwendung bearbeitet werden müssen – viele von ihnen enthalten Felder, die ausgefüllt werden müssen, und einige enthalten optionale Formulierungen, die Sie möglicherweise nicht löschen möchten.

Übersicht über ARP-Mitteilungen für große Arbeitgeber, die der Bundes-Cobra unterliegen

Übersicht über ARP-Mitteilungen für kleine Arbeitgeber, die den staatlichen Weiterbeschäftigungsgesetzen unterliegen

Fazit:Das DOL hat nun die lang erwarteten Musterbekanntmachungen und Formulare bereitgestellt. Arbeitgeber sollten schnell handeln, um ihre vollständige Liste der AEIs zu erstellen (sofern dies noch nicht geschehen ist) und die rechtzeitige Verteilung der Bekanntmachungen sicherzustellen.

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