Da mittlerweile etwa die Hälfte der impfberechtigten Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter in den USA geimpft ist, möchten Arbeitgeber wissen, welche ihrer Mitarbeiter die Impfung erhalten haben. Viele Arbeitgeber sind der Meinung, dass eine obligatorische Impfstoffmeldung und -verfolgung nur möglich ist, wenn der Arbeitgeber eine Impfpflicht vorschreibt. Das ist jedoch nicht richtig. Die Nachverfolgung von Impfungen ist gemäß dem Bundesgesetz „ ” zulässig, unabhängig davon, ob Ihre Impfpolitik obligatorisch oder freiwillig ist – und ihre Relevanz steht derzeit im Mittelpunkt. (Tatsächlich haben mehrere Bundesstaaten – möglicherweise als Reaktion auf die Position der Bundesregierung – Verbote für private Arbeitgeber vorgeschlagen, die einen Nachweis über den Impfstatus ihrer Mitarbeiter verlangen, diese jedoch noch nicht in Kraft gesetzt.)Das Thema fällt sicherlich in die Kategorie „Büchse der Pandora”. Hier ein Blick ins Innere:
Meldepflicht:
- In Papierform. Arbeitgeber können von ihren Mitarbeitern verlangen, dass sie einen Impfnachweis vorlegen, unabhängig davon, ob sie sich freiwillig oder aufgrund einer verbindlichen Richtlinie impfen ließen. Die meisten Menschen erhalten nach der Impfung einen physischen Impfausweis der CDC, und eine Kopie davon ist bei weitem die gängigste Form des Nachweises. Mitarbeiter können auch eine Kopie eines Ausdrucks (oder Screenshots) ihrer Impfdaten vom Anbieter einreichen.
- Über Apps. Es gibt auch eine Reihe von Apps, mit denen der Impfstatus verfolgt werden kann – wie diese Suchergebnisse zeigen. Auf Reisen werden wir möglicherweise alle „Impfpass“-Apps wie CommonPass oder VeriFLY verwenden, die offenbar von den Fluggesellschaften eingeführt werden.
Vertraulichkeit:
- Wie üblich. Informationen zum Impfstatus sollten gemäß den EEOC-Richtlinien vertraulich behandelt und separat abgelegt werden, wie jede andere medizinische Akte eines Mitarbeiters auch. Außerdem sollten Mitarbeiter angewiesen werden, keine weiteren medizinischen Informationen zusammen mit ihrem Impfstatus anzugeben. (Die Impfkarte der CDC enthält außer den Impfterminen und der Chargennummer des Impfstoffherstellers keine geschützten medizinischen Informationen. Andere dort enthaltene Informationen, wie z. B. das Geburtsdatum, sind dem Arbeitgeber bereits bekannt.)
- Fragen Sie nicht nach mehr. Der Impfstatus sollte nicht der Beginn eines Gesprächs darüber sein, warum und wann einige Mitarbeiter geimpft wurden oder nicht, oder warum sie eine bestimmte Impfung erhalten haben und eine andere nicht. Das Befragen von Mitarbeitern zu Impfentscheidungen ist nur in einem begrenzten Kontext zulässig–bei der Berücksichtigung von Behinderungen und religiösen Vorschriften.
- Apps können helfen. Auch wenn Apps mit HIPAA-Konformität werben, ist dies für die meisten privaten Arbeitgeber nicht relevant. Für die meisten Arbeitgeber ist eher die ADA (und nicht die HIPAA) der maßgebliche Datenschutzstandard. Die besten Apps ermöglichen Arbeitgebern den Zugriff auf den Impf- (und Test-)Status, während die Informationen in separaten, sicheren elektronischen Dateien gespeichert bleiben.
Bedenken hinsichtlich der Richtigkeit:
Die Richtigkeit der Impfstoffmeldungen der Mitarbeiter gibt Anlass zur Sorge; beispielsweise lässt sich die CDC-Karte leicht fälschen. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Vertrauen. Gehen Sie davon aus, dass die überwiegende Mehrheit der Mitarbeiter nicht über ihren Status lügen wird. Die Erfahrung zeigt, dass dies richtig ist.
- Lassen Sie sie unterschreiben. Lassen Sie die Mitarbeiter vertrauliche Fragebögen zur Gesundheitsbewertung mit einem Block zur Überprüfung der Unterschrift ausfüllen.
- Verlassen Sie sich auf Dritte. Verlassen Sie sich auf Apps, die nur Daten aus dem medizinischen Anbieter abrufen (wo die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften wichtig ist), ohne dass der Mitarbeiter die Statusinformationen ausfüllen kann, ohne deutlich zu machen, dass es sich um seine eigene manuelle Eingabe handelt.
Berichterstattung zur Einhaltung von Vorschriften:
- Einige zögern. Viele Arbeitnehmer zögern, ihren Impfstatus anzugeben, selbst wenn sie geimpft sind. Möglicherweise befürchten sie, dass ihr bisheriger Arbeitseinsatz in Frage gestellt wird oder ihre künftigen Arbeitsanforderungen steigen, wenn der Arbeitgeber von ihrem Impfstatus und dem Datum der Impfung erfährt.
- Versprechen Sie einen politischen Zweck. Dies kann beispielsweise dadurch geschehen, dass Sie den Mitarbeitern versichern, dass die Informationen nicht für diese Zwecke verwendet werden, sondern nur im Zusammenhang mit den geplanten Richtlinien des Unternehmens zu sozialer Distanzierung, Reisen und Besprechungen.
- Geben Sie Anreize für die Meldung. Praktischerweise lässt sich das Problem vielleicht mit geringfügigen finanziellen Anreizen (Geschenkkarten, Kaffeetassen mit Logo oder andere Werbegeschenke) für Mitarbeiter lösen, die ihre Informationen rechtzeitig einreichen. Anreize gibt es nicht nur für die Impfung.
- Auch hier können Apps helfen. Oder auch hier gilt: Mit einer gut gemachten (und gesetzeskonformen) App, die alle Mitarbeiter nutzen müssen, sollten die Informationen automatischer fließen.
Die Kultur erholt sich allmählich von der Pandemie, und da wir hoffen, angesichts neuerVirusmutationen ( ) die Dynamik aufrechtzuerhalten, sollten Arbeitgeber nicht blindlings über den Impfstatus ihrer Mitarbeiter entscheiden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Beitrag vom Januar( ) hier. Lassen Sie uns wissen, wie wir Ihnen helfen können.