COVID-19-Impfungen für versicherte Auftragnehmer bis zum 8. Dezember 2021 erforderlich

Am 24. September 2021 veröffentlichte die Safer Federal Workforce Task Force als Reaktion auf die Durchführungsverordnung 14042, „Sicherstellung angemessener COVID-Sicherheitsprotokolle für Auftragnehmer der Bundesregierung“, verbindliche Leitlinien (die „Task Force Guidance“), die für viele Hauptauftragnehmer und Subunternehmer der Bundesregierung gelten und darauf abzielen, die Ausbreitung von COVID-19 einzudämmen.  Konkret müssen „betroffene Auftragnehmer” zusätzlich zur Einhaltung aller Anforderungen oder Sicherheitsprotokolle am Arbeitsplatz, die an einem Arbeitsplatz des Bundes gelten, an dem ein Mitarbeiter eines Auftragnehmers oder Subunternehmers arbeitet, folgende Auflagen erfüllen:

1. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter von Auftragnehmern bis zum 8. Dezember 2021 vollständig gegen COVID-19 geimpft sind.
2. Sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Besucher des Auftragnehmers die Maskenpflicht und die Abstandsregeln am Arbeitsplatz des Auftragnehmers einhalten; und
3. Benennen Sie einen oder mehrere COVID-19-Sicherheitskoordinatoren für den Arbeitsplatz an den Arbeitsstätten der betroffenen Auftragnehmer.

Die Task Force wird diese Leitlinien aktualisieren, sobald die Centers for Disease Control („CDC“) ihre COVID-19-Leitlinien auf der Grundlage „der Umstände der Pandemie und der Bedingungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit“ ändern.  Die Leitlinien weisen den Federal Acquisition Regulation (FAR) Council an, bis zum 8. Oktober 2021 eine Klausel zu entwickeln, die die Einhaltung dieser Leitlinien vorschreibt, und fordern Behörden mit Nicht-FAR-Verträgen auf, innerhalb desselben Zeitrahmens geeignete Leitlinien für die Aufnahme in die betreffenden Vereinbarungen zu entwickeln.

Die Einhaltung der Task Force Guidance ist zwar erst dann erforderlich, wenn ein Unternehmen einen Vertrag erhält, der eine Klausel zur Umsetzung der Impfvorschriften enthält, oder eine Änderung oder Verlängerung eines bestehenden Vertrags, der eine solche Klausel enthält, jedoch sollten Auftragnehmer der Regierung, die mit der Vergabe eines betroffenen Vertrags oder der Verlängerung eines betroffenen Vertrags rechnen, unverzüglich einen Compliance-Plan entwickeln, wie weiter unten näher erläutert wird.

Welche Auftragnehmer der Regierung müssen die Leitlinien der Task Force einhalten?

Die Task Force Guidance gilt für „betroffene Auftragnehmer“, d. h. Unternehmen, die Partei eines „betroffenen Vertrags“ sind. „Betroffene Verträge“ umfassen FAR-basierte Beschaffungsverträge über dem vereinfachten Beschaffungsschwellenwert (derzeit 250.000 USD) für Dienstleistungen oder Bauleistungen, die die entsprechende Impfvertragsklausel (die vom FAR Council herausgegeben wird) enthalten. Die Task Force Guidance erkennt an, dass die Klausel nicht für Hauptverträge oder Unterverträge für die „Herstellung von Produkten“ gilt, ebenso wenig wie für Unterverträge, die ausschließlich die „Lieferung von Produkten“ betreffen. Damit bleibt die Frage offen, ob Hauptverträge für die Lieferung von Produkten, bei denen der Hauptauftragnehmer kein Hersteller ist (z. B. ein Wiederverkäufer oder Händler), die Impfklausel enthalten werden. 

Während die Durchführungsverordnung Hauptverträge und Unterverträge bis zur vereinfachten Beschaffungsschwelle ausnahmeregelte, bezog sich die Task Force Guidance nur auf diese Ausnahmeregelung im Zusammenhang mit Hauptverträgen, sodass offen blieb, ob die Klausel auch für Unterverträge mit einem Wert bis zur vereinfachten Beschaffungsschwelle gilt.  Übergeordnete Auftragnehmer sind dafür verantwortlich, die betroffenen Unterverträge zu identifizieren und die entsprechende Impfvertragsklausel in solche Unterverträge auf allen Ebenen aufzunehmen.

Darüber hinaus umfasst die Definition von „abgedeckten Verträgen“ auch Nicht-Beschaffungsverträge wie Mietverträge, Kooperationsvereinbarungen, Anbieterverträge, zwischenstaatliche Dienstleistungsverträge, Lizenzen, Genehmigungen und Verträge im Zusammenhang mit Bundesimmobilien oder -grundstücken und im Zusammenhang mit dem Angebot von Dienstleistungen für Bundesbedienstete, deren Angehörige oder die allgemeine Öffentlichkeit. Zuschüsse gelten jedoch nicht als „abgedeckte Verträge“.

Obwohl dies nicht vorgeschrieben ist, „empfiehlt“ die Task Force den Bundesbehörden nachdrücklich, eine Klausel zur Einhaltung der Task Force-Leitlinien in nicht erfasste Verträge und vor Ablauf der in der Durchführungsverordnung festgelegten Fristen aufzunehmen. Daher ist es wichtig, alle künftigen Ausschreibungen und Verträge zu überprüfen, um festzustellen, ob die Einhaltung der Task Force-Leitlinien erforderlich ist, auch wenn der Vertrag ansonsten kein „erfasster Vertrag“ wäre.

Was verlangt die Task Force Guidance?

Die Task Force Guidance legt drei wesentliche Anforderungen für alle betroffenen Auftragnehmer fest. Betroffene Auftragnehmer müssen: (i) sicherstellen, dass alle „betroffenen Mitarbeiter von Auftragnehmern” bis zum 8. Dezember 2021 vollständig geimpft sind, (ii) alle Personen an einem „betroffenen Arbeitsplatz von Auftragnehmern”, einschließlich betroffener Mitarbeiter von Auftragnehmern und Besucher, zum Tragen von Masken und zur Einhaltung der Abstandsregeln verpflichten und (iii) an allen betroffenen Arbeitsplätzen einen Arbeitsschutzkoordinator benennen. 

1. Impfung von Mitarbeitern von Vertragsunternehmen, die unter die Regelung fallen

Betroffene Auftragnehmer müssen sicherstellen, dass alle „betroffenen Mitarbeiter von Auftragnehmern” bis zum 8. Dezember 2021 vollständig geimpft sind, es sei denn, ein Mitarbeiter hat aufgrund religiöser oder medizinischer Gründe Anspruch auf eine Ausnahme von dieser Verpflichtung. Nach^{dem 8.} Dezember müssen alle betroffenen Mitarbeiter von Auftragnehmern bis zum Beginn der Leistungsfrist eines neuen Vertrags, einer Vertragsverlängerung oder einer Optionsfrist, die die entsprechende Impfklausel enthält, vollständig geimpft sein. Insbesondere gibt es keinen COVID-Test als Ersatz für die Impfpflicht.

„Abgedeckte Auftragnehmermitarbeiter“ umfassen alle Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter eines abgedeckten Auftragnehmers, die in den USA und ihren Territorien im Rahmen eines abgedeckten Vertrags oder mit Aufgaben beschäftigt sind, die für die Erfüllung des abgedeckten Vertrags erforderlich sind, wie z. B. Rechnungsstellung, Personalwesen oder Rechtsangelegenheiten.  Dazu gehören auch Mitarbeiter, die an einem „betroffenen Arbeitsplatz eines Auftragnehmers“ arbeiten, selbst wenn die Arbeit des Mitarbeiters nicht mit dem betroffenen Vertrag in Zusammenhang steht. Ein „betroffener Arbeitsplatz eines Auftragnehmers“ ist jeder von einem betroffenen Auftragnehmer kontrollierte Standort innerhalb der USA und ihrer Territorien, an dem ein Mitarbeiter, der an einem betroffenen Vertrag arbeitet oder damit in Verbindung steht, „während der Laufzeit“ eines betroffenen Vertrags „voraussichtlich anwesend sein wird“. Dazu gehören sowohl Innen- als auch Außenarbeitsplätze.  Eine Trennung innerhalb eines Gebäudes ist zwar möglich, jedoch müssen strenge Anforderungen erfüllt sein, bevor festgestellt werden kann, dass Mitarbeiter in einem Teil eines Gebäudes nicht geimpft werden müssen.

Bundesbehörden können Ausnahmen von der Impfpflicht genehmigen, wenn sie „einen dringenden, missionskritischen Bedarf haben, dass ein Auftragnehmer, der unter die Regelung fällt, seine Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen lässt, bevor sie vollständig geimpft sind“. Selbst wenn eine Ausnahme genehmigt wird, verlangt die Task Force Guidance jedoch, dass der Auftragnehmer, der unter die Regelung fällt, sicherstellt, dass die Mitarbeiter, die unter die Ausnahme fallen, innerhalb von 60 Tagen nach Beginn der Arbeit an dem Auftrag, der unter die Regelung fällt, vollständig geimpft werden, es sei denn, sie haben Anspruch auf eine Ausnahmeregelung.

2. Maskenpflicht und physische Distanzierung an überdachten Arbeitsplätzen von Auftragnehmern

Zusätzlich zur Sicherstellung, dass die Mitarbeiter der betroffenen Auftragnehmer vollständig geimpft sind, müssen die betroffenen Auftragnehmer sicherstellen, dass alle Personen, die an einem Arbeitsplatz eines betroffenen Auftragnehmers arbeiten, einschließlich Besucher, die CDC-Richtlinien zum Tragen von Masken und zur Einhaltung des physischen Abstands einhalten. 

Die Maskenpflicht und die Abstandsregeln, die für einen geschützten Arbeitsplatz gelten, hängen davon ab, wie hoch die Infektionsrate in dem Landkreis ist, in dem sich der Arbeitsplatz befindet. Diese Infos findest du auf der Website CDC COVID-19 Data Tracker County View.  Insbesondere müssen vollständig geimpfte Personen in Landkreisen mit hoher oder erheblicher Übertragung in der Bevölkerung (mit wenigen Ausnahmen, die in den Leitlinien erläutert werden) in Innenräumen eine Maske tragen, während vollständig geimpfte Personen in Landkreisen mit geringer oder mäßiger Übertragung in der Bevölkerung keine Maske tragen müssen. Unabhängig vom Ausmaß der Übertragung in der Bevölkerung müssen nicht geimpfte Personen in Innenräumen und in bestimmten Außenbereichen eine Maske tragen und, soweit möglich, jederzeit physischen Abstand zu anderen Personen halten.

3. Benennung einer oder mehrerer Personen zur Koordinierung der COVID-19-Maßnahmen zur Sicherheit am Arbeitsplatz in den Arbeitsstätten der betroffenen Auftragnehmer

Betroffene Auftragnehmer müssen einen ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter benennen, der die COVID-19-Maßnahmen zur Sicherheit am Arbeitsplatz an allen betroffenen Arbeitsstätten des Auftragnehmers koordiniert. Die COVID-19-Sicherheitskoordinatoren am Arbeitsplatz müssen allen „Personen, die sich voraussichtlich an den betroffenen Arbeitsstätten des Auftragnehmers aufhalten“, die COVID-19-Sicherheitsprotokolle am Arbeitsplatz in „verständlicher Weise“ zur Verfügung stellen. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die betroffenen Mitarbeiter des Auftragnehmers einen ordnungsgemäßen Impfnachweis vorlegen, wie in den Leitlinien der Task Force beschrieben.

Was muss ich jetzt tun?

Es gibt drei Schritte, die Sie jetzt unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie bereit sind, die Vorschriften einzuhalten, wenn die Leitlinien der Task Force in die betroffenen Verträge aufgenommen werden:

1. Überprüfen Sie Ihre Verträge und Unterverträge mit der Bundesregierung auf allen Ebenen, um festzustellen, ob Sie einen Vertrag haben, der wahrscheinlich geändert wird, um die Impfklausel aufzunehmen.
2. Prüfen Sie sorgfältig alle Ausschreibungen der Bundesregierung, um festzustellen, ob Ihr Angebot zum Zuschlag für einen entsprechenden Auftrag führen könnte.
3. Wenn Sie ein versicherter Auftragnehmer sind oder wahrscheinlich werden:     
   1. Identifizieren Sie, welche Arbeitsplätze und Mitarbeiter von der Klausel erfasst werden.
   2. Bestimmen Sie, welche Person(en) als COVID-19-Sicherheitskoordinator(en) an den Arbeitsstätten der betroffenen Auftragnehmer fungieren soll(en).
   3. Beginnen Sie mit der Erfassung von Impfdaten der Mitarbeiter der betroffenen Auftragnehmer und bereiten Sie Beschilderungen sowie verbindliche Richtlinien und Verfahren zur Umsetzung der Task Force-Leitlinien zu Impf-, Masken- und Abstandsregeln vor.
   4. Informieren Sie Ihre Unterauftragnehmer, die als Auftragnehmer von diesen bevorstehenden Anforderungen betroffen sind, damit diese Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften ergreifen können.

Foley hat ein multidisziplinäres und multijurisdiktionales Team zusammengestellt, das eine Fülle von aktuellen Kundenressourcen vorbereitet hat und bereit ist, unseren Kunden dabei zu helfen, die rechtlichen und geschäftlichen Herausforderungen zu bewältigen, die sich aus den Leitlinien der Task Force ergeben.  Um zu besprechen, wie sich die neuen Task Force Guidance auf Ihr Unternehmen auswirken könnten, wenden Sie sich bitte an Erin L. Toomey ([email protected]), David T. Ralston ([email protected]), Frank S. Murray ([email protected]), Julia Di Vito ([email protected]) oder Megan Chester*.    Die Executive Order und die Task Force Guidance werden auch im Rahmen des jährlichen Webinars zu Regierungsaufträgen von Foley & Lardner LLP am Mittwoch, dem 6. Oktober 2021, von 9 bis 12 Uhr ET diskutiert. Bitte registrieren Sie sich hier für das Webinar.