Häufig gestellte Fragen von Arbeitgebern zu COVID-19-Impf- und Testpflicht für Auftragnehmer der Bundesregierung und große Arbeitgeber (mit 100 oder mehr Mitarbeitern)

Präsident Biden verschärft die Maßnahmen zur Eindämmung der Ausbreitung von COVID-19. Am 9. September 2021 kündigte er eine Reihe neuer Maßnahmen an, darunter einen Plan, wonach alle Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigtensicherstellen müssen, dass ihre Belegschaft vollständig geimpft ist, oder von nicht geimpften Arbeitnehmern mindestens einmal pro Woche einen negativen Testnachweis verlangen müssen.  Die Vorschrift wird durch eine von der Arbeitsschutzbehörde (OSHA) erlassene Notfall-Befristungsnorm (ETS) umgesetzt. Präsident Biden hat kürzlich zwei Durchführungsverordnungen erlassen, von denen eine die Impfung aller Mitarbeiter der Exekutive des Bundes vorschreibt und die andere die Impfung einiger Mitarbeiter von Auftragnehmern des Bundes sowie von Krankenhäusern und anderen Einrichtungen, die Bundesmittel erhalten. 

Am 5. August 2021 erließdas kalifornische Gesundheitsministerium als erster Bundesstaat eine Verordnung, die COVID-19-Impfungen für Beschäftigte im Gesundheitswesen vorschreibt. Andere Bundesstaaten sind diesem Beispiel gefolgt und verlangen von einigen oder allen Beschäftigten im Gesundheitswesen eine Impfung, darunter New Jersey, Washington, New York, New Mexico, Rhode Island, Maryland, Illinois, Colorado und Washington D.C.

Diese jüngsten Maßnahmen haben mehrere Fragen aufgeworfen, insbesondere angesichts der Tatsache, dass noch vieles unbekannt ist. Die OSHA hat die vom Weißen Haus angekündigte neue ETS noch nicht veröffentlicht. Dank der Verordnung des Weißen Hauses und den Leitlinien der Safer Federal Workforce Task Force wissen wir mehr über die Anforderungen, die für Auftragnehmer der Bundesregierung gelten.  Auf der Grundlage der bisher veröffentlichten Informationen haben wir eine Liste mit häufig gestellten Fragen und Antworten zusammengestellt, die auf den derzeit verfügbaren Leitlinien basiert. Wir werden diese Antworten aktualisieren, sobald weitere Informationen verfügbar sind.

ARBEITGEBER IM GESUNDHEITSWESEN

F: Wie wirkt sich dies auf Arbeitgeber im Gesundheitswesen aus, die der bestehenden vorübergehenden Notfallnorm der OSHA für das Gesundheitswesen unterliegen?

A:Am 10. Juni 2021 hat die OSHA eine ETS herausgegeben, die für bestimmte Einrichtungen des Gesundheitswesens gilt. Die ETS für das Gesundheitswesen schreibt zahlreiche Präventionsmaßnahmen vor – darunter Screenings, Abstandsregeln, physische Barrieren und Schulungen –, geht jedoch nicht so weit, Impfungen oder wöchentliche Tests zu verlangen. 

Die Arbeitgeber, die unter die Gesundheits-ETS fallen, müssen daher eine neue Analyse durchführen, um festzustellen, ob sie auch unter die Verpflichtung für große Arbeitgeber und/oder die erweiterte Verpflichtung der Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) fallen, die im Folgenden näher erläutert werden. Mit anderen Worten: Die Einhaltung der aktuellen Gesundheits-ETS reicht für einige Arbeitgeber nicht aus, um die neuen Vorschriften zu erfüllen.

F: Gibt es neue Anforderungen, die speziell für Arbeitgeber im Gesundheitswesen gelten?

A:Ja. Wie wir bereits berichtet haben, hat Präsident Biden angekündigt, dass die Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) COVID-19-Impfungen für Mitarbeiter in den meisten Gesundheitseinrichtungen vorschreiben werden, die Erstattungen von Medicare oder Medicaid erhalten, darunter unter anderem Krankenhäuser, Dialyseeinrichtungen, ambulante chirurgische Einrichtungen und häusliche Pflegeeinrichtungen.  Diese neue Vorschrift baut auf den bestehenden Impfvorschriften der CMS für Pflegeeinrichtungen auf und gilt für das Personal in Pflegeheimen sowie für das Personal in Krankenhäusern und anderen von den CMS regulierten Einrichtungen, einschließlich klinischem Personal, Personen, die im Rahmen von Vereinbarungen Dienstleistungen erbringen, Freiwilligen und Personal, das nicht direkt in der Patienten-, Bewohner- oder Kundenbetreuung tätig ist.  Diese Anforderungen gelten für etwa 50.000 Anbieter und decken einen Großteil der Beschäftigten im Gesundheitswesen im ganzen Land ab. Die Leitlinien der CMS wurden noch nicht veröffentlicht.

VERPFLICHTUNG FÜR PRIVATE ARBEITGEBER MIT 100 ODER MEHR ARBEITNEHMERN

F: Wie werden die Arbeitnehmer für die Schwelle von 100 Beschäftigten gezählt?

A:In der Ankündigung von Präsident Biden wurde nicht klargestellt, wie die Arbeitnehmer für die Schwelle von 100 Mitarbeitern gezählt werden sollen, und auch die OSHA hat bisher noch keinen Entwurf für entsprechende Vorschriften veröffentlicht. Bis zur Festlegung einer anderen Regelung sollte davon ausgegangen werden, dass alle Arbeitnehmer in den USA auf der Grundlage der Gesamtzahl der Arbeitnehmer an allen Standorten auf die Schwelle von 100 Mitarbeitern angerechnet werden.

F: Wann tritt das Mandat in Kraft?

A:Wir gehen davon aus, dass die ETS in den kommenden Wochen veröffentlicht wird und dass Arbeitgeber nach Erlass der Verordnung eine bestimmte Frist zur Umsetzung haben werden. Die Frist zur Umsetzung könnte für Arbeitgeber sehr knapp bemessen sein, da die ETS für Beschäftigte im Gesundheitswesen den Arbeitgebern nur 14 Tage zur Umsetzung der meisten Anforderungen und 30 Tage zur Umsetzung anderer Anforderungen einräumte.  Mehrere Unternehmen haben bereits Arbeitsminister Marty Walsh gebeten, den Arbeitgebern eine Vorlaufzeit von 90 Tagen für die Umsetzung der bevorstehenden Verordnung einzuräumen.

F: Wie lange wird das ETS bestehen bleiben?

A:Die ETS bleibt in Kraft, bis die OSHA eine dauerhafte Regelung erlässt.   

F: Wie werden Arbeitgeber die Vorschrift einhalten, und welche Ausnahmen sind zu erwarten?

A:Um die Vorschrift zu erfüllen, müssen Arbeitgeber von ihren Mitarbeitern als Voraussetzung für die Weiterbeschäftigung einen Nachweis über ihren vollständigen Impfstatus oder ein wöchentliches negatives Testergebnis verlangen. Arbeitgeber müssen in der Regel Ausnahmen von der Impfpflicht für Mitarbeiter mit Behinderungen oder Erkrankungen, die eine Impfung ausschließen, sowie für Mitarbeiter mit aufrichtigen religiösen Überzeugungen, Bräuchen oder Praktiken,die im Widerspruch zu einer Impfung stehen ,gewähren. Die Testalternative im Rahmen der ETS würde jedoch diejenigen berücksichtigen, die nicht geimpft werden können.

F: Wird das Mandat angefochten werden?

A:Ja. Wir gehen davon aus, dass die bevorstehende Impfpflicht sowohl von den Bundesstaaten als auch von privaten Unternehmen heftig angefochten werden wird.  Wir gehen aus vielen Gründen nicht davon aus, dass die Verfassungsklagen gegen die Impfpflicht erfolgreich sein werden, vor allem aber, weil es eine (wöchentliche) Testalternative zur Impfung gibt. Auch Bundesgerichte haben bisherige Verfassungsklagen gegen Impfpflichten abgelehnt, sofern diese nicht diskriminierend sind. So lehnte beispielsweise der Seventh Circuit es ab, eine einstweilige Verfügung zu erlassen, bis das Ergebnis einer Verfassungsklage gegen die Impfpflicht der Indiana University vorliegt.

Die offensichtlichste Herausforderung für Präsident Bidens Impfpflicht wird wahrscheinlich die Gültigkeit der bevorstehenden OSHA-Vorschrift selbst betreffen, die in Form einer ETS (Emergency Temporary Standard) erlassen wird und für Notfälle gedacht ist. Seit ihrer Gründung hat die OSHA nur zehn (10) Notfallstandards erlassen, mit unterschiedlichem rechtlichem Erfolg, sodass die erwartete ETS angesichts fehlender Präzedenzfälle anfällig für rechtliche Anfechtungen ist.  Darüber hinaus hat die OSHA die Aufgabe, die Sicherheit am Arbeitsplatz auf nationaler Ebene zu regulieren. Wenn die Impfpflicht nicht sorgfältig auf ein klares nationales Sicherheitsrisiko am Arbeitsplatz zugeschnitten ist, gibt es Gründe, die Regelung anzufechten, da die Spitzen und Rückgänge der COVID-19-Fälle je nach Region sehr unterschiedlich sind.

Die Anfechtung des Mandats könnte sich über Jahre hinziehen, und in der Zwischenzeit könnten hohe Geldstrafen wegen Nichteinhaltung verhängt werden. Wir gehen daher davon aus, dass die Arbeitgeber sich weitgehend an die ETS halten werden, wenn sie erlassen wird, anstatt auf die Aussicht auf rechtliche Anfechtungen zu setzen.

F: Wie wird das Mandat durchgesetzt?

A:Es gibt keine konkreten Angaben dazu, wie die erwartete OSHA-Vorschrift durchgesetzt werden soll. Wir gehen jedoch davon aus, dass die OSHA ihre Befugnisse nutzen wird, um Beschwerden zu untersuchen und Arbeitsplatzinspektionen durchzuführen sowie Strafen für Verstöße gegen Arbeitsplatzstandards und für die Nichtbehebung von Mängeln nach Erlass einer Verwarnung zu verhängen.

F: Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?

A:Arbeitgeber sollten eine Impfpolitik entwickeln, die den erwarteten OSHA-Vorgaben entspricht, d. h. von Ihren Mitarbeitern den Nachweis einer vollständigen Impfung verlangen oder sie zu wöchentlichen Tests verpflichten, sobald die Regelung in Kraft tritt. Außerdem sollten Arbeitgeber überlegen, ob es in ihrem Interesse liegt, Impfungen für alle Mitarbeiter vorzuschreiben und auf die Testoption zu verzichten.  Die Kenntnis des Prozentsatzes vollständig geimpfter Arbeitnehmer wird bei dieser Entscheidung hilfreich sein. Daher sollten Arbeitgeber unverzüglich mit der Erfassung dieser Informationen beginnen, sofern sie dies nicht bereits getan haben.

Es ist auch wichtig, dass Arbeitgeber damit beginnen, Richtlinien und bewährte Verfahren für die Erfassung der Impfnachweise und Testergebnisse ihrer Mitarbeiter sowie Verfahren für die Bearbeitung von Anträgen auf medizinische und religiöse Ausnahmeregelungen zu entwickeln.

F: Werden bestimmte Arbeitgeber von dieser Verpflichtung ausgenommen sein?

A:Die Ankündigung der Biden-Regierung ging nicht auf diese Frage ein, aber sie wird wahrscheinlich alle Arbeitgeber mit mehr als 100 Mitarbeitern betreffen. Vorläufig kann man davon ausgehen, dass alle Arbeitgeber dieser Verpflichtung unterliegen, sofern sie die Schwelle von 100 Mitarbeitern erreichen.

F: Gibt es Mitarbeiter, die von dieser Vorschrift ausgenommen sind, beispielsweise Mitarbeiter, die ausschließlich im Homeoffice arbeiten?

A: Wir gehen zwar nicht davon aus, dass die Vorschrift für vollständig im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter gilt, aber es ist zu beachten, dass die für Auftragnehmer der Bundesregierung geltende Verordnung auch für vollständig im Homeoffice arbeitende Mitarbeiter, die unter die Verordnung fallen, eine Impfpflicht vorsieht.  

Wir gehen auch davon aus, dass die OSHA weitere Einzelheiten zu Mitarbeitern bekannt geben wird, die einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen oder im Rahmen ihrer Tätigkeit reisen oder Kundenstandorte besuchen müssen.

F: Wie sollten Arbeitgeber den Impfstatus ihrer Mitarbeiter überprüfen?

A:In der Ankündigung von Präsident Biden wurde nicht angegeben, wie Arbeitgeber überprüfen können, ob ihre Mitarbeiter geimpft sind. Einige Bundesstaaten haben dargelegt, dass Arbeitgeber eine Kopie des COVID-19-Impfausweises eines Mitarbeiters anfordern, Einsicht in die Impfunterlagen eines Mitarbeiters verlangen oder einen Mitarbeiter eine Impfbescheinigung unterzeichnen lassen können. Bis weitere Leitlinien der OSHA vorliegen, sind diese Methoden zur Überprüfung des Impfstatus von Mitarbeitern Optionen, die in Betracht gezogen werden können.  Auch hier gilt, dass die Richtlinien für Auftragnehmer des Bundes den Umfang der als Nachweis des Impfstatus akzeptierten Dokumente auf (a) eine Kopie der Impfunterlagen eines Gesundheitsdienstleisters oder einer Apotheke, eine Kopie der COVID-19-Impfkarte (CDC-Formular MLS-319813_r, veröffentlicht am 3. September 2020), (b) eine Kopie der medizinischen Unterlagen, die die Impfung dokumentieren, (c) eine Kopie der Impfunterlagen aus einem öffentlichen Gesundheits- oder staatlichen Impfinformationssystem oder (d) eine Kopie jeder anderen offiziellen Dokumentation, die die Impfung mit Angaben zum Namen des Impfstoffs, dem Datum der Verabreichung und dem Namen des medizinischen Fachpersonals oder der Klinik, die den Impfstoff verabreicht hat, bestätigt.

F: Wie sollten Arbeitgeber Aufzeichnungen über den Impfstatus und negative Testergebnisse ihrer Mitarbeiter führen?

A:Der Impfstatus und die Testergebnisse der Mitarbeiter stellen vertrauliche medizinische Informationen dar. Diese Informationen müssen vertraulich und sicher aufbewahrt werden, getrennt von den persönlichen Unterlagen des Mitarbeiters. 

F: Wie sollten Arbeitgeber sich auf die Durchführung wöchentlicher Tests vorbereiten?

A:Arbeitgeber, die sich gegen eine Impfpflicht entscheiden, aber 100 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, sollten darüber nachdenken, wie sie ein obligatorisches Testprogramm einführen können.  Zu berücksichtigen sind dabei: (1) die Kosten und der Verwaltungsaufwand für die Durchführung von Tests für Mitarbeiter vor Ort, (2) die Möglichkeit für Mitarbeiter, Tests zu Hause selbst durchzuführen (vorausgesetzt, diese Tests entsprechen den ETS), oder (3) die Überweisung an einen externen Dienstleister.  Darüber hinaus sollten Richtlinien und bewährte Verfahren für die Erfassung und Überprüfung der Testergebnisse festgelegt werden – erwägen Sie die Verwendung einer App zur Verfolgung der Testergebnisse oder benennen Sie ein Team, das die Testergebnisse manuell entgegennimmt und überprüft. Arbeitgeber sollten darauf vorbereitet sein, die Ergebnisse als vertrauliche medizinische Informationen zu behandeln.

F: Mit welchen Kosten ist bei wöchentlichen Tests zu rechnen?

A: Je nachdem, ob die voraussichtliche OSHA-Vorschrift Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Kosten für wöchentliche Tests von nicht geimpften Mitarbeitern zu übernehmen, sollten Arbeitgeber kostengünstige und bequeme Optionen in Betracht ziehen. Arbeitgeber können erwägen, ihre Mitarbeiter an öffentliche Einrichtungen zu verweisen, die COVID-19-Tests anbieten. Walmart, Amazon und Kroger haben angekündigt, dass sie in den nächsten drei Monaten Heimtests zum Selbstkostenpreis verkaufen werden.

Darüber hinaus hat das Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL) erklärt, dass Arbeitgeber nicht freigestellte Arbeitnehmer für die Zeit bezahlen müssen, die diese während ihres Arbeitstages für Tests aufwenden. Konkret hat das DOL folgende Leitlinie herausgegeben: „Die Durchführung von COVID-19-Tests kann vergütungsfähig sein, da die Tests notwendig sind, damit die Arbeitnehmer ihre Arbeit während der Pandemie sicher und effektiv ausführen können.  Wenn beispielsweise eine Kassiererin in einem Lebensmittelgeschäft, die in erheblichem Umfang mit der Öffentlichkeit in Kontakt kommt, von ihrem Arbeitgeber verpflichtet wird, sich an ihrem freien Tag einem COVID-19-Test zu unterziehen, ist diese Zeit wahrscheinlich vergütungsfähig, da sie für ihre Arbeit während der Pandemie unerlässlich ist.“ Darüber hinaus können viele Bundesstaaten verlangen, dass Arbeitnehmer für die Zeit, die sie für die Durchführung von Tests aufwenden, vergütet werden. 

ANFORDERUNGEN AN BUNDESVERTRAGSPARTNER 

F: Welche Verträge fallen unter die Durchführungsverordnung?

A:Die Durchführungsverordnung gilt für Verträge oder vertragsähnliche Instrumente, die nach dem 15. Oktober 2021 abgeschlossen, verlängert, erneuert oder deren Option ausgeübt wurde. Die Verordnung gilt für neue Verträge und vertragsähnliche Instrumente, neue Ausschreibungen für Verträge oder vertragsähnliche Instrumente, Verlängerungen oder Erneuerungen von Verträgen oder vertragsähnlichen Instrumenten und die Ausübung einer Option auf einen bestehenden Vertrag oder ein bestehendes vertragsähnliches Instrument, wenn:

• Es handelt sich um einen Beschaffungsvertrag oder ein vertragsähnliches Instrument für Dienstleistungen, Bauleistungen oder ein Pachtrecht an Immobilien.
• Es handelt sich um einen Vertrag oder ein vertragsähnliches Instrument für Dienstleistungen, die unter das Dienstleistungsvertragsgesetz fallen.
• Es handelt sich um einen Vertrag oder ein vertragsähnliches Instrument für Konzessionen, einschließlich aller Konzessionsverträge, die gemäß den Vorschriften des Arbeitsministeriums unter 29 C.F.R. 4.133(b) ausgeschlossen sind; oder
• Es handelt sich um einen Vertrag oder ein vertragsähnliches Instrument, das mit der Bundesregierung in Bezug auf Bundesimmobilien oder -grundstücke geschlossen wurde und sich auf das Angebot von Dienstleistungen für Bundesbedienstete, deren Ministerien oder die allgemeine Öffentlichkeit bezieht.

F: Welche Verträge fallen NICHT unter die Durchführungsverordnung? 

Die Anordnung gilt nicht für:

• Zuschüsse;
• Verträge, vertragsähnliche Instrumente oder Vereinbarungen mit Indianerstämmen gemäß dem Indian Self-Determination and Education Assistance Act (Gesetz über die Selbstbestimmung und Bildungsförderung der Indianer);
• Verträge oder Unterverträge, deren Wert dem vereinfachten Beschaffungsgrenzwert entspricht oder darunter liegt, wobei dieser Grenzwert derzeit bei 250.000,00 $ liegt;
• employees who perform work outside the United States or its outlying areas, as defined in the Federal Acquisition Regulation</a>; or
• Hauptverträge und Unterverträge ausschließlich für die Herstellung von Produkten.

A:Gemäß den am 24. September 2021 veröffentlichten Leitlinien der Safer Federal Workforce Task Force, über die wir bereits hier berichtet haben, gelten die Arbeitsplatzprotokolle für alle betroffenen Mitarbeiter von Auftragnehmern an Arbeitsplätzen, an denen Personen im Rahmen oder im Zusammenhang mit einem Regierungsauftrag oder Unterauftrag tätig sind, unabhängig davon, ob diese Mitarbeiter selbst direkt an dem Auftrag arbeiten. Dies gilt sogar für Mitarbeiter, die remote arbeiten, wenn diese Mitarbeiter im Rahmen oder im Zusammenhang mit einem Regierungsauftrag oder Unterauftrag tätig sind.

F: Gibt es eine regelmäßige Testalternative, wie es sie für private Arbeitgeber mit mehr als 100 Mitarbeitern gibt?

A:Die am 24. September 2021 veröffentlichten Leitlinien der Safer Federal Workforce Task Force enthalten keine Testoption als Ersatz für eine Impfung. Mit anderen Worten: Eine Impfung ist die einzige Möglichkeit, die Vorschriften zu erfüllen. 

F: Kann ich einen Mitarbeiter entlassen, der sich weigert, sich daran zu halten?

A:Das hängt davon ab. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, einen Arbeitnehmer zu entlassen, wenn dieser sich weigert, die in der Durchführungsverordnung festgelegten Impfvorschriften zu befolgen, es sei denn, der Arbeitnehmer hat aufgrund seines Gesundheitszustands oder seiner aufrichtigen religiösen Überzeugung eine Ausnahmeregelung beantragt. Solche Anträge auf Ausnahmeregelungen müssen von Fall zu Fall geprüft werden. 

F: Gibt es Mitarbeiter, die von dieser Anforderung ausgenommen sind?

A:Ja, wie oben angegeben, können bestimmte Mitarbeiter, die nicht an einem Standort tätig sind, an dem öffentliche Aufträge ausgeführt werden, von der Regelung ausgenommen werden. Darüber hinaus erkennt die Durchführungsverordnung an, dass Arbeitgeber Ausnahmen für Mitarbeiter in Betracht ziehen müssen, die aufgrund einer Erkrankung oder einer aufrichtigen religiösen Überzeugung nicht geimpft werden können.

Wie oben bereits erwähnt, gilt die Impfpflicht jedoch auch für Mitarbeiter, die vollständig im Homeoffice arbeiten.

F: Was soll ich in Bezug auf religiöse und medizinische Ausnahmen tun?

A:Arbeitgeber sollten jeden Antrag einzeln prüfen und entscheiden, ob solche Anträge auf angemessene Vorkehrungen angemessen sind und bewilligt werden sollten. 

F: Wird das Mandat angefochten werden? 

A:Auch wenn diese Vorschrift für Auftragnehmer der Bundesregierung rechtlich angefochten werden könnte, dürfte jede Anfechtung durch die Impfpflicht für Arbeitgeber mit 100 oder mehr Beschäftigten in den Hintergrund treten. Der Präsident kann traditionell per Dekret und Verordnung Vorschriften für Auftragnehmer der Bundesregierung, wie auch für Bundesbedienstete, erlassen, und diese werden in der Regel als Vorteil einer Zusammenarbeit mit der Bundesregierung angesehen.

F: Was müssen Auftragnehmer der Bundesregierung derzeit tun? 

A: Bundesauftragnehmer sollten ihre vorgeschlagenen Bundesverträge überprüfen und sich auf Änderungen ihrer bestehenden Verträge vorbereiten. Bundesauftragnehmer sollten Impfdaten ihrer Mitarbeiter erfassen und mit der Ausarbeitung verbindlicher Impfvorschriften beginnen.

ÜBERLEGUNGEN ZUR UMSETZUNG VON IMPFPFLICHTEN

F: Beabsichtigen Sie, in naher Zukunft Bundesaufträge anzustreben (d. h. Bundesauftragnehmer zu werden)?

A:Wie oben erläutert, werden viele Auftragnehmer der Bundesregierung verpflichtet sein, obligatorische Impfprogramme durchzuführen. Wenn Ihr Unternehmen also beabsichtigt, sich um Bundesaufträge zu bewerben, die der Impfpflicht unterliegen, sollten Sie dringend in Betracht ziehen, so bald wie möglich ein obligatorisches Impfprogramm einzuführen. Ob ein Arbeitgeber ein obligatorisches Impfprogramm hat oder nicht, kann ein Faktor bei der Vergabe des Bundesauftrags sein. 

F: Rechnen Sie damit, dass Ihre Belegschaft in naher Zukunft auf 100 oder mehr Mitarbeiter anwachsen wird?

A:Wie oben erwähnt, wird erwartet, dass die OSHA obligatorische Impfprogramme für Arbeitgeber mit 100 oder mehr Mitarbeitern vorschreibt. Arbeitgeber sollten die Wahrscheinlichkeit bewerten, dass sie in naher Zukunft die Schwelle von 100 Mitarbeitern erreichen.

F: Was sollten Arbeitgeber in Bezug auf religiöse und medizinische Ausnahmen tun?

A:Wie oben erläutert, müssen Arbeitgeber in der Regel Ausnahmen von der Impfpflicht für Arbeitnehmer mit Behinderungen oder Erkrankungen, die eine Impfung ausschließen, sowie für Arbeitnehmer mit aufrichtigen religiösen Überzeugungen, Bräuchen oder Praktiken,die im Widerspruch zu einer Impfung stehen ,gewähren. Alle derartigen Anträge sollten von Fall zu Fall geprüft werden.  Daher sollten Arbeitgeber darauf vorbereitet sein, Fragen zu Ausnahmeregelungen zu beantworten, indem sie Standardformulare und festgelegte Verfahren für die Erfassung und Prüfung von Anträgen bereitstellen. Zu den Faktoren, die bei Anträgen auf Ausnahmeregelungen zu berücksichtigen sind, gehören wöchentliche Testalternativen, die Verpflichtung zum Tragen von Masken, die Möglichkeit zur Einhaltung der Abstandsregeln und das Übertragungsrisiko (durch Kollegen und die Öffentlichkeit) am Arbeitsplatz.

F: Wie sollten Arbeitgeber nachverfolgen, welche Mitarbeiter vollständig geimpft sind, welche Mitarbeiter regelmäßig getestet werden und welche Mitarbeiter sich nicht an die Vorschriften halten?

A:Einige Arbeitgeber verwenden Apps oder elektronische Tracking-Systeme, während andere die Daten manuell erfassen. In beiden Fällen sollte der Arbeitgeber die sensiblen Informationen genauso behandeln wie andere vertrauliche medizinische Daten seiner Mitarbeiter.

F: Welche Informationen müssen Arbeitgeber von Mitarbeitern einholen, die angeben, bereits vollständig geimpft zu sein?

A:Diese Antwort hängt davon ab, ob der Arbeitgeber ein Auftragnehmer der Bundesregierung oder ein privater Arbeitgeber ist.  Bundesauftragnehmer müssen eines der folgenden Dokumente für Mitarbeiter überprüfen, die Arbeiten im Zusammenhang mit dem Bundesauftrag ausführen oder in derselben Einrichtung arbeiten wie Mitarbeiter, die Arbeiten im Rahmen des Bundesauftrags ausführen: (a) eine Kopie des Impfnachweises eines Gesundheitsdienstleisters oder einer Apotheke, (b) eine Kopie der COVID-19-Impfkarte (CDC-Formular MLS-319813_r, veröffentlicht am 3. September 2020), (c) eine Kopie der medizinischen Unterlagen, die die Impfung dokumentieren, eine Kopie der Impfunterlagen aus einem öffentlichen Gesundheits- oder staatlichen Impfinformationssystem oder (d) eine Kopie jeder anderen offiziellen Dokumentation, die die Impfung mit Angaben zum Namen des Impfstoffs, dem Datum der Verabreichung und dem Namen des medizinischen Fachpersonals oder der Klinik, die den Impfstoff verabreicht hat, bestätigt. Eine vom Mitarbeiter unterzeichnete Impfbescheinigung ist für Auftragnehmer der Bundesregierung nicht zulässig. 

Obwohl noch nicht bekannt, ist es wahrscheinlich, dass die OSHA ETS ähnliche Anforderungen haben wird.

F: Müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Zeit bezahlen, die sie für die Impfung oder für die Erholung von einer Nebenwirkung der Impfung aufwenden?

A:Wie oben erläutert, müssen Arbeitgeber gemäß den Richtlinien des DOL nicht freigestellten Mitarbeitern die Zeit für die Impfung bezahlen, wenn die Impfung obligatorisch ist. Es ist auch wahrscheinlich, dass die OSHA ETS eine Verlängerung der bezahlten Freistellung für die Zeit vorsieht, die Mitarbeiter für die Impfung aufwenden, sowie für zusätzliche Arbeitstage, die der Mitarbeiter benötigt, um sich von den Auswirkungen der Impfung zu erholen. Einige Bundesstaaten haben bereits Vorschriften für bezahlten COVID-Krankheitsurlaub, die diese Impfzeit abdecken.

F: Sind Arbeitgeber haftbar, wenn ein Arbeitnehmer eine Nebenwirkung des Impfstoffs erleidet?

A:Im Allgemeinen nein. Wenn ein Mitarbeiter aufgrund einer Nebenwirkung des Impfstoffs der Arbeit fernbleiben muss, muss der Vorfall gemäß den aktuellen Richtlinien der OSHA, die eine Neubewertung ihrer Position im Mai 2022 vorsehen, nicht im OSHA 300-Protokoll erfasst werden. 

F: Kann ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer entlassen, weil er fälschlicherweise behauptet hat, geimpft zu sein?

A:Ja, ein Arbeitgeber kann in der Regel einen Arbeitnehmer entlassen, der unehrlich ist und fälschlicherweise angibt, geimpft zu sein, obwohl dies nicht der Fall ist, oder wenn der Arbeitnehmer falsche medizinische Unterlagen vorlegt, aus denen hervorgeht, dass er geimpft wurde. 

F: Kann ein Arbeitgeber künftig die Einstellung von Personen verweigern, die nicht vollständig geimpft sind?

A:Ja, ein Arbeitgeber kann im Allgemeinen die Einstellung eines Mitarbeiters ablehnen, der sich weigert, sich impfen zu lassen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmeregelungen, die möglicherweise gelten (wie oben erläutert).  

F: Sollten Arbeitgeber befürchten, dass sie (zusätzlich zum bestehenden Arbeitskräftemangel) Mitarbeiter verlieren, wenn sie eine Impfpflicht einführen, sofern sie nicht einer der staatlichen Vorschriften unterliegen?