Die vorübergehende Notfallnorm der OSHA: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wie wir bereits am 4. November 2021 berichtet haben, hat die OSHA ihre lang erwartete Notfall-Befristungsvorschrift (Emergency Temporary Standard, ETS) für private Arbeitgeber mit 100 oder mehr Mitarbeitern veröffentlicht.  Zwar gab es gerichtliche Anfechtungen, und das Berufungsgericht der Vereinigten Staaten für den fünften Gerichtsbezirk (zuständig für Texas, Louisiana und Mississippi) hat die ETS vorübergehend ausgesetzt, doch sollten sich Arbeitgeber nicht darauf verlassen, dass sie nun untätig bleiben können. Die Zeit wird knapp, und Arbeitgeber sollten davon ausgehen, dass die Fristen tatsächlich gelten. 

Da die betroffenen Arbeitgeber nun beginnen, sich in diesem Neuland zurechtzufinden, bieten wir Ihnen einen Schritt-für-Schritt-Leitfaden, der Ihnen bei der Einhaltung der neuen ETS hilft. Hier sind einige Vorschläge:

Schritt 1: Überlegen Sie, ob das ETS zutrifft

• Beachten Sie, dass die ETS nur für private Arbeitgeber mit 100 oder mehr Mitarbeitern gilt.
  
  
• Um festzustellen, ob der Arbeitgeber die Schwelle erreicht, müssen Arbeitgeber Folgendes berücksichtigen: (1) alle Standorte in den USA, (2) alle Teilzeitbeschäftigten, jedoch keine unabhängigen Auftragnehmer; (3) alle Standorte von Unternehmen mit mehreren Standorten; (4) Franchise-Unternehmen werden separat behandelt; (5) integrierte Unternehmen, die Sicherheitsangelegenheiten als ein Unternehmen behandeln, gelten als ein einziger Arbeitgeber; (6) Zeitarbeitskräfte und Leiharbeitskräfte werden nicht gezählt; und (7) bei Standorten mit mehreren Arbeitgebern, wie z. B. Baustellen, zählt jeder Arbeitgeber nur seine eigenen Mitarbeiter.
  
  
• Das ETS gilt nicht für Auftragnehmer der Bundesregierung und Einrichtungen des Gesundheitswesens, die ihren eigenen Vorschriften unterliegen. In Bezug auf die letztgenannte Gruppe haben die Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) eine Mitteilung zu ihrer Regelung mit den entsprechenden Anforderungen veröffentlicht und einen Link zu einer FAQ-Liste hinzugefügt. Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen sollten wissen, dass die Regelung letzte Woche in Kraft getreten ist.

Schritt 2: Überlegen Sie, ob Sie Impfungen vorschreiben oder die Alternative eines Tests anbieten möchten.

• Ein unter die Regelung fallender Arbeitgeber muss entscheiden, ob er an einem oder mehreren seiner Standorte Impfungen vorschreiben möchte.
  
  
• Sowohl bei der obligatorischen Impfung als auch bei der Testalternative sind Risiken und Vorteile zu berücksichtigen. Beispielsweise kann das Landesrecht vorschreiben, dass betroffene Arbeitgeber die Kosten für Tests übernehmen müssen, wenn sie diese Alternative anbieten. Wenn ein Arbeitgeber die Testalternative anbietet und ein Arbeitnehmer aus medizinischen oder religiösen Gründen eine Ausnahmeregelung beantragt (und gewährt bekommt), muss der Arbeitgeber möglicherweise die Testkosten übernehmen.
  
  
• Da die betroffenen Arbeitgeber beginnen, ihre Optionen zu prüfen, steht das Arbeits- und Beschäftigungsrechtsteam von Foley bereit, um sie bei der Entscheidungsfindung sowie bei der Einführung von OSHA-konformen Richtlinien zu unterstützen.

Schritt 3: Überlegen Sie, ob es ausgenommene oder ausgeschlossene Mitarbeiter gibt.

• Das ETS gilt für nahezu alle Mitarbeiter, mit Ausnahme derjenigen, die von zu Hause aus, ausschließlich alleine oder ausschließlich im Freien arbeiten.
  
  
• Die ETS besagt auch, dass Arbeitgeber unterschiedliche Richtlinien für bestimmte Teile der Belegschaft einführen können. Beispielsweise kann ein Arbeitgeber eine obligatorische Impfpflicht für Mitarbeiter einführen, die mit Kunden in Kontakt kommen, aber Mitarbeitern, die zeitweise im Homeoffice und/oder in der Zentrale arbeiten und selten mit Kunden in Kontakt kommen, die Alternative eines Tests anbieten.

Schritt 4: Umsetzung einer Richtlinie (oder mehrerer Richtlinien) / Kommunikation an die Mitarbeiter (bis zum 5. Dezember 2021)

• Ein betroffener Arbeitgeber muss die ETS bis zum 5. Dezember 2021 erfüllen. Foley hat Musterrichtlinien sowohl für die obligatorischen als auch für die Testalternativen erstellt und kann Ihnen bei der Anpassung Ihrer eigenen spezifischen Richtlinie behilflich sein.
  
  
• Im Rahmen des ETS müssen betroffene Arbeitgeber ihren Mitarbeitern außerdem spezifische Informationen zu COVID-19-Tests, zum Verfahren zur Erfassung akzeptabler Impfnachweise und zur Feststellung des Impfstatus, zu den Zeit-, Lohn- und Urlaubsansprüchen der Mitarbeiter, zu den Verfahren zur Benachrichtigung des Arbeitgebers über einen positiven COVID-19-Test sowie zu den strafrechtlichen Sanktionen bei wissentlich falschen Angaben und zu Diskriminierungsverboten zur Verfügung stellen.

Schritt 5: Sammeln Sie akzeptable Nachweise über Impfungen, erstellen Sie eine Mitarbeiterliste und führen Sie ein System zur Aufbewahrung der Unterlagen ein (bis zum 5. Dezember 2021).

• Ein betroffener Arbeitgeber muss von seinen Mitarbeitern einen akzeptablen Nachweis über Impfungen einholen (z. B. Impfausweise, medizinische Unterlagen oder eine Bescheinigung). Der Impfnachweis darf nicht mündlich erbracht werden.
  
  
• Auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen muss ein betroffener Arbeitgeber eine Mitarbeiterliste erstellen und aufbewahren, in der jeder Mitarbeiter und sein jeweiliger Impfstatus aufgeführt ist (ob er vollständig geimpft, teilweise geimpft, aufgrund einer medizinischen oder religiösen Ausnahmeregelung nicht vollständig geimpft oder nicht vollständig geimpft ist, weil er keinen akzeptablen Nachweis über seinen Impfstatus vorgelegt hat).
  
  
• Ein unter die Verordnung fallender Arbeitgeber muss ein System zur Aufbewahrung von Unterlagen einrichten und diese Unterlagen während der gesamten Dauer der ETS wie andere vertrauliche medizinische Dokumente aufbewahren.

Schritt 6: Analysieren Sie jede medizinische und religiöse Ausnahmeregelung

• Ein unter die Regelung fallender Arbeitgeber muss jeden Antrag auf medizinische und religiöse Sonderregelungen gemäß den Bundes-, Landes- und lokalen Gesetzen prüfen.
  
  
• Die ETS besagt, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter als Ausgleichsmaßnahme wöchentlichen Tests unterziehen können (müssen jedoch die mit den Tests verbundenen Kosten tragen, wenn die Tests als Ausgleichsmaßnahme angeboten werden).
  
  
• Die ETS legt außerdem fest, dass andere Vorkehrungen getroffen werden müssen, wenn die aufrichtige religiöse Überzeugung eines Mitarbeiters es ihm nicht erlaubt, sich einem Test zu unterziehen.

Angesichts dieser zahlreichen neuen Anforderungen sollten Arbeitgeber sich an einen Rechtsbeistand wenden und sicherstellen, dass sie auf die Umsetzung der ETS-Anforderungen vorbereitet sind (für den Fall, dass die ETS von den Gerichten bestätigt wird), um mögliche künftige Strafen zu vermeiden.