Zeit, Ihre I-9-Konformität zu überprüfen; ein Arbeitgeber wurde gerade mit einer Geldstrafe von 1,5 Millionen Dollar belegt.

Arbeitgeber müssen die Vorschriften für das Formular I-9 (Employment Eligibility Verification, Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung) sorgfältig befolgen , um bei einer behördlichen Kontrolle keine erheblichen Haftungsrisiken einzugehen. Ein Arbeitgeber mit Niederlassungen in den Bundesstaaten Washington und Oregon hat diese Lektion kürzlich auf schmerzhafte Weise gelernt. Im Januar 2022 verhängte ein Verwaltungsrichter (ALJ) gegen diesen Arbeitgeber eine Geldstrafe in Höhe von 1.527.308,90 US-Dollar wegen Verstößen gegen das Formular I-9.

Der Arbeitgeber war eine Personalvermittlungsagentur. Das Unternehmen beschäftigte weniger als 50 Vollzeit-Festangestellte, aber Hunderte von Saisonarbeitern zu verschiedenen Zeitpunkten im Jahr. Die Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) erhielt einen Hinweis, dass dieses Unternehmen die I-9-Vorschriften nicht einhielt, und leitete eine Überprüfung der I-9-Formulare des Unternehmens ein. Die Überprüfung umfasste die I-9-Formulare für aktuelle und ehemalige Mitarbeiter innerhalb der Aufbewahrungsfrist. Nach einer zweijährigen Untersuchung erließ die ICE eine Bußgeldbescheid, in dem Strafen in Höhe von mehr als 2 Millionen US-Dollar wegen Verstößen gegen die I-9-Vorschriften gefordert wurden. In der späteren Anhörung schloss sich der ALJ im Wesentlichen der ICE an und verhängte eine Geldstrafe von mehr als 1,5 Millionen US-Dollar. Der ALJ verhängte diese hohe Geldstrafe, obwohl er den Arbeitgeber aufgrund der Anzahl der Vollzeitbeschäftigten als kleines Unternehmen behandelte und somit Milde walten ließ.

Der ALJ stellte fest, dass der Arbeitgeber zahlreiche schwerwiegende Verstöße begangen hat, darunter die folgenden:

• Nicht fristgerechte Vorbereitung oder Vorlage der angeforderten Formulare I-9, einschließlich der Nichtvorlage des vollständigen Formulars I-9 (fehlende oder leere Seiten).
• Nicht ordnungsgemäße Vorbereitung der §§ 1 und 2, einschließlich der folgenden Mängel:
• Keine in § 1 bezeichnete Kategorie der Arbeitserlaubnis (kein Kästchen wurde angekreuzt oder mehrere Kästchen wurden angekreuzt).
• Keine Angabe der Ausländerregistrierungsnummer, falls zutreffend.
• Keine Unterschrift des neuen Mitarbeiters in § 1, um unter Strafe des Meineids zu bestätigen, dass er oder sie berechtigt ist, legal in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
• Keine Dokumenteinträge in § 2 oder Einträge für ungültige Dokumente, die der I-9-Liste der akzeptierten Dokumente widersprechen.
• Keine oder nur teilweise Dokumentennummern oder Ablaufdaten in § 2 für vorgelegte Dokumente.
• Kein gedruckter Name des Arbeitgebersvertreters in § 2.
• Keine vorschriftsmäßige Unterschrift des Arbeitgebers (Verwendung eines Unterschriftsstempels).
• Keine Arbeitgeberbescheinigung gemäß § 2, die bestätigt, dass der Arbeitgeber die vorgelegten Dokumente geprüft und die Identität und Beschäftigungsberechtigung des neuen Mitarbeiters gemäß den bundesstaatlichen I-9-Vorschriften überprüft hat.
• Nicht fristgerechte Ausfüllung des Formulars I-9 gemäß den bundesrechtlichen Bestimmungen, einschließlich der Rückdatierung von 178 Formularen I-9.
• Versäumnis, die befristete und auslaufende Arbeitserlaubnis erneut zu überprüfen (keine Erfüllung von § 3).

Das Bundesgesetz legt einen Bußgeldrahmen für Verstöße gegen die I-9-Vorschriften fest. In diesem Fall verhängte der ALJ für die meisten Verstöße Bußgelder im mittleren Bereich dieses Rahmens. Mit der Begründung, dass die Rückdatierung ein noch schwerwiegenderer Verstoß sei als die verspätete Einreichung des Formulars I-9, verhängte der ALJ höhere Bußgelder für die Rückdatierung, um den Arbeitgebern „die Bedeutung der Offenheit im I-9-Formularverfahren” deutlich zu machen.

Tipps für bewährte Verfahren: Das Ministerium für Innere Sicherheit hat kürzlich die Höhe der Bußgelder für Verstöße gegen die Meldepflicht gemäß Formular I-9 erhöht. Seit dem 11. Januar 2022 liegen die Bußgelder nun zwischen 252 und 2.507 US-Dollar pro Formular I-9. Angesichts der höheren Bußgelder und der aktiven Durchführung neuer Kontrollen durch die Einwanderungsbehörde ICE ist es für Arbeitgeber jetzt an der Zeit, ihre Verfahren zur Einhaltung der Meldepflicht gemäß Formular I-9 zu überprüfen und ihre Compliance-Maßnahmen zu verstärken. Erwägen Sie die Umsetzung bewährter Verfahren wie beispielsweise die folgenden:

• Sicherstellen, dass nur gut geschulte Mitarbeiter den Formular-I-9-Prozess für den Arbeitgeber abwickeln.
• Durchführung regelmäßiger interner I-9-Prüfungen, um Fehler zu beheben, bevor die ICE die Mitteilung über die I-9-Prüfung herausgibt.
• Bei Unsicherheiten hinsichtlich der Beantwortung schwieriger I-9-Fragen einen Rechtsbeistand um Rat fragen.

Arbeitgeber, die diese Maßnahmen ergreifen, sind besser auf eine I-9-Inspektion durch die Behörden vorbereitet und können das Haftungsrisiko verringern, wenn die ICE vor der Tür steht.