401(k)-Compliance-Check Nr. 5: 401(k)-Teilnehmer aus der Fundkiste heraushalten

Im 401(k)-Compliance-Check des letzten Monats haben wir die verschiedenen typischen Mitteilungen besprochen, die ein 401(k)-Plan an die Planteilnehmer senden muss. Im Compliance-Check dieses Monats konzentrieren wir uns auf die Frage, wie mit einer Situation umzugehen ist, in der der 401(k)-Plan einen Planteilnehmer nicht erreichen kann, d. h. mit "fehlenden Teilnehmern".

Warum ist dieses Thema wichtig?

Als Sponsor eines 401(k)-Plans haben Sie zahlreiche treuhänderische Pflichten. Aus Sicht des Department of Labor (DOL) gibt es jedoch vielleicht keine grundlegendere als die, sicherzustellen, dass die Teilnehmer rechtzeitig Ausschüttungen aus ihren 401(k)-Plan-Konten erhalten. Diese Ausschüttungen können in Form von Auszahlungen bei Erreichen des normalen Rentenalters, Auszahlungen kleinerer Beträge oder vorgeschriebenen Mindestausschüttungen erfolgen.   

In den letzten Jahren hat das DOL seine Aktivitäten zur Durchsetzung der Vorschriften im Bereich der fehlenden Teilnehmer verstärkt. Insbesondere hat das DOL im Rahmen seines Prüfungsverfahrens Druck auf Plansponsoren ausgeübt, um vermisste Teilnehmer ausfindig zu machen, die Anspruch auf Ausschüttungen aus dem 401(k)-Plan haben, andernfalls drohen erhebliche Strafen. Um Plansponsoren zu ermutigen, proaktive Schritte zu unternehmen, um vermisste Teilnehmer ausfindig zu machen, hat das DOL Leitlinien zum Auffinden vermisster Teilnehmer in Form von "Best Practices" herausgegeben. Nicht jedes Element des Leitfadens des DOL wird praktikabel oder angemessen sein. Ihre Umsetzung - und Dokumentation - derjenigen, die es sind, wird jedoch zeigen, dass Sie es mit der Einhaltung der Vorschriften ernst meinen, falls Sie einer DOL-Prüfung unterzogen werden.

Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den Leitlinien des DOL zu erhalten.

Aber haben wir wirklich ein Problem?

Es kann durchaus sein, dass Sie ein Problem mit fehlenden Teilnehmern haben, wenn Ihnen ehemalige Mitarbeiter aufgefallen sind, die das Rentenalter erreicht haben, aber keine Planauszahlungen beantragt oder erhalten haben. Ein weiteres Anzeichen für ein potenzielles Problem sind ungenaue oder unvollständige Kontaktinformationen in Ihren Akten, ob in elektronischer oder Papierform. Und schließlich könnten Sie ein Problem haben, wenn sich mehr als nur ein paar zurückgesandte Postsendungen und nicht eingelöste Schecks ansammeln.

Es braucht ein Dorf

Wie das Sprichwort sagt: Es braucht ein Dorf... . Das Gleiche gilt für die Einführung von Verfahren zur Ermittlung fehlender Teilnehmer. Je nach Größe Ihres Unternehmens und der Personalausstattung kann es erforderlich sein, dass die Mitarbeiter der Leistungsabteilung, der Personalabteilung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Verwaltung (z. B. der Poststelle) und der Informationstechnologie zusammen mit der für den Plan zuständigen Stelle sicherstellen, dass die Kontaktdaten ehemaliger Mitarbeiter aktuell sind. Änderungen der Kontaktinformationen müssen im gesamten Unternehmen koordiniert und an den/von dem Datenverwalter des Plans weitergegeben werden.   

Beispiele für die bewährten Praktiken des DOL

Das DOL hat fast 30 weitreichende Best Practices für Plansponsoren ermittelt, die das Problem der fehlenden Teilnehmer angehen wollen. Auf der Grundlage der DOL-Leitlinien für bewährte Verfahren können Sie Folgendes in Betracht ziehen:

"Vorbeugende" Maßnahmen

1. Regelmäßige Kontaktaufnahme mit derzeitigen und ehemaligen Teilnehmern, um ihre Kontaktdaten zu bestätigen oder zu aktualisieren, wie z. B. Privat- und Geschäftsadressen, Telefonnummern (einschließlich Handynummern) und Angaben zu nächsten Angehörigen/Notfallkontakten.
2. Bestätigen oder aktualisieren Sie während des Ausscheidens eines Mitarbeiters die Kontaktinformationen und betonen Sie, wie wichtig es ist, dass der Plan jederzeit über korrekte Kontaktinformationen verfügt.
3. Überprüfen Sie andere Leistungspläne und Unternehmensunterlagen auf Kontaktinformationen der Teilnehmer. Es ist beispielsweise möglich, dass die Gehaltsabrechnungen oder die Krankenkasse aktuelle Informationen haben.
4. Bei der Übermittlung von Planinformationen (wie z. B. Zusammenfassungen von Jahresberichten, Teilnehmererklärungen und Zusammenfassungen von wesentlichen Änderungen) ist eine Formulierung (z. B. in Fettdruck oder hervorgehoben) aufzunehmen, die den Empfänger auffordert, aktualisierte Kontaktinformationen anzugeben.
   

   Tipps: 

   • Sorgen Sie dafür, dass das Verfahren einfach zu handhaben ist - bieten Sie z. B. eine gebührenfreie Telefonnummer, die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners, interne Webportale oder Formulare mit selbstadressierten Umschlägen an. 
   • Stellen Sie sicher, dass es eine bestimmte Person gibt, die für die Weitergabe der aktualisierten Kontaktinformationen an die für die Aktualisierung zuständigen Personen in den Abteilungen für Sozialleistungen, Personalwesen und Gehaltsabrechnung sowie an die für den Plan zuständige Stelle verantwortlich ist.
   • Bestimmen Sie einen Vertreter des Unternehmens (z. B. eine Person, die für die Einhaltung der internen Kontrollen verantwortlich ist), der den Prozess der Aktualisierung der Teilnehmerinformationen regelmäßig überwacht oder prüft, um sicherzustellen, dass diese Informationen im gesamten Unternehmen und bei der für den Plan zuständigen Stelle korrekt und konsistent sind.
     
     
5. Verlangen Sie, dass die Mitarbeiter des 401(k)-Plan-Services, die Fragen der Teilnehmer beantworten, als Teil ihres Skripts eine Aufforderung zur Bestätigung der Kontaktinformationen enthalten. Dies kann besonders wichtig sein, wenn das 401(k)-Guthaben des Teilnehmers Beträge enthält, die vom Plan eines übernommenen/fusionierten Arbeitgebers übertragen wurden. Auch die begleitende Website könnte so eingerichtet werden, dass ein Teilnehmer aufgefordert wird, seine Kontaktinformationen zu bestätigen, bevor er fortfährt.
   

   Tipp:

   • Erwägen Sie die Aufnahme einer Klausel in die Dienstleistungsvereinbarung mit dem Datenverwalter, die dessen Rolle und Verpflichtung zur Zusammenarbeit bei der Suche nach vermissten Teilnehmern regelt (natürlich unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Suche nach vermissten Teilnehmern letztlich in der Verantwortung des Unternehmens liegt). 
     
     
6. Führen Sie ein Verfahren ein, mit dem die Verwaltungs- und Personal-/Leistungsabteilungen des Unternehmens zusammen mit dem Verwalter des Plans nicht zugestellte Post an die Planteilnehmer und nicht eingelöste Verteilungsschecks unverzüglich untersuchen können.
   

   Tipps: 

   • Beauftragen Sie einen Vertreter des Unternehmens mit der Überprüfung einer Liste nicht eingelöster Verteilungsschecks und mit der Suche nach dem vorgesehenen Empfänger gemäß der Praxis des Unternehmens für fehlende Teilnehmer.   
   • Bestimmen Sie einen anderen Unternehmensvertreter, der den Prozess regelmäßig überwacht oder prüft. 

Unkonventionelle Ideen ("Handle with Care")

1. Die Nutzung sozialer Medien zur Kontaktaufnahme mit Personen kann hilfreich sein. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass die Kontaktinformationen in sozialen Medien möglicherweise nicht zuverlässig sind. Es gibt keine Garantie dafür, dass Ihre Nachricht den gewünschten Empfänger erreicht. Selbst wenn die Nachricht empfangen wird, kann es sein, dass die Person sie als Betrug abtut. Oder ein böswilliger Akteur erhält die Nachricht und versucht in betrügerischer Absicht, die Ausschüttung des vermissten Teilnehmers zu erhalten.
2. Wenden Sie sich an Begünstigte oder Notfallkontakte, die bei dem Unternehmen hinterlegt sind (z. B. Ehepartner oder Kinder). Bedenken Sie, dass es Umstände gibt, unter denen eine Person nicht gefunden werden möchte - vielleicht aus Gründen der persönlichen Sicherheit. Folglich sind diese Personen möglicherweise nicht bereit, Kontaktinformationen weiterzugeben, selbst wenn Sie vorschlagen, dass sie als Vermittler fungieren. Darüber hinaus hat eine Person, die als Begünstigter oder Notfallkontakt identifiziert wurde, nicht unbedingt das Wohl des vermissten Teilnehmers im Sinn und könnte versuchen, in betrügerischer Absicht Ausschüttungen des Plans zu erhalten.

Last-Ditch-Bemühungen

1. Wenn Teilnehmer über einen längeren Zeitraum hinweg nicht antworten, versuchen Sie, über Nachrufe oder Todesanzeigen (z. B. im Social Security Death Index) herauszufinden, ob der Teilnehmer verstorben ist. Ist dies der Fall, sollten Sie bei Bedarf versuchen, die designierten Begünstigten ausfindig zu machen. 
2. Nutzen Sie einen kommerziellen Suchdienst, eine Kreditauskunftei oder öffentliche Online-Datenbanken (z. B. für Immobiliensteuern), um vermisste Teilnehmer ausfindig zu machen. Beachten Sie, dass einige dieser Dienste und Datenbanken kostenpflichtig sein können.

Unabhängig davon, welche der bewährten Praktiken des DOL Sie für praktikabel oder angemessen halten, sollten Sie sie unbedingt dokumentieren. Und wenn Sie sie dokumentiert haben, sollten Sie sie natürlich auch befolgen. Wenn Sie einige oder alle dieser Praktiken anwenden, ist es nicht nur wahrscheinlicher, dass Sie fehlende Teilnehmer finden (oder besser noch, dass Sie das Problem ganz vermeiden), sondern Sie haben auch den Nachweis, dass Sie sich in gutem Glauben an die Vorschriften halten, falls das DOL zu einer Prüfung vorbeikommt.

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