401(k)-Konformitätsprüfung Nr. 5: Verhindern, dass 401(k)-Teilnehmer in der Fundstelle landen

Im letzten Monat haben wir im Rahmen der 401(k)-Compliance-Prüfung die verschiedenen typischen Mitteilungen besprochen, die ein 401(k)-Plan an die Planteilnehmer versenden muss. In der Compliance-Prüfung dieses Monats konzentrieren wir uns auf die Frage, wie mit einer Situation umzugehen ist, in der der 401(k)-Plan einen Planteilnehmer nicht erreichen kann, d. h. mit „vermissten Teilnehmern”.

Warum ist dieses Thema wichtig?

Als Träger eines 401(k)-Plans haben Sie zahlreiche treuhänderische Pflichten. Aus Sicht des US-Arbeitsministeriums (Department of Labor, DOL) gibt es jedoch wohl keine grundlegendere Pflicht als die Sicherstellung, dass die Teilnehmer zeitnah Auszahlungen aus ihren 401(k)-Plankonten erhalten. Diese Auszahlungen können in Form von Zahlungen zum normalen Rentenalter, Auszahlungen kleiner Guthaben oder vorgeschriebenen Mindestauszahlungen erfolgen.   

In den letzten Jahren hat das DOL seine Maßnahmen zur Durchsetzung der Vorschriften im Bereich der vermissten Teilnehmer verstärkt. Insbesondere durch seinen Prüfungsprozess hat das DOL die Plan-Sponsoren unter Druck gesetzt, vermisste Teilnehmer ausfindig zu machen, die Anspruch auf Auszahlungen aus dem 401(k)-Plan haben, oder mit erheblichen Strafen zu rechnen. Um die Plan-Sponsoren zu ermutigen, proaktive Maßnahmen zur Suche nach vermissten Teilnehmern zu ergreifen, hat das DOL Leitlinien zur Suche nach vermissten Teilnehmern in Form von „Best Practices” herausgegeben.  Nicht alle Elemente der Leitlinien des DOL sind praktikabel oder angemessen. Die Umsetzung – und Dokumentation – derjenigen Elemente, die dies sind, zeigt jedoch, dass Sie dieses Compliance-Thema ernst nehmen, falls Sie einer Prüfung durch das DOL unterzogen werden.

Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den Leitlinien des DOL zu erhalten.

Aber haben wir wirklich ein Problem?

Wenn Sie feststellen, dass ehemalige Mitarbeiter das Rentenalter erreicht haben, aber keine Auszahlung aus dem Plan beantragt oder erhalten haben, könnte es sich um ein Problem mit fehlenden Teilnehmern handeln. Ein weiteres Anzeichen für ein potenzielles Problem sind ungenaue oder unvollständige Kontaktdaten in Ihren Unterlagen, sei es in elektronischer oder in Papierform. Schließlich könnte ein Problem vorliegen, wenn sich mehrere zurückgesandte Postsendungen und nicht eingelöste Schecks angesammelt haben.

Es braucht ein ganzes Dorf

Wie das Sprichwort sagt, braucht es ein ganzes Dorf ... Der gleiche Ansatz gilt für die Umsetzung von Maßnahmen zur Identifizierung fehlender Teilnehmer. Je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Personalausstattung kann es erforderlich sein, dass Mitarbeiter aus den Bereichen Sozialleistungen, Personalwesen, Lohnbuchhaltung, Verwaltungsdienste (z. B. Poststelle) und Informationstechnologie zusammen mit dem Planverwalter dafür sorgen, dass die Kontaktdaten ehemaliger Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind. Änderungen der Kontaktdaten müssen koordiniert und unternehmensweit sowie mit dem Planverwalter ausgetauscht werden.   

Beispiele für bewährte Verfahren des DOL

Das DOL hat fast 30 weitreichende Best Practices für Plan-Sponsoren identifiziert, die sich mit dem Problem der fehlenden Teilnehmer befassen möchten. Auf der Grundlage der Best-Practices-Leitlinien des DOL können Sie Folgendes in Betracht ziehen:

„Präventive“ Maßnahmen

1. Kontaktieren Sie aktive und ehemalige Teilnehmer regelmäßig, um ihre Kontaktdaten wie Privat- und Geschäftsadressen, Telefonnummern (einschließlich Handynummern) und Angaben zu nächsten Angehörigen/Notfallkontakten zu bestätigen oder zu aktualisieren.
2. Bestätigen oder aktualisieren Sie während des Austrittsprozesses der Mitarbeiter die Kontaktdaten und betonen Sie, wie wichtig es ist, dass der Plan jederzeit über korrekte Kontaktdaten verfügt.
3. Überprüfen Sie andere Vorsorgepläne und Unternehmensunterlagen auf Kontaktinformationen der Teilnehmer. Beispielsweise ist es möglich, dass die Lohnabrechnungsunterlagen oder der Gruppen-Krankenversicherungsplan aktuelle Informationen enthalten.
4. Wenn Sie Informationen zum Plan bereitstellen (z. B. zusammenfassende Jahresberichte, Teilnehmerauszüge und Zusammenfassungen wesentlicher Änderungen), fügen Sie einen Hinweis hinzu (z. B. in Fettdruck oder hervorgehoben), der den Empfänger dazu auffordert, seine aktuellen Kontaktdaten anzugeben.
   

   Tipps: 

   • Gestalten Sie den Prozess einfach und unkompliziert – z. B. durch die Angabe einer gebührenfreien Telefonnummer, der E-Mail-Adresse einer Kontaktperson, interner Webportale oder Formularen mit voradressierten Rückumschlägen. 
   • Stellen Sie sicher, dass es eine bestimmte Person gibt, die dafür verantwortlich ist, aktualisierte Kontaktinformationen an die für Aktualisierungen zuständigen Personen in den Abteilungen Sozialleistungen, Personalwesen und Lohnbuchhaltung sowie an den Verwalter des Plans weiterzugeben.
   • Bestimmen Sie einen Unternehmensvertreter (möglicherweise jemanden, der für die Einhaltung interner Kontrollen verantwortlich ist), der den Prozess der Aktualisierung der Kontaktdaten der Teilnehmer regelmäßig überwacht oder überprüft, um sicherzustellen, dass diese Daten korrekt sind und im gesamten Unternehmen sowie beim Planverwalter einheitlich verwendet werden.&
     
     
5. Verlangen Sie, dass die Servicemitarbeiter des 401(k)-Plans, die Fragen von Teilnehmern beantworten, als Teil ihres Skripts eine Aufforderung zur Bestätigung der Kontaktdaten einfügen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn das 401(k)-Guthaben des Teilnehmers Beträge enthält, die aus dem Plan eines übernommenen/fusionierten Arbeitgebers übertragen wurden. Ebenso könnte die zugehörige Website so eingerichtet werden, dass ein Teilnehmer seine Kontaktdaten bestätigen muss, bevor er fortfahren kann.
   

   Tipp:

   • Erwägen Sie, in der Vereinbarung über die Dienstleistungen des Datenverwalters eine Klausel zu verhandeln, die dessen Rolle und Verpflichtung zur Zusammenarbeit bei der Suche nach vermissten Teilnehmern regelt (wobei natürlich zu beachten ist, dass die Suche nach vermissten Teilnehmern letztendlich in der Verantwortung des Unternehmens liegt). 
     
     
6. Richten Sie einen Prozess zwischen den Verwaltungsabteilungen und Personal-/Sozialleistungsabteilungen des Unternehmens sowie dem Verwalter des Plans ein, um nicht zugestellte Post an Planteilnehmer und nicht eingelöste Ausschüttungsschecks umgehend zu untersuchen.
   

   Tipps: 

   • Beauftragen Sie einen Unternehmensvertreter damit, eine Liste nicht eingelöster Ausschüttungsschecks zu überprüfen und Maßnahmen zu ergreifen, um den vorgesehenen Empfänger gemäß den Unternehmensrichtlinien für fehlende Teilnahmeorte ausfindig zu machen.   
   • Beauftragen Sie einen anderen Unternehmensvertreter mit der regelmäßigen Überwachung oder Prüfung des Prozesses. 

Unkonventionelle Ideen („Mit Vorsicht behandeln“)

1. Die Nutzung sozialer Medien zur Kontaktaufnahme mit Einzelpersonen kann hilfreich sein. Sie sollten sich jedoch bewusst sein, dass Kontaktinformationen in sozialen Medien möglicherweise nicht zuverlässig sind. Es gibt keine Garantie dafür, dass Ihre Nachricht den gewünschten Empfänger erreicht. Selbst wenn die Nachricht empfangen wird, kann die Person sie als Betrugsversuch ignorieren. Oder ein Krimineller erhält die Nachricht und versucht in betrügerischer Absicht, die Planausschüttung des fehlenden Teilnehmers zu erhalten.
2. Kontaktieren Sie die Begünstigten oder Notfallkontakte, die bei dem Unternehmen hinterlegt sind (z. B. Ehepartner oder Kinder). Bedenken Sie, dass es Umstände geben kann, unter denen eine Person nicht gefunden werden möchte – möglicherweise aus Gründen der persönlichen Sicherheit. Folglich zögern diese Personen möglicherweise, ihre Kontaktdaten weiterzugeben, selbst wenn Sie ihnen vorschlagen, als Vermittler zu fungieren. Darüber hinaus hat eine als Begünstigter oder Notfallkontakt angegebene Person nicht unbedingt das Wohl des vermissten Teilnehmers im Sinn und könnte versuchen, sich auf betrügerische Weise Auszahlungen aus dem Plan zu verschaffen.

Letzte verzweifelte Bemühungen

1. Wenn Teilnehmer über einen bestimmten Zeitraum hinweg nicht reagieren, versuchen Sie es mit einer Suche nach Todesanzeigen oder Todesfällen (z. B. im Social Security Death Index), um festzustellen, ob der Teilnehmer verstorben ist. Ist dies der Fall, sollten Sie versuchen, gegebenenfalls die benannten Begünstigten ausfindig zu machen. 
2. Nutzen Sie einen kommerziellen Ortungsdienst, eine Auskunftei oder öffentliche Online-Datenbanken (z. B. für Grundsteuern), um fehlende Teilnehmer ausfindig zu machen. Beachten Sie, dass einige dieser Dienste und Datenbanken für ihre Leistungen Gebühren erheben können.

Unabhängig davon, welche der Best Practices des DOL Sie für praktikabel oder angemessen halten, sollten Sie diese unbedingt dokumentieren. Und natürlich sollten Sie sich nach der Dokumentation auch daran halten. Durch die Umsetzung einiger oder aller dieser Praktiken erhöhen Sie nicht nur die Wahrscheinlichkeit, vermisste Teilnehmer zu finden (oder besser noch, das Problem ganz zu vermeiden), sondern verfügen auch über Nachweise für Ihre gutgläubige Einhaltung der Vorschriften, falls das DOL zu einer Prüfung vorbeikommt.

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