Mehr Schulungen, mehr Vorankündigungen, mehr Zeit – oh je! Chicago führt neue Verpflichtungen für Arbeitgeber zur Bekämpfung von Belästigung ein
Einem landesweit aufkommenden Trend folgend, hat Chicago am 27. April 2022 seine Verordnung zu sexueller Belästigung mit einigen wesentlichen Änderungen ergänzt, die Arbeitgeber beachten sollten. Neben einer neuen und erweiterten Definition von „sexueller Belästigung” hat der Ausschuss für Personalentwicklung beschlossen, die Anforderungen an jährliche Schulungen, Meldefristen, Benachrichtigungsfristen und Geldstrafen zu erhöhen. Die Verordnung tritt am 1. Juli 2022 in Kraft, sodass die Vorbereitungen für diese Änderungen umgehend beginnen sollten.
Die neue Verordnung gilt für alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer in Chicago. Der Begriff „Arbeitgeber“ umfasst praktisch alle Unternehmen, die im vorangegangenen oder laufenden Kalenderjahr einen oder mehrere Arbeitnehmer beschäftigt haben, sowie alle ihre Vertreter. Der Begriff „Arbeitnehmer” umfasst jede Person, die innerhalb der geografischen Grenzen der Stadt oder unter der Leitung und Kontrolle einer anderen Person gegen Geld oder eine andere wertvolle Gegenleistung beschäftigt ist. Kurz gesagt, jede Einrichtung, die mindestens eine Person beschäftigt, die in der Stadt Chicago arbeitet, ist ein unter die Verordnung fallender Arbeitgeber, und dieser in Chicago ansässige Arbeitnehmer ist ein unter die Verordnung fallender Arbeitnehmer.
Jährliche Schulungsanforderungen
Am wichtigsten ist vielleicht, dass alle Arbeitgeber nun verpflichtet sind, jährliche Schulungen anzubieten, die (a) eine Stunde Schulung zur Prävention sexueller Belästigung für alle Mitarbeiter oder zwei Stunden für Führungskräfte und Vorgesetzte und (b) eine Stunde Schulung für alle Mitarbeiter zum Thema „Bystander Training“ umfassen. Was ist „Bystander Training“, fragen Sie sich? Das haben wir uns auch gefragt. Es stellt sich heraus, dass sich die Schulung für Umstehende darauf konzentrieren muss, wie Zuschauer reagieren sollten, wenn sie Zeugen tatsächlicher oder vermuteter sexueller Belästigung werden. Während die grundlegenden Schulungsanforderungen weitgehend mit den aktuellen Verpflichtungen der Arbeitgeber in Illinois übereinstimmen, erweitert die Verordnung von Chicago die Anforderungen des Bundesstaates um zusätzliche Schulungen für Führungskräfte/Vorgesetzte und Umstehende.
Nach Angaben der Stadt werden über ihre Website Schulungsmodule für die zusätzliche Schulungsstunde für Führungskräfte und Vorgesetzte sowie für die für alle Mitarbeiter geltende Schulung für Umstehende bereitgestellt. Diese Module sollen hier verfügbar sein, sobald die Änderungen in Kraft treten.
Die erste Runde der jährlichen Schulungen muss bis spätestens 30. Juni 2023 für die Mitarbeiter durchgeführt werden.
Erweiterte Definition von „sexueller Belästigung“
Im Rahmen des erweiterten Geltungsbereichs der Verordnung umfasst „sexuelle Belästigung“ nun ausdrücklich sexuelles Fehlverhalten als separate Kategorie verbotener Belästigung. „Sexuelles Fehlverhalten“ umfasst „jedes Verhalten sexueller Natur, das auch Zwang, Missbrauch von Autorität oder Missbrauch der beruflichen Position einer Person beinhaltet“. Obwohl die erweiterte Definition lediglich das kodifiziert, was Gerichte seit langem als sexuelle Belästigung in einem feindseligen Arbeitsumfeld betrachten, erwarten wir allein aufgrund dieser Änderung einen Anstieg der Anzahl der eingereichten und verfolgten Klagen wegen sexueller Belästigung. Es ist ungewiss, wie sich die Änderung der Stadt auf ihre Bemühungen zur Bekämpfung von Belästigung am Arbeitsplatz auswirken wird.
Die neue Definition trat am 4. Juni 2022 in Kraft.
Schriftliche Richtlinien und schriftliche Benachrichtigungsanforderungen
Ab dem 1. Juli 2022 müssen alle Arbeitgeber in Chicago über eine schriftliche Richtlinie zu sexueller Belästigung verfügen. Die Richtlinie muss Folgendes enthalten:
- Eine Erklärung, dass sexuelle Belästigung in Chicago illegal ist;
- Die Definition von sexueller Belästigung;
- Die Verpflichtung, dass alle Mitarbeiter jährlich an einer Schulung zur Prävention sexueller Belästigung teilnehmen müssen;
- Beispiele für verbotene Verhaltensweisen, die sexuelle Belästigung darstellen:
- Einzelheiten zur Meldung sexueller Belästigung, einschließlich Anweisungen zur vertraulichen Meldung unter Verwendung des internen Beschwerdeformulars des Arbeitgebers (oder eines anderen internen Meldemechanismus) und Rechtsdienstleistungen, die Mitarbeitern zur Verfügung stehen, die möglicherweise Opfer sexueller Belästigung sind; und
- Eine Erklärung, dass Vergeltungsmaßnahmen wegen der Meldung sexueller Belästigung in Chicago illegal sind. Darüber hinaus muss die Richtlinie innerhalb der ersten Kalenderwoche nach Beginn des Arbeitsverhältnisses des Mitarbeiters in dessen Muttersprache verfügbar sein.
Arbeitgeber müssen außerdem ein Plakat (eines in englischer und eines in spanischer Sprache) zum Verbot sexueller Belästigung an einem Ort aushängen, der für alle Mitarbeiter sichtbar ist – in der Regel ein Pausenraum oder ein anderer Ort, an dem sich Mitarbeiter häufig aufhalten oder versammeln. Wenn es keinen physischen Arbeitsbereich gibt, sollte es ausreichen, das Plakat im internen Intranet auszuhängen.
Wenn die Änderungen am 1. Juli 2022 in Kraft treten, wird auf der Website der Stadt eine Musterrichtlinie zum Thema sexuelle Belästigung in Englisch, Spanisch, Polnisch, vereinfachtem Chinesisch, Arabisch und Hindi verfügbar sein. Das Poster mit dem erforderlichen Hinweis wird zu diesem Zeitpunkt ebenfalls zum Download bereitstehen.
Verlängerte Melde- und Berichtsfrist
In der Vergangenheit musste die Chicago Commission on Human Relations dem mutmaßlichen Belästiger innerhalb von zehn Tagen nach Einreichung der Beschwerde eine Kopie dieser Beschwerde zukommen lassen. Mit den Änderungen wird die Benachrichtigungsfrist nun auf dreißig Tage verlängert, um mögliche Vergeltungsmaßnahmen gegen den beschwerdeführenden Mitarbeiter zu mildern – beispielsweise die Ablehnung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen gemäß dem Illinois Victim’s Economic and Security Act.
Die Änderungen verlängern auch die Frist, innerhalb derer Arbeitnehmer alle Formen von Diskriminierung, einschließlich sexueller Belästigung, der Kommission für Menschenrechte melden müssen. Arbeitnehmer haben nun bis zu 365 Tage Zeit (bisher 300).
Aufbewahrungspflicht
Für den längeren Zeitraum von entweder (a) fünf Jahren oder (b) für die Dauer einer Klage wegen sexueller Belästigung, einer Zivilklage oder einer Untersuchung müssen alle Arbeitgeber nun Aufzeichnungen über alle schriftlichen Richtlinien zum Verbot sexueller Belästigung und die für jeden Mitarbeiter durchgeführten Schulungen sowie Aufzeichnungen führen, die zum „Nachweis der Einhaltung” der Verordnung erforderlich sind. Obwohl in der Verordnung nicht ausdrücklich definiert, umfassen die Unterlagen zum Nachweis der Einhaltung vermutlich schriftliche Schulungsunterlagen, Aufzeichnungen über die Anwesenheit der Mitarbeiter, Untersuchungsakten zu gemeldeten Fällen von Belästigung oder Vergeltungsmaßnahmen sowie alle relevanten Disziplinarunterlagen. Werden diese Unterlagen nicht aufbewahrt, entsteht eine widerlegbare Vermutung, dass der Arbeitgeber gegen die Verordnung verstoßen hat, wenn ein Mitarbeiter eine Beschwerde bei der Kommission einreicht.
Erhöhte Geldstrafen
Die geänderte Verordnung verschärft die Strafen für alle Formen der Diskriminierung, einschließlich sexueller Belästigung, von 500 bis 1.000 US-Dollar pro Verstoß auf 5.000 bis 10.000 US-Dollar pro Verstoß. Die bestehenden Strafen bleiben bestehen, darunter Schadenersatz und Anwaltskosten, die an die klagende Partei zu zahlen sind, sowie Unterlassungsansprüche, die bestimmte Maßnahmen zur Beseitigung diskriminierender Praktiken anordnen.
* * *
Zwar sind viele Arbeitgeber gut gerüstet, um diese Änderungen umzusetzen, dennoch ist es ratsam, jetzt eine „Überprüfung der Richtlinien und Praktiken” vorzunehmen, idealerweise mit Hilfe eines Rechtsberaters, um sicherzustellen, dass die Richtlinien und Verfahren zum Umgang mit sexueller Belästigung am Arbeitsplatz diesen neuen, strengeren Anforderungen entsprechen.
Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von Zack Sikora, Sommerpraktikant 2022, erstellt.
