Vorbereitung auf das neue Gesetz zur Lohntransparenz in New York City
Dieser Artikel erschien ursprünglich am 10. Juni 2022 in Law360 und wird hier mit Genehmigung erneut veröffentlicht.
New York City hat am 15. Januar ein Gesetz verabschiedet, das bestimmte Arbeitgeber verpflichtet, bei Stellenanzeigen und bei der Auswahl von Bewerbern die Gehaltsspanne offenzulegen. In seiner ursprünglichen Fassung ließ das New Yorker Gesetz zur Lohntransparenz eine Reihe von Fragen zu wichtigen Anforderungen offen, von denen einige in einer kürzlich am 12. Mai verabschiedeten Änderung behandelt wurden. Die Änderung verschob das Inkrafttreten des Gesetzes auf den 1. November.
Ungeachtet der Versuche der Stadt, Klarheit zu schaffen, und der unten aufgeführten zusätzlichen Leitlinien bleiben einige Aspekte des Gesetzes weiterhin ungeklärt.
Die Maßnahme der Stadt New York folgt einem einheitlichen, allgemeinen nationalen Trend, der vor allem durch Gesetzgebung auf Bundesstaatsebene vorangetrieben wird und darauf abzielt, Transparenz darüber zu schaffen, was ein Bewerber bei einer Einstellung, Beförderung oder Versetzung voraussichtlich verdienen wird.
Während es in bestimmten Branchen sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor schon seit einiger Zeit Lohntransparenz gibt, betrifft dieser nationale Gesetzgebungstrend viele Arbeitgeber, für die dies ein fremdes und potenziell ungünstiges Konzept ist.
Einige Arbeitgeber könnten diese Praxis aus Verhandlungssicht ablehnen, zusätzlich zu den zusätzlichen Verwaltungsaufwendungen, die mit dieser Änderung einhergehen. Darüber hinaus sollten Arbeitgeber selbst in Ländern, in denen es derzeit keine Vorschriften zur Lohntransparenz gibt, nicht überrascht sein, wenn Unternehmen im Zuge der Entwicklung der Branchentrends zu freiwilligen Offenlegungen übergehen.
Allein in den letzten Jahren haben Gesetzgeber in Bundesstaaten wie Kalifornien, Colorado, Connecticut, Illinois, Maryland, Nevada, Rhode Island und Washington Vorschriften zur Lohntransparenz erlassen. Darüber hinaus erwägen andere Bundesstaaten Gesetze, die ein gewisses Maß an Lohntransparenz vorschreiben würden. Tatsächlich wird derzeit ein analoges Gesetz auf Bundesstaatsebene in New York von Gouverneurin Kathy Hochul geprüft.
Diese Rechtsordnungen unterscheiden sich in ihren jeweiligen Offenlegungspflichten, wobei einige noch nicht in Kraft getreten sind, aber sie alle dienen dem gleichen Ziel, die Lohngleichheit zu fördern, indem sie eine Vergütungsspanne festlegen, bevor der Arbeitgeber Bewerber zu Vorstellungsgesprächen einlädt oder in Betracht zieht, wenn bestimmte Vorurteile ins Spiel kommen könnten.
Arbeitgeber, die in mehreren Bundesstaaten tätig sind, sollten prüfen, welche Anforderungen aufgrund ihrer jeweiligen Geschäftstätigkeit gelten.
Das neueste dieser Gesetze ergänzt das New Yorker Menschenrechtsgesetz dahingehend, dass es für Arbeitgeber rechtswidrig ist, Stellenanzeigen, Beförderungen oder Versetzungen zu veröffentlichen, ohne das Mindest- und Höchstgehalt für die Stelle anzugeben. Es gilt für alle Arbeitgeber mit vier oder mehr Mitarbeitern in New York City, unabhängig davon, wo der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
Während unabhängige Auftragnehmer bei der Feststellung, ob ein Arbeitgeber unter das Gesetz fällt, berücksichtigt werden, gilt dies nicht für befristete Stellen, die von Zeitarbeitsagenturen ausgeschrieben werden. Daher sollten Arbeitgeber die bestehenden Vertragsbeziehungen bis zum Inkrafttreten der Anforderungen sowie alle Vereinbarungen über Telearbeit mit Mitarbeitern, die in New York City arbeiten, genau prüfen, um festzustellen, ob sie unter das Gesetz fallen.
Der Arbeitgeber ist konkret verpflichtet, für eine bestimmte Stelle „das niedrigste bis höchste Gehalt, von dem der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Ausschreibung nach bestem Wissen und Gewissen ausgeht“, anzugeben. Die Ausschreibung muss den jährlichen Grundlohn oder den Stundenlohn enthalten, unabhängig davon, wie der Arbeitgeber die Vergütungsbedingungen festlegt.
Ein Arbeitgeber kann andere Formen der Vergütung wie Versicherungsleistungen, bezahlte Freistellungen und Ähnliches angeben, aber solche Angaben sind nicht erforderlich.
Offene Gehaltsspannen sind verboten, da sie den Zweck des Gesetzes untergraben. Arbeitgeber können jedoch einen festen Betrag anstelle einer Spanne angeben, wenn keine Flexibilität hinsichtlich des angebotenen Gehalts besteht.
Arbeitgeber, die gegen das Gesetz verstoßen, können unter anderem dazu verpflichtet werden, den betroffenen Arbeitnehmern Schadenersatz zu zahlen, Stellenanzeigen und Richtlinien zu ändern und Schulungen durchzuführen. Wichtig ist, dass die Stadt zugesagt hat, bei einer ersten Beschwerde wegen Verstoßes gegen die Lohn-Transparenzpflicht keine Zivilstrafe zu verhängen, sofern der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er den Verstoß innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Mitteilung der Stadt über diesen Verstoß behoben hat.
Ob ein Arbeitgeber das Element der Redlichkeit erfüllt, hängt von den relevanten Informationen ab, die dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen, sowie von den glaubwürdigen Nachweisen, die der Arbeitgeber zur Untermauerung seiner Methodik und seiner Zahlungsabsicht vorlegen kann.
Jüngste Leitlinien präzisieren diesen Punkt, indem sie vorsehen, dass Arbeitgeber „die Gehaltsspanne, die der Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Veröffentlichung der Stellenanzeige nach bestem Wissen und Gewissen zu zahlen bereit ist, dem/den erfolgreichen Bewerber(n) zu zahlen bereit ist“, angeben sollten.1
Vor diesem Hintergrund sind Belege von entscheidender Bedeutung, um festzustellen, was dem Arbeitgeber zum Zeitpunkt der Veröffentlichung einer bestimmten Gehaltsspanne bekannt war.
Darüber hinaus wurde in der ursprünglichen Fassung des Gesetzes nicht darauf eingegangen, wie es auf Telearbeitsplätze anzuwenden ist. In den jüngsten Leitlinien der Stadt wird jedoch erläutert, dass es „Positionen umfasst und abdeckt, die ganz oder teilweise in New York City ausgeübt werden können oder werden, sei es in einem Büro, vor Ort oder aus der Ferne vom Wohnort des Mitarbeiters aus“.
In der Praxis müssen nationale Arbeitgeber die Gehaltsspannen für Remote-Jobs veröffentlichen, die zumindest bis zu einem gewissen Grad in New York City ausgeführt werden können, auch wenn der Arbeitnehmer an einem anderen Ort wohnt.
Diese Änderungen haben erhebliche Konsequenzen für Arbeitgeber, die über die offensichtliche Notwendigkeit hinausgehen, Stellenanzeigen und Versetzungsangebote vor dem 1. November zu überarbeiten. Die Lohntransparenz wird in gewissem Maße den Prozess bestimmen, nach dem ein Arbeitgeber Bewerber für eine offene Stelle bewertet.
Ein betroffener Arbeitgeber kann beispielsweise keinen Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einladen, wenn er weiß, dass die Vergütung noch völlig offen ist und er im Falle von Verhandlungen einen gewissen Einfluss hat.
Der Arbeitgeber verliert einen Teil seiner Verhandlungsmacht, da er gezwungen ist, die Vergütungsspanne im Voraus anzugeben. Eine Sichtweise dieser Dynamik ist, dass dadurch der Fokus bei der endgültigen Einstellungsentscheidung auf den Qualifikationen des Bewerbers bleibt, da die Begrenzung der Vergütungsvariable die Lohngleichheit fördern sollte.
Eine weitere mögliche Veränderung ergibt sich aus der Tatsache, dass Bewerber mehr Informationen darüber haben werden, welche Gehälter für vergleichbare Positionen bei anderen Arbeitgebern auf dem Markt angeboten werden. Arbeitgeber sollten daher darauf vorbereitet sein, die Grundlage für die von ihnen festgelegte Gehaltsspanne zu erläutern.
Auch wenn eine Erklärung nicht erforderlich ist, kann es in einem wettbewerbsintensiven Markt sehr hilfreich sein, auf Nachfrage eine Erklärung abzugeben, um die gewünschten Kandidaten zu gewinnen.
Arbeitgeber sollten angesichts des unbestimmten Elements des guten Glaubens in Betracht ziehen, zusätzliche Zeit und Ressourcen für die Vorabbewertung von Gehaltsspannen aufzuwenden. Die Dokumentation einer festgelegten Gehaltsspanne kann ein starkes Argument bei der Verteidigung gegen einen mutmaßlichen Verstoß sein.
Darüber hinaus müssen Arbeitgeber mit ihren Personalvermittlungspartnern zusammenarbeiten, um die Einhaltung der Vorschriften in Stellenanzeigen und der damit verbundenen Kommunikation mit Bewerbern sicherzustellen.
Der allgemeine Trend zur Lohntransparenz könnte darauf hindeuten, dass in diesem Bereich noch weitere Entwicklungen zu erwarten sind. Um auch in Zukunft die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, ist es wichtig, sich mit diesem Thema und seinen möglichen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen auseinanderzusetzen.
Es ist unklar, inwieweit die COVID-19-Pandemie diese Entwicklung beschleunigen oder verlangsamen könnte, abgesehen von den Auswirkungen, die Remote-Arbeitsregelungen auf die Verpflichtungen der Arbeitgeber zur Lohngleichheit haben könnten. Für viele Arbeitgeber hat die Pandemie jedoch bereits zu einem beispiellosen Bedarf an qualifizierten Arbeitskräften geführt.
Angesichts dieser Herausforderungen sollten auch Arbeitgeber, die in Ländern tätig sind, in denen derzeit keine Lohntransparenz vorgeschrieben ist, prüfen, ob Lohntransparenz für ihren Betrieb und ihre Belegschaft von Vorteil sein könnte.
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1 https://www1.nyc.gov/assets/cchr/downloads/pdf/publications/Salary-Transparency-Factsheet.pdf
