Wie uns Ökonomen und Nachrichtenagenturen täglich mitteilen, steht eine Rezession bevor – einige behaupten sogar, sie sei bereits da. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine große Veränderung auf dem bislang sehr angespannten Arbeitsmarkt.
Arbeitgeber sind sich bewusst, dass es während der wirtschaftlichen Erholung nach der COVID-19-Pandemie eine Herausforderung war, Talente einzustellen und zu halten. Lohnerhöhungen, Einstellungsprämien und Bindungsprämien wurden zur gängigen Praxis, um Talente anzuwerben, wenn es mehr offene Stellen als Bewerber gab. Angesichts der drohenden Rezession sollten vorausschauende Arbeitgeber sich jedoch auf eine Kursänderung in Bezug auf die Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt vorbereiten. Der Rückgang der Märkte wird viele Unternehmen, die noch vor kurzem nicht genügend Mitarbeiter finden konnten, zu einem Personalabbau zwingen. Wenn Unternehmen jetzt Maßnahmen ergreifen, um sich auf mögliche künftige Kürzungen vorzubereiten, können sie das Risiko für sich selbst verringern.
Es gibt einige wichtige Schritte, die Arbeitgeber jetzt unternehmen können, um sich auf den Wandel von der Unfähigkeit, offene Stellen zu besetzen, hin zu einer möglichen Verkleinerung der Belegschaft vorzubereiten. Das Verständnis der Feinheiten des WARN Act, die ordnungsgemäße Dokumentation von Leistungsproblemen und andere Maßnahmen zur Planung von Personalabbau (RIF) werden den Übergang erleichtern und das Risiko verringern.
Die Vermeidung von Haftungsrisiken nach dem WARN Act erfordert eine sorgfältige Vorbereitung
Das Arbeitnehmeranpassungs- und Umschulungsbenachrichtigungsgesetz (WARN Act) ist ein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, 60 Tage im Voraus über bevorstehende Massenentlassungen und Werksschließungen zu informieren. Die Nichteinhaltung der Anforderungen des WARN Act kann sehr kostspielig sein und zu Sammelklagen führen, wobei die Strafe für die Nichteinhaltung die Zahlung aller Löhne und Sozialleistungen an die Arbeitnehmer zwischen 60 Tagen und dem tatsächlichen Zeitpunkt der Benachrichtigung umfasst. Wenn die Arbeitnehmer beispielsweise nur einen Tag vor ihrer Entlassung benachrichtigt werden, würde diese Strafe 59 Tage Lohn und Sozialleistungen für jeden Arbeitnehmer umfassen, der gemäß dem WARN Act Anspruch auf eine Benachrichtigung hatte. Die Einhaltung des WARN Act selbst – die Benachrichtigung der betroffenen Arbeitnehmer, gegebenenfalls ihrer Gewerkschaftsvertreter und bestimmter staatlicher Stellen – ist mit sehr geringen Kosten verbunden. Im Hinblick auf den WARN Act besteht das gesamte Risiko in der Nichteinhaltung seiner hochtechnischen Anforderungen.
Bei einer Werksschließung (oder Schließung einer Betriebseinheit) weiß der Arbeitgeber in der Regel bereits weit vor Ablauf der 60-Tage-Frist, dass das Werk oder die Betriebseinheit den Betrieb einstellen wird. In diesem Fall ist die Einhaltung des WARN Act relativ unkompliziert, solange der Arbeitgeber die erforderlichen Inhalte der Mitteilung einhält. Häufiger sehen sich Arbeitgeber jedoch mit der Aussicht auf fortlaufende Entlassungen konfrontiert. Gemäß dem WARN Act liegt eine Massenentlassung (und damit ein Auslöser für den WARN Act) vor, wenn ein Arbeitgeber entweder (1) innerhalb von 30 Tagen 500 oder mehr Mitarbeiter an einem einzigen Standort entlässt oder (2) innerhalb von 90 Tagen mehr als 50 Mitarbeiter entlässt und die Entlassungen 33 % der gesamten aktiven Belegschaft (ohne Teilzeitbeschäftigte) an einem einzigen Standort ausmachen. Ohne sorgfältige Planung und Nachverfolgung der Entlassungszahlen und -termine ist einem Arbeitgeber möglicherweise 60 Tage vor einer Entlassung nicht bewusst, dass diese Teil eines 90-Tage-Zeitraums ist, der den WARN Act auslöst.
Um potenzielle Haftungsrisiken in diesem Bereich zu minimieren, ist eine sorgfältige Planung erforderlich. Arbeitgeber sollten eine Person benennen, die sich intensiv mit dem Entlassungsprozess befasst und über den aktuellen Stand informiert ist, um Reduzierungspläne zu verfolgen und mögliche Maßnahmen zu kennzeichnen, die den WARN Act auslösen könnten. Die laufende Beratung durch einen Rechtsbeistand ist entscheidend für die richtige Analyse, wann und ob der WARN Act ausgelöst wurde. Wenn ein Arbeitgeber davon ausgeht, dass es in den nächsten sechs Monaten zu Entlassungen kommen könnte, ist es nicht zu früh, mit der Planung zu beginnen, um die Anzahl der Entlassungen und den Zeitpunkt ihrer Durchführung festzulegen, damit das Unternehmen genügend Zeit hat, gegebenenfalls WARN-Mitteilungen zu versenden.
Der WARN Act sieht drei Ausnahmen für die Einhaltung der 60-tägigen Kündigungsfrist vor: Naturkatastrophen, unvorhersehbare geschäftliche Umstände und die Ausnahme für „insolvente Unternehmen“. Allerdings ist ein Arbeitgeber auch unter diesen Ausnahmen nicht vollständig von der Kündigungspflicht befreit, sondern muss dennoch so früh wie möglich kündigen, wobei der erforderliche Inhalt der Kündigungen unverändert bleibt. Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als könnte die Ausnahme für Naturkatastrophen bei Entlassungen aufgrund von COVID-19 hilfreich sein, aber eine kürzlich ergangene Entscheidung eines Bundesgerichts dämpft diese Aussicht, indem sie feststellt, dass COVID-19 keine Naturkatastrophe ist. Für Arbeitgeber, die aufgrund von COVID-19 mit unerwarteten Entlassungen konfrontiert sind, dürfte die Ausnahme für unvorhersehbare geschäftliche Umstände eher hilfreich sein. Tatsächlich hat das Arbeitsministerium angedeutet, dass diese Ausnahme unter bestimmten Umständen im Zusammenhang mit COVID-19 in Anspruch genommen werden kann. Wenn ein Arbeitgeber der Ansicht ist, dass die Ausnahme für unvorhersehbare geschäftliche Umstände zutrifft, sollte er so schnell wie möglich einen Rechtsbeistand konsultieren, um sicherzustellen, dass er unter den gegebenen Umständen die gesetzlichen Bestimmungen ordnungsgemäß einhält.
Der Schlüssel zur Einhaltung des WARN Act und zur Vermeidung kostspieliger Haftungsrisiken liegt in der Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung. Es ist unerlässlich, sich bereits jetzt mit den Feinheiten des WARN Act vertraut zu machen, bevor eine mögliche Meldepflicht entsteht, um kostspielige Fehltritte zu vermeiden, sobald Ihre RIF-Planung ernsthaft beginnt.
Personalabbau und ungleiche Auswirkungen
Das WARN-Gesetz ist nicht die einzige rechtliche Frage, die bei einem Personalabbau zu berücksichtigen ist. Arbeitgeber müssen auch sicherstellen, dass ihr Personalabbau in einer nichtdiskriminierenden Weise durchgeführt wird.
Bei der Durchführung von Personalabbau sollten Arbeitgeber darauf achten, die endgültigen Entscheidungen auch anhand einer Disparate-Impact-Analyse zu überprüfen. Gemäß Titel VII und vielen entsprechenden staatlichen Vorschriften umfasst Diskriminierung nicht nur vorsätzliche Diskriminierung, sondern auch jede Maßnahme, die durch eine vordergründig neutrale Richtlinie verursacht wird, die jedoch unterschiedliche Auswirkungen auf eine Gruppe aufgrund ihres geschützten Status hat. Fälle von Disparate Impact im Zusammenhang mit Personalabbau betreffen in der Regel eine große Anzahl von Klägern und können zu kostspieligen Sammelklagen führen. Daher sollten Personalabbauentscheidungen sorgfältig analysiert werden, um sicherzustellen, dass keine Gruppe (aufgrund von Rasse, nationaler Herkunft, Alter, Geschlecht usw.) unverhältnismäßig häufig von Entlassungen betroffen ist. Arbeitgeber sollten insbesondere berücksichtigen, dass sexuelle Orientierung und/oder Geschlechtsidentität nach einem Präzedenzfall des Obersten Gerichtshofs nun zu den geschützten Kategorien gehören. Vor diesem Hintergrund sollte die Analyse der ungleichen Auswirkungen auch geschützte Statuskategorien wie sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität umfassen, um sicherzustellen, dass alle geschützten Status berücksichtigt werden.
Die Art der Analyse hängt von den Umständen ab, einschließlich des Umfangs des Personalabbaus. Zusätzlich zu einer statistischen Analyse sollte der Arbeitgeber, sofern dies je nach Umfang des Personalabbaus möglich ist, jede Kündigungsentscheidung überprüfen. Wenn eine Stelle gestrichen wird, sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Entscheidung durch Unterlagen belegt ist und dass keine Pläne bestehen, die Stelle in naher Zukunft wieder zu besetzen. Wenn die Entscheidung auf der Reduzierung einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern in einer bestimmten Abteilung oder Funktion basiert und auf der Leistung des Einzelnen im Vergleich zu anderen in der Gruppe beruht, sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass sie die Grundlage für die Entscheidung bestätigen und Unterstützung für solche Entscheidungen einholen. Dieser Prozess trägt dazu bei, dass keine Entscheidungen aus unzulässigen Gründen getroffen werden und dass alle Entscheidungen nach Möglichkeit durch Unterlagen belegt sind.
Es gibt Maßnahmen, die Arbeitgeber jetzt ergreifen können, um später einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, falls Personalabbau erforderlich wird. Zunächst einmal ist es nicht nur für Personalabbau-Entscheidungen unerlässlich, sondern auch eine bewährte Praxis für die Mitarbeiterbeziehungen im Allgemeinen, dass Arbeitgeber ihre Vorgesetzten in Bezug auf angemessene Leistungsberatung und -dokumentation schulen. Es kommt nur allzu häufig vor, dass Vorgesetzte und/oder Manager zögern, Leistungsprobleme zu dokumentieren, bis klar ist, dass ein Mitarbeiter keine Leistung erbringt und gekündigt werden sollte. Eine bewährte Vorgehensweise besteht stattdessen darin, Führungskräfte darin zu schulen, regelmäßig offenes Feedback zur Leistung (einschließlich Problemen) zu geben und zu dokumentieren. Allzu oft ist eine Führungskraft von der Leistung eines Mitarbeiters frustriert, unternimmt jedoch nichts, um das Problem zu dokumentieren oder dem Mitarbeiter mitzuteilen.
Ein ordnungsgemäßes Leistungsmanagement ist nicht nur entscheidend für die Leistungssteigerung der Mitarbeiter, sondern auch für eine vertretbare und dokumentierte Grundlage für beschäftigungsbezogene Entscheidungen auf der Grundlage der Leistung, einschließlich Entscheidungen über Personalabbau.
Überlegungen zu Abfindungsprogrammen
Wenn ein Arbeitgeber an einen Punkt gelangt, an dem eine Verringerung der Belegschaft erforderlich ist, hat er mehrere Möglichkeiten, diese Veränderung umzusetzen:
- Reduzierung durch natürliche Fluktuation. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, um andere Positionen anzunehmen, kann der Arbeitgeber die Gelegenheit nutzen, um Umstrukturierungen vorzunehmen und gegebenenfalls Stellen zu streichen. Je nach Reduzierungsbedarf und Fluktuationsrate lässt sich eine unfreiwillige Entlassung möglicherweise ganz vermeiden.
- Freiwillige Abfindungsprogramme. Wenn nicht alle notwendigen Veränderungen durch natürliche Fluktuation abgedeckt werden können, können Arbeitgeber auch freiwillige Abfindungsprogramme (VSP) in Betracht ziehen, bei denen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, zu kündigen, in der Regel mit einer im Voraus festgelegten Abfindungssumme, die einen Anreiz für die Mitarbeiter darstellt, zu kündigen. Wenn sich genügend Mitarbeiter für das freiwillige Abfindungsangebot entscheiden, ist eine unfreiwillige Entlassung möglicherweise nicht erforderlich. Das Risiko eines solchen Programms besteht darin, dass der Arbeitgeber nicht die Möglichkeit hat, zu bestimmen, welche Mitarbeiter sich selbst dafür entscheiden, und dass hochgeschätzte Mitarbeiter sich möglicherweise für eine Kündigung entscheiden. Der Schlüssel zur Umsetzung eines solchen Programms ist, dass es wirklich freiwillig sein muss – es darf nicht nur dem Namen nach freiwillig sein, ohne dass das Risiko von Klagen wegen konstruktiver Entlassung besteht. Je nach den Parametern können freiwillige Abfindungsprogramme auch anfällig für Klagen wegen ungleicher Auswirkungen sein, wenn nur bestimmte Gruppen oder Positionen teilnehmen können und die Umstände den Eindruck erwecken, dass es sich in der Praxis nicht um eine echte Freiwilligkeit handelte.
- Unfreiwilliger Personalabbau. Wenn der Personalabbau weder durch natürliche Fluktuation noch durch ein freiwilliges Ausscheidungsprogramm erreicht werden kann, kann ein unfreiwilliger Personalabbau erforderlich sein.
OWBPA-Überlegungen
Zusätzlich zu den oben diskutierten Fragen der ungleichen Auswirkungen sollten Arbeitgeber auch das Gesetz zum Schutz der Leistungen älterer Arbeitnehmer (Older Workers Benefits Protection Act, OWBPA) kennen, das Anforderungen an Vereinbarungen stellt, die Ansprüche aufgrund des Alters für Arbeitnehmer ab 40 Jahren ausschließen. Im Rahmen des OWBPA müssen Arbeitgeber bei einer Gruppenentlassung eine Kündigungsfrist von 45 Tagen und eine Widerrufsfrist von 7 Tagen in jeder Vereinbarung vorsehen, die Ansprüche gemäß dem Age Discrimination in Employment Act (Gesetz gegen Altersdiskriminierung am Arbeitsplatz) ausschließt – anstelle der üblichen 21-tägigen Bedenkzeit und 7-tägigen Widerrufsfrist bei Einzelentlassungen. Darüber hinaus muss für alle Aufhebungsvereinbarungen für Arbeitnehmer ab 40 Jahren ein „Anhang A” erstellt werden, der unter anderem spezifische Informationen über die für das Abfindungsprogramm ausgewählten Arbeitnehmer, die nicht ausgewählten Arbeitnehmer und die Auswahlkriterien enthält. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Formulare für die Abfindungsvereinbarungen und die erforderlichen Anhänge bereits vor einem Personalabbau in Ordnung sind, um später Zeitverschwendung und Unsicherheiten zu vermeiden, wenn der Personalabbau selbst viel Zeit für das Personalmanagementteam in Anspruch nimmt, das diese Entscheidungen trifft.
Wie bereits erwähnt, gibt es viele Maßnahmen, die Arbeitgeber ergreifen können, um sich auf mögliche künftige Personalabbau zu vorbereiten, der mit der bevorstehenden Rezession wahrscheinlicher wird. Ein angemessenes Leistungsmanagement und die Beachtung der Details möglicher Kürzungen jetzt sparen später Zeit und Risiken, wenn eine Rezession eintritt und ein Personalabbau erforderlich wird.
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