401(k) Compliance Check #10: Magische Worte - Best Practices für 401(k) Plan SPDs

Um Arbeitgebern bei der ordnungsgemäßen Verwaltung ihrer 401(k)-Pläne zu helfen, wird Foley & Lardner LLP im Jahr 2022 eine Reihe von monatlichen Newslettern mit dem Titel "401(k) Compliance Check" herausgeben. Dieser Artikel enthält einige Tipps für die Erstellung einer erstklassigen 401(k)-Plan-Zusammenfassung (Summary Plan Description, SPD).

Im 401(k)-Compliance-Check des letzten Monats haben wir die IRS-Beitragsgrenzen für Teilnehmer an 401(k)-Plänen erörtert und wie man mit Beiträgen umgeht, die diese Grenzen überschreiten. Diesen Monat stellen wir einige bewährte Verfahren für die Erstellung eines 401(k)-Plan-SPD vor.

Warum ist dieses Thema wichtig?

Obwohl das alte Sprichwort "der Plan regelt" nach wie vor gilt, ist der Inhalt Ihres 401(k)-Plan-SPDs aus vielen Gründen sehr wichtig, unter anderem aus den folgenden:

• ERISA verlangt von den Planverwaltern, die Bedingungen des 401(k)-Plans in einem EPPD genau und gründlich zu beschreiben und dabei eine einfache Sprache zu verwenden, die die Planteilnehmer verstehen können;
• Trotz der Regel, dass die Rechte der Teilnehmer auf Leistungen aus einem 401(k)-Plan in den Planunterlagen geregelt sind, erlauben die Gerichte den Teilnehmern manchmal, sich auf SPDs zu berufen, wenn diese günstiger sind als die Planunterlagen, wenn die Teilnehmer nachweisen können, dass sie sich auf diese günstigeren Bedingungen verlassen haben, oder um unklare Planbestimmungen zu klären; und
• Einfache Formulierungen können die Auslegung und Anwendung der Bedingungen eines 401(k)-Plans durch den Planverwalter erheblich erleichtern.

Was sollten wir in unser 401(k) Plan SPD aufnehmen?

Wenn Sie die folgenden Schritte befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihr EPPD nicht nur gesetzeskonform ist, sondern auch den Planteilnehmern hilft und die Art und Weise, wie Sie den Plan verwalten, unterstützt. 

1. Bevor Sie mit den magischen Worten in den Schritten zwei bis zehn unten beginnen, eine Checkliste entwickeln und verwenden die Folgendes umfasst:
   • Die Anforderungen von ERISA an den Inhalt eines SPD. Die Hauptliste der SPD-Anforderungen finden Sie hier.
   • den Rest der unten aufgeführten bewährten Praktiken; und
   • Ihre eigenen bewährten Verfahren. Wenn Ihre Teilnehmer beispielsweise routinemäßig Fragen zu bestimmten Aspekten Ihres 401(k)-Plans stellen, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Ihr EPPD diese Planbestimmungen nicht richtig erklärt und aktualisiert werden muss.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ermessensbefugnis des Planverwalters besprechen.
   • In Ihrem EPPD sollte ausdrücklich festgehalten werden, dass "der Planverwalter nach eigenem Ermessen die Bedingungen des Plans auslegen und verwalten und sachliche Feststellungen treffen kann". Das wichtige Wort in diesem Satz ist "nach eigenem Ermessen".
   • Diese Formulierung in Verbindung mit der Einhaltung der ERISA-Anspruchs- und Berufungsverfahren ermöglicht im Allgemeinen eine bevorzugte gerichtliche Überprüfung der Entscheidung des Planverwalters.
   • Das ist es, was wir meinen, wenn wir von magischer Sprache sprechen!
3. Erläutern Sie klar und deutlich die Regeln des Plans für die Einreichung von Ansprüchen und die Erschöpfung der Ansprüche.
   • Im EPPD sollten die Regeln für die Einreichung von Anträgen und Rechtsbehelfen eindeutig festgelegt werden.
   • Im EPD sollte darauf hingewiesen werden, dass das Antrags- und Beschwerdeverfahren nicht nur für Ansprüche auf unmittelbare Leistungen gilt, sondern auch für die Klärung von Ansprüchen auf künftige Leistungen.
   • Erwägen Sie, dass die Teilnehmer nicht nur bei Ansprüchen auf bestimmte Leistungen, sondern auch bei Ansprüchen im Zusammenhang mit der Verletzung von Treuhandpflichten die Anspruchs- und Rechtsmittelverfahren ausschöpfen müssen.
4. Geben Sie eine Frist für die Einreichung einer Klage an.
   • Geben Sie eine Frist für die Einreichung einer Klage nach Erhalt einer endgültigen Ablehnung des Rechtsbehelfs an. Sechs bis zwölf Monate nach dem Datum der Ablehnung des Rechtsbehelfs ist eine übliche Frist.
   • Teilen Sie diese Frist auch in den Schreiben zur Ablehnung von Anträgen und Widersprüchen mit.
5. Datieren Sie Ihr EPPD und nehmen Sie Haftungsausschlüsse auf.
   • Geben Sie im EPPD sowohl das Datum des Inkrafttretens als auch das Datum der Veröffentlichung an, damit klar ist, welche Version für einen bestimmten Zeitraum relevant ist, und damit Sie die Zeitvorgaben des ERISA für die Verteilung aktualisierter EPPDs einhalten.
   • Erklären Sie immer, dass das EPPD nur eine Zusammenfassung ist und nicht alle Bestimmungen des Plans enthält und dass im Falle von Widersprüchen die Bestimmungen des offiziellen Plans gelten.
6. Wenn es ein "Muss" oder "Sie sind verpflichtet" gibt, dann erklären Sie die Konsequenzen.
   • Erläutern Sie beispielsweise klar und deutlich, was passiert, wenn ein Teilnehmer sich nicht von der automatischen Einschreibung oder der Eskalation abmeldet, keine Anlageentscheidungen trifft, keinen Begünstigten benennt, eine Frist versäumt, usw.
   • Diese Art von Erklärungen verringert die Wahrscheinlichkeit von Unklarheiten oder Behauptungen, dass ein Teilnehmer die Folgen eines nicht rechtzeitigen Handelns nicht verstanden hat.
7. Adressieren Sie fehlende Teilnehmer und Begünstigte sowie nicht eingelöste Schecks.
   • Erläutern Sie zumindest in allgemeiner Form, wie der Plan mit fehlenden Teilnehmern und nicht eingelösten Schecks umgeht (z. B. verfallen nicht eingelöste Schecks und werden, wenn sie später auf Wunsch des Teilnehmers wieder eingelöst werden, ohne Zinsen neu ausgestellt).
   • Weisen Sie auch darauf hin, wie wichtig es ist, dass die Teilnehmer und Begünstigten den Planverwalter über ihre Adresse informieren.
8. Querverweise und andere Abkürzungen verwenden um den Teilnehmern zu helfen.
   • Verwenden Sie ein Inhaltsverzeichnis, damit die Teilnehmer alle Abschnitte identifizieren können, die für ihr Thema relevant sein könnten.
   • Überlegen Sie sich eine einseitige Kurzanleitung mit den wichtigsten Begriffen am Anfang.
   • Wenn die Sprache in einem Abschnitt von einem anderen beeinflusst wird, muss auf den anderen Abschnitt verwiesen werden.
   • Lesen Sie auch das gesamte EPPD, um sicherzustellen, dass es kohärent ist (dass nicht in einem Abschnitt etwas anderes steht als in einem anderen).
9. Betonen Sie die Bedeutung der Cybersicherheit.
   • Aufnahme einer Erklärung in das EPPD über die Bedeutung bewährter Praktiken im Bereich der Kontosicherheit.
   • Erwägen Sie, die Teilnehmer auf diese Liste von DOL Online-Sicherheitstipps zu verweisen.
10. Angabe der Rechte des Plans in Bezug auf Überzahlungen und Fehler.
• In Ihrem EPPD sollte erklärt werden, dass der Planverwalter das Recht hat, alle angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um Überzahlungen zurückzufordern und Fehler zu korrigieren, oder sich dafür zu entscheiden, Fehler nicht zu korrigieren.
• Erwägen Sie eine Erklärung, dass es in der Verantwortung des Teilnehmers liegt, seinen Gehaltsscheck und seinen Kontoauszug zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Aufschübe korrekt von seinem Gehalt abgezogen werden und dass seine Investitionsentscheidungen korrekt sind, und fügen Sie eine zeitliche Begrenzung für die Verpflichtung des Plans ein, alle Fehler im Zusammenhang mit seinen diesbezüglichen Fehlern zu korrigieren (z. B. gibt es keine Korrektur für Fehler, die über einen bestimmten Zeitraum hinausgehen). Dies ist noch nicht erprobt und daher etwas umstritten, aber die Korrekturverfahren des IRS lassen eine Öffnung für diese Art von Begrenzung zu.

Im Rahmen der ständigen Verpflichtung von Foley, unseren Mandanten und Kollegen juristische Einblicke zu gewähren, bietet unsere Employee Benefits and Executive Compensation Group einen monatlichen Newsletter mit dem Titel "Employee Benefits Insights" an, in dem wir Sie über die neuesten und dringlichsten Angelegenheiten im Bereich der betrieblichen Altersversorgung und andere verwandte Themen informieren. Klicken Sie hier oder auf die Schaltfläche auf der linken Seite, um den Newsletter zu abonnieren.