Was Sie über die endgültige Regelung des Gesetzes zur Unternehmenstransparenz wissen müssen

Die im Rahmen des Corporate Transparency Act (CTA) erlassene endgültige Regelung ist, wie vorhergesagt, eine umfassende und bedeutende Aktualisierung der US-amerikanischen Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche, von der schätzungsweise über 32 Millionen Unternehmen betroffen sein werden, da sie neue Meldungen über wirtschaftliche Eigentümer vorschreibt. Die Regelung ist lang und detailliert, enthält jedoch viele Ausnahmen von der Meldepflicht. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Änderungen und Aktualisierungen der Meldepflichten zusammen und empfiehlt Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften, um sich auf die 2024 in Kraft tretenden Anforderungen vorzubereiten.

Was ist die endgültige CTA-Regelung?

Am 29. September 2022 veröffentlichte das Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) des US-Finanzministeriums seine endgültige Regelung zur Umsetzung der Anforderungen des CTA zur Meldung von Informationen über wirtschaftliche Eigentümer.¹Der CTA trat im Januar 2021 in Kraft, und das FinCEN veröffentlichte im Dezember 2021 einen Regelungsvorschlag. Das Ziel des CTA ist es, das System zur Bekämpfung der Geldwäsche durch mehr Transparenz zu stärken, indem vor allem zahlreiche Unternehmen erstmals verpflichtet werden, ihre wirtschaftlichen Eigentümer zu melden. Obwohl die Verordnung viele Unternehmen von der Meldepflicht befreit, schätzt das FinCEN, dass das CTA und die Verordnung über 32 Millionen Unternehmen betreffen und damit erhebliche neue Compliance-Auflagen mit sich bringen werden. Die Nichteinhaltung der Meldepflichten des CTA kann zu zivil- und strafrechtlichen Sanktionen führen, darunter eine zivilrechtliche Höchststrafe von 500 USD pro Tag (bis zu 10.000 USD) und Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren.

Wer muss melden?

Die Vorschrift verlangt die Berichterstattung durch eine breite Palette von „berichtspflichtigen Unternehmen“, darunter bestehende und künftige in- und ausländische Unternehmen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen.

• Inländische Unternehmen: Ein inländisches berichtspflichtiges Unternehmen ist jede Kapitalgesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder jede andere juristische Person, die durch Einreichung eines Dokuments beim Staatssekretär oder einer ähnlichen staatlichen oder Stammesbehörde gegründet wurde. FinCEN geht davon aus, dass dies eine Vielzahl von nicht-kapitalgesellschaftlichen Rechtsträgern wie Kommanditgesellschaften, Kommanditgesellschaften mit beschränkter Haftung, Unternehmensstiftungen oder Kommanditgesellschaften umfasst.
• Ausländische Unternehmen: Ein ausländisches berichtspflichtiges Unternehmen ist jede Aktiengesellschaft, Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder jede andere juristische Person, die nach dem Recht eines anderen Landes gegründet und durch Einreichung eines Dokuments beim Staatssekretär oder einer ähnlichen Behörde in einem Bundesstaat oder Stammesgebiet zur Ausübung ihrer Geschäftstätigkeit registriert wurde.
• Ausnahmen: Der CTA nimmt 23 Kategorien von Unternehmen von der Definition des Begriffs „meldepflichtiges Unternehmen” aus und ermächtigt die FinCEN, neue Ausnahmen zu schaffen. Trotz dieser Befugnis hat die FinCEN zum jetzigen Zeitpunkt davon abgesehen, weitere Ausnahmen zuzulassen. Zu den ausgenommenen Unternehmen gehören die folgenden, für die jeweils detaillierte Definitionen gelten:
  • Große operative Unternehmen – Unternehmen mit mehr als 20 Vollzeitbeschäftigten in den USA, einem Umsatz von mehr als 5 Millionen US-Dollar aus US-Quellen und einer physischen Betriebspräsenz in den USA;
  • Bei der Securities and Exchange Commission registrierte Emittenten;
  • Banken, Bankholdinggesellschaften, Spar- und Darlehensholdinggesellschaften, Kreditgenossenschaften, Finanzmarktdienstleister und Gelddienstleister, die bei der FinCEN registriert sind;
  • Registrierte Unternehmen gemäß dem Commodity Exchange Act, registrierte Investmentgesellschaften oder Anlageberater, Broker-Dealer und registrierte Risikokapitalfondsberater;
  • Versicherungsgesellschaften oder staatlich zugelassene Versicherungsmakler;
  • Wirtschaftsprüfungsgesellschaften;
  • Öffentliche Versorgungsbetriebe;
  • Bestimmte gepoolte Anlageinstrumente;
  • Steuerbefreite Einrichtungen oder bestimmte Einrichtungen, die steuerbefreite Einrichtungen unterstützen; und
  • Inaktive Unternehmen.

Die Vorschrift sieht auch eine Meldeausnahme für Tochtergesellschaften vor, die direkt oder indirekt von einer oder mehreren ausgenommenen Einrichtungen kontrolliert werden oder sich vollständig in deren Besitz befinden . Diese Ausnahme gilt nicht für Tochtergesellschaften von Gelddienstleistern, gepoolten Anlagevehikeln oder Einrichtungen, die eine steuerbefreite Einrichtung unterstützen. Laut FinCEN wurde diese Ausnahme auf Tochtergesellschaften in vollständigem Besitz beschränkt, um zu verhindern, dass „Einrichtungen, die sich nur teilweise im Besitz von ausgenommenen Einrichtungen befinden, alle ihre wirtschaftlichen Eigentümer abschirmen”.²

Wer sind wirtschaftliche Eigentümer?

Gemäß dieser Vorschrift werden wirtschaftliche Eigentümer definiert als „jede Person, die direkt oder indirekt entweder eine wesentliche Kontrolle über ein solches meldepflichtiges Unternehmen ausübt oder mindestens 25 Prozent der Eigentumsanteile an einem solchen meldepflichtigen Unternehmen besitzt oder kontrolliert“.³Eine Person kann erhebliche Kontrolle über ein berichtspflichtiges Unternehmen ausüben, wenn sie als leitender Angestellter in diesem Unternehmen tätig ist, Befugnisse hinsichtlich der Ernennung oder Abberufung von leitenden Angestellten oder der Mehrheit des Vorstands hat, „erheblichen Einfluss auf wichtige Entscheidungen“ des berichtspflichtigen Unternehmens hat oder in anderer Weise erhebliche Kontrolle über ein berichtspflichtiges Unternehmen ausübt. Diese weit gefasste Definition kann auch Dritte einschließen.

Es gibt einige wenige Ausnahmen hinsichtlich der Frage, wer als wirtschaftlicher Eigentümer gilt. Gemäß der Vorschrift gelten minderjährige Kinder (sofern ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter als wirtschaftlicher Eigentümer gemeldet ist), Nominees, Mitarbeiter (mit Ausnahme von Führungskräften), zukünftige Erben und Gläubiger nicht als wirtschaftliche Eigentümer.

Wann melden?

Die Regelung tritt am 1. Januar 2024 in Kraft. Alle vor dem 1. Januar 2024 bestehenden oder registrierten meldepflichtigen Unternehmen müssen ihren ersten Bericht bis zum 1. Januar 2025 bei der FinCEN einreichen. Jedes nach dem 1. Januar 2024 gegründete oder registrierte meldepflichtige Unternehmen muss seinen ersten Bericht innerhalb von 30 Kalendertagen nach seiner Gründung oder Registrierung einreichen. Und wenn ein meldepflichtiges Unternehmen die Kriterien für eine Meldebefreiung nicht mehr erfüllt, muss es seinen ersten Bericht innerhalb von 30 Kalendertagen nach Verlust seines Befreiungsstatus einreichen. Nach Einreichung eines ersten Berichts muss jedes meldepflichtige Unternehmen, bei dem sich die Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer geändert haben, innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung einen aktualisierten Bericht einreichen. Wenn ein meldepflichtiges Unternehmen nach Einreichung seines ersten Berichts die Kriterien für eine Befreiung erfüllt, muss es außerdem innerhalb von 30 Tagen einen aktualisierten Bericht einreichen, um FinCEN über die Änderung zu informieren.

Die vorgeschlagene Regelung sah eine 14-tägige Meldefrist für neue, aktualisierte oder korrigierte Berichte vor. Die endgültige Regelung harmonisierte die Meldefristen für Erst-, Aktualisierungs- und Korrekturberichte auf 30 Tage. Die FinCEN räumte ein, dass eine Reihe von Verzögerungen, insbesondere die Beschaffung der Arbeitgeberidentifikationsnummer für ein meldepflichtiges Unternehmen, eine Frist von 30 Tagen ausreichend machten, damit die meldepflichtigen Unternehmen verschiedene Probleme lösen und die Berichte rechtzeitig einreichen konnten.

Wie man einen Bericht erstellt

Die FinCEN ist derzeit dabei, die Formulare zu erstellen, mit denen die meldepflichtigen Unternehmen Informationen über wirtschaftliche Eigentümer an die FinCEN übermitteln werden. Es wird erwartet, dass die FinCEN die vorgeschlagenen Meldeformulare rechtzeitig vor dem 1. Januar 2024 im Federal Register zur öffentlichen Stellungnahme veröffentlicht.

Wenn es an der Zeit ist, Meldungen zu erstatten, müssen die ersten Meldungen der meldepflichtigen Unternehmen an die FinCEN Informationen über das meldende Unternehmen selbst, seine wirtschaftlichen Eigentümer und, bei meldepflichtigen Unternehmen, die nach dem 1. Januar 2024 gegründet oder registriert wurden, über seine Unternehmensantragsteller enthalten. Die Regel beschreibt detailliert den Inhalt und die Anforderungen der Meldungen.

Wichtig ist, dass ein Unternehmen, dessen wirtschaftlicher Eigentümer eine Person ist, die ausschließlich über ihre Beteiligung an einem anderen Unternehmen, das von der Meldepflicht befreit ist, wirtschaftlicher Eigentümer dieses berichtenden Unternehmens ist, die wirtschaftliche Eigentümerschaft dieser Person nicht melden muss. Stattdessen muss das berichtende Unternehmen lediglich die Namen der befreiten Unternehmen angeben, anstatt Informationen über die wirtschaftlichen Eigentümer, die diese Kriterien erfüllen, bereitzustellen.

Bemerkenswert ist auch, dass meldepflichtige Unternehmen, die nach dem 1. Januar 2024 gegründet oder registriert wurden, Informationen über ihre Unternehmensantragsteller bereitstellen müssen. Die erforderlichen Informationen entsprechen denen eines wirtschaftlichen Eigentümers. Ein Unternehmensantragsteller ist jede Person, die das Dokument zur Gründung eines Unternehmens einreicht, sowie jede Person, die in erster Linie für die Leitung oder Kontrolle der Einreichung verantwortlich ist. Dementsprechend kann ein meldepflichtiges Unternehmen mehr als einen Antragsteller haben. Ein berichtspflichtiges Unternehmen muss keine Aktualisierungen zu den Unternehmensantragstellern vornehmen, nachdem es diese Informationen in seinem ersten Bericht an die FinCEN angegeben hat.

Wichtigste Erkenntnisse

Die CTA und die endgültige Regelung stellen eine bedeutende Aktualisierung der US-Gesetze zur Bekämpfung der Geldwäsche dar. Laut FinCEN wird es sich bei der überwiegenden Mehrheit der 32 Millionen Unternehmen, die voraussichtlich unter die Regelung fallen, um kleine Unternehmen, Ein-Personen-GmbHs oder andere Arten von meldepflichtigen Unternehmen mit vier oder weniger wirtschaftlichen Eigentümern handeln. FinCEN schätzt die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften auf insgesamt etwa 21,7 Milliarden US-Dollar im ersten Jahr und 5,65 Milliarden US-Dollar pro Jahr danach.⁴

Obwohl viele Unternehmen eindeutig unter eine Ausnahmeregelung fallen, wird es dennoch zu komplizierten Situationen bei der Meldung von Informationen über wirtschaftliche Eigentümer kommen. Beispielsweise kann ein Unternehmen, das nicht als großes operatives Unternehmen gilt, vier oder mehr wirtschaftliche Eigentümer haben, vier wirtschaftliche Eigentümer mit erheblicher Kontrolle (z. B. CEO, CFO, COO und General Counsel) und Mitglieder eines externen Beratungsunternehmens als Antragsteller des Unternehmens. Ein weiteres Beispiel: Bestimmte private Fonds oder Portfoliounternehmen müssen möglicherweise melden, selbst wenn das Portfoliounternehmen eine große operative Gesellschaft vollständig besitzt, die selbst von der Meldepflicht befreit ist. Die Definitionen und Ausnahmen sind detailliert, und die hohen Strafen sollten zu einer sorgfältigen Prüfung führen, bevor eine Entscheidung über die Meldepflicht getroffen wird.⁵

Um sich auf die Einhaltung der Vorschrift vorzubereiten, müssen Unternehmen interne Richtlinien und Verfahren entwickeln, um ihre Meldepflichten zu bewerten, wirtschaftliche Eigentümer zu identifizieren und Unternehmensantragsteller zu ermitteln, zu denen auch Dritte wie Berater gehören können. Darüber hinaus müssen Unternehmen Richtlinien und Verfahren entwickeln, um Änderungen ihres Melde-Status oder ihrer wirtschaftlichen Eigentumsverhältnisse kontinuierlich zu überwachen und so mögliche Strafen zu vermeiden.

Für alle Unternehmen, die an M&A-Aktivitäten beteiligt sind, wird es wichtig sein, sicherzustellen, dass die Zielunternehmen ihren Berichtspflichten nachgekommen sind. Dies ist ein neuer Risikobereich, der bei der Due Diligence zu berücksichtigen ist.

Allgemeiner gesagt sollten Unternehmen damit rechnen, dass Strafverfolgungsbehörden immer ausgefeiltere Data-Mining-Verfahren einsetzen werden, um in den von FinCEN gesammelten Datenmengen nach verdächtigen Aktivitäten zu suchen. Dadurch steigt das Risiko, dass Unternehmen in Ermittlungen wegen Geldwäsche oder anderer Korruptionsdelikte verwickelt werden, auch wenn sie selbst keine Straftaten begangen haben. Dies verstärkt die Notwendigkeit für Unternehmen, ihre Lieferanten und Kunden sorgfältig zu überprüfen.