Wie man sich 2023 in den neuen Gesetzen zur Lohntransparenz zurechtfindet
Dieser Artikel wurde ursprünglich veröffentlicht in Law360 am 9. Januar 2023 veröffentlicht und wird hier mit Genehmigung erneut veröffentlicht.
Eine aktuelle Welle von Gesetzen zur Lohntransparenz, die auf mehr Lohngleichheit abzielen, hat bei vielen Arbeitgebern Verwirrung hinsichtlich der Personalbeschaffung über Staatsgrenzen hinweg ausgelöst.
Dieser Artikel bietet eine Zusammenfassung der wichtigsten Anforderungen zur Offenlegung von Vergütungen im ganzen Land, gibt Arbeitgebern praktische Hinweise, wie sie am besten mit den verschiedenen Standards umgehen können, und wirft einen Blick auf die mögliche Zukunft.
Aktualisierungen des Gesetzes zur Lohntransparenz für 2023
Kalifornien
Arbeitgeber in Kalifornien sind seit langem verpflichtet, Bewerbern auf begründete Anfrage die Gehaltsspanne für eine Stelle mitzuteilen. Seit dem 1. Januar müssen Arbeitgeber mit 15 oder mehr Mitarbeitern, von denen mindestens einer in Kalifornien ansässig ist, jedoch die Gehaltsspanne für eine Stelle in jeder Stellenausschreibung angeben, einschließlich Stellen, die von Dritten ausgeschrieben werden.
Colorado
Arbeitgeber mit einem oder mehreren Mitarbeitern in Colorado sind verpflichtet, in jeder Stellenausschreibung die Stunden- oder Gehaltsvergütung oder eine Spanne der Stunden- oder Gehaltsvergütung anzugeben, die das Unternehmen für die Stelle zahlen würde.
Das Arbeitsministerium von Colorado hat bestätigt, dass dieses Gesetz mit einigen wenigen Einschränkungen für alle Remote-Stellenangebote gilt, solange der Arbeitgeber mindestens einen Arbeitnehmer in Colorado beschäftigt.
Connecticut
Arbeitgeber mit einem oder mehreren Mitarbeitern in Connecticut müssen ihren derzeitigen Mitarbeitern und Bewerbern eine Lohnspanne mitteilen, sobald sie entweder (1) eine entsprechende Anfrage des Bewerbers oder (2) ein Stellenangebot erhalten haben, je nachdem, was zuerst eintritt.
Das Arbeitsministerium von Connecticut ( ) hat bestätigt, dass das Gesetz für Arbeitgeber innerhalb des Bundesstaates gilt, die die Dienste eines oder mehrerer Arbeitnehmer gegen Entgelt in Anspruch nehmen, auch wenn sich diese Arbeitnehmer außerhalb der physischen Grenzen des Bundesstaates befinden.
Maryland
Arbeitgeber müssen auf Anfrage des Bewerbers die Gehaltsspanne für eine Stelle angeben, und es ist ihnen untersagt, einen Bewerber aufgrund seiner Anfrage nach der Gehaltsspanne für die Stelle nicht zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen oder nicht einzustellen.
Nevada
Arbeitgeber müssen Bewerbern, die ein Vorstellungsgespräch für eine Stelle absolviert haben, die Gehaltsspanne oder den Lohnsatz für diese Stelle mitteilen.
New York
Ab dem 1. November 2022 sind Arbeitgeber mit vier oder mehr Mitarbeitern verpflichtet, in jeder Stellenanzeige das Mindest- und Höchstjahresgehalt oder den Stundenlohn für die jeweilige Position anzugeben. Das Gesetz gilt für alle Stellen, die mit einem Bewerber mit Wohnsitz in New York City besetzt werden könnten, oder für alle Stellen, die zumindest teilweise in New York City ausgeübt werden könnten.
Rhode Island
Ab dem 1. Januar müssen Arbeitgeber mit einem oder mehreren Mitarbeitern in Rhode Island einem Bewerber auf Anfrage oder zum Zeitpunkt der Einstellung, je nachdem, was früher eintritt, die Gehaltsspanne für eine Stelle mitteilen.
Auch wenn der Bewerber keine Anfrage stellt, fordert das Gesetz Arbeitgeber dazu auf, vor der Besprechung der Vergütung die Gehaltsspanne für die Stelle anzugeben.
Washington
Seit 2019 sind Arbeitgeber im Bundesstaat Washington mit 15 oder mehr Beschäftigten verpflichtet, auf Anfrage eines Bewerbers den Mindestlohn oder das Mindestgehalt für eine Stelle offenzulegen, wenn ein Stellenangebot gemacht wurde.
Ab dem 1. Januar müssen Arbeitgeber in jeder Stellenanzeige die Gehaltsskala oder Gehaltsspanne für eine offene Stelle angeben. Das Employment Standards Program des Washington State Department of Labor and Industries hat Leitlinien für Arbeitgeber und Muster für Stellenanzeigen herausgegeben, die den Offenlegungspflichten gemäß den Gesetzen des Bundesstaates Washington entsprechen.
Praktische Leitlinien für die Einstellung von Mitarbeitern im Jahr 2023
Gesetze zur Lohntransparenz stellen sowohl große als auch kleine Arbeitgeber vor besondere Herausforderungen, insbesondere diejenigen, die regelmäßig über Staatsgrenzen hinweg Personal einstellen. Die Belastung für Arbeitgeber wird durch den Trend zur Telearbeit noch weiter verschärft, da dies zu Verpflichtungen und Haftungsrisiken für Unternehmen in Bundesstaaten führen kann, in denen das Unternehmen nicht physisch präsent ist.
Daher muss ein Unternehmen, das eine Stelle ausschreibt, die von einem Remote-Mitarbeiter – d. h. in jedem Bundesstaat – ausgeübt werden kann, sicherstellen, dass die Ausschreibung allen geltenden Gesetzen zur Lohntransparenz entspricht, einschließlich beispielsweise den Anforderungen an die Gehaltsspanne gemäß den Gesetzen des Bundesstaates Colorado.
Arbeitgeber können sich diesen Verpflichtungen auch nicht entziehen, indem sie festlegen, dass Einwohner eines bestimmten Bundesstaates oder einer bestimmten Gemeinde für eine ausgeschriebene Stelle nicht in Frage kommen. Das Ministerium für Arbeit und Beschäftigung von Colorado hat solche Versuche, das Gesetz von Colorado zu umgehen, geprüft und entschieden zurückgewiesen, und Arbeitgeber sollten mit einer ähnlichen Durchsetzung in anderen Bundesstaaten rechnen.
Auch wenn viele Arbeitgeber zögern, ihre Einstellungspraktiken anzupassen, kann die Nichteinhaltung kostspielige Folgen haben. Je nach Gerichtsbarkeit können die Strafen für Verstöße zwischen 300 und 250.000 Dollar pro Verstoß liegen.
In dieser frühen Phase der Revolution der Lohntransparenz beobachten wir zwei Hauptansätze, die Unternehmen verfolgen.
Zunächst versuchen kleinere oder regionale Arbeitgeber, ihre Belegschaft aus Bundesstaaten mit Gesetzen zur Lohntransparenz fernzuhalten, indem sie Remote-Arbeit vollständig einschränken oder eine Mindestpräsenz im Büro in Bundesstaaten oder Gemeinden vorschreiben, in denen keine Anforderungen an die Lohntransparenz bestehen.
Solange Arbeitgeber tatsächlich Stellen besetzen, die nicht für Remote-Arbeit in Frage kommen oder nicht vollständig aus der Ferne ausgeführt werden können, ist dieser Ansatz mit den bisherigen Auslegungen der Gesetze zur Lohntransparenz vereinbar. Allerdings ist dieser Ansatz für Unternehmen mit einer großen Belegschaft oder solche, die Remote-Arbeit fördern, wahrscheinlich nicht praktikabel und kann nur so lange Bestand haben, wie sich die Gesetze zur Lohntransparenz im aktuellen geografischen Einzugsgebiet des Arbeitgebers nicht ändern.
Immer häufiger beobachten wir, dass Arbeitgeber ihre Einstellungsverfahren, Stellenanzeigen oder Vergütungsstrukturen überarbeiten, um ihre Stellenanzeigen zu standardisieren und für alle Positionen landesweit Stundenlöhne oder Gehaltsspannen anzugeben.
Solange Arbeitgeber beabsichtigen, Mitarbeiter in Orten wie Kalifornien, Colorado oder New York City einzustellen oder dies zumindest in Betracht ziehen, ist es wahrscheinlich effizienter, Gehalts- oder Lohnspannen in alle Stellenanzeigen aufzunehmen, anstatt zu versuchen, unterschiedliche Stellenanzeigen an verschiedenen Standorten zu schalten und die Verbreitung von Informationen zu kontrollieren.
Auch wenn diese Änderung zunächst abschreckend wirken mag, können Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen, um Flexibilität zu gewährleisten und gleichzeitig die staatlichen und lokalen Anforderungen für Stellenanzeigen zu erfüllen.
Beispielsweise kann die Stunden- oder Gehaltsspanne in einer Stellenanzeige oft grob angegeben werden – solange die angegebenen Höchst- und Mindestbeträge in gutem Glauben erfolgen –, um einem variablen Bewerberpool Rechnung zu tragen und so dem Arbeitgeber Flexibilität und Verhandlungsspielraum bei den Gehaltsverhandlungen zu erhalten.
In ähnlicher Weise passen Arbeitgeber die Vergütungsstrukturen an, um variable Vergütungskomponenten – z. B. diskretionäre Boni oder Aktienoptionen – einzubeziehen, die möglicherweise von den vorgeschriebenen Offenlegungspflichten ausgenommen sind oder als Prozentsatz der Grundvergütung ausgedrückt werden. Dies bietet zusätzliche Flexibilität bei Verhandlungen und ermöglicht es somit, innerhalb der wahrgenommenen Grenzen der Anforderungen an die Vergütungstransparenz zu arbeiten, diese jedoch zu umgehen.
Darüber hinaus kann eine Stellenanzeige, in der ein Gehalts- oder Lohnbereich für eine Position angegeben ist, einen Hinweis enthalten, dass die endgültige Einstufung eines Bewerbers innerhalb des angegebenen Bereichs von einer Vielzahl von Faktoren abhängt, darunter beispielsweise der geografische Standort und der Erfahrungsgrad.
Ausblick
Die in diesem Artikel behandelten Gesetze zur Lohntransparenz sind neu oder treten in Kürze in Kraft. Wir gehen davon aus, dass die für die Umsetzung dieser Gesetze zuständigen staatlichen und lokalen Behörden in den kommenden Monaten Leitlinien zur Auslegung und Durchsetzung dieser Gesetze veröffentlichen werden, insbesondere im Hinblick auf Remote-Mitarbeiter.
Arbeitgeber sollten sich auch auf ähnliche Gesetze vorbereiten, die landesweit eingeführt werden könnten; tatsächlich dürfte New York der nächste Bundesstaat sein. Am 3. Juni 2022 verabschiedete New York den Gesetzentwurf S.B. 9427, der in vielerlei Hinsicht die Anforderungen der Stadt New York an die Lohntransparenz widerspiegelt. Der Gesetzentwurf wartet derzeit auf die Unterschrift des Gouverneurs und wird voraussichtlich 270 Tage nach der Unterzeichnung in Kraft treten.
