Einblick in SECURE 2.0: Neue Änderungen erleichtern die Verwaltungslasten für Plan-Sponsoren

DerSECURE 2.0 Act von 2022 (SECURE 2.0)verändert die rechtlichen und administrativen Rahmenbedingungen für US-Altersvorsorgepläne erheblich. Foley & Lardner LLP verfasst eine Reihe von Artikeln, die sich eingehend mit den wichtigsten Bestimmungen von SECURE 2.0 befassen, die sich auf die Strukturierung und Verwaltung von 401(k)-Plänen, Pensionsplänen und anderen Arten von arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorgeplänen durch Arbeitgeber auswirken werden.

Im vergangenen Monat haben wir die neuen Vorschriften von SECURE 2.0 zur Mindestauszahlung (RMD) erörtert. In diesem Artikel untersuchen wir bestimmte Änderungen von SECURE 2.0, die darauf abzielen, die Verwaltung von beitragsorientierten Pensionsplänen (einschließlich Plänen gemäß Code Section 401(k), 403(b) und 457(b))¹für die Träger zu vereinfachen und die Arbeitnehmer zu ermutigen, für ihren Ruhestand zu sparen.

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In einer Pressekonferenz im Jahr 1986 sagte Präsident Ronald Reagan in einem berühmt gewordenen Bonmot: „Die neun furchterregendsten Worte in der englischen Sprache sind: ‚Ich bin von der Regierung und ich bin hier, um Ihnen zu helfen.‘“ Während Gesetze, die sich auf Altersvorsorgepläne auswirken, manchmal frustrierend komplex sein können (können Sie „ERISA“ sagen?), enthält SECURE 2.0 eine Reihe von Bestimmungen, die darauf abzielen, den Verwaltungsaufwand für 401(k)-Plan-Sponsoren (Arbeitgeber) zu verringern.

Optionale Änderungen/Datum des Inkrafttretens

Jede der unten aufgeführten administrativen Änderungen ist optional – Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, eine davon zu übernehmen.

Wenn ein Arbeitgeber sich dafür entscheidet, gelten die Änderungen jedoch in der Regel für Planjahre, die nach Inkrafttreten von SECURE 2.0 beginnen. Ein Arbeitgeber mit einem Kalenderjahresplan (d. h. einem Plan mit einem Planjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember) kann die Änderungen also 2023 in seinen 401(k)-Plan aufnehmen (abhängig von den eigenen Zielen des Arbeitgebers und der Fähigkeit seines Verwahrers, die gewünschten Änderungen umzusetzen).

Lockerung der Anforderungen für die Dokumentation von Härtefallentnahmen

Viele 401(k)-Pläne erlauben es den Teilnehmern, Härtefallentnahmen aus ihren Plankonten zu beantragen, um die Auswirkungen einer „unmittelbaren und schweren” finanziellen Notlage, in der sich der Teilnehmer möglicherweise befindet, zu mildern. Bestimmte Lebensereignisse (wie Bestattungskosten, Studiengebühren, Kosten für die Reparatur der Wohnung eines Teilnehmers usw.) stellen automatisch einen „unmittelbaren und schweren” finanziellen Bedarf dar. In der Vergangenheit mussten Teilnehmer an 401(k)-Plänen, die Härtefallentnahmen beantragten, sowohl nachweisen, dass (i) das Ereignis, das zu der finanziellen Notlage geführt hatte, eingetreten war, als auch, dass (ii) dem Teilnehmer das Bargeld oder andere Mittel fehlten, um diese zu bewältigen.

Nach einer Änderung der IRS-Vorschriften im Jahr 2019 durften Arbeitgeber jedoch auf die Bescheinigung eines Teilnehmers vertrauen, dass er oder sie nicht über ausreichende Barmittel oder liquide Mittel verfügte, um seinen oder ihren finanziellen Bedarf angemessen zu decken. Um eine Härtefallentnahme zu erhalten, musste der Teilnehmer jedoch weiterhin nachweisen, dass der Härtefall tatsächlich eingetreten war.

Nach den neuen Änderungen durch SECURE 2.0 können die Teilnehmer nun selbst bestätigen, dass (i) das Härtefallereignis eingetreten ist und (ii) ihnen die finanziellen Mittel fehlen, um es zu mildern. Sofern der Arbeitgeber nicht weiß, dass die Bestätigungen des Teilnehmers unwahr sind, kann er sich bei der Entscheidung über die Gewährung einer Härtefallentnahme auf diese Bestätigungen verlassen. Arbeitgeber sollten die Teilnehmer dennoch darauf hinweisen, dass sie die Unterlagen sowohl zum Härtefall als auch zu ihrer finanziellen Situation aufbewahren sollten, für den Fall, dass die Steuerbehörde IRS den Arbeitgeber im Rahmen einer Prüfung zur Vorlage dieser Unterlagen auffordert.

Diese Änderung dürfte das Verfahren für Härtefallentnahmen erheblich vereinfachen. Arbeitgeber müssen nicht mehr feststellen, ob ein Teilnehmer tatsächlich in eine Notlage geraten ist oder ob ihm die Mittel fehlen, um diese zu bewältigen, und die Teilnehmer erhalten die benötigten Mittel schneller.

Beseitigung unnötiger Planmitteilungen an nicht eingeschriebene Teilnehmer

Arbeitgeber wissen, dass das Drucken und Verteilen der erforderlichen Teilnehmermitteilungen (in denen die Anlageoptionen, Gebühren und Rechte der Teilnehmer im Rahmen ihres 401(k)-Plans beschrieben werden) nicht billig ist. Selbst wenn Arbeitgeber solche Mitteilungen elektronisch bereitstellen, müssen sie dennoch Zeit und Mühe aufwenden, um sicherzustellen, dass der Benachrichtigungsprozess den Standards der IRS und des DOL entspricht.

Eine weitere Änderung im Rahmen von SECURE 2.0 soll diese Belastung verringern. Gemäß dieser Änderung verstößt ein Arbeitgeber nicht gegen ERISA, wenn er es versäumt, Personen, die für den Arbeitgeberplan berechtigt, aber nicht angemeldet sind, die erforderlichen Mitteilungen zukommen zu lassen. Diese Ausnahme gilt jedoch nur, wenn diese Personen (von SECURE 2.0 als „nicht angemeldete Teilnehmer” bezeichnet) eine Zusammenfassung der Planbeschreibung und andere Mitteilungen zur Teilnahmeberechtigung erhalten haben, als sie erstmals zur Teilnahme am 401(k)-Plan berechtigt waren.

Im Einklang mit dem Ziel des Kongresses, die Altersvorsorge der US-amerikanischen Arbeitnehmer zu verbessern,²dürfen Arbeitgeber nicht einfach nicht angemeldete Teilnehmer ignorieren. SECURE 2.0 verpflichtet Arbeitgeber, nicht angemeldeten Teilnehmern jährlich eine Mitteilung zukommen zu lassen, in der sie an ihre Berechtigung zur Teilnahme am Plan erinnert werden. In dieser Mitteilung müssen auch alle Arbeitgeberbeiträge, Unverfallbarkeitsfristen und Wahlfristen aufgeführt sein. Der Arbeitgeber muss nicht angemeldeten Teilnehmern auf Anfrage auch alle sonstigen erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stellen.

SECURE 2.0 gibt nicht genau an, welche Mitteilungen von dieser Änderung betroffen sind, und wir erwarten weitere Leitlinien von den Behörden, die sich mit dieser Frage befassen und den Inhalt der jährlichen Erinnerungsmitteilung beschreiben. Dennoch wird diese Änderung den Arbeitgebern ermöglichen, Zeit, Geld und interne Ressourcen zu sparen, die zuvor für den Druck und die Verteilung unnötiger Planmitteilungen aufgewendet wurden.

Anbieten von geringfügigen finanziellen Anreizen für die Teilnahme

Vor der Verabschiedung von SECURE 2.0 war das einzige Anreizsystem, mit dem Arbeitgeber ihre Mitarbeiter zur Teilnahme an einem 401(k)-Plan motivieren konnten, das Versprechen von Arbeitgeberzuschüssen. Im Einklang mit dem Ziel, die Altersvorsorge zu verbessern, erlaubt SECURE 2.0 Arbeitgebern nun jedoch, „geringfügige” finanzielle Anreize zu bieten, um die Teilnahme am Plan zu fördern. Diese Anreize dürfen nicht aus Planvermögen bezahlt werden.

Während SECURE 2.0 den Begriff „De minimis“ nicht definiert, erwähnt die Zusammenfassung des Senats zu SECURE 2.0 ohne weitere Erläuterung „Gutscheinkarten mit geringem Wert“. Unabhängig vom Betrag müssen Arbeitgeber den Wert von Gutscheinkarten als steuerpflichtiges Einkommen der Mitarbeiter behandeln, die diese erhalten. Der Anreiz würde auch der Einkommens- und Lohnsteuer unterliegen. Es ist möglich, dass bestimmte materielle Anreize (wie kleine Geschenke in Form von Lebensmitteln, Büchern oder Blumen) von der Vergütung ausgenommen werden, wenn es angesichts ihres Wertes und ihrer Häufigkeit für den Arbeitgeber unangemessen oder unpraktisch wäre, sie zu verbuchen.³Eine Leitlinie der IRS zu diesem Thema wäre willkommen.

Behandlung von Arbeitgeberbeiträgen als Roth-Beiträge

Vor SECURE 2.0 konnten Arbeitgeber nur vorsteuerliche Arbeitgeberzuschüsse zu ihren 401(k)-Plänen leisten – Roth-Zuschüsse waren nicht zulässig. Wenn Teilnehmer vorsteuerliche Arbeitgeberzuschüsse in Roth-Zuschüsse umwandeln wollten, mussten sie eine planinterne Roth-Umwandlung vornehmen (sofern dies vom Plan zugelassen war) und Steuern auf den umgewandelten Betrag und alle aufgelaufenen Erträge zahlen.

Im Rahmen von SECURE 2.0 können Arbeitgeber den Teilnehmern eines 401(k)-Plans nun die Möglichkeit bieten, Arbeitgeberzuschüsse oder Gewinnbeteiligungen/nicht wählbare Beiträge auf Roth-Basis zu erhalten. Diese Beiträge müssen jedoch für den Teilnehmer unverfallbar sein (d. h. zu 100 % unverfallbar).

Die meisten Datenverwalter sollten in der Lage sein, diese Wahl zu berücksichtigen. Schon vor Inkrafttreten von SECURE 2.0 haben viele Datenverwalter die Teilnehmer bei der Durchführung von Roth-Umwandlungen innerhalb des Plans unterstützt.

Bevor Arbeitgeber ihren Mitarbeitern diese neue SECURE 2.0-Option anbieten, sollten sie prüfen, ob es unter ihren Umständen sinnvoll ist, die Unverfallbarkeitsfristen für Arbeitgeberzuschüsse oder Gewinnbeteiligungen/nicht wählbare Beiträge aufzuheben.

Erleichterung automatischer „Roll-Ins” und Portabilität

Nach geltendem Recht können Arbeitgeber die 401(k)-Plankonten von gekündigten Teilnehmern, deren Guthaben 1.000 US-Dollar nicht übersteigt, automatisch auszahlen. Wenn das Guthaben eines ausgeschiedenen Teilnehmers 1.000 US-Dollar oder mehr, aber weniger als 5.000 US-Dollar beträgt (ab 2024 erhöht sich dieser Betrag auf 7.000 US-Dollar – eine weitere Änderung durch SECURE 2.0), kann der Arbeitgeber das Guthaben des ehemaligen Teilnehmers auf ein individuelles Rentenkonto (IRA) übertragen, das im Namen des Teilnehmers eingerichtet wurde.

Nach der Übertragung auf ein IRA-Konto werden die Gelder eines ehemaligen Teilnehmers in der Regel in eine Standardanlageoption investiert, die das Kapital des ehemaligen Teilnehmers schützen soll. Trotz dieser Absicht können die Gelder des ehemaligen Teilnehmers durch die Gebühren des IRA-Anbieters verloren gehen oder geschmälert werden.

SECURE 2.0 behebt dieses Problem, indem es Arbeitgebern und ihren Datenverwaltern gestattet, die IRA-Guthaben ehemaliger Teilnehmer an 401(k)-Plänen in die Altersvorsorgepläne ihrer neuen Arbeitgeber zu übertragen (sofern der ehemalige Teilnehmer nichts anderes bestimmt). Diese Änderung wird den Teilnehmern helfen, ihre Altersvorsorge in einem einzigen, vom Arbeitgeber finanzierten Altersvorsorgeplan zu konsolidieren, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass diese Gelder aufgrund von Untätigkeit vergessen werden oder verloren gehen.

Was sollten Arbeitgeber jetzt tun?

Wie oben erwähnt, sind die in diesem Artikel beschriebenen Änderungen von SECURE 2.0 optional – Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sie zu übernehmen. Arbeitgeber, die die Übernahme einer oder mehrerer Änderungen von SECURE 2.0 in Betracht ziehen, sollten jedoch mit ihren Datenverwaltern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die gewünschten Änderungen in die Verwaltungsprozesse ihrer Pläne integriert werden können. Arbeitgeber müssen möglicherweise auch Planänderungen vornehmen, um die Einbindung bestimmter SECURE 2.0-Änderungen in ihre 401(k)-Pläne ordnungsgemäß zu dokumentieren (z. B. die Aktualisierung des Verfahrens zur Feststellung von Härtefällen bei Auszahlungen aus dem Plan oder die Erlaubnis für den Arbeitgeber, Roth-Matching-Beiträge zu leisten). Solche Planänderungen müssen bis zum Ende des Planjahres, in dem die Änderung in Kraft tritt, vorgenommen werden.

Diese Änderungen im Rahmen von SECURE 2.0 dürften bei Arbeitgebern, die den Verwaltungsaufwand (und die Kosten) für die Verwaltung ihrer 401(k)-Pläne verringern möchten, auf große Resonanz stoßen. Wir gehen davon aus, dass die IRS und das DOL im Laufe der Zeit Leitlinien herausgeben werden, die den Umfang vieler dieser SECURE 2.0-Änderungen präzisieren. Arbeitgeber, die die hier beschriebenen zeit- und kostensparenden SECURE 2.0-Änderungen für das Planjahr 2023 umsetzen möchten, sollten dies in gutem Glauben tun.

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