Die von der EEOC vorgeschlagenen Vorschriften interpretieren das Gesetz zur Gleichbehandlung schwangerer Arbeitnehmerinnen (Pregnant Workers Fairness Act).
Wie unseren Lesern vielleicht bekannt ist, hat Präsident Biden das Jahr 2022 mit der Unterzeichnung des Pregnant Workers Fairness Act (PWFA)abgeschlossen. Der PWFA verpflichtet Arbeitgeber mit mindestens 15 Beschäftigten, angemessene Vorkehrungen für bekannte Einschränkungen qualifizierter Arbeitnehmerinnen oder Bewerberinnen zu treffen, die mit Schwangerschaft, Geburt oder damit verbundenen medizinischen Problemen zusammenhängen, davon betroffen sind oder daraus resultieren, es sei denn, die Vorkehrungen würden dem Arbeitgeber eine unzumutbare Härte verursachen.
Das Gesetz soll Lücken schließen und auf bestehenden Schutzmaßnahmen gegen Diskriminierung aufgrund einer Schwangerschaft gemäß Titel VII des Civil Rights Act und dem Zugang zu angemessenen Vorkehrungen gemäß dem Americans with Disabilities Act (ADA) aufbauen.
Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) setzt das PWFA durch und nimmt seit dem 27. Juni 2023 – dem Tag, an dem das Gesetz in Kraft trat – Diskriminierungsklagen gemäß dem PWFA entgegen. Am 11. August 2023 veröffentlichte die EEOC im Federal Register ihre vorgeschlagenen Vorschriften für das PWFA, die die Auslegung des neuen Gesetzes durch die Behörde enthalten und viele detaillierte Beispiele liefern, die Arbeitgebern helfen sollen, das neue Gesetz zu verstehen und ihren Verpflichtungen aus dem Gesetz nachzukommen. Die Öffentlichkeit hat 60 Tage Zeit, um zu diesen vorgeschlagenen Vorschriften Stellung zu nehmen.
Während die Vorschriften lediglich vorgeschlagen sind, ist das PWFA seit Anfang 2023 vollständig in Kraft und Arbeitgeber müssen es einhalten. Die vorgeschlagenen Vorschriften dienen als nützlicher Leitfaden für die derzeitige Durchsetzungsposition der EEOC.
Wichtige Punkte der vorgeschlagenen Vorschriften
Erweiterte Deckung für Erkrankungen vor und nach der Geburt
Angemessene Vorkehrungen sind für „bekannte Einschränkungen“ erforderlich, die nicht das Ausmaß einer „Behinderung“ im Sinne des ADA erreichen müssen. Gemäß den vorgeschlagenen Bestimmungen gibt es für den Begriff „Einschränkungen“ keine vorgeschriebene Schweregrade. Die körperliche oder geistige Verfassung kann eine „geringfügige, geringfügige und/oder episodische Beeinträchtigung oder ein Problem“ sein. Dazu gehören auch Bedürfnisse oder Probleme im Zusammenhang mit der Erhaltung der Gesundheit der schwangeren Arbeitnehmerin oder der Gesundheit ihres ungeborenen Kindes. Dazu gehören auch Umstände, in denen die Arbeitnehmerin lediglich Gesundheitsleistungen im Zusammenhang mit ihrer Schwangerschaft in Anspruch nehmen möchte. Die EEOC geht davon aus, dass die Feststellung, ob eine „bekannte Einschränkung“ vorliegt, unkompliziert ist und im Rahmen eines Gesprächs zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerin als Teil des interaktiven Prozesses und ohne die Notwendigkeit einer Dokumentation oder Überprüfung erfolgen kann – im Gegensatz zum Anpassungsprozess gemäß dem ADA.
„Schwangerschaft“ wird ebenfalls weit gefasst definiert und umfasst auch frühere Schwangerschaften sowie potenzielle oder geplante Schwangerschaften.
Die vorgeschlagene Regelung enthält auch Beispiele für „damit zusammenhängende Erkrankungen“, wie beispielsweise: Schwangerschaftsabbruch, Unfruchtbarkeit und Fertilitätsbehandlung, Angstzustände, Depressionen, Psychosen oder postpartale Depressionen, Menstruationszyklen, Verwendung von Verhütungsmitteln sowie Stillen und damit zusammenhängende Erkrankungen.
Erweiterter Schutz für „qualifizierte“ Mitarbeiter, die eine wesentliche Arbeitsaufgabe nicht ausführen können
Wie das ADA schützt auch das PWFA „qualifizierte“ Arbeitnehmer oder Bewerber, die mit oder ohne angemessene Vorkehrungen die wesentlichen Aufgaben ihres Arbeitsplatzes erfüllen können.
Darüber hinaus erweitert das PWFA den Begriff „qualifizierte“ Mitarbeiter um diejenigen, die eine oder mehrere wesentliche Arbeitsaufgaben nicht ausführen können, wenn: (1) die Unfähigkeit „vorübergehend“ ist, (2) die wesentliche Arbeitsaufgabe „in naher Zukunft“ wieder aufgenommen werden kann und (3) die Unfähigkeit, die Arbeitsaufgabe auszuführen, angemessen berücksichtigt werden kann. Die vorgeschlagenen Vorschriften definieren „in naher Zukunft“ als 40 Wochen, erkennen jedoch an, dass dies nicht bedeutet, dass die wesentliche Funktion immer für 40 Wochen ausgesetzt werden muss, sondern dass dies von den Bedürfnissen des Mitarbeiters abhängt. Die Auslegung der EEOC besagt, dass die 40-Wochen-Frist jedes Mal neu beginnt, wenn ein Arbeitnehmer eine Anpassung im Zusammenhang mit der vorübergehenden Aussetzung einer Arbeitsaufgabe beantragt – beispielsweise wenn eine schwangere Arbeitnehmerin vor der Entbindung vorübergehend eine wesentliche Aufgabe nicht ausführen kann und nach ihrer Rückkehr aus dem Mutterschaftsurlaub eine Anpassung beantragt, weil sie die Aufgabe vorübergehend erneut nicht ausführen kann. Dies würde bedeuten, dass der Arbeitgeber möglicherweise länger als insgesamt 40 Wochen ohne jemanden in dieser Position ist, der die wesentliche Arbeitsfunktion ausübt. Die vorgeschlagenen Vorschriften sehen auch vor, dass die wesentliche Funktion vorübergehend einer anderen Person übertragen werden kann.
Die EEOC bittet insbesondere um Stellungnahmen dazu, ob der Zeitraum von 40 Wochen auf 52 Wochen verlängert werden sollte.
Vermutlich angemessene Vorkehrungen
Die vorgeschlagenen Vorschriften enthalten Beispiele für mögliche angemessene Vorkehrungen gemäß dem PWFA, darunter unter anderem: häufige Pausen, Sitzen/Stehen, Änderungen des Arbeitsplans und Teilzeitarbeit, Telearbeit, Umstrukturierung des Arbeitsplatzes und vorübergehende Aussetzung einer oder mehrerer wesentlicher Arbeitsaufgaben. Die EEOC bittet auch um öffentliche Stellungnahmen dazu, ob weitere Beispiele hilfreich wären.
Dieser Unterschied in den vorgeschlagenen Vorschriften zum Anpassungsprozess gemäß dem ADA ist erheblich, da die vorübergehende Aussetzung einer wesentlichen Arbeitsaufgabe im Rahmen des ADA im Allgemeinen nicht als „angemessen” angesehen wird. Einer der Faktoren, die laut EEOC bei dieser Beurteilung der Angemessenheit berücksichtigt werden sollten, ist die Frage, ob es andere Mitarbeiter, Zeitarbeitskräfte oder sogar Dritte gibt, die die betreffende(n) wesentliche(n) Funktion(en) ausführen oder vorübergehend dafür eingestellt werden können, oder ob die wesentliche Funktion einfach verschoben werden oder für einen beliebigen Zeitraum unausgeführt bleiben kann.
Die vorgeschlagenen Vorschriften legen die folgenden vier spezifischen Anpassungen als per se angemessen und vermutlich keine unzumutbare Härte fest: (1) Mitführen von Wasser und Trinken im Arbeitsbereich des Mitarbeiters; (2) zusätzliche Toilettenpausen; (3) abwechselndes Sitzen/Stehen; und (4) Pausen zum Essen und Trinken.
Die vorgeschlagenen Vorschriften verbieten es Arbeitgebern, von einem qualifizierten Arbeitnehmer zu verlangen, bezahlten oder unbezahlten Urlaub zu nehmen, wenn eine andere angemessene Vorkehrung getroffen werden kann, die es dem Arbeitnehmer ermöglicht, weiterzuarbeiten.
Eine „unnötige Verzögerung“ bei der Beantwortung eines Antrags auf angemessene Vorkehrungen kann gemäß den vorgeschlagenen Vorschriften zu einem Verstoß gegen das PWFA führen.
Teilnahme am interaktiven Prozess
Wie oben erläutert, verbieten die vorgeschlagenen Vorschriften einem Arbeitgeber, pauschal zu verlangen oder zu fordern, dass ein Arbeitnehmer, der eine angemessene Vorkehrung beantragt, von einem vom Arbeitgeber ausgewählten Gesundheitsdienstleister untersucht werden muss. Während die Anforderung von Belegen unter den gegebenen Umständen (auch wenn diese Umstände nicht definiert sind) angemessen ist, beschränken die vorgeschlagenen Vorschriften der EEOC den Arbeitgeber darauf, nur angemessene Unterlagen zu verlangen, die ausreichen, um den körperlichen oder geistigen Zustand zu beschreiben oder zu bestätigen, dass dieser mit einer Schwangerschaft, einer Geburt oder einer damit verbundenen Erkrankung zusammenhängt, davon beeinflusst ist oder daraus resultiert und dass eine Änderung oder Anpassung am Arbeitsplatz erforderlich ist.
Weitermachen
Arbeitgeber können ihre Kommentare zu den vorgeschlagenen Vorschriften elektronisch unter http://www.regulations.gov einreichen. Kommentare zu dem Vorschlag sind innerhalb von 60 Tagen nach dem 11. August 2023 einzureichen.
In der Zwischenzeit sollten Unternehmen auch die Einführung einer PWFA-Richtlinie oder die Verbesserung ihrer aktuellen Unterbringungsrichtlinien in Betracht ziehen, um spezifische Verweise auf schwangerschaftsbezogene Unterbringungen aufzunehmen. Arbeitgeber können auch beschließen, ihre interaktiven Prozesse und Dokumentationsanforderungen in Bezug auf schwangere Mitarbeiterinnen zu überarbeiten und die Erstellung von Formularen und Schreiben speziell für PWFA-Unterbringungen in Betracht ziehen. Arbeitgeber sollten jedoch darauf achten, dass die angeforderten Unterlagen mit den vorgeschlagenen Vorschriften übereinstimmen und von diesen zugelassen sind.
