Arbeitgeber in New York sollten die Anforderungen des „Freelance Isn’t Free Act” nutzen, um ihre Beziehungen zu unabhängigen Auftragnehmern zu überprüfen.
Fast sechs Monate nach seiner Verabschiedung – mit überwältigender Mehrheit – durch die New Yorker Legislative unterzeichnete Gouverneurin Kathy Hochul kürzlich den Gesetzentwurf A6040, auch bekannt als „Freelance Isn't Free Act” (das „Gesetz”). Mit Inkrafttreten am 20. Mai 2024 müssen Arbeitgeber in New York, die Freiberufler beschäftigen, schriftliche Verträge abschließen, wenn die von diesen Arbeitnehmern zu verrichtende Arbeit einen Wert von 800 USD oder mehr hat (einschließlich der Gesamtvergütung für Dienstleistungen über einen Zeitraum von 120 Tagen).
Der schriftliche Vertrag muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- die Namen und Postanschriften der Parteien;
- eine Aufstellung aller vom Freiberufler zu erbringenden Leistungen, den Wert der gemäß dem Vertrag zu erbringenden Leistungen sowie die Höhe und Art der Vergütung;
- das Datum, an dem die einstellende Partei die vertraglich vereinbarte Vergütung zahlen muss, oder der Mechanismus, nach dem dieses Datum bestimmt wird; und
- Das Datum, bis zu dem ein Freiberufler eine Liste der erbrachten Leistungen beim Auftraggeber einreichen muss, um interne Bearbeitungsfristen einzuhalten und eine fristgerechte Vergütung zum vereinbarten Termin zu gewährleisten.
Nach diesem Gesetz wird ein Freiberufler unter anderem als unabhängiger Auftragnehmer definiert. Diese Definition wirft die Frage auf, ob der Arbeitnehmer überhaupt richtig als unabhängiger Auftragnehmer eingestuft wurde.
Das Gesetz verpflichtet den Arbeitsminister des Bundesstaates, Musterverträge auf seiner Website zu veröffentlichen. Angesichts der Tatsache, dass Anfragen zu unabhängigen Auftragnehmern nach staatlichem und bundesstaatlichem Recht sehr faktenintensiv sind, sollten Arbeitgeber jedoch sicherstellen, dass sie solide Bestimmungen aufnehmen, in denen die Parteien den Status des Freiberuflers als unabhängiger Auftragnehmer vereinbaren und abgrenzen und die Beziehung oder die zu erbringenden Dienstleistungen entsprechend den Faktoren in den geltenden staatlichen und bundesstaatlichen Tests für unabhängige Auftragnehmer definieren.
Die Vereinbarung sollte folgende Faktoren enthalten:
- Die Pflichten des Freiberuflers hinsichtlich seiner Steuerverbindlichkeiten, Zahlungen und Einbehaltungen.
- Das Recht des Unternehmens, keine Arbeitslosenversicherung oder Arbeitsunfallversicherung anzubieten,
- Die Nichtberechtigung des Freiberuflers auf Leistungen (z. B. Beiträge zur Altersvorsorge, Urlaubs- oder Krankentage usw.).
- Das Recht des Freiberuflers, Verträge abzuschließen und Dienstleistungen für andere Unternehmen zu erbringen.
- Das Recht des Freiberuflers, die Mittel, die Art und Weise und die Methode der Erbringung von Dienstleistungen zu kontrollieren.
- Das Recht des Freiberuflers, Assistenten, Subunternehmer oder Mitarbeiter einzustellen, um die in der Vereinbarung genannten Dienstleistungen zu erbringen.
- Die Verantwortlichkeiten des Freiberuflers für seine eigenen fortlaufenden oder wiederkehrenden geschäftlichen Verbindlichkeiten, wie z. B. der Abschluss einer Versicherung oder die Übernahme der Kosten für Honorare.
- Die Kontrolle des Freiberuflers über den Ort und die Arbeitszeiten, an denen die Arbeit ausgeführt wird.
- Die Unfähigkeit des Freiberuflers, das Unternehmen, seine Tochtergesellschaften oder verbundenen Unternehmen zu binden.
Wenn ein Arbeitgeber die meisten der oben aufgeführten Faktoren nicht berücksichtigen kann, weil sie auf das Verhältnis zu einem Freiberufler nicht zutreffen, dann gilt das Gesetz wahrscheinlich nicht, da der Arbeitnehmer kein unabhängiger Auftragnehmer ist. Allerdings könnte sich damit ein neues Problem aufwerfen: Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer die ganze Zeit über falsch eingestuft? Wenn ja, sollte der Arbeitgeber schnell handeln, um das Risiko zu mindern, indem er den Arbeitnehmer gemäß den staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen als gesetzlichen Arbeitnehmer einstuft – und bezahlt. Weitere Informationen zu den verschiedenen Risiken und Überlegungen im Zusammenhang mit der falschen Einstufung von Arbeitnehmern finden Sie hier, hier und hier.