Fibel zur Auftragsfertigung für aufstrebende, gesunde F&B-Unternehmen

Ein Auftragshersteller (auch bekannt als „Co-Man“ oder „Co-Packer“; der Einfachheit halber verwenden wir im Folgenden den Begriff „Co-Man“) ist für die meisten aufstrebenden Unternehmen im Bereich gesunde Lebensmittel und Getränke (F&B) ein wichtiger Partner. Der Co-Man verfügt über die notwendigen Anlagen und Geräte, um Ihre Produkte in großem Maßstab herzustellen und zu verpacken, sodass Sie nicht Millionen von Dollar für eine eigene Fabrik und Verpackungskapazitäten ausgeben müssen. Die Aushandlung einer Vereinbarung für diese Produktionsdienstleistungen mit einem Co-Man (die wenig überraschend als „Co-Man-Vereinbarung“ bezeichnet wird) ist ein komplexer Prozess, da sie Produktentwicklung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Gebühren, Finanzprognosen, Ihre firmeneigenen Rezepturen und die Logistik der Verarbeitung, Kennzeichnung und Lieferung umfasst.  Die folgende Erörterung ist zwar nicht erschöpfend, hebt jedoch einige der wichtigsten Aspekte einer Co-Man-Vereinbarung hervor. Ein guter Rechtsbeistand kann Ihnen dabei helfen, unter den gegebenen Umständen die beste Vereinbarung für Ihre einzigartigen Produkte auszuhandeln.

1. Produktspezifikationen: Ein Co-Man-Vertrag muss die erforderlichen Details (in der Regel als „Spezifikationen” bezeichnet) zu Ihren Produkten enthalten, damit der Co-Man diese zu Ihrer (und der Zufriedenheit Ihrer Kunden) herstellen und verpacken kann. Diese Spezifikationen sollten Angaben zu Inhaltsstoffen, Rezepturen, Verpackung und Kennzeichnungsanforderungen enthalten.  Stellen Sie sicher, dass Ihr Co-Manager alle Spezifikationen versteht und sich damit einverstanden erklärt, diese zu erfüllen, bevor Sie die Co-Management-Vereinbarung abschließen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie die Möglichkeit haben, Ihre Spezifikationen im Laufe der Zeit nach Bedarf zu ändern, und sich über mögliche Preisänderungen aufgrund dieser Änderungen im Klaren sind.
2. Beschaffung von Zutaten: Die Entscheidung, wer die Zutaten für Ihre Produkte beschafft, ist von großer Bedeutung. Sie können sich dafür entscheiden, dass der Co-Manager alle Zutaten über sein bereits bestehendes Netzwerk von Lieferanten beschafft. Alternativ können Sie den Co-Manager anweisen, einige oder alle Zutaten von Ihnen bereits identifizierten Anbietern zu beziehen (ein „gesteuerter Einkauf“).  Wenn Sie die Beschaffung vollständig dem Co-Manager überlassen, sparen Sie Zeit und Energie und übertragen ihm die alleinige Verantwortung für diese Zutaten und alle damit verbundenen Fragen, einschließlich Qualität, Preisänderungen, Engpässen und Ähnlichem. Ein gezielter Einkauf gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihr Produkt, bedeutet aber auch, dass der Co-Manager Sie möglicherweise für alle oder einige dieser Fragen verantwortlich macht.
3. Qualitätssicherung und -kontrolle: Eine Co-Man-Vereinbarung muss auch klare Standards für die Qualitätskontrolle und -sicherung festlegen, einschließlich Inspektionsrechten und Verfahren für den Umgang mit Nichtkonformitäten. In der Vereinbarung wird in der Regel festgelegt, wer in jeder Phase des Herstellungsprozesses für die Produktqualität verantwortlich ist. Der Co-Man sollte auch eine Garantie für seine Dienstleistungen mit Abhilfemaßnahmen zur Behebung von Mängeln bieten. Weitere Themen, die behandelt werden können, sind die Prüfung von Aufzeichnungen, Tests und Probenahmeverfahren.

4. Mengenverpflichtungen und Prognosen: In einem Co-Man-Vertrag sollte eine Mindestmenge der herzustellenden Produkte festgelegt werden. Ohne eine festgelegte Menge ist der Vertrag über den Verkauf von Waren nicht durchsetzbar! Der Co-Man kann von Ihnen auch Prognosen verlangen, aber wenn Sie Ihren Bedarf an Produkten zum Zeitpunkt der Prognose nicht mit Sicherheit bestimmen können, sollten Sie darauf achten, dass die Prognosen auch nur Prognosen bleiben und nicht verbindlich sind.

5. Rechte an geistigem Eigentum (IP): Sie müssen Ihre Rechte an geistigem Eigentum (IP) schützen, insbesondere wenn Ihre Produkte geschützte Informationen oder einzigartige Rezepturen enthalten.  Der Co-Man-Vertrag sollte klar definieren, wem was gehört, und Schutzmaßnahmen für alle IP festlegen, die verwendet oder in das Produkt integriert werden. Seien Sie sehr vorsichtig, wenn der Co-Man versucht, Eigentumsrechte an einem seiner Herstellungsprozesse geltend zu machen, da dies zu Problemen für Sie führen kann, wenn Sie versuchen, Ihre Produkte von einem anderen Co-Man herstellen zu lassen.  

6. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Als Lebensmittel- und Getränkeunternehmen unterliegen Ihre Produkte einer Vielzahl von Vorschriften zur Lebensmittelsicherheit. Sie müssen sicherstellen, dass der Co-Manager diese Vorschriften versteht und einhält, und in der Co-Manager-Vereinbarung sollten die Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der Vorschriften genau festgelegt werden.

7. Preisgestaltung und Zahlungsbedingungen: Der Co-Man-Vertrag sollte die Preisstruktur klar definieren, unabhängig davon, ob es sich um einen Preis pro Einheit, Charge oder Stunde handelt. Außerdem sollten die Zahlungsbedingungen festgelegt werden, einschließlich des Zeitpunkts und der Bedingungen für etwaige Preisänderungen. In letzter Zeit sind Bestimmungen üblich geworden, die es dem Co-Man erlauben, den Preis einseitig anzupassen.  Idealerweise sollten Preisänderungen einvernehmlich vereinbart werden oder zumindest auf vorab festgelegten Faktoren basieren, beispielsweise wenn die Preise an einen vereinbarten Index gekoppelt sind.  

8. Exklusivität: Sie sollten niemals zustimmen, einem Co-Manager Exklusivrechte für die Herstellung Ihrer Produkte zu gewähren, da dies Sie daran hindert, während der Laufzeit der Vereinbarung andere Co-Manager zu beauftragen, und Ihr Unternehmen besonders anfällig für Produktionsunterbrechungen macht. Die einzigen Ausnahmen von dieser Regel sind, wenn die Vereinbarung mit dem Co-Manager kurzfristig ist (ein Jahr oder weniger) oder wenn der Co-Manager Mindestanforderungen hinsichtlich Leistung und Menge zugestimmt hat und diese nicht erfüllt, wodurch die Exklusivität endet.

9. Laufzeit und Kündigung: Der Co-Man-Vertrag sollte eine Laufzeit mit Start- und Enddatum, Verlängerungsbedingungen (falls vorhanden) und Bedingungen für die Kündigung des Vertrags einschließlich Kündigungsfristen enthalten. Sie sollten es vermeiden, übermäßig lange Anfangslaufzeiten (z. B. mehr als zwei Jahre) zu vereinbaren, insbesondere wenn Sie noch keine Erfahrungen mit dem Co-Man haben.

10. Haftung und Entschädigung: Die Vereinbarung über die gemeinsame Verwaltung sollte potenzielle Haftungsrisiken behandeln, darunter Produkthaftung, Rückrufverpflichtungen und Schadensersatz. Zu den wichtigsten Bestimmungen der Vereinbarung zählen die Haftungs- und Entschädigungsbestimmungen, da diese festlegen, wie die Parteien die Risiken verteilen.

Aufstrebende Unternehmen im Bereich gesunde Lebensmittel und Getränke sollten darauf achten, dass sie über einen gut ausgearbeiteten, umfassenden Co-Management-Vertrag verfügen, um sicherzustellen, dass ihre Kunden hochwertige Produkte erhalten und bei eventuell auftretenden Problemen angemessene Abhilfe geschaffen wird. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte mit Ihren Fragen an die Autoren oder Ihren Ansprechpartner bei Foley.

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