Einblick in SECURE 2.0: IRS veröffentlicht Leitlinien zur Erweiterung des Zugangs zu 401(k)-Sparplänen für langfristige Teilzeitbeschäftigte

Der SECURE 2.0 Act von 2022 (SECURE 2.0) verändert die rechtlichen und administrativen Rahmenbedingungen für US-Altersvorsorgepläne erheblich. Foley & Lardner LLP verfasst eine Reihe von Artikeln, die sich eingehend mit den wichtigsten Bestimmungen von SECURE 2.0 befassen, die sich auf die Strukturierung und Verwaltung von 401(k)-Plänen, Pensionsplänen und anderen Arten von arbeitgeberfinanzierten Altersvorsorgeplänen durch Arbeitgeber auswirken werden.

In unseren früheren Artikeln zu SECURE 2.0 haben wir Studentenkredite und 401(k)-Plan-Matching-Beiträge, Änderungen zur Vereinfachung der Planverwaltung, Änderungen der Mindestauszahlungsvorschriften und Änderungen für Pläne kleiner Arbeitgeber behandelt. In diesem Artikel diskutieren wir die kürzlich veröffentlichten vorgeschlagenen Vorschriften, die den erweiterten Zugang zu 401(k)-Plan-Ersparnissen für bestimmte langjährige Teilzeitbeschäftigte im Rahmen von SECURE 2.0 regeln.

Wir haben bereits in den Artikeln vom 19. Februar 2020, 30. Dezember 2022 und 19. Juli 2023 über die Ausweitung des Zugangs zum 401(k)-Plan für bestimmte langjährige Teilzeitbeschäftigte berichtet. Zur Erinnerung: Gemäß dem SECURE Act 2019 (SECURE 1.0) müssen die Träger von 401(k)-Plänen Mitarbeitern, die in drei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils 500 Arbeitsstunden absolvieren, ab 2024 die Möglichkeit geben, freiwillige Einzahlungen zu leisten. Mit Wirkung für Planjahre, die 2025 beginnen, hat SECURE 2.0 diese Anforderung von drei auf zwei aufeinanderfolgende Jahre mit 500 Arbeitsstunden geändert. In der Praxis sind Pläne, die es Mitarbeitern ermöglichen, Wahlaufschübe zu tätigen, sobald dies nach dem Eintrittstermin des Mitarbeiters administrativ möglich ist, von diesen Regeln ausgenommen.

Ende 2023 veröffentlichte die US-Steuerbehörde Internal Revenue Service (IRS) einen Verordnungsentwurf, der lang erwartete Leitlinien zu LTPTEs enthält. Im Folgenden gehen wir auf einige Bereiche ein.

Definition des Begriffs „langfristig teilzeitbeschäftigter Arbeitnehmer“ und Voraussetzungen für die Anspruchsberechtigung

Wie oben erwähnt, müssen Träger von 401(k)-Plänen bestimmten langjährigen Teilzeitbeschäftigten ab 2024 die Möglichkeit geben, freiwillige Einzahlungen zu leisten. Der IRS definiert den Begriff „langjähriger Teilzeitbeschäftigter” (LTPTE) als einen Arbeitnehmer, der –

• Leistet mindestens 500 Dienststunden in jedem von drei aufeinanderfolgenden 12-Monats-Zeiträumen, gültig für das Planjahr 2024 (oder zwei aufeinanderfolgende 12-Monats-Zeiträume, gültig für das Planjahr 2025), und
• Hat bis zum Ende dieser geltenden 12-Monats-Zeiträume das 21. Lebensjahr vollendet.[1]

Mit anderen Worten: Die vorgeschlagenen Vorschriften gelten für Arbeitnehmer, die allein aufgrund ihrer Eigenschaft als LTPTE Anspruch auf freiwillige Aufschübe haben. Die IRS stellt klar, dass ein Arbeitnehmer, der durch Erfüllung „anderer Dienstzeitanforderungen” Anspruch auf Teilnahme an einem 401(k)-Plan erlangt, kein LTPTE ist.

Ein Mitarbeiter ist nicht mehr LTPTE, wenn er anschließend 1.000 Dienststunden während eines Planjahres (oder eines anderen relevanten 12-monatigen Messzeitraums, der im 401(k)-Plan festgelegt ist) absolviert oder die Teilnahmebedingungen des Plans (mit Ausnahme der Alters- oder Dienstbedingungen) nicht erfüllt (ein ehemaliger LTPTE). Wenn der Mitarbeiter beispielsweise in eine Position wechselt, die einer nicht berechtigten Berufsgruppe angehört (vorausgesetzt, es handelt sich nicht um einen Ersatz für Alters- oder Dienstbedingungen, wie unten erläutert), ist der Mitarbeiter nicht mehr ein LTPTE. Ein weiteres Beispiel: Wenn ein Arbeitnehmer während des relevanten 12-Monats-Zeitraums des Plans 1.000 Arbeitsstunden absolviert, gilt er nicht mehr als LTPTE und wird zu einem regulären Teilnehmer, der möglicherweise Anspruch auf Arbeitgeberbeiträge hat.

Festlegung des 12-Monats-Zeitraums und des Teilnahmestarts

Ähnlich wie bei den bisherigen Regeln für die Anrechnung von 1.000 Dienststunden innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten kann ein Arbeitgeber die relevanten 12-Monats-Zeiträume entweder wie folgt messen:

• Basierend auf dem Jahrestag des Einstellungsdatums des Mitarbeiters. (Wenn ein Plan diese Methode verwendet, müssen Zeiträume von 12 Monaten, die vor dem 1. Januar 2021 beginnen, nicht berücksichtigt werden.) Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise am 1. Mai 2021 eingestellt wurde und in jedem der Zeiträume von Mai 2021 bis April 2022, Mai 2022 bis April 2023 und Mai 2023 bis April 2024 jeweils 500 Arbeitsstunden geleistet hat, würde der Mitarbeiter zum Ende April 2024 als LTPTE gelten.
• Basierend auf einer Kombination aus dem Jahrestag des Einstellungsdatums des Mitarbeiters und den darauf folgenden Planjahren. Bei dieser Methode endet der erste 12-monatige Messzeitraum mit dem Jahrestag des Einstellungsdatums des Mitarbeiters, und die folgenden 12-monatigen Zeiträume fallen mit dem Planjahr zusammen, beginnend mit dem ersten Planjahr nach dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters. Auch hier müssen 12-Monats-Zeiträume, die vor dem 1. Januar 2021 beginnen, nicht berücksichtigt werden. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter am 1. Mai 2021 eingestellt wurde und bis zum 30. April 2022 500 Arbeitsstunden absolviert hat und in jedem der Planjahre 2022 und 2023 jeweils 500 Stunden absolviert hat, würde der Mitarbeiter zum Ende Dezember 2023 als LTPTE gelten.

Gemäß den vorgeschlagenen Vorschriften darf das Eintrittsdatum eines LTPTE für die Vornahme von freiwilligen Aufschüben nicht später sein als das frühere der folgenden Daten:

• Der 6-monatige Jahrestag des Tages, an dem der Mitarbeiter LTPTE wird, oder
• Der erste Tag des Planjahres, das nach dem Datum beginnt, an dem der Mitarbeiter LTPTE wird.

Wieder eingestellte LTPTEs

Wenn ein LTPTE sein Arbeitsverhältnis beendet – unabhängig davon, ob dies vor oder nach dem Datum seines Eintritts in das Wahlaufschubprogramm geschieht –, gilt er bei einer späteren Wiederbeschäftigung weiterhin als LTPTE. Bei einer Wiederbeschäftigung nach dem Datum, das sein Eintrittsdatum gewesen wäre, muss der LTPTE ab dem Datum seiner Einstellung sofort berechtigt sein, Wahlaufschübe zu tätigen.

Ausnahmen bei der Einstufung von Tätigkeiten

Die vorgeschlagenen Vorschriften verlangen nicht, dass ein Plan-Sponsor jedem LTPTE die Teilnahme am Plan gestattet. Ähnlich wie bei den bisherigen Vorschriften für Altersvorsorgepläne können Plan-Sponsoren weiterhin Mitarbeiter aufgrund von bona fide-Berufsklassifikationen ausschließen, vorausgesetzt, dass dieser Ausschluss nicht als Vorwand für einen Ausschluss aufgrund des Alters oder der Betriebszugehörigkeit der Mitarbeiter dient.

Pläne unter Verwendung der Methode der verstrichenen Zeit

Pläne, die die verstrichene Zeitmethode zur Bestimmung der Dienstzeit für die Anspruchsberechtigung verwenden, berücksichtigen nicht die tatsächliche Ableistung einer bestimmten Anzahl von Dienststunden. Folglich gelten Mitarbeiter, die nach der verstrichenen Zeitmethode Anspruch auf freiwillige Aufschübe haben, nach den vorgeschlagenen Vorschriften nicht als LTPTEs.

Arbeitgeberbeiträge und Unverfallbarkeitsfrist

Die US-Steuerbehörde IRS bestätigt, dass Träger von 401(k)-Plänen nicht verpflichtet sind, für LTPTEs entsprechende oder nicht wählbare Beiträge zu leisten, selbst wenn diese für Teilnehmer erfolgen, die gemäß anderen Teilnahmebedingungen des Plans anspruchsberechtigt sind, und selbst wenn sie im Rahmen eines Safe-Harbor-401(k)-Plans (mit Ausnahme eines SIMPLE-401(k)-Plans) geleistet werden. Wenn ein LTPTE jedoch zu einem „regulären” Teilnehmer wird, beispielsweise durch die Ableistung von 1.000 Dienststunden während eines Planjahres, hat er Anspruch auf Arbeitgeberbeiträge.

In Bezug auf die Unverfallbarkeitsfrist müssen LTPTEs für jeden 12-Monats-Zeitraum, in dem ihnen mindestens 500 Dienststunden angerechnet werden, ein Jahr Unverfallbarkeitsfrist gutgeschrieben werden (was günstiger ist als die 1.000 Dienststunden, die üblicherweise bei 401(k)-Plänen verlangt werden). Wichtig ist, dass diese günstigere Unverfallbarkeitsregel weiterhin für ehemalige LTPTEs gilt. Ähnlich wie bei den oben beschriebenen Regeln zur Ermittlung von 500 Dienststunden müssen 12-Monats-Zeiträume vor dem 1. Januar 2021 nicht berücksichtigt werden.

Nichtdiskriminierung und Abdeckungstests

Gemäß den vorgeschlagenen Vorschriften können 401(k)-Plan-Sponsoren beschließen, alle (aber nicht nur einige) LTPTEs für Zwecke der Nichtdiskriminierungs- und Deckungsprüfung sowie für top-heavy benefits auszuschließen, obwohl LTPTEs bei der top-heavy-Prüfung berücksichtigt werden müssen.

In Bezug auf Safe-Harbor-Pläne muss eine entsprechende Planformulierung (z. B. eine Planänderung) vorliegen, damit die Wahl wirksam wird.

In Bezug auf Nicht-Safe-Harbor-Pläne legen die vorgeschlagenen Vorschriften eindeutig fest, dass das Plan-Dokument LTPTEs vom Erhalt von Top-Heavy-Leistungen ausschließen muss und eine „ermächtigende“ Formulierung enthalten muss, wenn der Arbeitgeber LTPTEs von Nichtdiskriminierungs- und Deckungsprüfungen ausschließen möchte.

Was tun jetzt?

Verlassen Sie sich darauf und nehmen Sie Änderungen vor. Obwohl es sich bei den vorgeschlagenen Vorschriften tatsächlich nur um Vorschläge handelt, geben sie einen guten Einblick in die Überlegungen der IRS zu LTPTEs. Bis zur endgültigen Verabschiedung der Vorschriften können sich die Träger von 401(k)-Plänen für Planjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2024 beginnen, auf die vorgeschlagenen Vorschriften verlassen. Wie bei anderen erforderlichen Änderungen gemäß SECURE 1.0 und 2.0 müssen die Planunterlagen bis Ende 2026 geändert werden.

Erwägen Sie die Einbeziehung von LTPTEs zur Vereinfachung der Verwaltung. Plan-Sponsoren sollten aus administrativen Gründen prüfen, ob LTPTEs für Arbeitgeberbeiträge in Betracht kommen. Beispielsweise kann ein Arbeitgeber entscheiden, dass seine Lohnabrechnungssysteme nicht dafür ausgelegt sind, die LTPTE-Gruppe problemlos in die Arbeitnehmerbeiträge einzubeziehen, während sie von den Arbeitgeberbeiträgen ausgeschlossen werden.

Bestätigen und kommunizieren. Mittlerweile sollten die Träger von 401(k)-Plänen sicher sein, dass die Beschäftigungsunterlagen und Lohnabrechnungssysteme die Arbeitszeiten von Teilzeitbeschäftigten genau erfassen und dass LTPTEs rechtzeitig über ihre Berechtigung zu freiwilligen Aufschüben informiert werden. Ist dies nicht der Fall, ist es jetzt an der Zeit, zu überprüfen, ob alle Verwaltungsprozesse ordnungsgemäß funktionieren, und gegebenenfalls Abhilfe zu schaffen.

Überprüfen Sie die Kommunikation mit den Teilnehmern. Überprüfen Sie die Zusammenfassungen der Planbeschreibungen und andere Mitteilungen an die Teilnehmer, um sicherzustellen, dass die LTPTE-Regeln korrekt wiedergegeben und kommuniziert werden.

[1] Gemäß den vorgeschlagenen Vorschriften sind Arbeitnehmer, die unter einen Tarifvertrag fallen, in dem die Altersversorgung Gegenstand von Verhandlungen in gutem Glauben war, sowie nicht ansässige Ausländer, die kein Einkommen aus US-Quellen beziehen, von der Definition des LTPTE ausgenommen.

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