Navigieren in einer neuen Ära: Leitlinien des Arbeitsministeriums zur Einhaltung der FLSA und FMLA durch KI

Der Aufstieg der künstlichen Intelligenz (KI) im Personalmanagement hat eine neue Ära der Effizienz und Produktivität eingeläutet, wirft aber auch wichtige Fragen hinsichtlich der Einhaltung von Arbeitsgesetzen auf. Das US-Arbeitsministerium (DOL) hat kürzlich Leitlinien zu den arbeitsrechtlichen Auswirkungen bestimmter KI-Funktionen veröffentlicht, die in den Bereichen Leistungsmanagement, Löhne und Arbeitszeiten, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und anderen Personaltechnologiesystemen zum Einsatz kommen.

Das DOL räumt zwar ein, dass „KI und andere automatisierte Systeme Möglichkeiten bieten, Aufgaben für Arbeitgeber zu rationalisieren, die Effizienz und Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern und die Verantwortlichkeit der Belegschaft zu stärken“, warnt jedoch, dass „der Einsatz solcher Technologien ohne verantwortungsvolle menschliche Aufsicht potenzielle Herausforderungen hinsichtlich der Einhaltung der Arbeitsnormen des Bundes mit sich bringen kann“. Die neuen Leitlinien befassen sich insbesondere mit der Einhaltung der Urlaubsregelungen gemäß dem Family and Medical Leave Act (FMLA) sowie der Mindestlohn- und Überstundenregelungen gemäß dem Fair Labor Standards Act (FLSA).

Zur Erinnerung: Das FLSA regelt faire Arbeitspraktiken wie Mindestlohn, Überstundenvergütung und Aufzeichnungspflichten. Das FMLA garantiert berechtigten Arbeitnehmern unbezahlten Urlaub aus bestimmten familiären und medizinischen Gründen. Diese Gesetze wurden lange vor dem Aufkommen der KI geschaffen und stellen daher eine Herausforderung für ihre Anwendung in modernen Arbeitsumgebungen dar, die von Automatisierung und maschinellem Lernen geprägt sind.

Neue KI-Technologien nutzen die Überwachung, Messung und Analyse von Kennzahlen zur Produktivität oder Aktivität von Mitarbeitern in Echtzeit, wie z. B. Tastenanschläge, Mausklicks, Website-Besuche, Webcam-Überwachung und andere Daten, um festzustellen, ob und wann ein Mitarbeiter aktiv oder inaktiv ist. Arbeitgeber können diese Tools nutzen, um die geleisteten Arbeitsstunden genauer zu ermitteln und so die Effizienz der Lohnabrechnung zu steigern. Obwohl es sich um hilfreiche Tools handelt, kann die Abhängigkeit des Arbeitgebers von solchen Technologien ohne regelmäßige, konsequente menschliche Überwachung zu Problemen bei der Einhaltung der FLSA führen, wenn Mitarbeiter tatsächlich „Arbeit“ (im Sinne der FLSA) verrichten, das KI-System jedoch die Bezahlung kürzt, weil es davon ausgeht, dass ein Mitarbeiter nicht arbeitet. 

In Bezug auf diese Bedenken stellte das DOL fest: „Ein KI-Programm, das auf der Grundlage seiner Analyse der Aktivitäten, Produktivität oder Leistung der Arbeitnehmer Arbeitszeit fälschlicherweise als nicht vergütungsfähige Arbeitszeit einstuft, könnte dazu führen, dass die Löhne für alle geleisteten Arbeitsstunden nicht ausgezahlt werden.“ Die Arbeitsbeginn- und -endzeiten, Pausenzeiten und Wartezeiten der Arbeitnehmer sind besonders risikobehaftete Bereiche, wenn es zu Fehlern bei der Zeiterfassung kommt.  Wie wir bereits zuvor empfohlen haben, sollten Arbeitgeber, die diese Tools einsetzen, daher regelmäßige Audits durchführen und eine aktive Überwachung durch Menschen vorsehen, um die Genauigkeit der Zeiterfassung sicherzustellen. Ebenso sollten Arbeitgeber, die KI für die Lohnabrechnung einsetzen, klare und einheitliche Richtlinien entwickeln, einschließlich Rechtsbehelfen für Arbeitnehmer, die glauben, dass sie unterbezahlt sind.

Die Entwicklung einer Richtlinie mit Berichts- und Beschwerdemechanismen – und die klare Kommunikation dieser Verfahren an die Mitarbeiter – ist von entscheidender Bedeutung, um Fairness und Genauigkeit bei der Vergütung der Mitarbeiter zu gewährleisten. In allen Fällen müssen Arbeitgeber mit der gebotenen Sorgfalt darauf achten, dass die KI-gestützte Datenerfassung den Anforderungen des FLSA entspricht, um Streitigkeiten und potenziell kostspielige Haftungsansprüche wegen nicht gezahlter Löhne oder Überstunden zu vermeiden.

Im Hinblick auf die Einhaltung der FMLA-Vorschriften weist das DOL darauf hin, dass KI besondere Herausforderungen hinsichtlich der Urlaubsberechtigung und der Unterbringung mit sich bringt, und betont, dass KI-Systeme Anträge auf FMLA-Urlaub angemessen bearbeiten, berechtigte Mitarbeiter unterbringen und diskriminierende Praktiken vermeiden müssen. Beispielsweise könnte ein KI-System, das die FMLA-Urlaubszertifizierung verwaltet und von Mitarbeitern die Offenlegung übermäßiger medizinischer oder anderer persönlicher Informationen verlangt, gegen die FMLA oder die Beschränkungen des Americans with Disabilities Act (ADA) hinsichtlich der Anforderung bestimmter Informationen verstoßen. Darüber hinaus könnte ein AI-System, das bei der Feststellung, ob Mitarbeiter ihren Verpflichtungen zur FMLA-Bescheinigung (oder dem interaktiven Prozess für ADA-Unterkünfte) nachgekommen sind, mildernde Umstände nicht berücksichtigt, gegen die FMLA, die ADA oder beide verstoßen und damit eine Klage wegen Einmischung oder Diskriminierung nach sich ziehen.

Daher sollten Arbeitgeber, wie auch beim Lohn- und Arbeitszeitmanagement, klare Kommunikationskanäle für Mitarbeiter einrichten, über die diese Informationen zur FMLA oder zu ADA-Anpassungen einholen sowie Melde- und Beschwerdeverfahren nutzen können, um sicherzustellen, dass KI-Systeme den Zugang zu wesentlichen Leistungen nicht behindern. Die Leitlinien des DOL unterstreichen die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Wachsamkeit und Anpassung. Mit der Weiterentwicklung der KI-Technologien müssen auch die Compliance-Strategien weiterentwickelt werden. Arbeitgeber sollten regelmäßige Audits und Bewertungen von KI-Systemen priorisieren, um potenzielle Compliance-Lücken oder Verzerrungen zu identifizieren und zu beheben. Darüber hinaus ist die Förderung einer Kultur der Transparenz, Verantwortlichkeit und Inklusivität innerhalb des Unternehmens von entscheidender Bedeutung, um gerechte Ergebnisse bei KI-gestützten Entscheidungen zu gewährleisten. Während wir uns weiter in das Zeitalter der KI vorwagen, bleibt das Bekenntnis zur Wahrung der Grundsätze von Fairness, Gleichheit und Gerechtigkeit von größter Bedeutung.