Fünf Dinge, die das Arbeitsministerium im Hinblick auf Vorsorgepläne für Arbeitnehmer im Blick hat

Alle qualifizierten Altersvorsorgepläne unterliegen einer Vielzahl von Anforderungen des Employee Retirement Income Security Act von 1974 in seiner geänderten Fassung (ERISA). Das US-Arbeitsministerium (DOL) ist für die Durchsetzung der Anforderungen des ERISA zuständig. Dieser Artikel behandelt einige dieser Anforderungen und die damit verbundenen Leitlinien, die vom DOL, der US-Steuerbehörde (IRS) und der Pension Benefit Guaranty Corporation (PBGC) herausgegeben wurden, sowie einige damit verbundene künftige Leitlinien, die vom DOL gemäß den Anforderungen des SECURE Act 2.0 herausgegeben werden sollen.

1. Verpflichtung zur fristgerechten Einreichung eines Jahresberichts beim Arbeitsministerium (Department of Labor, DOL)

Einreichungsfrist

Alle qualifizierten Altersvorsorgepläne – Gewinnbeteiligungspläne, Aktienbonuspläne, leistungsorientierte Pensionspläne und beitragsorientierte Pläne sowie 401(k)-Pläne – müssen eine jährliche Steuererklärung/einen Jahresbericht auf dem Formular 5500 einreichen. Das Formular 5500 muss unabhängig davon eingereicht werden, ob der Plan „steuerlich anerkannt” ist, keine Leistungen mehr anfallen (d. h. der Plan „eingefroren” ist), für das letzte Planjahr keine Beiträge geleistet wurden oder keine Beiträge mehr in den Plan eingezahlt werden.

Um als vollständig und fristgerecht eingereicht zu gelten, müssen alle erforderlichen Formulare, Anhänge, Erklärungen und Beilagen zum Formular 5500 bis zum letzten Tag des siebten Kalendermonats nach Ablauf des Planjahres eingereicht werden. Wie unten erläutert, kann ein kleiner Plan (in der Regel mit weniger als 100 Teilnehmern zu Beginn des Planjahres) berechtigt sein, anstelle des Formulars 5500 das Formular 5500-SF einzureichen.

Ein Plan kann eine einmalige Fristverlängerung für die Einreichung eines Formulars 5500 oder Formulars 5500-SF (bis zu zweieinhalb Monaten) erhalten, indem das IRS-Formular 5558, Antrag auf Fristverlängerung für die Einreichung bestimmter Arbeitnehmerplan-Erklärungen, am oder vor dem normalen Fälligkeitsdatum (ohne Verlängerungen) der Erklärung/des Berichts eingereicht wird. Das Formular 5558 MUSS beim IRS eingereicht werden.

Eine automatische Verlängerung der Frist für die Einreichung des Formulars 5500 (Jahreserklärung/Bericht) oder des Formulars 5500-SF bis zum Fälligkeitsdatum der Einkommensteuererklärung des Arbeitgebers (Plan-Sponsor) wird gewährt, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind: (1) Das Planjahr und das Steuerjahr des Arbeitgebers sind identisch. (2) dem Arbeitgeber wurde eine Verlängerung der Frist für die Einreichung seiner Einkommensteuererklärung auf einen Zeitpunkt gewährt, der nach dem normalen Fälligkeitsdatum für die Einreichung des Formulars 5500 oder des Formulars 5500-SF liegt; und (3) eine Kopie des Antrags auf Verlängerung der Frist für die Einreichung der Einkommensteuererklärung wird in den Unterlagen des Plan-Sponsors aufbewahrt. Eine durch dieses automatische Verlängerungsverfahren gewährte Verlängerung kann NICHT durch Einreichung eines Formulars 5558 weiter verlängert werden und darf insgesamt nicht mehr als 9½ Monate über das Ende des Planjahres hinausgehen. Für Kalenderjahrespläne bedeutet dies, dass ein Formular 5500 bis zum 15. Oktober des auf das betreffende Planjahr folgenden Jahres fällig wäre.

Strafen

Planverwalter und Plan-Sponsoren müssen vollständige und korrekte Angaben im Formular 5500 machen und müssen ansonsten die Anforderungen für die Einreichung vollständig erfüllen.

ERISA und der Internal Revenue Code von 1986 in seiner geänderten Fassung (Code) sehen vor, dass das DOL bzw. die IRS Strafen für die Nichtvorlage vollständiger und korrekter Informationen sowie für die Nichtabgabe vollständiger und korrekter Erklärungen und Steuererklärungen/Berichte verhängen können. Beispielsweise gilt ein für einen Großplan (wie unten erläutert) eingereichtes Formular 5500 nicht als fristgerecht eingereicht, wenn keine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen unabhängigen qualifizierten Wirtschaftsprüfer (IQPA) stattgefunden hat und die Anforderungen von Anhang H zum Formular 5500 (wie unten erläutert) nicht erfüllt sind. Bestimmte Strafen sind administrativer Natur (d. h., sie können von einer der Regierungsbehörden verhängt oder festgesetzt werden, die mit der Verwaltung der Erhebung der jährlichen Steuererklärungs-/Berichtsdaten beauftragt sind). Andere erfordern eine gerichtliche Verurteilung.

ERISA sieht eine Strafe von bis zu 2.400 US-Dollar pro Tag vor, die für jeden Tag verhängt werden kann, an dem ein Planverwalter es versäumt, ein vollständiges und korrektes Formular 5500 einzureichen.

Der Kodex sieht eine Strafe in Höhe von 1.000 US-Dollar für jede Nichtvorlage einer versicherungsmathematischen Erklärung für einen qualifizierten leistungsorientierten Pensionsplan gemäß Anhang MB (Formular 5500) oder Anhang SB (Formular 5500) vor, die gemäß den geltenden Anweisungen erforderlich ist. Die versicherungsmathematische Erklärung basiert auf (i) der Abstimmung der Erhebungsdaten, (ii) der Überprüfung der Annahmen und Erfahrungsstudien, (iii) der Überprüfung der versicherungsmathematischen Methoden, (iv) der Überprüfung der Verbindlichkeiten, (v) der Überprüfung der Beitragsberechnungen und (vi) der Überprüfung des Bewertungsberichts durch den Planaktuar.

Ausnahme für kleine Pläne

Wenn die Anzahl der Teilnehmer, die in Zeile 5 des Formulars 5500 angegeben ist, zwischen 80 und 120 liegt und für das vorangegangene Planjahr ein Formular 5500 Jahresbericht/Jahreserklärung eingereicht wurde, kann der Plan-Sponsor sich dafür entscheiden, die Erklärung/den Bericht in derselben Kategorie („großer Plan” oder „kleiner Plan”) auszufüllen, wie sie für die vorherige Erklärung/den vorherigen Bericht eingereicht wurde. Ein Vorteil eines kleinen Plans besteht darin, dass er ein Formular 5500-SF einreichen kann und eine Prüfung der Finanzdaten durch einen IQPA nicht erforderlich ist. Wenn also ein Formular 5500-SF oder ein Formular 5500 Jahreserklärung/Bericht für das Planjahr 2022 als kleiner Plan eingereicht wurde, einschließlich des Anhangs I, falls zutreffend, und die in Zeile 5 des Formulars 5500 für 2022 eingetragene Zahl 120 oder weniger beträgt, kann der Plan-Sponsor sich dafür entscheiden, das Formular 5500 für 2023 und die Anhänge gemäß den Anweisungen für einen kleinen Plan auszufüllen, einschließlich für berechtigte Einreicher, die das Formular 5500-SF anstelle des Formulars 5500 einreichen.

Anhang H

Anhang H (Finanzinformationen) ist für qualifizierte Altersvorsorgepläne erforderlich, die als „große Pläne“ eingereicht werden. Große Pläne, die Anhang H einreichen, müssen in der Regel einen IQPA beauftragen und einen Bericht des IQPA gemäß ERISA Abschnitt 103(a)(3)(A) beifügen. Diese Pläne müssen in der Regel auch dem Formular 5500 einen „Zeitplan der Vermögenswerte (am Jahresende gehalten)“ und, falls zutreffend, einen „Zeitplan der Vermögenswerte (innerhalb des Jahres erworben und veräußert)“, einen „Zeitplan der meldepflichtigen Transaktionen“ und einen „Zeitplan der rückständigen Teilnehmerbeiträge“ beifügen.

2. Verwendung von Verfallbeträgen in 401(k)-Plänen

Derzeit sind mindestens neun Sammelklagen von Teilnehmern an 401(k)-Plänen anhängig, die behaupten, dass Arbeitgeber Verfallsbeträge missbräuchlich verwendet haben, indem sie die Ausgaben für die erforderlichen Arbeitgeberbeiträge zu den Konten einzelner Arbeitnehmer gekürzt haben, anstatt das Geld zur Senkung der Plangebühren zu verwenden.

Der jüngste Anstieg der Klagen wegen Verfall hat seinen Ursprung in einer Klage des US-Arbeitsministeriums gegen ein Technologieunternehmen, das die Verwendung von Verfällen durch den Plan-Sponsor beanstandete. Dieser Fall wurde 2023 beigelegt.

Das DOL behauptete, dass das Unternehmen seine Treuhandpflicht in Bezug auf mehrere von ihm gesponserte 401(k)-Pläne verletzt habe, da es die Bestimmungen der Planunterlagen nicht eingehalten habe. Gemäß der Klage des DOL sahen die Planbestimmungen vor, dass Verfallsbeträge zunächst zur Senkung der Plankosten verwendet werden mussten, bevor sie zur Reduzierung der Arbeitgeberbeiträge verwendet werden durften.

Das Gesetz SECURE Act 2.0 von 2022 wies das DOL an, Möglichkeiten zur Verbesserung der Planinformationen zu prüfen, darunter auch, wie Gebühren verständlicher dargestellt werden können. Das DOL wird dem Kongress voraussichtlich bis Ende 2025 Empfehlungen in diesem Bereich vorlegen. Das DOL veröffentlicht einen Leitfaden zu den Gebühren für 401(k)-Pläne und unterhält eine gebührenfreie Hotline mit Beratern, die den Teilnehmern helfen können, ihre Gebühren zu verstehen (866-444-3272).

Die Finanzaufsichtsbehörde bietet ein Online-Tool an, mit dem analysiert werden kann, wie sich Gebühren und andere Aufwendungen im Laufe der Zeit auf den Wert von Investmentfonds und börsengehandelten Fonds auswirken.

3. Bericht zur erwarteten Risikominderung bei Renten

Lisa M. Gomez, stellvertretende Ministerin für Arbeitnehmerleistungen der Employee Benefits Security Administration (EBSA), gab kürzlich bekannt, dass das DOL dem Kongress in Kürze einen Bericht über sogenannte Pensionsrisikotransfers vorlegen wird, bei denen Verbindlichkeiten aus leistungsorientierten Pensionsplänen gegen Rentenversicherungsverträge getauscht werden.

Der Kongress wies die EBSA an, dem Kongress einen Bericht über die Risikominderung bei Renten vorzulegen, als Teil einer Überarbeitung der Altersvorsorgepläne, die Ende 2022 im Rahmen des SECURE Act 2.0 verabschiedet wurde. Der Gesetzgeber wies das DOL ausdrücklich an, zu prüfen, ob eine Richtlinie der Behörde namens Interpretive Bulletin 95-1 geändert werden sollte, in der die Standards für Treuhänder von Rentenplänen bei der Auswahl eines Rentenanbieters für eine Risikominderungstransaktion festgelegt sind. Der Gesetzgeber verpflichtet das DOL, dem Kongress bis Dezember 2024 einen Bericht über die Ergebnisse dieser Überprüfung sowie eine Bewertung „aller Risiken für die Teilnehmer” vorzulegen.

Laut der Infografik „Pension Risk Transfer Poll“ des Versicherungsriesen MetLife erreichten Transaktionen zur Risikominderung bei Renten 2022 mit einem Volumen von 52 Milliarden US-Dollar einen historischen Rekord. Eine Reihe von ERISA-Sammelklagen richtete sich ebenfalls gegen eine Reihe von De-Risking-Transaktionen, die in den letzten Jahren von drei großen Unternehmen durchgeführt wurden. Dabei wurde behauptet, dass die Wahl ihres Arbeitgebers für denselben Private-Equity-gebundenen Rentenversicherer zur Verrentung ihrer Pensionsverpflichtungen nicht die sicherste verfügbare Wahl war, wie es das Interpretive Bulletin 95-1 vorschreibt.

4. Regel der angemessenen Gegenleistung

Ein weiteres Projekt des DOL, das derzeit in Arbeit ist, ist die sogenannte „Adequate Consideration Rule“ (Regel zur angemessenen Gegenleistung), die sich auf die Bewertung von Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen (ESOP) bezieht. Mitglieder der ESOP-Branche fordern seit langem Regeln, die klar definieren, was unter „angemessener Gegenleistung“ im Zusammenhang mit einer Ausnahme von den strengen ERISA-Vorschriften zu verstehen ist, die Transaktionen zwischen interessierten Parteien verbieten.

Im Wesentlichen ermöglicht die Ausnahmeregelung Managern, Transaktionen durchzuführen, die ansonsten gemäß ERISA in Bezug auf den ESOP verboten wären, solange sie bestimmte Standards hinsichtlich der Bewertung der Unternehmensaktien durch die Parteien erfüllen. Eine in ERISA festgelegte Bedingung lautet, dass der ESOP nicht mehr als den fairen Marktwert für Aktien zahlen darf, aber Streitigkeiten darüber, was dies bedeutet, waren Gegenstand umfangreicher Rechtsstreitigkeiten.

Der Kongress forderte im SECURE Act 2.0 Leitlinien zu „akzeptablen Standards und Verfahren zur Ermittlung des fairen Marktwerts von Aktien eines Unternehmens, die im Rahmen eines Mitarbeiterbeteiligungsprogramms erworben werden sollen“.

Im April 2023 verpflichtete sich das DOL dann in einem Schreiben an die ESOP Association, die Regelungsvorhaben zur Definition des Begriffs „angemessene Gegenleistung” fortzusetzen. Das DOL erarbeitete diese Aktualisierung der Vorschriften als Reaktion auf einen Antrag, den die Gruppe unter Berufung auf das Verwaltungsverfahrensgesetz gestellt hatte und in dem sie Vorschriften zur Befreiung von der angemessenen Gegenleistung forderte. Im Februar 2024 übermittelte die ESOP Association dem DOL dann einen Modellvorschlag für Vorschriften zur Definition der angemessenen Gegenleistung.

Frau Gomez erklärte kürzlich bei einer Rede, dass die Regelung zur Risikominderung bei Renten zwar in wenigen Wochen erwartet wird, die Regelung zur angemessenen Berücksichtigung jedoch „wahrscheinlich eher im Sommer oder Herbst“ kommen wird, da der Vorschlag noch ausgearbeitet wird.

5. Verlorene Teilnehmer finden

Die treuhänderischen Pflichten gemäß ERISA gelten gleichermaßen für leistungsorientierte Pläne und beitragsorientierte Pläne, und die Leitlinien des DOL zu verlorenen Teilnehmern (wie unten zusammengefasst) gelten gleichermaßen für beide Arten von Plänen. Das DOL betont außerdem, dass die treuhänderischen Pflichten gemäß ERISA in vollem Umfang für vermisste Teilnehmer gelten, deren Konten der Plan gemäß Treasury Regulation 1.411(a)-4(b)(6) als „bedingt verfallen” behandelt. Gemäß Titel I des ERISA tragen die Treuhänder des Plans die volle Verantwortung für die Einhaltung der Bestimmungen von Titel I in Bezug auf diese Teilnehmer und ihre Begünstigten; diese Teilnehmer und Begünstigten behalten ihren vollen Anspruch auf alle ihnen im Rahmen des Plans zustehenden Leistungen; und die Treuhänder sind verpflichtet, genaue Aufzeichnungen zu führen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer und Begünstigten ihre vollen Leistungen zum Fälligkeitstermin erhalten.

Es gibt mehrere DOL-Vorschriften und ergänzende Leitlinien, die sich mit dem Problem fehlender Teilnehmer befassen:

• DOL FAB 2014-01: Diese Leitlinie wurde in Verbindung mit der Verpflichtung der Treuhänder von Vorsorgeplänen herausgegeben, bei Beendigung eines beitragsorientierten Vorsorgeplans nach verlorengegangenen und vermissten Teilnehmern zu suchen.
• DOL-Best Practices für Pensionspläne: Beschreibt eine Reihe von Best Practices, die Treuhänder von Altersvorsorgeplänen, wie z. B. 401(k)-Plänen, als Maßnahmen in Betracht ziehen sollten, um Probleme mit fehlenden Teilnehmern zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Planteilnehmer die versprochenen Leistungen erhalten, wenn sie das Rentenalter erreichen.
• DOL Compliance Assistance Release 2021-01: Beschreibt den allgemeinen Untersuchungsansatz, der alle Regionalbüros der EBSA im Rahmen des Projekts für ausgeschiedene unverfallbare Teilnehmer leiten und freiwillige Compliance-Bemühungen von Planverwaltern erleichtern wird.
• DOL Field Assistance Bulletin 2021-01: Bekanntgabe der vorübergehenden Durchsetzungsrichtlinie des DOL zur Beendigung von beitragsorientierten Pensionsplänen unter Verwendung des Programms für vermisste Teilnehmer der PGBC. Die Richtlinie gilt für Treuhänder von beitragsorientierten Pensionsplänen, die beendet werden, hinsichtlich der Kontoguthaben von vermissten oder nicht reagierenden Teilnehmern.
• IRS-Feldrichtlinie zu verlorenen und vermissten Teilnehmern und RMDs (19.10.2017): Diese Richtlinie weist die Prüfer der IRS an, einen qualifizierten Plan nicht als nicht den erforderlichen Mindestauszahlungsstandards gemäß dem Gesetz entsprechend anzufechten, sofern der Plan die geeigneten Schritte unternimmt, um den vermissten Teilnehmer ausfindig zu machen.
• PBGC-Leitfaden – 82 Fed. Reg. 60.800 – In Verbindung mit der Erweiterung des PBGC-Programms für fehlende Teilnehmer durch die PBGC schreibt die Verordnung vor, dass Planverwalter eine sorgfältige Suche durchführen müssen, um an dem Programm teilnehmen zu können.