Verdopplung in der zweiten Stadt, Teil 2: Das Chicagoer Ministerium für Wirtschaft und Verbraucherschutz veröffentlicht endgültige Vorschriften zur Auslegung der städtischen Verordnung über bezahlten Urlaub und bezahlten Kranken- und Sicherheitsurlaub

Am 1. Juli 2024 trat die Verordnung über bezahlten Urlaub und bezahlten Kranken- und Sicherheitsurlaub in Chicago (PLO oder die „Verordnung“) in Kraft. Wir haben bereits im November 2023 über die Verordnung berichtet, als sie angekündigt wurde, und darauf hingewiesen, dass ihr in ihrer damaligen Fassung einige wichtige Details fehlten. Glücklicherweise veröffentlichte das Chicago Department of Business Affairs and Consumer Protection (BACP) im Mai 2024 die endgültigen Vorschriften (die „Vorschriften”) zur Auslegung der PLO. Obwohl sie etwas Klarheit in Bezug auf die Compliance-Verpflichtungen schaffen, sind die Vorschriften für Arbeitgeber insgesamt etwas gemischt. Dieser Artikel bietet eine kurze Zusammenfassung der Verordnung selbst und erläutert, wie sich die neuen Vorschriften des BACP auf die Compliance-Verpflichtungen auswirken.

Chicagos PLO: Eine kurze Auffrischung

Die PLO verpflichtet die meisten Arbeitgeber in Chicago, ihren versicherten Mitarbeitern zusätzlich zu 40 Stunden bezahlter Krankheitszeit (PSL) mindestens 40 Stunden bezahlte Freizeit (PL) zu gewähren. Mitarbeiter sind „versichert“ und somit berechtigt, PL und PSL anzusammeln, wenn sie innerhalb eines Zeitraums von 120 Tagen mindestens 80 Stunden für einen Arbeitgeber arbeiten und sich dabei physisch innerhalb der geografischen Grenzen von Chicago aufhalten. Erfüllt ein Arbeitnehmer diese Schwelle, muss er für jeweils 35 gearbeitete Stunden eine (1) Stunde bezahlten Urlaub (PL) und eine (1) Stunde bezahlten Krankheitsurlaub (PSL) ansammeln. Arbeitgeber können die Mindeststandards der Verordnung überschreiten, solange ihre Richtlinien die wichtigsten Anforderungen in Bezug auf Ansammlung, Übertragung und Nutzung erfüllen.

Die neuen Regeln der BACP

Fernarbeiter

Remote-Mitarbeiter fallen unter die Verordnung, wenn sie die oben genannte Definition eines „betroffenen Arbeitnehmers“ erfüllen. Daher haben Arbeitnehmer, die nicht physisch in Chicago arbeiten, keinen Anspruch auf Urlaub, selbst wenn der Arbeitgeber dort ansässig ist. Remote-Mitarbeiter, die physisch innerhalb der Stadt arbeiten, müssen jedoch PL und PSL ansammeln, selbst wenn der Arbeitgeber außerhalb von Chicago (oder in einem anderen Bundesstaat) ansässig ist.

Vorabfinanzierung versus Abgrenzung

Die Vorschriften bestätigen, dass Arbeitgeber mit einer auf dem Prinzip der Aufschiebung basierenden Urlaubsregelung ihren Mitarbeitern gestatten müssen, bis zu 80 Stunden nicht in Anspruch genommener, angesammelter PSL und 16 Stunden angesammelter, nicht in Anspruch genommener PL von einem Leistungsjahr auf das nächste zu übertragen. Der Vorteil für Arbeitgeber, die Urlaubstage „vorab gewähren” – d. h. alle PL- und PSL-Stunden zu Beginn des Arbeitsverhältnisses oder bei Eintritt des Arbeitnehmers in das Unternehmen gewähren, anstatt einem auf Ansammlung basierenden Modell zu folgen –, besteht darin, dass sie die Übertragungsbestimmungen der PLO in Bezug auf PL nicht befolgen müssen. Die Regeln stellen jedoch klar, dass die Vorabgewährung die PSL-Übertragungsverpflichtungen des Arbeitgebers nicht mindert. Mit anderen Worten: Bis zu 80 Stunden nicht genutzter PSL müssen übertragen werden, unabhängig davon, ob sie angesammelt oder vorab gewährt wurden. Bei einer Vorabgewährung werden diese 80 Stunden zusätzlich zu den 40 PSL-Stunden übertragen, die den Mitarbeitern zu Beginn des Leistungsjahres oder zu Beginn des Arbeitsverhältnisses gewährt werden. Daher ist es möglich, dass einige Arbeitnehmer das Jahr mit 120 Stunden (oder 15 Tagen) PSL beginnen, wenn der Urlaub vorab gewährt wird.

PTO-Richtlinien: Übertragungen und Wartezeiten

Da die 80-Stunden-PSL-Übertragungsregel unabhängig davon gilt, ob der Urlaub vorzeitig genommen wird,

Arbeitgeber, die eine einzige Bank für bezahlte Freistellung (PTO) anstelle von zwei getrennten Banken für PL und PSL verwenden, befinden sich in einer schwierigen Lage. Da die Verordnung keine Ausnahmen für vor

Bestehende PTO-Richtlinien könnten für Arbeitgeber, die solche Richtlinien haben, zu Problemen bei der Personalbesetzung führen, da diese Richtlinien vollständig mit der Verordnung übereinstimmen müssen – einschließlich der 80-Stunden-PSL-Übertragungsbestimmung. Wenn Arbeitgeber also 80 Stunden PTO vorab gewähren (um 40 Stunden PL und 40 Stunden PSL zu berücksichtigen), könnten einige Arbeitnehmer das Jahr mit 160 Stunden (oder 20 Tagen) PTO beginnen.

Die PTO-Richtlinien sind auch in Bezug auf die Festlegung von Wartezeiten für die Inanspruchnahme von PTO eingeschränkter. Die Verordnung schreibt vor, dass Arbeitnehmer ab dem 90. Kalendertag ihrer Beschäftigung PL in Anspruch nehmen dürfen. PSL kann jedoch bereits nach dem 30. Kalendertag in Anspruch genommen werden. Für Arbeitgeber mit PTO-Richtlinien gilt die großzügigere Wartezeit von 30 Tagen.

Nutzungsbeschränkung

In Bezug auf die Nutzung enthielt die Verordnung keine Angaben dazu, wie oder wann Arbeitgeber die Nutzung von PL durch Arbeitnehmer einschränken dürfen, abgesehen von der Forderung nach einer „angemessenen Vorabgenehmigung“. Die Regeln legen jedoch einen Abwägungstest fest, anhand dessen bestimmt werden kann, wann Arbeitgeber Anträge auf Nutzung von PL aufgrund „betrieblicher Erfordernisse“ ablehnen dürfen.

Zu den Faktoren, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten, wenn sie PL-Anträge aus diesem Grund ablehnen, gehören unter anderem:

1. Die Gewährung von Pl während eines bestimmten Zeitraums würde sich erheblich auf den Geschäftsbetrieb auswirken.
2. Der Arbeitgeber erbringt eine Leistung oder Dienstleistung, die für die Gesundheit, Sicherheit oder das Wohlergehen der Einwohner von Chicago von entscheidender Bedeutung ist.
3. Ähnlich situierte Mitarbeiter werden bei der Prüfung, Genehmigung und Ablehnung von PL gleich behandelt; und
4. Der Mitarbeiter hat „bedeutenden Zugang“ zur Nutzung aller PL, auf die er im festgelegten Leistungsjahr Anspruch hat. „Bedeutender Zugang“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Mitarbeiter über eine angemessene Möglichkeit verfügt, angesammelte PL und PSL zu nutzen.

Als zusätzliche Orientierungshilfe enthalten die Regeln einige hilfreiche Beispiele dafür, ob Einschränkungen der Inanspruchnahme von PL angemessen sind. Eine angemessene Regelung ist eine, die es Mitarbeitern erlaubt, PL an einem Freitag sieben Tage nach der Beantragung in Anspruch zu nehmen. Die Regeln weisen jedoch darauf hin, dass eine Urlaubsregelung eine „Sperrfrist” vorsehen kann. So kann ein Arbeitgeber beispielsweise die Inanspruchnahme von PL an einem bestimmten Freitag verbieten, wenn dies der geschäftigste Tag des Jahres für den Arbeitgeber ist. Ein Beispiel für eine übermäßig restriktive Regelung ist eine Regelung, die die Inanspruchnahme von PL an Montagen und Freitagen verbietet.

Festlegung des 12-Monats-Zeitraums – Leistungsjahr

Aus administrativer Sicht bieten die Vorschriften Arbeitgebern mehr Flexibilität bei der Festlegung des 12-Monats-Zeitraums oder „Leistungsjahres“. Das Leistungsjahr kann beispielsweise auf folgenden Faktoren basieren:

Kalenderjahr, Geschäftsjahr oder Arbeitsjubiläum des Mitarbeiters. Mit anderen Worten: Arbeitgeber können für jeden versicherten Mitarbeiter unterschiedliche Termine festlegen oder allen versicherten Mitarbeitern gleichzeitig Leistungen gewähren.

Anforderungen an die Bekanntmachung

Zusätzlich zu den Leitlinien zu Vorabgewährung, Übertragung und Nutzung legen die neuen Vorschriften fest, wie Arbeitgeber die verschiedenen Mitteilungspflichten gemäß PLO erfüllen müssen. Die beiden wichtigsten Mitteilungen, die Arbeitgeber bereitstellen müssen, sind (1) eine Mitteilung über ihre Rechte gemäß PLO („Rechtmitteilung“) und (2) eine Mitteilung über die aktualisierten Beträge der ihnen zur Verfügung stehenden PL- und PSL-Tage („Betragsmitteilung“). Für die Bereitstellung der Rechteinformation gelten verschiedene Anforderungen, von denen die beiden wichtigsten darin bestehen, dass sie an einer gut sichtbaren Stelle ausgehängt und dem ersten Gehaltsscheck des Arbeitnehmers sowie jährlich einem Gehaltsscheck beigefügt werden muss, der innerhalb von 30 Tagen nach dem 1. Juli ausgestellt wird. Es gibt auch mehrere Möglichkeiten, wie Arbeitgeber die Betragsinformation bereitstellen können, darunter – aber nicht beschränkt auf – Gehaltsabrechnungen, ein Online-System oder handschriftliche Aufzeichnungen.

Mitbringsel

Nachdem die Verordnung nun in Kraft getreten ist, sollten Arbeitgeber ihre Richtlinien zu bezahltem Urlaub, bezahlter Krankschreibung oder PTO überprüfen, um sicherzustellen, dass sie sowohl mit der PLO als auch mit den neuen Regeln der BACP übereinstimmen. Die Verordnung erlaubt es Arbeitgebern zwar, ihre Richtlinien zu ändern, aber sie müssen ihre Mitarbeiter innerhalb von fünf Tagen vor einer Änderung schriftlich darüber informieren (beachten Sie, dass diese Frist verlängert wird, wenn die Änderung Auswirkungen auf die Vergütung hat).

Arbeitgeber, die sich nicht sicher sind, ob ihre Richtlinien PLO-konform sind – sei es in Bezug auf die Ansammlung, Nutzung, Übertragung oder die Benachrichtigungsanforderungen –, sollten sich mit einem Rechtsberater in Verbindung setzen, um die beste Vorgehensweise für die Umsetzung notwendiger Aktualisierungen zu ermitteln.

Besonderer Dank gilt Meredith McDuffie, Sommerpraktikantin in der Kanzlei Foley in Chicago, für ihre Beiträge zu diesem Artikel.