Die Verordnung des Arbeitsministeriums zur Änderung der Überstundenausnahmen ist nun in Kraft: Welche Schritte müssen Arbeitgeber unverzüglich unternehmen, um die Vorschriften einzuhalten?

Seit dem 20. August 2023, als das US-Arbeitsministerium (DOL) einen Entwurf für eine neue Regelung bekannt gab, sind Arbeitgeber verpflichtet, das Mindestgehalt anzuheben, das gezahlt werden muss, um für die sogenannten „White-Collar-Ausnahmen” in Frage zu kommen, und die erforderliche jährliche Vergütung für „hochbezahlte” Mitarbeiter zu berücksichtigen, die von den bundesweiten Überstundenvorschriften des Fair Labor Standards Act (FLSA) ausgenommen sind. Wir haben am 8. April 2024 und erneut am 10. Juni 2024 über die spezifischen Anforderungen der neuen Regelung berichtet und Arbeitgeber dazu aufgefordert , sich mit dem Regelungsentwurf vertraut zu machen und sich darauf vorzubereiten, ihn ab dem 1. Juli 2024 einzuhalten, obwohl derzeit ein Rechtsstreit über die Gültigkeit der Regelung anhängig ist.

Wenn Ihnen die Sommerhitze zu schaffen macht und Sie noch nicht die notwendigen Schritte unternommen haben, um die Vorschriften einzuhalten, sollten Sie sich bewusst sein, dass die rechtlichen Herausforderungen bei der Umsetzung der Regelung keine Entschuldigung für die Nichteinhaltung darstellen . (In Texas sieht die Lage jedoch etwas anders aus: Am 24. Juni 2024 erließ das US-Bezirksgericht für den östlichen Bezirk von Texas eine einstweilige Verfügung gegen den Bundesstaat Texas als Arbeitgeber.) Die erste Phase der Regelung ist in Kraft, und eine zweite Phase, in der die Gehaltsschwelle erneut angehoben wird, wird für den 1. Januar 2025 erwartet. Daher empfehlen wir Arbeitgebern, unverzüglich die folgenden Schritte zu unternehmen, um die Regelung einzuhalten:

1. Führen Sie eine interne Prüfung Ihrer Vergütungspolitik durch (mit Unterstützung eines Rechtsberaters).
   1. Diese Prüfung besteht aus zwei Teilen: (i) Überprüfung der Stellenbeschreibungen und Bewertung der Aufgaben, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für eine der sogenannten Ausnahmen für Angestellte qualifiziert sind; denken Sie daran, dass Ausnahmen für Angestellte zusätzlich zur Gehaltsschwelle eine Aufgabenprüfung beinhalten; (2) Ermittlung und Erstellung einer Liste aller ausgenommenen Mitarbeiter, die die frühere Gehaltsvoraussetzung von 35.568 $ erfüllt haben. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob Sie das Gehalt dieser Mitarbeiter auf die neue Jahresgrenze von 58.656 USD anheben oder ihren Status in „nicht ausgenommen” ändern. Gemäß dem FLSA sind Arbeitgeber verpflichtet, genaue Aufzeichnungen über alle in einer Arbeitswoche geleisteten Arbeitsstunden für jeden nicht ausgenommenen Mitarbeiter zu führen. Es ist auch ratsam zu prüfen, ob ein Mitarbeiter für eine andere Ausnahmeregelung in Frage kommt, bei der die Gehaltsgrenzen keine Rolle spielen.
2. Informieren Sie die betroffenen Mitarbeiter schriftlich über die Änderungen der Vergütung und anderer Arbeitsbedingungen. Normalerweise würden wir eine Vorankündigung empfehlen (in einigen Bundesstaaten ist dies sogar vorgeschrieben), aber da dies nun nicht mehr im Voraus möglich ist, wird dennoch empfohlen, dies unverzüglich zu tun. Es wäre ratsam, auch die Führungskräfte über die Grundlagen des FLSA und die neuen Anforderungen zu informieren und ihnen eine Auffrischung zu den Themen Essens- und Ruhepausen, Genehmigungsrichtlinien für Überstunden usw. zu geben. Ihre Lohnbuchhaltung muss ebenfalls die Auswirkungen der Neueinstufung auf die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter verstehen, insbesondere wie der reguläre Lohnsatz und die Überstunden für Mitarbeiter berechnet werden, die von einem Gehalt auf einen Stundenlohn umgestellt werden.
3. Erwägen Sie eine Richtlinie, nach der Überstunden im Voraus genehmigt werden müssen, und ahnden Sie Verstöße gegen diese Richtlinie. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Bezahlung der geleisteten Arbeitsstunden nicht verweigern können.
4. Überprüfen Sie andere Richtlinien, um festzustellen, wie diese betroffen sein könnten. Arbeitgeber haben möglicherweise unterschiedliche PTO- oder Urlaubsrichtlinien oder Bonuspläne für freigestellte Mitarbeiter als für nicht freigestellte Mitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass Sie alle betroffenen Mitarbeiter über Änderungen bei den Sozialleistungen informieren.
5. Beachten Sie (und planen Sie) weitere Erhöhungen der Gehaltsschwelle, die in der neuen Regelung vorgesehen sind. Die Mindestgehaltsanforderungen für freigestellte Mitarbeiter werden am 1. Januar 2025 erneut angehoben. Danach sieht die Regelung vor, dass die Einkommensschwellen alle drei Jahre automatisch auf der Grundlage der dann aktuellen Einkommensdaten aktualisiert werden. Daher müssen Arbeitgeber die Vergütung ihrer freigestellten Mitarbeiter alle drei Jahre überprüfen.
6. Halten Sie sich über staatliche und lokale Überstundengesetze auf dem Laufenden, die möglicherweise eine noch höhere Gehaltsschwelle für die Befreiung vorsehen, und verfolgen Sie die anhängigen Rechtsstreitigkeiten, deren Zahl nach dem 1. Juli voraussichtlich zunehmen wird. Unabhängig vom Ausgang dieser Rechtsstreitigkeiten sind Arbeitgeber bereits jetzt verpflichtet, die Regelung zu verstehen und unverzüglich Maßnahmen zu ergreifen, um den Prozess der Einhaltung zu steuern und kostspielige Rechtsstreitigkeiten in der Zukunft zu vermeiden.
7. Vergessen Sie nicht, Mitarbeiter zu überprüfen, die zuvor für die „Highly Compensated Exemption” (HCE) qualifiziert waren. Angesichts einer Erhöhung von 107.432 USD auf 132.964 USD müssen Sie feststellen, ob der Mitarbeiter die Anforderungen für die Ausnahmeregelung erfüllt, damit diese weiterhin gilt. Ist dies der Fall, muss das Gehalt erhöht werden, damit die HCE-Ausnahmeregelung weiterhin gilt.
8. Mitarbeitermoral. Wie alle Veränderungen am Arbeitsplatz müssen auch diese von der Personalabteilung sensibel gehandhabt werden. Nachdem Sie die Änderung schriftlich angekündigt haben, sollten Sie bereit sein, mit den betroffenen Mitarbeitern in Dialog zu treten und ihre Fragen zu den Änderungen bei Vergütung/Leistungen infolge der neuen Regelung zu beantworten.

Achten Sie auf anhängige Klagen gegen die neue Regelung

Die Gültigkeit der Regelung ist noch lange nicht geklärt. Es sind mehrere Klagen gegen die neue Regelung anhängig. Wenn Sie Fragen zu der Regelung oder ihren Auswirkungen haben, wenden Sie sich bitte an den Verfasser dieses Artikels oder Ihren Anwalt bei Foley & Lardner.