Neben Kürbissen, Kostümen und kühler Luft bedeutet der Herbst auch, dass es Zeit ist, über eine Aktualisierung der Handbücher und Personalrichtlinien nachzudenken! Das Jahr 2024 brachte viele neue Gesetze mit sich, die eine Aktualisierung der Handbücher erforderlich machen, insbesondere in Bundesstaaten wie Kalifornien, in denen das Arbeitsrecht traditionell eine große Rolle spielt.
Eine detaillierte Überprüfung und Aktualisierung der Handbücher sollte jährlich erfolgen, wobei es besonders wichtig ist, sich auf Aktualisierungen der Rechtsvorschriften in den folgenden Bereichen zu konzentrieren:
- Beurlaubungen
- Bezahlter Urlaub
- Geschützte Beschäftigungskategorien
- Lohn und Arbeitszeit
- Vorteile
- Arbeitsplatzanpassungen
Wir weisen insbesondere darauf hin, dass es eine Reihe von staatlichen Gesetzen gibt, die eine schriftliche Bestätigung bestimmter Richtlinien durch die Mitarbeiter vorschreiben (z. B. Verfahren zur Meldung und Untersuchung von Belästigungen). Bei der Überprüfung eines Handbuchs ist es daher wichtig, sicherzustellen, dass das Dokument gegebenenfalls solche gesetzlich vorgeschriebenen Hinweise enthält.
Über eine rein rechtliche Überprüfung hinaus ist dies auch ein guter Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass das Handbuch des Unternehmens die Praktiken des Unternehmens genau widerspiegelt. Während sich Praktiken im Laufe der Zeit ändern, halten schriftliche Richtlinien nicht immer mit diesen Änderungen Schritt. Bei der Überprüfung von Richtlinien sollte sich ein Unternehmen fragen: Ist das wirklich die Art und Weise, wie wir derzeit vorgehen, oder ist diese Richtlinie veraltet? Spiegelt diese Richtlinie die aktuelle tägliche Realität am Arbeitsplatz wider? Die Überprüfung des Handbuchs unter Berücksichtigung der praktischen Anwendung zusätzlich zu den grundlegenden rechtlichen Anforderungen ist unerlässlich, um ein aktuelles Dokument zu erhalten, das die Abläufe des Unternehmens widerspiegelt.
Die Verteilung des aktualisierten Handbuchs oder der aktualisierten Richtlinien an die Mitarbeiter und die Sicherstellung, dass diese die Möglichkeit haben, diese zu lesen (und im Idealfall zu bestätigen, dass sie dies getan haben), ist der letzte und wichtige Schritt in diesem Prozess. Die Mitarbeiter sollten über Aktualisierungen des Handbuchs informiert werden und jederzeit Zugang zum aktuellsten Handbuch oder den aktuellsten Richtlinien haben.
