Eine bunte Mischung aus Tipps und Leckerbissen zum Jahresende für Arbeitgeber

In den letzten Monaten hat die US-Steuerbehörde IRS Leitlinien veröffentlicht, die für Arbeitgeber hilfreich sein können, die sich auf die offene Einschreibung und die Meldung des Formulars W-2 vorbereiten. Insbesondere erörtern wir, wie sich die Umsetzung bestimmter Planmerkmale des SECURE 2.0- und CARES-Gesetzes auf die Meldung des Formulars W-2 auswirkt. Darüber hinaus beschreiben wir eine erweiterte Möglichkeit für Studentenkredite und ein flexibles 401(k)-Planmerkmal, das kürzlich von der IRS genehmigt wurde.

Formular W-2: Meldung von geringfügigen finanziellen Anreizen für die Teilnahme am 401(k)-Plan

SECURE 2.0 basiert auf dem politischen Ziel, die Altersvorsorge der Arbeitnehmer zu verbessern. Im Einklang mit diesem Ziel erlaubt SECURE 2.0 Arbeitgebern, „geringfügige“ finanzielle Anreize zu bieten, um die Teilnahme an Vorsorgeplänen zu fördern. SECURE 2.0 definiert den Begriff „geringfügig“ zwar nicht, aber in derZusammenfassung des Senatswerden Geschenkkarten mit geringem Wert als Beispiel genannt. Die IRS hat die Grenze auf 250 Dollar festgelegt. Unabhängig vom Betrag müssen Arbeitgeber den Wert von Geschenkkarten als steuerpflichtiges Einkommen der Arbeitnehmer behandeln, das der regulären Steuerpflicht unterliegt, sofern keine spezifische Ausnahme vorliegt.

Tipp: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass die Lohnbuchhalter über alle finanziellen Anreize informiert sind, die den Planteilnehmern gewährt wurden, und diese im Lohnbuchhaltungssystem ordnungsgemäß als steuerpflichtiges Einkommen kodieren.

Formular W-2-Meldung – Arbeitgeberbeiträge als Roth-Beiträge

Vor SECURE 2.0 konnten Arbeitgeber nur Arbeitgeber-Zuzahlungen zu ihren 401(k)-Plänen auf Vorsteuerbasis leisten – d. h., Roth-Zuzahlungen waren nicht zulässig. Die Teilnehmer konnten die Vorsteuer-Zuzahlungen des Arbeitgebers nur über eine planinterne Roth-Umwandlung (sofern vom Plan zugelassen) in Roth-Beiträge umwandeln und mussten Steuern auf den umgewandelten Betrag und alle angesammelten Erträge zahlen.

Im Rahmen von SECURE 2.0 können Arbeitgeber den Teilnehmern eines 401(k)-Plans die Möglichkeit bieten, Arbeitgeberzuschüsse oder Gewinnbeteiligungen/nicht wählbare Beiträge auf Roth-Basis zu erhalten. Diese Beiträge unterliegen nicht der Quellensteuer für die Bundessteuer. Darüber hinaus unterliegen diese Beiträge in der Regel nicht der Quellensteuer für Sozialversicherung oder Medicare.

Tipp: Arbeitgeber sollten bestimmte Roth-Beiträge (die anstelle von freiwilligen Aufschüben geleistet werden) in den Feldern 1, 3 und 5 des Formulars W-2 angeben. Sie sollten diese in Feld 12 unter Verwendung des Codes AA (für einen Plan gemäß Abschnitt 401(k)) angeben. Arbeitgeber sollten Roth-Matching-Beiträge oder bestimmte Roth-Nichtwahlbeiträge in den Feldern 1 und 2a des Formulars 1099-R für das Jahr, in dem die Beiträge dem Konto der Person zugewiesen werden, unter Verwendung des Codes G in Feld 7 angeben.

Formular 1099-R – Straffreie Auszahlungen

SECURE 2.0 sieht mehrere Bestimmungen für straffreie Entnahmen vor, durch die die 10-prozentige Steuer auf vorzeitige Entnahmen vermieden und die Entnahmen innerhalb von drei Jahren nach Erhalt an den Plan zurückgezahlt werden können. Solche Entnahmen sind jedoch im steuerpflichtigen Einkommen des Teilnehmers zu berücksichtigen.

• Häusliche Gewalt.Ab diesem Jahr können Teilnehmer, die Auszahlungen bis zu einem Betrag von 10.000 US-Dollar (inflationsindexiert) oder 50 % ihres unverfallbaren Guthabens vornehmen, die 10-prozentige Steuer vermeiden, wenn sie nachweisen, dass sie im vergangenen Jahr Opfer häuslicher Gewalt durch einen Ehepartner oder Lebenspartner geworden sind.
  
  
• NotfälleAb diesem Jahr können Teilnehmer, die Abhebungen bis zu 1.000 US-Dollar (oder geringere Beträge, bei denen anschließend mindestens 1.000 US-Dollar an unverfallbaren Leistungen auf dem Konto verbleiben) vornehmen, die 10-prozentige Steuer vermeiden, wenn sie nachweisen, dass der Betrag für einen persönlichen (oder familiären) Notfall bestimmt ist. Die IRS-Mitteilung 2024-55 definiert „persönliche Notfallausgaben” als unvorhersehbare oder unmittelbare finanzielle Notlage, wie z. B. Ausgaben im Zusammenhang mit:
  • Medizinische Versorgung
  • Unfall oder Verlust von Eigentum aufgrund eines Unglücksfalls
  • Drohende Zwangsvollstreckung oder Zwangsräumung aus dem Hauptwohnsitz
  • Die Notwendigkeit, Bestattungs- oder Beerdigungskosten zu bezahlen
  • Autoreparaturen oder
  • Alle sonstigen notwendigen persönlichen Notfallausgaben.

Tipp: Der Arbeitgeber sollte diese Ereignisse auf dem Formular 1099-R, Feld 7, Code 1 melden.

Bildungsförderungsprogramme – Entlastung bei Studentenkrediten für Mitarbeiter

Vor kurzem veröffentlichte die US-Steuerbehörde IRS einen Steuertipp, in dem Arbeitgeber an die Erweiterung der Bildungsförderungsprogramme gemäß Code Section 127 erinnert wurden .[1] Im Rahmen des CARES Act gestattete der Kongress Arbeitgebern, ihren Mitarbeitern „Bildungsförderung” zu gewähren, indem sie ihnen die von ihnen geleisteten qualifizierten Bildungsdarlehenszahlungen erstatten oder diese direkt an den Darlehensgeber zahlen. Diese Zahlungen dürfen nicht für Studentendarlehen der Kinder oder Ehepartner der Mitarbeiter geleistet werden. Zu den qualifizierten Bildungskreditzahlungen gehören Zahlungen für Kapital oder Zinsen für Kredite, die der Arbeitnehmer zur Deckung „qualifizierter Hochschulausgaben” an einer „berechtigten Bildungseinrichtung” aufgenommen hat, jeweils gemäß der Definition in Code Section 221(d). 

Diese Option ist nur für Zahlungen verfügbar, die zwischen dem 27. März 2020 und dem 31. Dezember 2025 geleistet werden. Infolgedessen können Arbeitnehmer die ersten 5.250 USD dieser Zahlungen vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers abziehen.

Tipp: Überprüfen Sie das Programmdokument. Ja, es muss ein schriftliches Programmdokument vorliegen (die IRS stellt ein Musterformular zur Verfügung). Es besteht keine Verpflichtung, dass Bildungsförderungsprogramme die Rückzahlung von Studentenkrediten abdecken. Je nachdem, wie das Programmdokument formuliert ist, können Studentenkredite jedoch bereits als förderfähige Ausgaben gelten. Arbeitgeber sollten ihre Bildungsförderungsprogramme überprüfen – insbesondere die Definition von „Bildungsförderungsausgaben” (oder ähnlichen Begriffen). Wenn der Begriff „Bildungsförderung gemäß Abschnitt 127 des Steuergesetzes” bedeutet, kann das Programm wahrscheinlich so ausgelegt werden, dass es Studentenkredite umfasst. Wenn der Begriff eine Liste enthält, ist es unwahrscheinlich, dass Studentenkredite abgedeckt sind. Es geht darum, sicherzustellen, dass die Absicht des Arbeitgebers im Programmdokument zum Ausdruck kommt.

IRS genehmigt erweiterte Planausgestaltung

Im August erließ die US-Steuerbehörde IRS eine private Steuerbescheinigung, die eine großzügige, für Arbeitnehmer vorteilhafte Planausgestaltung zuließ. In der privaten Steuerbescheinigung 202434006 (die „PLR“) beantragte ein Arbeitgeber die Genehmigung einer Planänderung durch die IRS, die es Arbeitnehmern ermöglichen würde, selbst zu entscheiden, wohin sie bestimmte freiwillige, nicht wählbare Arbeitgeberbeiträge (jedoch keine entsprechenden Beiträge) überweisen möchten.  

Gemäß der vorgeschlagenen Planänderung muss der Arbeitnehmer ein Dienstjahr absolviert haben. Um Anspruch auf die Beitragszahlung für das Planjahr zu haben, muss der Arbeitnehmer am letzten Tag des Planjahres beschäftigt sein (mit Ausnahmen bei Tod, Erwerbsunfähigkeit oder Eintritt in den Ruhestand nach Erreichen eines bestimmten Alters). Der Arbeitgeber würde die Beiträge am 14. März des Jahres nach dem Jahr, auf das sie sich beziehen, finanzieren. Die Arbeitnehmer könnten nicht über die Anlage der Beträge entscheiden, die einer gestaffelten Unverfallbarkeitsfrist von sechs Jahren unterliegen würden.   

Die Mitarbeiter könnten ihre Beiträge an folgende Stellen richten:

• 401(k)-Plan-Konto als nicht-entsprechender Beitrag
• Gesundheitssparkonto (HSA) bis zu den gesetzlichen Höchstbeträgen (4.300 USD für Einzelpersonen und 8.550 USD für Familien im Jahr 2025)
• Gesundheitsrückerstattungsvereinbarung für Rentner (HRA)
• Rückzahlung von Studentenkrediten durch einen Bildungsförderungsplan gemäß Abschnitt 127 (bis zu einem jährlichen Höchstbetrag von 5.250 $)

Die Mitarbeiter konnten die Beiträge nicht in bar erhalten.

Die US-Steuerbehörde IRS genehmigte den vom Arbeitgeber vorgeschlagenen Planentwurf – eine Wohltat für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die IRS entschied:

• Die Vereinbarung entspricht Abschnitt 401(k) des Steuergesetzes und gilt nicht als Vorsteuerbeitrag, der den Wahlaufschubgrenzen unterliegt (23.500 USD für 2025).
• Die Vereinbarung hat keinen Einfluss auf die Behandlung von Beiträgen und Zahlungen aus dem HRA für Rentner, und Erstattungsbeträge bleiben vom Bruttoeinkommen der Person ausgenommen.
• Die Zuweisung der Beiträge zum HSA durch den Arbeitnehmer bleibt vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers ausgenommen.
• Die Vereinbarung hat keinen Einfluss auf die Behandlung von Zahlungen im Rahmen des Bildungsförderungsprogramms, da diese Beträge bis zu einer Obergrenze von 5.250 US-Dollar vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers abgezogen werden können.

Überlegungen. Zunächst der Haftungsausschluss: Diese PLR (wie alle privaten Steuerbescheide) kann nur von dem Arbeitgeber herangezogen werden, der sie beantragt hat. Zweitens sollten Arbeitgeber sich mit ihren Buchhaltern beraten, um eine konforme Planverwaltung sicherzustellen, einschließlich der Auswirkungen von Nichtdiskriminierungstests und der Kommunikation mit den Mitarbeitern. Um beispielsweise nachteilige steuerliche Folgen (im Zusammenhang mit konstruktiven Empfangsproblemen) zu vermeiden, sollten Arbeitgeber einen Plan erstellen, wann die Mitarbeiter ihre Wahl treffen sollten. Obwohl die PLR nicht direkt auf Wahlen eingegangen ist, wäre es ratsam, zu verlangen, dass die Wahlen unwiderruflich sind und während der offenen Einschreibungsfrist getroffen werden.

[1] Weitere förderfähige Ausgaben können Bücher, Ausrüstung, Verbrauchsmaterialien, Studiengebühren und sonstige Gebühren sein.