Die Kartellabteilung des US-Justizministeriums erklärt, dass Compliance-Programme aktualisiert werden müssen, um dem technologischen Wandel Rechnung zu tragen.

Im November 2024 hat die Kartellabteilung des US-Justizministeriums („Kartellabteilung” oder „Abteilung”) ihre Leitlinien zur Bewertung von Compliance-Programmen von Unternehmen im Rahmen strafrechtlicher Kartelluntersuchungen aktualisiert. Die aktualisierten Leitlinien zeigen, dass die Kartellabteilung bei der Bewertung des Compliance-Programms eines Unternehmens im Rahmen ihrer Ermittlungen und der Entscheidung über die Anklageerhebung beurteilt, welche Maßnahmen das Unternehmen zur Aufbewahrung elektronischer Kommunikation, wie z. B. kurzlebiger Nachrichten, ergriffen hat und welche Schritte das Unternehmen unternommen hat, um neuen Technologien sowie dem Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und algorithmischer Umsatzmanagement-Software bei der Ausübung seiner Geschäftstätigkeit Rechnung zu tragen. Die Aktualisierung von Compliance-Programmen in diesen Bereichen ist für Unternehmen hilfreich, die strafrechtliche Verstöße gegen das Kartellrecht aufdecken und verhindern wollen. Sollte ein Unternehmen Gegenstand einer strafrechtlichen oder zivilrechtlichen kartellrechtlichen Untersuchung werden, wird es durch den Nachweis, dass es Richtlinien für neue Kommunikationsplattformen und Protokolle für den Einsatz von KI und algorithmischer Software entwickelt und umgesetzt hat, leichter sein, sich auf ein robustes und wirksames Compliance-Programm zu berufen. Solche Maßnahmen können einen bedeutenden Einfluss auf die Entscheidung der Kartellabteilung haben, wenn diese über die Anklageerhebung entscheidet.

Wirksame Compliance-Programme sollten alle Formen der Kommunikation berücksichtigen.

Die aktualisierten Leitlinien zeigen, dass die Kartellabteilung prüfen wird, ob das Unternehmen „klare Richtlinien für die Nutzung von kurzlebigen Nachrichten oder unternehmensexternen Kommunikationsmethoden eingeführt hat, einschließlich des Umfangs, in dem diese Kommunikation zulässig ist, und wann Mitarbeiter diese Kommunikation aufbewahren müssen“. Mit Tools für kurzlebige Nachrichten verschwinden Nachrichten ohne Backup- oder Archivierungsfunktion. Die Leitlinien spiegeln die Ansicht der Kartellabteilung wider, dass selbst wenn Mitarbeiter private Geräte und Messaging-Plattformen von Drittanbietern verwenden, die nicht offiziell für die Abwicklung von Unternehmensgeschäften zugelassen sind, die Kartellabteilung diese Kommunikation einsehen wird und vom Unternehmen klare Leitlinien für seine Mitarbeiter hinsichtlich der Offenlegung und Aufbewahrung solcher Kommunikation und Kommunikationswege erwartet. Die Kartellabteilung wird die den Mitarbeitern zur Verfügung stehenden Einstellungen zur Aufbewahrung und Löschung sowie die Gründe, aus denen das Unternehmen seine Richtlinien festgelegt hat, untersuchen. Die Leitlinien stehen im Einklang mit den jüngsten Aktualisierungen der Standard-Aufbewahrungsschreiben und Vorladungen des DOJ, in denen Formulierungen zur Aufbewahrung kurzlebiger Nachrichten und anderer neuer Kommunikationsmethoden aufgenommen wurden.

Unternehmen stehen vor klaren Hindernissen bei der Überwachung der Handlungen, die Mitarbeiter unternehmen können, wenn sie gegen Unternehmensrichtlinien in Bezug auf kurzlebige Nachrichten und nicht genehmigte Kommunikationsformen zur Abwicklung von Unternehmensgeschäften verstoßen. Dennoch ist es nach wie vor unerlässlich, klar formulierte Richtlinien mit einer soliden Begründung für die umgesetzten Richtlinien zu haben. Wenn ein Compliance-Programm diese Fragen behandelt und die Mitarbeiter ordnungsgemäß in den Richtlinien geschult sind, kann das Unternehmen gegenüber den Beamten der Abteilung wirksamer argumentieren, dass Mitarbeiter, die sich nicht an klar formulierte Anweisungen gehalten haben, nicht im Namen des Unternehmens gehandelt haben. Die Gewichtung dieser Argumente hängt von den jeweiligen Umständen des Einzelfalls ab, aber eine klar formulierte Richtlinie bietet zumindest die Möglichkeit, das Argument gegenüber den Staatsanwälten der Abteilung vorzubringen.

Compliance-Programme sollten aktualisiert werden, um Risiken im Zusammenhang mit dem Einsatz von KI zu bewerten und anzugehen.

Einer der Faktoren, die Staatsanwälte des DOJ bei der Bewertung von Kartellrechts-Compliance-Programmen berücksichtigen müssen, ist die Art und Weise, wie das Programm die Risikobewertung in verschiedenen Kategorien handhabt. Die aktualisierten Leitlinien besagen, dass wirksame Compliance-Programme sich damit befassen müssen, wie ein Unternehmen „Technologie, insbesondere neue Technologien wie künstliche Intelligenz“ und „algorithmische Umsatzmanagement-Software“ für seine Geschäftstätigkeit einsetzt. Die Leitlinien des DOJ folgen auf Warnungen der US-amerikanischen Federal Trade Commission (FTC) zu Beginn dieses Jahres, dass die Verwendung von Algorithmen zur Preisermittlung unabhängig von der Branche oder dem Unternehmen gegen das Bundeskartellrecht verstoßen kann. Gemäß den aktuellen Leitlinien des DOJ sollten Compliance-Programme Mechanismen zur Risikominderung beim Einsatz solcher Technologien enthalten. Diese Mechanismen sollten Compliance-Beauftragten zumindest dabei helfen, zu verstehen, wie KI und andere technologische Tools für Preis- und Marketingentscheidungen eingesetzt werden und welche Daten eingegeben werden. Bei der Risikobewertung sollte geprüft werden, welche öffentlichen, nicht öffentlichen und unternehmensfremden Daten verwendet werden und welche Daten das Unternehmen möglicherweise über Technologien extern weitergibt. Das Compliance-Programm sollte wiederum darauf eingehen, wie das Unternehmen problematische Entscheidungen, die von KI oder anderen Technologien getroffen wurden, erkennen und gegebenenfalls korrigieren kann.

Der Einsatz von KI und anderen innovativen Technologien ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen erhöht das Risiko von Zivilklagen wegen angeblicher Verstöße gegen das Kartellrecht aufgrund der Nutzung von Plattformen Dritter zum Austausch sensibler Geschäftsinformationen. Ein wirksames Compliance-Programm bewertet die Nutzung solcher Plattformen oder Informationen Dritter und verlangt von Entscheidungsträgern, zu dokumentieren, warum bestimmte Technologien für geschäftliche Zwecke eingesetzt wurden und inwiefern diese Technologien den Wettbewerb fördern.

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Im Jahr 2019 kündigte die Kartellabteilung eine Änderung ihres Ansatzes zur Bewertung von Compliance-Programmen an, wonach sie wirksame Kartell-Compliance-Programme sowohl in der Anklage- als auch in der Strafzumessungsphase ihrer Durchsetzungsmaßnahmen berücksichtigen würde. Die aktualisierten Leitlinien geben Einblicke in die Prioritäten der Abteilung bei der Berücksichtigung von Compliance-Programmen und bieten Unternehmen und ihren Compliance-Beauftragten Anleitungen zur Neubewertung und Verbesserung ihrer Compliance-Infrastruktur. Ein robustes Kartellrechts-Compliance-Programm sollte alle Aspekte der Compliance abdecken, wie siein der „Bewertung von Unternehmens-Compliance-Programmen in strafrechtlichen Kartellermittlungen” der Kartellabteilungbeschrieben sind. Zwei wichtige Bereiche der Bewertung von Compliance-Programmen sollten eine Bewertung der Kommunikationsrichtlinien für alle Mitarbeiter sowie eine eingehendere Analyse der Art und Weise umfassen, wie das Unternehmen KI und andere Technologien zur Verfolgung seiner Geschäftsziele einsetzt.

Wenn Sie Fragen zu den Leitlinien des Kartellamts zum Compliance-Programm und zu möglichen Auswirkungen auf die verwendeten Technologien haben, wenden Sie sich bitte an die Autoren oder Ihren Anwalt bei Foley & Lardner.