Klinische Untersuchungen der FDA: Neue Leitlinien zu elektronischen Systemen

Am 2. Oktober 2024 veröffentlichte die US-amerikanische Food and Drug Administration (FDA) Leitlinien in Form von Fragen und Antworten zur Verwendung elektronischer Systeme, elektronischer Aufzeichnungen und elektronischer Signaturen in klinischen Untersuchungen von Medizinprodukten, Lebensmitteln, Tabakprodukten und neuen Tierarzneimitteln (die Leitlinien).

Zuvor hatte die FDA 1997 eine endgültige Regelung (21 C.F.R. Part 11 Regulations) veröffentlicht, in der die Anforderungen für Aufzeichnungen, die in elektronischer Form erstellt, geändert, gepflegt, archiviert oder übertragen werden, dargelegt wurden. Im August 2003 veröffentlichte die FDA weitere Leitlinien zu diesem Thema. Seitdem hat die FDA anerkannt, dass der technologische Fortschritt den Einsatz und die Möglichkeiten elektronischer Systeme in klinischen Untersuchungen erweitert hat, und mehrere Aktualisierungen der Leitlinien herausgegeben, darunter Aktualisierungen in den Jahren 2017 und 2023.

Elektronische Aufzeichnungen

In Bezug auf die Einhaltung der regulatorischen Anforderungen von Teil 11 bestätigte die Leitlinie, dass die FDA nicht beabsichtigt, die Einhaltung der Teil-11-Vorschriften durch elektronische Gesundheitsdatensysteme, die Quellen für Daten aus der Praxis sind, zu bewerten. Die FDA stellte jedoch klar, dass, wenn ein Sponsor eine klinische Untersuchung mit einer nicht in den USA gelegenen Einrichtung im Rahmen eines Antrags auf Zulassung eines neuen Prüfpräparats (IND), einer Ausnahmegenehmigung für Prüfprodukte (IDE) oder eines neuen Tierarzneimittels (INAD) oder einer anderen klinischen Untersuchung, die den FDA-Vorschriften unterliegt, durchführt, die Anforderungen von Teil 11 für Aufzeichnungen in elektronischer Form gelten.

In Bezug auf die Aufbewahrung von Aufzeichnungen stellt die FDA klar, dass eine beglaubigte Kopie erforderlich ist, wenn ein reguliertes Unternehmen beabsichtigt, eine Kopie der elektronischen Aufzeichnung anstelle der Originalaufzeichnungen (in Papierform oder elektronisch) aufzubewahren. Eine beglaubigte Kopie ist eine Kopie, die in irgendeiner Weise überprüft wurde, um sicherzustellen, dass sie dieselben Informationen enthält (einschließlich aller Metadaten der Originalunterlage). Sobald eine beglaubigte Kopie erstellt wurde, kann die Originalunterlage entsorgt werden. Darüber hinaus weist die FDA darauf hin, dass es für regulierte Unternehmen verschiedene Möglichkeiten gibt, elektronische Unterlagen aufzubewahren, darunter elektronische Speichergeräte und die Nutzung von Cloud-Computing-Diensten. Regulierte Unternehmen müssen lediglich sicherstellen, dass die elektronischen Unterlagen für den geltenden Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt werden und für Inspektionen zur Verfügung stehen.

Schließlich weist die FDA darauf hin, dass die Vorschriften in Teil 11 nicht für elektronische Kommunikationsmethoden wie E-Mail-Systeme oder Textnachrichten gelten.

Von regulierten Unternehmen eingesetzte elektronische Systeme

Wie in den Leitlinien von 2003 dargelegt, beabsichtigt die FDA, einen risikobasierten Ansatz für die Validierung elektronischer Systeme zu verwenden, die in klinischen Untersuchungen eingesetzt werden. Zu den Überlegungen für den risikobasierten Ansatz gehören:

• Der Verwendungszweck des Systems;
• Der Zweck und die Bedeutung der Daten oder Aufzeichnungen, die im System erfasst, generiert, gepflegt oder gespeichert werden; und
• Das Potenzial des Systems, die Rechte, die Sicherheit und das Wohlergehen der Teilnehmer oder die Zuverlässigkeit der Studienergebnisse zu beeinträchtigen.

Darüber hinaus weist die FDA darauf hin, dass elektronische Systeme vor ihrer Verwendung in einer klinischen Untersuchung validiert werden sollten. Regulierte Unternehmen können den Validierungsprozess eines IT-Dienstleisters bewerten, indem sie Folgendes überprüfen:

• Prozesse zur Entwicklung und Verwaltung des Systems;
• Validierungsprozesse;
• Funktionsprüfung des elektronischen Systems; und
• Änderungskontrollverfahren und Nachverfolgungsprotokolle.

Bei der Überprüfung eines elektronischen Systems im Rahmen einer Sponsoruntersuchung konzentriert sich die FDA in der Regel auf Folgendes:

• Datenerfassung, Datenverarbeitung, Datensicherheit sowie Pläne und Verfahren für das Datenmanagement;
• Der Lebenszyklus des elektronischen Systems, vom Entwurf und der Implementierung bis zur Außerbetriebnahme oder Umstellung auf ein neues System;
• Prozesse und Verfahren, die eingerichtet sind, um sicherzustellen, dass die zur Rekonstruktion der klinischen Untersuchung erforderlichen Daten und Aufzeichnungen nicht in ihrem Wert oder ihrer Bedeutung verändert werden, auch während der Übertragung von Daten in dauerhafte elektronische Datenarchive;
• Prozesse und Verfahren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen angemessenen Zugang zu elektronischen Systemen erhalten;
• Änderungskontrollverfahren und alle Änderungen, die am System vorgenommen werden, sobald es in Betrieb ist;
• Relevante Verträge mit IT-Dienstleistern oder anderen Vertragspartnern, in denen deren Funktionen und Verantwortlichkeiten detailliert beschrieben sind; und
• Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, die umgesetzt werden, um Fehler und Verstöße zu beheben, von denen vernünftigerweise angenommen werden kann, dass sie sich auf die Datenintegrität oder den Schutz der Teilnehmer auswirken.

Die Leitlinien enthalten auch verschiedene Faktoren, auf die sich die FDA bei der Untersuchung klinischer Forschungssysteme konzentrieren wird, sowie erforderliche und empfohlene Sicherheitsvorkehrungen für elektronische Systeme, die von regulierten Unternehmen eingesetzt werden.

Anbieter von Informationstechnologie-Dienstleistungen und -Services

Die Leitlinien listen weiterhin verschiedene Faktoren auf, die regulierte Unternehmen bei der Bewertung der Eignung von IT-Dienstleistungen und IT-Dienstleistern berücksichtigen sollten. Die Leitlinien empfehlen außerdem bestimmte Bestandteile, die in jeder schriftlichen Vereinbarung mit IT-Dienstleistern enthalten sein sollten. Abschließend weist die FDA darauf hin, dass sie IT-Dienstleister, die regulatorische Aufgaben übernommen haben, inspizieren kann.

Digitale Gesundheitstechnologien

Die Leitlinien weisen darauf hin, dass Sponsoren sicherstellen sollten, dass alle aus digitalen Gesundheitstechnologien gewonnenen Daten korrekt dem Urheber zugeordnet werden, und dass digitale Gesundheitstechnologien so konzipiert sein sollten, dass unbefugte Änderungen an Daten durch den Einsatz von Zugriffskontrollen verhindert werden. Die FDA räumt ein, dass die Implementierung von Zugriffskontrollen für bestimmte digitale Gesundheitstechnologien (wie z. B. Wearables) schwierig sein kann. Dennoch muss ein Sponsor überlegen, wie er die Authentifizierung und Datenzuordnung handhabt, insbesondere wenn die Daten zur Unterstützung eines Endpunkts einer klinischen Untersuchung verwendet werden können.

Elektronische Signaturen

Abschließend weist die FDA darauf hin, dass verschiedene Methoden zur Erstellung gültiger elektronischer Signaturen und zur Überprüfung der Identität einer Person, die elektronische Unterschriften leistet, verwendet werden können. Beispielsweise müssen elektronische Signaturen, die auf biometrischen Daten basieren, so gestaltet sein, dass niemand außer der betreffenden Person die Unterlagen unterzeichnen kann. In den Leitlinien wird auch darauf hingewiesen, dass die FDA mit dem Finger oder einem elektronischen Stift geleistete Unterschriften nicht als handschriftliche Unterschriften betrachtet.

Schlussfolgerung

Die Leitlinien bieten wichtige Einblicke in die Sichtweise der FDA auf den Bereich elektronischer Systeme, Aufzeichnungen und Unterschriften. Alle Beteiligten, darunter Sponsoren, klinische Prüfer, Institutional Review Boards (IRBs) und Auftragsforschungsinstitute (CROs), sollten die Empfehlungen und Leitlinien der FDA für bewährte Verfahren zur Kenntnis nehmen und gegebenenfalls Änderungen in ihrer Organisation umsetzen.

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