Was jedes multinationale Unternehmen über ... Dawn Raids wissen sollte

In der heutigen Regulierungslandschaft sind Dawn Raids – überraschende Vor-Ort-Kontrollen durch Behörden – immer häufiger geworden, insbesondere in Europa, Asien und Südamerika, wo die behördliche Kontrolle immer strenger wird. In der Europäischen Union hat die Europäische Kommission (EK) ihre Bemühungen zur Aufdeckung wettbewerbswidriger Praktiken und anderer Verfehlungen verstärkt, was zu einer Zunahme unangekündigter Kontrollen geführt hat. Im September 2024 führte die EK Razzien in den Büros der Nasdaq und der Deutschen Börse im Bereich der Finanzderivate durch. In ähnlicher Weise haben die Regierungen in der gesamten asiatisch-pazifischen Region, insbesondere in Japan und China, strengere regulatorische Rahmenbedingungen eingeführt und ihre Befugnisse zur Beweiserhebung erweitert, was zu häufigeren Dawn Raids zur Durchsetzung von Wettbewerbsgesetzen und Antikorruptionsmaßnahmen geführt hat.

Da die Aufsichtsbehörden ihre Instrumente zur Aufdeckung und Untersuchung von Unternehmensvergehen weiterentwickeln, müssen Unternehmen darauf vorbereitet sein, diese risikoreichen Inspektionen mit strategischer Weitsicht und wirksamen Reaktionsprotokollen zu bewältigen. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt zwar auf dem Umgang mit einer aktiven Durchsuchung und Beschlagnahme, es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Vorbereitung auf eine Razzia Ihr Unternehmen vor möglichen Reputationsschäden, Betriebsstörungen oder weiteren rechtlichen Komplikationen schützen kann. Dazu gehört die Zusammenstellung eines Teams für die Reaktion auf eine Razzia, die Erstellung von Kontaktlisten und Anweisungen für Mitarbeiter, die wahrscheinlich als Erste mit Regierungsbeamten in Kontakt kommen, die vorherige Benennung eines externen Rechtsbeistands und die Ausarbeitung von Mitteilungen, die im Falle einer Razzia an die Mitarbeiter verschickt werden sollen.

Im Folgenden stellen wir wichtige Schritte vor, mit denen ein Unternehmen eine bereits begonnene Durchsuchung effektiv bewältigen kann. Es ist wichtig zu beachten, dass die Ermittlungsbefugnisse je nach Vollzugsbehörde und Gerichtsbarkeit variieren und dass externe Rechtsberater dabei helfen können, diese Nuancen zu navigieren.

Allgemeine Richtlinien für die Verwaltung von Durchsuchungen und Beschlagnahmungen durch Behörden

• Es sollten keine Maßnahmen ergriffen werden, um die Durchführung der genehmigten Durchsuchungs- und Beschlagnahmungsaktion zu verhindern.

• Arbeiten Sie mit den Ermittlern zusammen, aber geben Sie keine Informationen preis, die nicht angefordert wurden.

• Beauftragen Sie Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit der Überwachung der Regierungsbeamten während der Durchsuchung, sofern dies nicht ausdrücklich von den Beamten untersagt wird. Das Überwachungspersonal sollte schriftliche Notizen über die Handlungen der Beamten anfertigen.

• Wenn möglich, geben Sie Erklärungen oder Antworten auf Fragen nur in Anwesenheit eines Anwalts ab. Leiten Sie alle Anfragen von Behörden an den Unternehmensanwalt weiter, darunter beispielsweise Anfragen zur Befragung bestimmter Personen oder zum Aufbewahrungsort bestimmter Dokumente/Daten und zur Zustimmung zu deren Durchsuchung.

• Vernichten, verbergen, verschieben oder verändern Sie keine Informationen, weder in physischer noch in elektronischer Form.

• Sprechen Sie mit niemandem außerhalb des Unternehmens über die Razzia.

Eine Suche steht bevor oder ist bereits im Gange. Was sollten Sie herausfinden?

Wann immer möglich, ist es hilfreich, die folgenden Informationen zu Beginn der Suche von den Regierungsbeamten einzuholen und unverzüglich an den Rechtsbeistand weiterzuleiten:

• Eine Erläuterung des Umfangs, der Art und des Grundes für die Anforderung von Informationen und Eigentum.

• Kopien des Haftbefehls, der Anordnung oder anderer offizieller Dokumente, die die Anforderung von Informationen genehmigen, sowie alle anderen verfügbaren schriftlichen Unterlagen, die sich auf die Ermittlungen beziehen.

• Name und Telefonnummer des Staatsanwalts, Staatsanwalts oder Richters (im Falle von Zivilrechtsländern), der die entsprechende Untersuchung leitet.

• Lichtbildausweis und Visitenkarten aller an der Informationsanfrage beteiligten Agenten. Sind diese Informationen nicht verfügbar, fragen Sie den vollständigen Namen, die Agenturzugehörigkeit, die Arbeitsadresse und die Telefonnummer jedes Agenten ab.

• Stellen Sie außerdem fest, (1) ob die Ermittler eine zivil- oder strafrechtliche Angelegenheit untersuchen, (2) welche Behörde die Ermittlungen eingeleitet hat und (3) ob sich die Befugnisse der Behörde nur auf Auskunftsersuchen beschränken oder auch die Beschlagnahme von Unternehmensvermögen oder persönlichem Eigentum von Mitarbeitern umfassen.

Was sollten Sie während der Inspektion tun?

• Begrüßen Sie die Behörden höflich und informieren Sie die Beamten über die Absicht des Unternehmens, uneingeschränkt zu kooperieren.

• Wenden Sie sich umgehend an Ihr vorab benanntes Reaktionsteam, einschließlich der Rechtsabteilung des Unternehmens und externer Rechtsberater. Teilen Sie den Rechtsberatern alle bekannten Details zum Durchsuchungs- und Beschlagnahmungsersuchen sowie Details zur Befugnis der Beamten, deren Anzahl und Identität mit. Organisieren Sie eine Sitzung des Reaktionsteams, um den Umfang der Inspektion zu besprechen und einen Aktionsplan festzulegen.

• Teilen Sie den Regierungsbeamten die voraussichtliche Ankunftszeit des Rechtsbeistands mit und bitten Sie sie, auf das zuständige Einsatzteam, einschließlich des Rechtsbeistands, zu warten. Es ist wichtig zu wissen, dass die Beamten nicht verpflichtet sind, zu warten.

• Prüfen Sie jede schriftliche Vorladung oder sonstige Auskunftsersuchen sorgfältig, um den Umfang der angeforderten Informationen zu ermitteln, und holen Sie, wenn möglich, zusätzliche Informationen über die genaue Art des Auskunftsersuchens ein.

• Führen Sie ein Protokoll über alle gestellten Anfragen, alle kopierten Dateien oder elektronischen Ressourcen, alle aufgerufenen Computer oder Datenbanken und alle sichergestellten physischen Beweismittel. Stellen Sie fest, ob die Strafverfolgungsbehörden versuchen, elektronische Beweismittel aus der Ferne zu beschaffen, und besprechen Sie dies mit Ihrem Rechtsbeistand, da dies in bestimmten Gerichtsbarkeiten möglicherweise nicht zulässig ist. Dokumentieren Sie die Namen aller Personen, mit denen die Beamten Gespräche geführt haben, auch wenn diese nur kurz waren. Erstellen Sie Kopien aller beschlagnahmten oder untersuchten Beweismittel, sofern dies zulässig ist. Stellen Sie sicher, dass die Ermittler keine Dokumente kopieren, die unter das Anwaltsgeheimnis fallen oder nicht in den Untersuchungsbereich fallen. Bitten Sie im Falle einer Streitigkeit um die Einschaltung eines Anwalts, aber verweigern Sie den Beamten niemals die Mitnahme oder das Kopieren von Dokumenten. Beharren Sie einfach auf der Position des Unternehmens und dokumentieren Sie diese.

• Informieren Sie die Mitarbeiter vor Ort per E-Mail darüber, dass eine Durchsuchung und Beschlagnahme stattfindet, dass das Unternehmen uneingeschränkt kooperieren wird, dass alle Kontakte mit den Beamten höflich und professionell zu erfolgen haben und dass Dokumente und Daten weder gelöscht, vernichtet, versteckt noch verändert werden dürfen. Bitten Sie die Ermittlungsbeamten um Erlaubnis, nicht unbedingt benötigte Mitarbeiter nach Hause zu schicken, und weisen Sie alle Mitarbeiter, denen das Verlassen des Unternehmens gestattet ist, an, erreichbar zu bleiben und mit niemandem außerhalb des Unternehmens über die Razzia zu sprechen.

• Erkundigen Sie sich bei den Behörden, ob auch an anderen Standorten des Unternehmens oder in den Wohnungen von Mitarbeitern des Unternehmens Durchsuchungen stattfinden. In einigen Ländern, darunter auch in den USA, ist es üblich, dass die Behörden kurz vor oder gleichzeitig mit der Durchsuchung des Unternehmensstandorts auch „Knock-and-Talk”-Befragungen in den Wohnungen von Führungskräften durchführen. Führungskräfte sollten sich bewusst sein, dass sie in den meisten Fällen das Recht haben, solche Befragungen abzulehnen.

Was sollten Sie nach der Inspektion tun?

• Treffen Sie sich mit den Inspektoren, um die nächsten Schritte zu klären, einschließlich der Bestätigung, dass die Razzia tatsächlich beendet ist. Stellen Sie sicher, dass die Inspektoren dem Unternehmen ein Verzeichnis aller kopierten oder beschlagnahmten Dokumente zur Verfügung stellen. Fordern Sie Kopien aller während der Untersuchung erstellten Unterlagen an, einschließlich der Notizen zu Mitarbeiterbefragungen und dokumentierten Streitigkeiten bezüglich vertraulicher Dokumente oder des Umfangs der Untersuchung.

• Informieren Sie die Mitarbeiter vor Ort intern darüber, dass die Razzia beendet ist, und sammeln Sie alle Unterlagen von Mitarbeitern ein, die die Behörden während der Inspektion begleitet haben. Befragen Sie Mitarbeiter, die mit Beamten interagiert oder Unterlagen zur Verfügung gestellt haben.

• Versammeln Sie das Team für die Reaktion auf die Razzia, um eine Nachbesprechung durchzuführen und offene Fragen zu erörtern, darunter Fragen zu Vertraulichkeitsrechten und die weitere erforderliche Zusammenarbeit mit den Behörden. Ein Mitglied dieses Teams sollte so schnell wie möglich einen präzisen und sachlichen schriftlichen Bericht über die Razzia erstellen.

• Fordern Sie bei den Behörden eine Kopie des Beschlagnahmungsprotokolls an. Dieses Dokument enthält eine Aufstellung der beschlagnahmten Unterlagen und eine Liste der Mitarbeiterbefragungen. Beachten Sie, dass dieses Dokument möglicherweise nicht ausgehändigt wird. Wenn das Protokoll ausgehändigt wird, sollte das Team für die Reaktion auf Razzien das Dokument sorgfältig lesen und um Korrekturen und/oder Ergänzungen bitten.

• Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie. Bereiten Sie in Absprache mit einem externen Rechtsberater eine öffentliche Erklärung vor und benennen Sie Sprecher, um eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen.

• Leiten Sie eine interne Untersuchung ein, um schnell zu entscheiden, ob Sie potenzielle Gesetzesverstöße freiwillig offenlegen sollten, bevor sie den Aufsichtsbehörden bekannt werden, oder ob Sie eine Kooperationsgutschrift anstreben sollten. Eine interne Untersuchung kann Ihnen auch dabei helfen, potenzielle Compliance-Schwächen zu identifizieren und zu beheben und sich eine Kooperationsgutschrift zu sichern.

Durch Befolgen dieser Schritte können sich Unternehmen, die einer unangekündigten Durchsuchung ausgesetzt sind, auf unangekündigte behördliche Kontrollen vorbereiten und diese effektiv bewältigen. Foley hilft Ihnen dabei, die Wirksamkeit Ihrer Richtlinien zu bewerten und die Bereitschaft Ihres Unternehmens für den Fall einer Strafverfolgungsmaßnahme zu verbessern. Wir verfügen über die Ressourcen, um Sie bei der Vorbereitung und Reaktion auf diese risikoreichen Situationen, einschließlich multinationaler Ermittlungen, zu unterstützen. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Autoren dieses Artikels oder an unsere Praxisgruppe für behördliche Durchsetzung, Verteidigung und Ermittlungen.

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