Wie in unserem vorherigen Artikel zu diesem Thema zusammengefasst, gewinnen individuelle Gesundheitsrückerstattungsvereinbarungen (ICHRAs) an Popularität und machen einen immer größeren Teil des gesamten Marktes für arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherungen aus. Als Dienstleister haben ICHRA-Anbieter die Aufgabe, ihre Arbeitgeberkunden bei der Einhaltung der für ICHRA-Pläne geltenden regulatorischen Anforderungen zu unterstützen und sich gegebenenfalls auf ihre eigenen Compliance-Verpflichtungen als externe Verwaltungsstelle und Versicherungsagentur zu konzentrieren. Unser letzter Artikel fasste einige der Compliance-Herausforderungen zusammen, denen sich ICHRA-Anbieter gegenübersehen; dieser Artikel bildet die zweite Runde.
Lohnabzüge für überschüssige Prämien – POP-Dokument
Wenn eine ICHRA-Zulage nicht die gesamte Prämie für die individuelle Krankenversicherung abdeckt, kann der ICHRA-Anbieter den Arbeitgeber dabei unterstützen, Lohnabzüge für die Mitarbeiter zu ermöglichen, um die überschüssige Prämie zu bezahlen. Dies kann in der Regel auf Vorsteuerbasis erfolgen, wenn die individuelle Krankenversicherung außerhalb der staatlichen Börse (off-Exchange) abgeschlossen wurde und der Arbeitgeber über ein sogenanntes „Cafeteria-Plan”- oder „Premium Only Plan”-Dokument (POP) verfügt. Obwohl dies technisch gesehen in der Verantwortung des Arbeitgebers liegt, können ICHRA-Anbieter bei der Erstellung einer POP-Dokumentvorlage behilflich sein.
HIPAA-Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen
Ein ICHRA-Plan ist eine „versicherte Einrichtung“ gemäß HIPAA. Als Dienstleister für den ICHRA-Plan fungiert ein ICHRA-Anbieter in der Regel als „Geschäftspartner“ gemäß HIPAA und muss bestimmte Compliance-Verpflichtungen erfüllen. Dazu gehören unter anderem der Abschluss von HIPAA-Geschäftspartnervereinbarungen mit nachgelagerten Auftragnehmern, die Zugriff auf geschützte Gesundheitsdaten haben, sowie die Unterstützung bei der Minderung von Verstößen gegen den Schutz geschützter Gesundheitsdaten.
Fragen zur Zulassung von Versicherungsagenturen
Wenn ein ICHRA-Anbieter bei der Vermittlung oder dem Abschluss von Einzelversicherungen hilft, für die Mitarbeiter im Rahmen des ICHRA-Plans eine Erstattung erhalten, muss der ICHRA-Anbieter wahrscheinlich als Versicherungsagentur oder -makler lizenziert sein. In letzter Zeit vertreten die Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS) und die staatlichen Aufsichtsbehörden die Auffassung, dass unabhängig davon, wo die Anmeldung erfolgt, eine Lizenz erforderlich ist, selbst wenn die Anmeldung aus der Ferne erfolgt.
Beauftragung eines Beförderers
Sobald ein ICHRA-Anbieter eine lizenzierte Versicherungsagentur ist, muss er in der Regel von einem Versicherer beauftragt werden, um dessen Online-Portale nutzen, Einzelpersonen beim Ausfüllen von Anmeldeformularen unterstützen, Provisionen erhalten und Direktzahlungsoptionen nutzen zu können.
Einwilligung des Versicherten zur Planauswahl
Eine aktuelle Priorität der CMS-Durchsetzung ist die Bekämpfung der Anmeldung zu individuellen Krankenversicherungen durch „betrügerische Versicherungsmakler“ ohne die Zustimmung des Versicherungsnehmers. ICHRA-Anbieter sollten erwägen, ihre Anmeldeaktivitäten in Vereinbarungen, Nutzungsbedingungen oder ähnlichen Dokumenten zu regeln, denen der Arbeitnehmer im Rahmen des ICHRA-Anmeldeprozesses zustimmen oder die er unterzeichnen muss.
Medicare Teil D-Mitteilung
Die Meldepflicht gemäß Medicare Teil D und die Verpflichtung zur Benachrichtigung über die anrechenbare Deckung gemäß Medicare Teil D gelten auch für Gesundheitsrückerstattungsvereinbarungen (HRAs). Obwohl die Benachrichtigungspflicht gemäß Teil D nicht ohne Weiteres auf das ICHRA-Konzept anwendbar ist, sind Arbeitgeber, die ICHRA-Pläne anbieten, technisch gesehen verpflichtet, CMS zu melden und die Teilnehmer in derselben Weise zu benachrichtigen, als würden sie einen herkömmlichen Gruppen-Krankenversicherungsplan anbieten.
Elektronische Mitteilungen an ICHRA-Mitglieder
Wenn der ICHRA-Plan-Sponsor der ERISA unterliegt, unterliegen die meisten Mitteilungen und Kommunikationen im Zusammenhang mit dem ICHRA-Plan den elektronischen Verbreitungsregeln der ERISA (obwohl einige wenige Mitteilungen, wie z. B. HIPAA-Mitteilungen, ihren eigenen Regeln unterliegen). Auf hoher Ebene sehen die ERISA-Vorschriften für die elektronische Verteilung eine Safe-Harbor-Regelung vor, die es dem Plan-Sponsor erlaubt, Dokumente elektronisch zu versenden, wenn der Mitarbeiter am Arbeitsplatz Zugang zu einem Computer hat und der Zugriff auf das Computersystem ein wesentlicher Bestandteil seiner Arbeitsaufgaben ist und wenn bestimmte inhaltliche und andere Anforderungen erfüllt sind. Wenn ein Mitarbeiter am Arbeitsplatz keinen Zugang zu einem Computer hat, benötigt der Arbeitgeber die Zustimmung des Mitarbeiters, um Dokumente elektronisch zu versenden und die Safe-Harbor-Regelung zu erfüllen. Außerhalb des Safe Harbor muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass er die Mitteilungen und Kommunikationen in einer Weise weitergegeben hat, die nach vernünftigem Ermessen zu einem tatsächlichen Empfang führt.
Unabhängige Auftragnehmer, PEOs und Gruppen mit mehreren Arbeitgebern
Auf hoher Ebene sollte ein ICHRA-Plan nur die Mitarbeiter eines einzelnen Arbeitgebers abdecken, kann aber auch Mitarbeiter von Tochtergesellschaften oder verbundenen Unternehmen dieses Arbeitgebers abdecken. Im Allgemeinen kann ein ICHRA-Plan keine Mitarbeiter von nicht verbundenen Arbeitgebern abdecken. Die Einrichtung eines ICHRA als Mehrfacharbeitgeber-Sozialvereinbarung (MEWA) löst eine erhebliche behördliche Kontrolle aus. Dies wirft Probleme in besonderen Situationen auf, wie z. B. bei professionellen Arbeitgeberorganisationen (PEOs), Personalvermittlungsagenturen, unabhängigen Auftragnehmern, Verbänden und Unternehmen, die nicht über ausreichende gemeinsame Eigentumsverhältnisse verfügen, obwohl bestimmte Strategien genutzt werden können, um das gleiche Ziel der Skaleneffekte zu erreichen.
Familienfehler & ICHRAs
Im Jahr 2022 veröffentlichte die US-Steuerbehörde IRS Leitlinien zur Behebung des sogenannten „Family Glitch”. Diese Regelung aus dem Jahr 2022 hob im Wesentlichen die bisherige Regelung auf, nach der ausschließlich die Kosten für die Versicherung des Arbeitnehmers berücksichtigt wurden, um zu bestimmen, ob ein Familienmitglied Anspruch auf einen Prämienzuschuss auf dem Bundesmarktplatz hatte. Die Regelung von 2022 berücksichtigt in diesem Szenario die Kosten für die Familienversicherung. Diese neue Regelung befasst sich jedoch nicht mit ICHRAs und hat keine Anpassung der Berechnung der Erschwinglichkeit von ICHRAs zur Folge. Wenn Angehörige teilnehmen dürfen und ihre Ausgaben im Rahmen der ICHRA erstattungsfähig sind, basiert die Erschwinglichkeitsprüfung weiterhin ausschließlich auf den Kosten für den Arbeitnehmer allein.
Flex-Karten und HRAs
Während die Branche „Flex-Karten“ üblicherweise mit flexiblen Ausgabenkonten für Gesundheitsleistungen in Verbindung bringt, erlauben die IRS-Richtlinien die Verwendung von Flex-Karten für Gesundheitsrückerstattungsvereinbarungen. Die ICHRA-Welt könnte sich letztendlich in Richtung der Verwendung von Flex-Karten entwickeln. Bevor sie in die Welt der Flex-Karten einsteigen, sollten sich ICHRA-Anbieter mit den Richtlinien zur Nachweisführung und automatischen Nachweisführung für Flex-Karten vertraut machen und ihre möglichen FinTech- oder PayFac-Verantwortlichkeiten sorgfältig prüfen.
Die Abteilung für Gesundheitsleistungen von Foley ist mit den oben genannten Themen bestens vertraut und berät ICHRA-Anbieter und andere Verwalter von Gesundheitsleistungen regelmäßig zu Compliance-Fragen wie diesen.
