Die strenge Durchsetzung der Einwanderungsgesetze ist da: I-9-Kontrollen, Besuche vor Ort und mehr 

Die neue Regierung von Präsident Trump übernimmt in dieser Woche das Kommando und konzentriert sich erneut auf die Durchsetzung der Einwanderungsgesetze des Bundes. Wie im heutigen Begleitartikel erläutert, war eine der ersten Amtshandlungen von Präsident Trump am Tag seiner Amtseinführung die Herausgabe einer Reihe von Durchführungsbestimmungen zur Einwanderungspolitik. Arbeitgeber sollten daher ihre Arbeitsabläufe überprüfen und Schritte zur Verbesserung der Compliance und zur Vorbereitung auf mögliche Besuche der Regierung festlegen. Hier sind einige wichtige Bereiche, die zu berücksichtigen sind.

Formular I-9-Kontrollen

Unter der neuen Regierung wird die Einwanderungs- und Zollbehörde (Immigration and Customs Enforcement, ICE) die Einhaltung des Formulars I-9 (Employment Eligibility Verification ) durch die Arbeitgeber stärker kontrollieren, indem sie mehr I-9-Kontrollen durchführt. Einige Inspektionen werden gezielt, andere stichprobenartig durchgeführt, um die Einhaltung des Formulars I-9 durch die Arbeitgeber zu fördern. Was die gezielten Inspektionen anbelangt, so wird sich die ICE wahrscheinlich zunächst auf Arbeitgeber konzentrieren, die in Bereichen tätig sind, die die Infrastruktur oder die nationale Sicherheit beeinträchtigen können (z. B. Stromnetz, sonstige Energie, Verkehr, bestimmte Technologien). Die ICE kann auch Arbeitgeber in Sektoren ins Visier nehmen, in denen in der Vergangenheit eine größere Anzahl von nicht autorisierten Personen beschäftigt war. Zu diesen Sektoren gehören das Gastgewerbe, die Lebensmittelverarbeitung, Hersteller, die in hohem Maße auf Zeitarbeitsfirmen angewiesen sind, der Einzelhandel sowie bestimmte Bau- und Landwirtschaftsbetriebe. 

Die mangelhafte Einhaltung der I-9-Verordnung kann zu erheblichen Geldstrafen führen. Das US-Ministerium für Heimatschutz (DHS) erhöht die Bußgelder jährlich. Am 2. Januar 2025 kündigte das DHS den folgenden neuen I-9 Bußgeldkatalog an:

• Verstöße gegen das Formular I-9: $288 bis $2.861 pro Formular I-9
• Wissentliche Beschäftigung eines nicht autorisierten Ausländers (Erstvergehen): $716 bis $5.724 pro Person
• Wissentliche Beschäftigung eines nicht autorisierten Ausländers (zweites Vergehen): $5.724 bis $14.308 pro Person
• Wissentliche Beschäftigung eines nicht autorisierten Ausländers (drittes oder weiteres Vergehen): $8.586 bis $28.619 pro Person

Die Bundesregierung wird in den kommenden Wochen weitere Bußgelderhöhungen im Zusammenhang mit I-9 ankündigen. Dazu gehören auch Strafen für Verstöße gegen die Antidiskriminierungsbestimmungen der I-9-Vorschriften, z. B. für Dokumentenmissbrauch (Forderung nach bestimmten Dokumenten oder nach weiteren oder anderen Dokumenten, nachdem der Arbeitnehmer bereits qualifizierte I-9-Dokumente vorgelegt hat). 

Um sich gegen das Risiko von I-9-Strafen zu schützen, sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter regelmäßig schulen und sicherstellen, dass nur gut ausgebildete Mitarbeiter mit I-9-Aufgaben betraut werden. Arbeitgeber sollten auch regelmäßige interne I-9-Audits planen und durchführen. Die ICE kann die internen Audits eines Arbeitgebers bei der Festsetzung von Bußgeldern als mildernden Faktor berücksichtigen. Interne I-9-Audits können zwar hilfreich sein, müssen aber korrekt durchgeführt werden. Fehlerhafte interne Audits können zu weiteren Fehlern und höheren Geldbußen führen. Einige der Fehler können zu Beschwerden über Diskriminierung bei der Abteilung für Einwanderer- und Arbeitnehmerrechte (IER) des Justizministeriums der Vereinigten Staaten führen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem jüngsten Beitrag mit Tipps zur Einhaltung des I-9. Hinweise finden Sie auch im I-9-Handbuch der Regierung für Arbeitgeber und in der I-9-Zentrale.

Besuche vor Ort

Einwanderungsbezogene Behördenbesuche bei Arbeitgebern werden wahrscheinlich zunehmen. Unter anderem werden die United States Citizenship and Immigration Services (USCIS), ICE und das United States Department of Labor (DOL) möglicherweise bald Besuche machen. Diese Besuche können mit oder ohne Vorankündigung stattfinden. Sie können willkürlich erfolgen oder auf der Grundlage von Hinweisen, die eine Behörde bezüglich eines bestimmten Arbeitgebers erhalten hat. 

FDNS-Besuche

USCIS wird wahrscheinlich die Anzahl der Besuche der Abteilung für Betrugserkennung und nationale Sicherheit (Fraud Detection and National Security, FDNS) im Zusammenhang mit den jüngsten Einwanderungsfällen eines Arbeitgebers erhöhen. Die meisten FDNS-Besuche erfolgen unangekündigt und stehen im Zusammenhang mit H-1B-Spezialberufen und L-1-Fällen mit unternehmensinternem Transfer. FDNS-Beamte besuchen den Arbeitgeber in der Regel in den Monaten nach positiven Entscheidungen in den Fällen. Dabei bitten die Beamten darum, die Person zu befragen, die den Einwanderungsantrag im Namen des Arbeitgebers unterzeichnet hat. Die FDNS-Beamten verfügen in der Regel nicht über eine Vorladung oder einen Durchsuchungsbefehl. USCIS behauptet, dass der Arbeitgeber diesen Besuchen zugestimmt hat, als er die Einwanderungsanträge und -gesuche unterzeichnet und eingereicht hat. Weigert sich der Arbeitgeber, mit dem FDNS-Besuch zu kooperieren, nehmen die Beamten die Antwort des Arbeitgebers zur Kenntnis und verweisen die Angelegenheit an eine höhere Ebene innerhalb des USCIS. Das USCIS kann den Einwanderungsfall zur weiteren Prüfung wieder aufnehmen oder eine Mitteilung über die Absicht, die Genehmigung zu widerrufen, herausgeben. In einigen Fällen kann USCIS die Angelegenheit zur Untersuchung an das ICE weiterleiten. 

Wenn der Besuch vor Ort fortgesetzt wird, werden die FDNS-Beamten Fragen zum Geschäftsbetrieb des Arbeitgebers, zu den Geschäftsstandorten, zur Anzahl der Mitarbeiter, zur Berufsbezeichnung und zu den Aufgaben des im Einwanderungsfall genannten H-1B- oder L-1-Mitarbeiters, zu den regelmäßigen Arbeitszeiten des Mitarbeiters und zum aktuellen Lohnsatz des Mitarbeiters stellen. Die FDNS-Bediensteten können um Einsicht in Dokumente bitten, um den aktiven Geschäftsbetrieb und den Lohnsatz des Mitarbeiters zu überprüfen. Die Beamten können auch verlangen, mit dem ausländischen Arbeitnehmer zu sprechen. 

STEM OPT Vor-Ort-Besuche

Die ICE kann verstärkt Arbeitgeber aufsuchen, die ausländische Studenten im Rahmen eines optionalen STEM-Praktikums ("STEM OPT") beschäftigen. Das ICE wird den Arbeitgeber häufig einige Tage vor dem bevorstehenden Besuch benachrichtigen, es sei denn, das ICE hat Informationen erhalten, die auf einen schwerwiegenden Verstoß hindeuten. Das ICE wird eine Kopie des Ausbildungsplans (Formular I-983) des Arbeitgebers erhalten und sich vergewissern, dass der Arbeitgeber diesen Plan einhält. Das ICE kann auch die Einhaltung des E-Verify-Programms durch den Arbeitgeber überprüfen. 

Bewährte Praktiken zur Vorbereitung auf Besuche im Zusammenhang mit der Einwanderung

Arbeitgeber, die Einwanderungsverfahren einleiten oder STEM-OPT-Ausbildungsprogramme einreichen, müssen sich auf diese verschärfte Prüfung vorbereiten. Hier sind ein paar Tipps:

• Überprüfen Sie alle künftigen Eingaben an USCIS, DOL oder ICE noch sorgfältiger und vergewissern Sie sich vor der Unterzeichnung und Einreichung, dass die Angaben des Arbeitgebers korrekt sind.
• Überprüfen Sie erneut die genehmigten Einwanderungsanträge, Petitionen oder aktiven Ausbildungsprogramme, die dem Arbeitgeber als Grundlage für die Beschäftigung der derzeitigen Mitarbeiter dienen. Vergewissern Sie sich, dass das Unternehmen die gegenüber der Bundesregierung gemachten Zusicherungen einhält (Geschäftsinformationen, Berufsbezeichnung, Arbeitsaufgaben, Arbeitszeit, Lohnsatz, Arbeitsort usw.). Reichen Sie gegebenenfalls einen geänderten Antrag, eine Petition oder ein Ausbildungsprogramm ein. 
• Bei H-1B-Fällen überprüfen Sie die zugehörige LCA-Datei (Labor Condition Application) und vergewissern Sie sich, dass sie auf dem neuesten Stand ist und alle erforderlichen Dokumente enthält.(Zusätzlich zum FDNS kann das DOL einen Besuch vor Ort durchführen, um die Einhaltung der LCA zu überprüfen. Das DOL kündigt dies dem Arbeitgeber in der Regel vorher an).
• Für E-Verify-Arbeitgeber: Überprüfen Sie die Absichtserklärung Ihres Unternehmens und die Einhaltung des E-Verify-Programms.
• Weisen Sie die Empfangsdame darauf hin, dass kein Regierungsbesucher über die Lobby hinaus Zutritt zu den Räumlichkeiten erhalten sollte und dass im Falle des Eintreffens eines solchen Besuchers sofort der Unternehmensjurist oder der Leiter der Personalabteilung kontaktiert werden sollte. 
• Lassen Sie sich die Visitenkarte der Regierungsbeamten geben, die Sie besuchen. Rufen Sie einen Rechtsbeistand an, bevor Sie die Regierungsbeamten über den Empfangsbereich hinaus zulassen. In den meisten Fällen kann der Rechtsbeistand telefonisch oder persönlich an der Befragung des Arbeitgebers durch die Behörden teilnehmen. 

Betriebsweite Durchsetzungsmaßnahmen (Razzien vor Ort)

Wenn der Verdacht besteht, dass der Arbeitgeber eine große Anzahl von nicht autorisierten Personen beschäftigt, ist es wahrscheinlicher, dass das ICE eine Durchsetzung im gesamten Betrieb des Arbeitgebers durchführt (den Betrieb umstellt und eine Razzia auf dem Betriebsgelände durchführt, die zu zahlreichen Verhaftungen von Mitarbeitern führen kann, die im Verdacht stehen, nicht autorisiert zu sein). Das ICE wird mit einem Haftbefehl kommen, und der Arbeitgeber kann die Aktion auf dem Betriebsgelände in der Regel nicht verhindern. 

Arbeitgeber, die von der ICE mit solchen Maßnahmen konfrontiert werden, sollten wie folgt vorgehen:

• Bitten Sie um ein Gespräch mit dem zuständigen ICE Officer oder Special Agent.
• Bitten Sie den ICE-Beamten um seine Visitenkarte, die Abzeichennummer und den Durchsuchungsbefehl, um sich zu vergewissern, in welchem Umfang der ICE zur Durchsuchung oder Beschlagnahme berechtigt ist.
• Rufen Sie sofort einen Rechtsbeistand an und setzen Sie ihn mit dem für die Razzia verantwortlichen ICE Officer oder Special Agent in Verbindung.
• Wenn Sie sich dabei wohl fühlen, bitten Sie den ICE-Beamten, das Vorgehen des ICE in der Einrichtung zu beobachten. Der ICE kann das Ersuchen ablehnen und das Management des Arbeitgebers anweisen, an einem bestimmten Ort zu bleiben. Gelegentlich ist es erlaubt, den verantwortlichen Beamten zu beschatten. Behindern Sie ihn nicht und unternehmen Sie keine Schritte, die eine Störung des Betriebs darstellen könnten.
• Bitten Sie um Kopien aller vom ICE beschlagnahmten Dokumente und um ein Inventar der sichergestellten Gegenstände.
• Setzen Sie sich mit Ihrem Rechtsbeistand in Bezug auf rechtliche Fragen und die mögliche Haftung des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Razzia auseinander. Entwickeln Sie einen Plan zur Besetzung von Stellen, die nach der Razzia möglicherweise frei werden.

Schlussfolgerung

Arbeitgeber sollten auf die Einhaltung aller beschäftigungsbezogenen Einwanderungsgesetze achten. Viele dieser Gesetze enthalten Compliance- und Antidiskriminierungsbestimmungen. 

Bitte wenden Sie sich an ein Mitglied des Foley-Teams für Arbeit und Beschäftigung, wenn Sie Fragen haben, Hilfe bei der Vorbereitung auf einen Behördenbesuch benötigen oder weitere Informationen über die neuen Durchsetzungsinitiativen der Bundesregierung wünschen.