NHTSA verabschiedet endgültige Vorschrift zur Formalisierung des Whistleblower-Programms im Rahmen des Motor Vehicle Safety Whistleblower Act

Aktualisierung: Am 3. März 2025 gab die NHTSA bekannt, dass sie die Bestimmungen der endgültigen Vorschrift mit dem Titel "Implementing the Whistleblower Provisions of the Vehicle Safety Act" bis zum 20. März 2025 nicht umsetzen wird, um den neu vom Präsidenten ernannten oder benannten Beamten der Behörde die Möglichkeit zu geben, die endgültige Vorschrift gemäß dem Memorandum des Präsidenten vom 20. Januar 2025 mit dem Titel "Regulatory Freeze Pending Review" (Einfrieren von Vorschriften bis zur Überprüfung), 90 Fed. Reg. 8249 (Jan. 28, 2025). Wir werden Sie weiterhin auf dem Laufenden halten, wenn sich die Durchsetzung der neuen endgültigen Regelung durch die Agentur weiterentwickelt.

Am 17. Dezember 2024 verabschiedete die National Highway Traffic Safety Administration ("NHTSA" oder "Behörde") eine endgültige Regelung zur Formalisierung ihres Whistleblower-Programms gemäß dem Motor Vehicle Safety Whistleblower Act (Whistleblower Act)[1]. Gemäß der endgültigen Regelung, die die vorgeschlagene Regelung vom 14. April 2023[2] ohne wesentliche Änderungen übernimmt, können Whistleblower, die Originalinformationen über Verstöße gegen die NHTSA-Vorschriften weitergeben, eine Prämie zwischen 10 % und 30 % aller zivilrechtlichen Bußgelder von über 1 Million US-Dollar erhalten, die von der verstoßenden Stelle gezahlt werden. 

Um sich für diese Prämie zu qualifizieren, muss der Whistleblower Originalinformationen vorlegen - Informationen, die auf unabhängigen Kenntnissen oder Analysen beruhen und dem US-Verkehrsministerium (U.S. DOT) oder der NHTSA noch nicht bekannt sind. Die Informationen dürfen nicht ausschließlich aus einer Behauptung stammen, die in einem Gerichts- oder Verwaltungsverfahren oder einer anderen externen Quelle (z. B. einem Regierungsbericht oder einer Untersuchung oder einem Medienbericht) erhoben wurde. Auch Whistleblower müssen die Informationen zunächst über interne Kanäle melden, außer unter bestimmten Umständen, z. B. bei Vorliegen eines triftigen Grundes.

Daher sollten die Hersteller jetzt handeln und sicherstellen, dass sie über interne Richtlinien verfügen, die unter anderem Meldeverfahren vorsehen, die einen klaren Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen für Whistleblower bieten. Durch die Förderung einer Kultur der Fahrzeugsicherheit im gesamten Herstellungsprozess wird das Risiko von zivilrechtlichen Strafen und Kopfgeldern für Hinweisgeber weiter verringert. 

"Originalinformationen"

Nach der endgültigen Regelung kann ein Hinweisgeber, der der NHTSA "Originalinformationen" über Verstöße gegen die NHTSA-Vorschriften vorlegt, eine Geldprämie in Form eines prozentualen Anteils an den von der Einrichtung, die gegen die Vorschriften verstoßen hat, gezahlten zivilrechtlichen Bußgeldern von mehr als 1 Million Dollar erhalten. In der endgültigen Regelung der NHTSA wurde klargestellt, dass eine von der zuwiderhandelnden Stelle verlangte Rückerstattung nicht als "Zivilstrafe" für die Bestimmung der Höhe der gegen die zuwiderhandelnde Stelle verhängten Zivilstrafen gilt.

Im Rahmen des Whistleblower-Gesetzes definierte der Kongress "Originalinformationen" als Informationen:

• aus dem unabhängigen Wissen oder der Analyse einer Einzelperson abgeleitet werden;
• die der NHTSA aus keiner anderen Quelle bekannt sind (es sei denn, der Hinweisgeber ist die ursprüngliche Quelle); und
• die nicht ausschließlich aus einer Behauptung im Rahmen eines Gerichts- oder Verwaltungsverfahrens, eines Regierungsberichts, einer Anhörung, eines Audits oder einer Untersuchung oder aus den Nachrichtenmedien stammen, es sei denn, der Hinweisgeber ist die Quelle der Informationen.

Die endgültige Regelung verlangt jedoch nicht, dass Whistleblower "direkte Kenntnisse aus erster Hand über mögliche Verstöße haben". Vielmehr können Hinweisgeber "über 'unabhängige Kenntnisse' von Informationen verfügen, auch wenn sich diese Kenntnisse aus Fakten oder anderen Informationen ergeben, die von Dritten übermittelt wurden".

Die NHTSA schließt bestimmte Kategorien von Informationen, die von Whistleblowern eingereicht werden, von der Prüfung aus, darunter auch Informationen:

• Ausschließlich aus der vertraulichen Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant abgeleitet;
• ausschließlich aus Arbeitsergebnissen von Anwälten abgeleitet sind; oder
• Unter Verletzung von Bundes- oder Landesstrafgesetzen erlangt, wie von einem Gericht festgestellt.

Daher sollten die Hersteller alle vertraulichen Mitteilungen von Anwälten und alle Arbeitsprodukte von Anwälten ordnungsgemäß kennzeichnen, um zu verhindern, dass sie die Grundlage für eine Meldung an Whistleblower bilden.

Meldepflichten für Whistleblower

Um für die Prämie in Frage zu kommen, muss ein potenzieller Whistleblower einen Antrag auf eine Whistleblower-Prämie stellen, indem er das WB-AWARD-Formular ausfüllt und es spätestens 90 Kalendertage nach dem Datum einreicht, an dem die NHTSA eine "Notice of Covered Action" veröffentlicht, in der sie die Öffentlichkeit von ihrer Absicht in Kenntnis setzt, zivilrechtliche Sanktionen gegen eine zuwiderhandelnde Einrichtung zu verhängen.

Der potenzielle Hinweisgeber muss die ursprünglichen Informationen auch zuerst über die internen Verfahren des Unternehmens melden, das den Verstoß begangen hat, sofern solche Verfahren vorhanden sind, es sei denn[3]:

• Der Hinweisgeber glaubte vernünftigerweise, dass eine solche interne Meldung zu Vergeltungsmaßnahmen geführt hätte, ungeachtet von 49 U.S.C. 30171(a);
• Der Hinweisgeber glaubte vernünftigerweise, dass die Informationen: (A) bereits intern gemeldet wurden; (B) bereits Gegenstand oder Teil einer internen Untersuchung oder Ermittlung waren; oder (C) dem Kraftfahrzeughersteller, Teilelieferanten oder Händler auf andere Weise bereits bekannt waren; oder
• Die Agentur hat gute Gründe, auf diese Anforderung zu verzichten.

Daher sollten die Hersteller jetzt Maßnahmen ergreifen, um interne Meldeverfahren einzuführen und eine Kultur der Fahrzeugsicherheit zu fördern, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie zuerst Meldungen über vermutete Verstöße erhalten und die Möglichkeit haben, zu handeln, wodurch das Potenzial für zivilrechtliche Sanktionen und Gebühren für Hinweisgeber verringert wird.

Nächste Schritte für Hersteller

Hersteller sollten bedenken, dass die beste Verteidigung gegen Verstöße gegen das Sicherheitsgesetz und zivilrechtliche Strafen darin besteht, eine Kultur der Fahrzeugsicherheit im gesamten Unternehmen zu fördern. Konsistente und klare Botschaften, dass die Fahrzeugsicherheit eine Priorität ist, in Verbindung mit robusten internen Prozessen und Verfahren, die die Meldung und ordnungsgemäße Bewertung potenzieller Sicherheitsprobleme fördern, können das Risiko eines Herstellers an mehreren Fronten mindern, einschließlich des aufkommenden Risikos im Zusammenhang mit dem Whistleblower-Programm der NHTSA und des Risikos zivilrechtlicher Sanktionen.

Die Hersteller sollten auch sicherstellen, dass sie über interne Richtlinien verfügen, die jeden, der einen potenziellen Verstoß meldet, eindeutig vor Vergeltungsmaßnahmen schützen (einschließlich des Schutzes von Whistleblowern, z. B. durch eine anonyme Meldeoption) und dem Meldenden ein angemessenes Maß an Transparenz bieten (z. B. die Bestätigung, dass ein Problem vom zuständigen Sicherheitsteam untersucht wird). Diese Richtlinien und Mitteilungen sind wichtige Schritte zur Förderung einer Sicherheitskultur und sollten Teil der regelmäßigen Schulungsprogramme des Herstellers sein. Schließlich sollten alle Dokumente, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen oder nach der Work Product Doctrine geschützt sind, ordnungsgemäß gekennzeichnet und aufbewahrt werden.

[1] Der Whistleblower Act ist Teil des Fixing America's Surface Transportation (FAST) Act, der 2015 von Präsident Obama unterzeichnet wurde.

[2] Siehe NHTSA Publishes Proposed Rule to Formalize its Whistleblower Program under the Motor Vehicle Safety Whistleblower Act für eine Diskussion der vorgeschlagenen Regelung.

[3] Siehe 49 C.F.R. 513.7(g)